薛蕾

【摘要】本文以陜西凌云電器集團有限公司為調查對象，對企業(yè)的電子文件使用情況進行實時分析，電子文件本身具有極強的共享性、多樣性和復制性，做好電子文件的歸檔工作是企業(yè)創(chuàng)新管理模式、提高企業(yè)管理質量的關鍵。

【關鍵詞】概念特點;歸檔范圍;歸檔情況;安全保密情況

陜西凌云電器集團有限公司（國營第765廠）是我國專業(yè)研制和生產無線電導航設備的國防骨干企業(yè)，也是國防科工局確立的軍工科研和生產能力雙保留單位。為了加速信息傳遞，提高工作效率，降低辦公費用，公司于2007年9月21日頒布司通字〔2007〕51號文件《關于推行無紙化辦公的通知》，決定從2007年10月15日起開始推行無紙化辦公，公司級下行公文、內部公文等都以電子郵件形式發(fā)送。企業(yè)日常辦公從紙質文件到電子公文、電子信息、電子郵件等辦公形式發(fā)生根本性的變化，大量電子文件隨即應運而生，員工轉變傳統(tǒng)的辦公觀念。國家于2016年頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（代號：GB/T 18894-2016），其中明確規(guī)定電子文件的歸檔管理流程以及電子文件的存儲載體和存儲格式，對于企業(yè)規(guī)范電子文件的歸檔管理發(fā)揮了重要指導作用。本文針對電子文件的產生、范圍、收集、安全保密等方面，談一下電子文件在企業(yè)中的應用與安?，F狀。

一、電子文件的概念

新版的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》規(guī)定，電子文件是國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等信息化設備產生、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄，以數碼形式存儲于光盤、硬盤、優(yōu)盤等數字化載體。

二、電子文件的特點

與紙質文件相比較，電子文件利用信息化設備可以快速閱讀、處理和傳遞，不再受時間和距離的影響，為現代化企業(yè)辦公帶來質的飛躍，創(chuàng)新了管理模式，提高了企業(yè)管理質量。

（一）形式多樣，多種信息集成。電子文件形式多樣、來源廣泛，按存在形式可以將電子文件以文本文件（.TXT）、圖形文件（.JPG）、表格文件（.XLS）、影像文件（.MP4）、多媒體文件（.FLV）等格式存在、處理和使用，可以把文字、照片、聲像等運用多媒體技術把各種形式的信息加以有機的立體組合，使電子文件的文字、聲音、圖像同時存在，真實再現當時的活動情形，是一種全方位的記憶和再現，實現文件功能的革命性變化。

（二）使用簡單，便于搜索。電子文件利用信息化設備實現智能查詢，依據檢索的內容，可以根據使用者的不同需求、不同條件、不同字段進行全方位檢索，查詢者可以方便快捷地檢索出所需要的電子文件。尤其是在科研生產過程中產生大量的CAD設計文件，設計人員可直接通過軟件輕松檢索到所需的文件或圖紙，大大節(jié)省時間，提高工作效率。

（三）存儲量大，占用空間小，方便攜帶。電子文件依靠信息化設備而生存，存儲于光盤、硬盤、U盤等數字化載體，可以在不同的儲存介質中格式轉換轉移和轉換。一張普普通通的光盤可以容納巨大的信息量，這些高科技的存儲介質材料存儲容量大，最大程度增加了存儲空間的利用率和電子文件的存儲率。

（四）隨著科學技術的發(fā)展，電子文件帶來便捷性的同時，自身也有很多缺點和不足。1.易更改。電子文件因格式的不同，基本信息例如分類、歸屬、文件名、擴展名等信息存儲在結構化的數據庫中，真實的文件則以上傳的方式保存在服務器的文件系統(tǒng)中，大部分文檔以Word文件的形式保存，而平臺以PDF格式展現給終端用戶，這就存在一個格式轉化問題。歸檔起來也會產生很多格式，有的格式修改起來極其便利，直接在原文的基礎上就可以進行修改，這就難以保證文件的原始性和真實性。2.對存儲設備和系統(tǒng)版本具有依賴性。針對各類資源信息具有結構化和非結構化的特點，采取不同的數據存儲方法，利用結構化數據庫技術存儲具有共同特征的電子文檔基本信息。利用數據庫技術和文件管理技術搭建起涵蓋常見的DOC、DOCX、MA3、FLX、JPG、RAR等多種非結構化數據格式文件的存儲管理方法。電子文件必須完全依靠計算機硬件系統(tǒng)才具有生命力，電子文件的存儲依靠系統(tǒng)軟件，高版本的系統(tǒng)軟件兼容性更強、適應性更廣、耦合度更高。3.保存條件要求高。結合單位電子檔案管理和信息化建設實際，在確保電子文件的完整、真實、安全的基礎上，應作仿寫處理并留存?zhèn)浞?光盤要避免擦、劃、觸摸記錄涂層;避免擠壓;遠離強熱源、強磁場，并與有毒有害氣體隔離;保存環(huán)境溫度在15～27℃，相對濕度20～60%。

