摘要：隨著高校信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的重要性毋庸置疑，它在保存信息、提供必要的基礎(chǔ)和支持方面發(fā)揮著越來越重要的作用，但傳統(tǒng)的信息管理方法也隨之面臨著巨大的挑戰(zhàn)，檔案管理并不例外，因此本文主要研究現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀及改進(jìn)方法，通過信息管理和創(chuàng)新提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理;發(fā)展現(xiàn)狀;改進(jìn)方法

引言：

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，檔案管理要想維持其全面性和完備性，保證大量信息資料的搜集、整理、記錄和保管，不但要樹立創(chuàng)新意識，而且還要探索創(chuàng)新方法改變現(xiàn)有的檔案管理方式。另外，管理人員也應(yīng)該意識到檔案管理的重要性，如果在管理過程中不注重與時俱進(jìn)，更新管理模式，就無法適應(yīng)如今快速發(fā)展的社會和信息的增長，尤其對于學(xué)校的發(fā)展而言，信息的價值正在逐漸增大。因此在學(xué)校的信息化管理系統(tǒng)中要融入檔案管理，使其在更大范圍內(nèi)發(fā)揮更大的作用。

1 學(xué)校檔案管理的重要性

學(xué)校檔案服務(wù)也稱為檔案管理，是一項(xiàng)專門服務(wù)，負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案實(shí)體和相關(guān)信息，提供信息服務(wù)，并為滿足各種學(xué)科需要提供基礎(chǔ)。檔案管理是另一種形式的工作，不生產(chǎn)和提供傳統(tǒng)意義上的產(chǎn)品和服務(wù)，與物質(zhì)財(cái)富沒有直接關(guān)系，就檔案員而言，沒有直接的業(yè)績，檔案員也不將檔案用于業(yè)務(wù)目的?？梢钥闯?，學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)特殊和獨(dú)立的工作，是為其他部門或機(jī)構(gòu)保存歷史文件的專門工作，而不論信息的來源、作者、內(nèi)容或類型如何，只需按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則對其進(jìn)行分類即可。然而，學(xué)校檔案管理與其他部門或機(jī)構(gòu)密切相關(guān)，不是一項(xiàng)孤立的業(yè)務(wù)活動;無論是在歸檔開始時還是在隨后的調(diào)查中，這都需要大量的支持和努力才能完成的工作。

2 新時代背景下檔案管理工作過程中面臨的問題

2.1不斷加強(qiáng)檔案管理工作的安全性和保密性

隨著時間的推移，檔案管理發(fā)生了質(zhì)的變化。它已從手工檔案管理轉(zhuǎn)向使用因特網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。在信息時代，利用因特網(wǎng)上的信息技術(shù)處理檔案有助于降低人力成本和提高效率。但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來了方便快捷，也帶來了風(fēng)險互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于使用它的人來說是把雙刃劍對于某些黑客來說，遠(yuǎn)程操作技術(shù)可以用來竊取和篡改數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)損壞很可能不會恢復(fù)，訓(xùn)練有素的違法人員也并不會留下任何盜竊的痕跡，這將使檔案管理人員無法發(fā)現(xiàn)及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。過去，大多數(shù)設(shè)備都使用傳統(tǒng)的手動文件輸入方法來管理文件，而其他設(shè)備則需要到現(xiàn)場竊取或銷毀數(shù)據(jù)。因此，必須加強(qiáng)使用信息技術(shù)的檔案管理員管理檔案的保密性和安全性。

2.2檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

隨著社會的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)早已滲透到人們的生活中信息檔案管理有一些特點(diǎn)，例如有用性和有效性。目前，信息管理對歸檔服務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)、開發(fā)和共享具有重大影響。由于許多因素導(dǎo)致文件管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，許多驅(qū)動器的系統(tǒng)軟件的性能和兼容性都很低。這些問題阻礙了學(xué)校建立更系統(tǒng)、更現(xiàn)代化的歸檔管理系統(tǒng)。因此，各學(xué)校應(yīng)側(cè)重于記錄管理計(jì)算機(jī)化的標(biāo)準(zhǔn)。

