于鵬

摘要：中學檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，通過檔案管理對教學、教研等活動中產(chǎn)生的資料進行收集、整理、歸檔，形成記錄中學發(fā)展歷程的關(guān)鍵性信息資源。因此，學校檔案人員應采取完善檔案管理制度、建立檔案信息數(shù)據(jù)庫、加強檔案安全保障建設(shè)的措施，提高檔案管理的有效性，為學校的運作和發(fā)展服務。

關(guān)鍵詞：中學;檔案管理;數(shù)據(jù)庫;檔案安全

中學檔案管理指的是利用文字、圖表、影音等方式把校園里發(fā)生的各類事件科學存儲或收藏，方便查閱，保存的資料和信息能為學校的教育教學改革和發(fā)展提供原始數(shù)據(jù)，其重要性不言而喻。但是中學檔案管理并非一成不變，隨著時代的發(fā)展和進步，其制度不完善、信息化建設(shè)滯后、安全保障不到位等問題逐漸暴露出來，只有結(jié)合實際情況解決問題，切實做好檔案管理工作，才能更有效地發(fā)揮檔案的作用和價值。

一、完善工作制度，規(guī)范檔案管理

針對中學檔案資料，需要采取科學合理的原則與方法進行對應的管理，使其更好地服務于學校的發(fā)展。在學校工作中，檔案管理作為其重要部分，如果缺少規(guī)章制度的支持，就很難有序開展下去。學校檔案工作量大、廣泛、門類較多，其主要包含了文書檔案、人事檔案、基建檔案、會計檔案、教學教研檔案等多種資料[1]。想要做好對應的收集、整理、歸檔以及利用工作，就要完善規(guī)章制度，確保各部門的相關(guān)人員自覺履行責任與義務，明確不同時期檔案工作的重心，進而明確收集與歸檔的范圍，為檔案工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

在學校內(nèi)部，可以利用《檔案工作人員職責》《檔案借閱、查閱制度》《文書檔案、教學檔案歸檔工作制度》等制度的制定和完善，讓檔案管理變得更加規(guī)范化。在具體的實踐環(huán)節(jié)應該注意：第一，實現(xiàn)檔案案卷形成全過程的規(guī)范化管理，從收集到整理、編目等都要按照統(tǒng)一的標準進行，實現(xiàn)對學校檔案合理的組卷、清楚的編目;第二，實施有序化的管理，針對檔案應分門別類，讓其實現(xiàn)系統(tǒng)化、體系化。做好檔案相應的“接收”與“移交”工作，對綜合檔案室的各類檔案也應建立明細賬，要求交接清楚;第三，編制系統(tǒng)的、實用的檢索工具，將檢索體系進一步完善，并且落實規(guī)章制度和規(guī)范，確保檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化的軌道。

二、建立數(shù)據(jù)庫，提高檔案利用率

為檔案信息利用人員提供檔案信息是加強中學檔案管理與建設(shè)的終極目標。因此，檔案人員要格外重視數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立和完善。第一，明確數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的基本來源，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性。第二，建立基本的目錄數(shù)據(jù)庫，基于中學檔案的實際分類，按照對應的內(nèi)容和應用對象將檔案信息細分為幾大專題，如：教師教學、學生學籍、學校發(fā)展、科研成果等，讓利用者可以通過檢索功能快速地篩選和查閱，提升檔案信息的實際利用率。如在中學大型例會的舉辦中，檔案人員可以通過視頻的形式記錄會議內(nèi)容，然后利用數(shù)據(jù)化設(shè)備輸出視頻格式，將其保存到U盤之中，完成對應的檔案管理工作。還要根據(jù)檔案內(nèi)容進行不同的分類，方便后續(xù)的調(diào)查與使用。在學校舉辦大型晚會、運動會的時候就可以將其進行歸類，基于不同類別的檔案建立對應的檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的保密性和完整性[2]。

三、加強安全建設(shè)，保障檔案安全

為了保障中學實體檔案的安全性，應實現(xiàn)對安全保管技術(shù)的合理使用。在保管環(huán)境層面上，應搭配智能化的環(huán)境監(jiān)控技術(shù)，實現(xiàn)對中學檔案庫房的全面監(jiān)控。如通過現(xiàn)代化的裝幀技術(shù)使用，針對特定檔案進行真空化的保管，有效規(guī)避實體檔案機械磨損與氧化的出現(xiàn);強調(diào)使用檔案除菌技術(shù)，選擇對應的驅(qū)蟲藥劑，盡可能避免蟲害對檔案的影響。對不同載體的檔案也要做好分類保管與處理，避免保管環(huán)境之中的聲像檔案、磁性載體檔案受到侵害，進而保護檔案的安全性、完整性、可用性?？紤]到磁帶檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案對溫濕度、光、氧化劑等都存在特殊的要求，應在中學內(nèi)部配備專業(yè)的檔案承載設(shè)備，在庫房之中要添加溫濕度表、窗簾、空調(diào)等設(shè)備，保障檔案的安全性。針對數(shù)字化檔案而言，需要合理利用服務器，滿足學校的實際運作要求，為使用者、檔案人員提供對應的網(wǎng)絡設(shè)備，同時通過掃描儀、復印機、打印機等輸入輸出設(shè)備的使用，再有效控制機房的溫濕度、灰塵、電磁干擾等，滿足檔案機房安全運行的要求。當然，學校還應考慮視頻監(jiān)控設(shè)備的使用，準確、及時地記錄檔案運作情況。如合理配置滅火器、排氣扇，確保在出現(xiàn)災害時能有效應對。

另外，為了確保中學檔案信息的保密性和安全性，應通過現(xiàn)代化數(shù)據(jù)安全技術(shù)的合理使用，滿足檔案數(shù)據(jù)安全管理需求。第一，合理利用數(shù)據(jù)的防擴散加密技術(shù)，強制加密核心數(shù)據(jù)，將檔案的使用范圍局限在學校授權(quán)的網(wǎng)絡與計算機上，檔案在授權(quán)范圍內(nèi)可以自動解密，不僅實現(xiàn)對服務器壓力的緩解，也可以實現(xiàn)對檔案信息的便捷合理使用。對密級相對偏低的文檔可以不進行加密處理，方便與外界業(yè)務的相互交流和溝通。第二，落實中學數(shù)字檔案的備份技術(shù)應用，滿足中學檔案的自動備份和異地備份處理，確保備份的成本控制在學校可以承受的范圍內(nèi)，針對條件不允許的學校則選擇手動備份處理，避免出現(xiàn)服務器損壞、被盜的問題。

總而言之，中學檔案人員在實際工作中要充分認識到檔案管理的重要意義，圍繞本校中心工作，積極轉(zhuǎn)變工作理念，嚴格落實檔案管理制度，同時利用信息技術(shù)加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐，保障實體檔案、非實體檔案的安全性，不斷提升檔案管理的規(guī)范性、安全性，確保為學校的全面建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。

參考文獻：

[1]趙開燦.優(yōu)化中學檔案管理的建議[J].辦公室業(yè)務，2020（08）：80+100.

[2]董寧.試論中學檔案的信息化建設(shè)與管理[J].課程教育研究，2019（28）：242-243.