三、電子文件的歸檔范圍

新版《規(guī)范》要求電子文件歸檔范圍是反映單位職能活動、具有考查和保存價值的各門類電子文件及其元數據應收集、歸檔。企業(yè)管理中涉及元數據的范圍很多，文書類、聲像類、科技類、媒體類、各種專業(yè)類電子文件等，在本單位涉及的內容和涉及的部門如下表：

四、單位電子文件歸檔情況

經調查，企業(yè)的固定信息約占企業(yè)管理系統(tǒng)中總信息量的80%（每年公司辦公室、產品設計所、工藝所、財務部、人力資源部、計量儀表處等單位的檔案都是100%歸檔），其中電子信息約占固定信息的60%以上，整個企業(yè)管理系統(tǒng)的工作質量很大程度上取決于電子信息的收集和管理。每年都要形成公司公文、員工信息、技術文件、工藝文件、公司財務、測量設備信息等檔案，為了科學規(guī)范管理這些檔案，單位設有技標檔案處，到目前為止，本單位持有檔案類崗位資格證9人，檔案類高級職稱1人，中級職稱7人，初級職稱1人，負責所有的電子文件的收集、整理，編制案卷目錄、卷內目錄，并分類保存。

五、單位電子文件的安全保密情況

新版《規(guī)范》明確要求電子檔案的提供、管理和使用應遵守國家相關保密管理規(guī)定，加強對電子文件安全保障方面的規(guī)范性要求。本單位在這方面加大管理力度，應用數字化、網絡化的信息技術加快自身信息化建設的步伐。

（一）建立科學的安全保密管理制度。把日常電子文件的使用與安全保密措施相結合，從電子文件的產生、使用、傳遞、歸檔、銷毀等方面都做出詳細的規(guī)則制度。例如涉密電子文件和非涉密電子文件的郵件發(fā)送渠道就不同，郵件的密級和發(fā)送電子文件的密級要保持一致，涉密電子文件的發(fā)送要嚴格經過審批，密級不一致就無法發(fā)送，從源頭避免擴大涉密電子文件的知悉范圍。

（二）采用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件。單位內部職能部門較多，產生的電子文件種類繁多，不同格式的電子文件其解讀的軟件或程序也不相同。比如財務部、人力資源部使用的是金蝶軟件;計量處、機動能源處使用的是云光設備管理軟件;工藝所、設計所、技標檔案處使用的是Ptc公司Windchill軟件。所有的軟件都設有專人負責，定期安全檢查與系統(tǒng)維護，讓其處于安全保密狀態(tài)之中，隨時發(fā)揮其應有的效能。

（三）人員專業(yè)水平提升。專業(yè)知識培訓是人員專業(yè)培訓中不可缺少的重要組成部分。對檔案管理人員，應進行專業(yè)技術的更新和補充，學習新方法，掌握新技能;對檔案使用人，應加強檔案基礎知識培訓，熟悉檔案的使用和保護;對于領導人員，除了熟悉檔案專業(yè)技術知識外，還應掌握檔案管理技能。企業(yè)要形成一套系統(tǒng)穩(wěn)定的培訓方案，加強對員工未來所需知識、技能及素質的培養(yǎng)，使企業(yè)能夠在未來發(fā)展中保持競爭優(yōu)勢。

綜上所述，企業(yè)的電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，為了保證企業(yè)的飛速發(fā)展，必須做好電子檔案的管理工作，使電子檔案管理工作貫穿于企業(yè)設計研發(fā)、人員管理、設備管理等過程，有效服務于企業(yè)。企業(yè)應根據實際情況，部門與部門之間相互協(xié)同，從電子檔案管理現狀與存在問題的角度出發(fā)，改善電子檔案管理水平。只有這樣，才能充分發(fā)揮電子檔案信息資源的作用，更好地為企業(yè)建設服務。