2.3檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

近年來，檔案管理已從傳統(tǒng)做法轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代、積極和開放的管理做法。這種變化對檔案管理員提出了更大的要求，既要改變傳統(tǒng)的封閉觀念，又要提高認(rèn)識和提高工作能力，特別是在信息聯(lián)網(wǎng)時代，在這個時代檔案管理員必須掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等高科技應(yīng)用程序。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)、技能和服務(wù)相結(jié)合的工作，但在目前的情況下，檔案管理員大多是檔案或歷史專業(yè)畢業(yè)生，他們的職業(yè)培訓(xùn)相對一致，因此，多才多藝、熟練的信息技術(shù)專業(yè)人員較少。由于檔案管理的專業(yè)性，有足夠的專業(yè)工作人員是檔案有效運(yùn)作的基礎(chǔ)和保證。然而，由于檔案沒有得到應(yīng)有的重視，而且對建立檔案管理人員的重視有限，妨礙了檔案的發(fā)展。如今，檔案管理已進(jìn)入計(jì)算機(jī)化階段，對檔案管理員提出了更專業(yè)的要求，嚴(yán)重缺乏技術(shù)專門知識是檔案管理面臨的挑戰(zhàn)之一。

2.4缺乏統(tǒng)一的檔案管理軟件

在信息時代，許多檔案管理學(xué)校開始使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來管理其檔案。目前，這些學(xué)校在檔案管理方面面臨巨大挑戰(zhàn)，因?yàn)樗鼈儧]有統(tǒng)一的檔案管理軟件。如果沒有統(tǒng)一的文件管理軟件，則無法傳輸文件并降低兼容性。這些情況嚴(yán)重妨礙了檔案員的工作。

2.5對檔案價值的評估變得更加困難

對檔案的評估主要是核實(shí)檔案的價值和真實(shí)性。我們有很多標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷文件的價值我們在此討論的檔案的價值在于其中所載的信息是否能夠促進(jìn)社會發(fā)展等等。若要判斷檔案是否有效，您必須先判斷檔案中的資訊是否正確。如果文件是假的，則無需判斷文件是否有價值。文件的真實(shí)性，即文件的真實(shí)性，不僅是文件內(nèi)容本身的真實(shí)性，而且是文件中信息的來源、徽標(biāo)和支持等其他內(nèi)容的真實(shí)性。在這個信息時代，可以輕松地拷貝歸檔數(shù)據(jù)。復(fù)制后，文件將失去其唯一性，從而難以確定其真實(shí)性。因此，確定檔案是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。

3 新形勢下檔案管理的改革與創(chuàng)新

3.1提升工作人員的檔案管理意識

人類的想法決定了事情的發(fā)展方式以及檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展過程。第一，必須努力轉(zhuǎn)變和促進(jìn)創(chuàng)新思想和認(rèn)識，加強(qiáng)創(chuàng)新思想的傳播，利用創(chuàng)新成果，宣傳創(chuàng)新和迅速變化的好處，并建立對創(chuàng)新發(fā)展的信心。過去，檔案利用不足，工作人員普遍認(rèn)為，應(yīng)將其放在沒有多大價值或?qū)嶋H用途的檔案或文件柜中。隨著社會的發(fā)展，檔案已成為歷史信息和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的重要來源，引起了越來越多的興趣和關(guān)注。創(chuàng)新的想法提醒人們注意檔案的多種用途及其更大的作用和重要性，鼓勵管理人員了解不斷變化的情況，根據(jù)社會需要最大限度地利用檔案資源，并最大限度地發(fā)揮檔案本身的價值和效用。

3.2創(chuàng)新管理模式，建立適合自身發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)

在對檔案進(jìn)行實(shí)際投資時，突然發(fā)現(xiàn)以前檔案中的信息有缺陷，而且缺乏關(guān)于事件的全面信息，導(dǎo)致許多工作計(jì)劃失敗或某些行動存在缺陷，主要原因是管理方面固有的缺陷信息內(nèi)容的傳遞、時間和結(jié)果等因素可能會因時代的限制而選擇放棄組織和記錄。新的管理方法的創(chuàng)新確保了信息的完整性和系統(tǒng)性，便利了搜索和快速訪問，并提高了檔案的使用效率。重點(diǎn)放在創(chuàng)新的檔案管理系統(tǒng)上，這種系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化是必要的先決條件。根據(jù)《檔案法》的要求，檔案必須依法處理，最大限度地?cái)U(kuò)大放射性復(fù)蓋面和檔案管理復(fù)蓋面，完善和革新檔案管理制度，借鑒現(xiàn)代科學(xué)管理制度，并動員廣泛的檔案工作人員參與管理制度的創(chuàng)新。

3.3建立創(chuàng)新的檔案員培訓(xùn)模式，提高檔案員的專業(yè)水平

必須通過培養(yǎng)現(xiàn)代和高質(zhì)量的人才來支持促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。因此，我們檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新要求建立一個高質(zhì)量的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，只有擁有訓(xùn)練有素的檔案管理人員，這些技術(shù)人員能夠基本掌握信息技術(shù)和數(shù)字通信等先進(jìn)技術(shù)以及檔案技能。與此同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人在工作的進(jìn)程中也必須強(qiáng)調(diào)發(fā)展高質(zhì)量檔案管理技能，為不斷提高高質(zhì)量的技能奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，定期以各種形式和渠道為相關(guān)人員舉辦培訓(xùn)課程，加強(qiáng)科學(xué)檔案管理的理念，并提高以下方面的能力。此外，還需要積極引進(jìn)國外現(xiàn)代科技設(shè)備和科學(xué)檔案管理制度，借鑒國外現(xiàn)代文化，加快與完善我國檔案員掌握現(xiàn)代技術(shù)的步伐。

3.4改進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，學(xué)校檔案管理也必須在信息化的領(lǐng)域發(fā)生相應(yīng)的變化，以提高檔案管理的準(zhǔn)確性和工作的有效性?；A(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展水平也是檔案評估和分類的一個關(guān)鍵條件。完成繼續(xù)每年檔案量的工作，徹底消除分庭檔案的積壓，及時解決檔案組織質(zhì)量問題。改進(jìn)檔案管理需要標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化的程序和工作方法，即記錄的收集、分類、識別、記錄和保存必須采用統(tǒng)一的程序和科學(xué)方法。基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展是檔案管理的基礎(chǔ)和先決條件，需要逐步改進(jìn)現(xiàn)代設(shè)施。例如對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備進(jìn)行有效的升級優(yōu)化，對所購檔案管理軟件系統(tǒng)的效用進(jìn)行有效審查，建設(shè)現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)檔案管理，更好地利用大量檔案數(shù)據(jù)，加強(qiáng)對原始檔案的有效管理，在檔案中采取更積極的保護(hù)措施，防止蟲害。

3.5合理利用檔案高效創(chuàng)新的服務(wù)工具

檔案服務(wù)在檔案活動中起著核心作用，通過這些基本的功能，檔案服務(wù)就能夠發(fā)揮其應(yīng)有的實(shí)際作用，從而協(xié)調(diào)檔案發(fā)展與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，由此促進(jìn)檔案工作，是檔案管理工作促進(jìn)學(xué)校走上可持續(xù)發(fā)展的道路。目前我國檔案服務(wù)創(chuàng)新必須著眼于兩個方面：一是檔案服務(wù)內(nèi)容與其范圍的創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟(jì)及社會理事會的發(fā)展，存檔服務(wù)的內(nèi)容和范圍不斷擴(kuò)大，這是為有需要的人改進(jìn)存檔服務(wù)和存檔服務(wù)所必需的。二是在使用檔案服務(wù)方面的創(chuàng)新。隨著先進(jìn)技術(shù)的廣泛使用，檔案保存條件逐步改善，檔案服務(wù)的形式也比以往有了顯著改善。服務(wù)創(chuàng)新的最佳方式是不斷確定新的文件需求和最能滿足這些需求的服務(wù)。隨著社會的發(fā)展，檔案管理必須根據(jù)時代的發(fā)展適應(yīng)創(chuàng)新和發(fā)展，以便在競爭日益激烈的社會中迅速發(fā)展?？傮w而言，檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，需要檔案工作人員認(rèn)識到檔案管理創(chuàng)新的重要性，然后才能通過持續(xù)的研究有效地促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

總結(jié)語：

檔案管理的有效性反映了學(xué)校的整體面貌，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。為了實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展，學(xué)校必須更加重視這項(xiàng)工作，探索更新更有效的檔案管理方法。學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，必須從各方面的缺陷和漏洞入手。只有這樣，才能有針對性地解決現(xiàn)有問題，實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展目標(biāo)。檔案管理的基礎(chǔ)工作和更多使用價值的開發(fā)離不開管理人員思想和工作方法的不斷創(chuàng)新和發(fā)展。

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作者簡介：劉存強(qiáng)（1966.07）男，山東省，漢，本科，講師，濰坊工程職業(yè)學(xué)院，研究方向：檔案。