張棟沛

摘 要 檔案管理體系在企業(yè)單位中是十分重要的，對(duì)企業(yè)參與生產(chǎn)、管理等方面進(jìn)行記錄，是企業(yè)發(fā)展過程中的相關(guān)憑證，企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化在一定程度上能夠規(guī)范企業(yè)的行為，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。因此檔案管理規(guī)范化對(duì)于企業(yè)來說是十分重要的，本文就目前企業(yè)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，提出相關(guān)方法推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞 企業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，已經(jīng)逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，其中檔案是信息資源的重要組成部分，檔案能夠記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，檔案可以保存過去和現(xiàn)在企業(yè)各級(jí)部門和員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理等工作中有價(jià)值的文字、圖表、影響、技術(shù)資料等，通過查閱相關(guān)的檔案，可以了解企業(yè)的發(fā)展歷史和企業(yè)的文化。所以檔案管理對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展十分重要，檔案管理的規(guī)范化工作是檔案管理的核心工作，能夠反映企業(yè)檔案管理是否有效。

1當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

（1）缺乏重視，企業(yè)中的管理人員對(duì)檔案管理工作不是十分重視，在建設(shè)企業(yè)檔案管理的過程中不愿意投入人力、物力和財(cái)力，導(dǎo)致檔案管理工作不能有效開展，例如有些企業(yè)在檔案管理中不能投入一些資金，沒有匹配互聯(lián)網(wǎng)管理技術(shù)，不能將相關(guān)的材料錄入系統(tǒng)，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，在保存的過程中紙質(zhì)材料容易發(fā)生破損，這就會(huì)造成一些紙質(zhì)檔案缺失，當(dāng)相關(guān)人員查詢?cè)摃r(shí)間段的檔案時(shí)會(huì)查不到相關(guān)資料。

（2）信息化檔案系統(tǒng)建設(shè)受阻，雖然目前許多企業(yè)單位引進(jìn)了新型技術(shù)來幫助檔案管理規(guī)范化，但是在實(shí)際過程中管理人員并沒有充分利用云計(jì)算平臺(tái)等技術(shù)將檔案錄入系統(tǒng)中，在查找檔案時(shí)，不能夠快速準(zhǔn)確的找到檔案對(duì)應(yīng)的位置，影響工作效率。另外相關(guān)的檔案管理人員只是將紙質(zhì)檔案掃描成電子版的形式儲(chǔ)存到電腦中，沒有按一定的時(shí)間順序、檔案類別等進(jìn)行分類，使云計(jì)算新技術(shù)的功能沒有進(jìn)行合理開發(fā)。

（3）沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，在選擇相關(guān)人員的時(shí)候不能夠從檔案管理層面進(jìn)行選擇，使人員的專業(yè)度不夠，對(duì)檔案管理的相關(guān)工作也缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在工作中不能投入自己的精力，這就導(dǎo)致檔案管理工作的工作之間嚴(yán)重下降，對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展也有一定的影響。

2提高企業(yè)檔案管理規(guī)范度的相應(yīng)策略

2.1加強(qiáng)信息化檔案管理體系的建設(shè)

檔案管理對(duì)于企業(yè)來說是十分重要的，所以相關(guān)人員應(yīng)該成立專門的檔案管理部門，并根據(jù)企業(yè)的自身情況投入一定的資金，配備打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等相關(guān)的設(shè)備，便于信息化檔案管理體系的建立。在配備這些信息化的設(shè)備之后，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)將檔案錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對(duì)錄取工作進(jìn)行明確劃分，例如有的人對(duì)前五年的內(nèi)容進(jìn)行錄入，有的人錄入再之前的材料，還有的人管理近期的檔案，最后對(duì)所有的檔案按照時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，這樣在查詢檔案的過程中可以根據(jù)年限、關(guān)鍵詞等信息快速的查找需要的方案內(nèi)容。同時(shí)將紙質(zhì)檔案錄入系統(tǒng)可以避免隨著時(shí)間的延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案發(fā)生破損導(dǎo)致一些內(nèi)容丟失。另外還要完善借閱檔案的相關(guān)規(guī)定，對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行登記，在一定期限內(nèi)要求相關(guān)人員歸還檔案，這樣能夠避免檔案的丟失。

2.2提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

首先，企業(yè)單位在選擇檔案管理人員時(shí)應(yīng)該考慮其專業(yè)能力，對(duì)檔案管理的相關(guān)工作能否明確，是否了解在就業(yè)之后需要做哪些事情。其次，在檔案管理人員上崗之前，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該讓他們了解一下當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，有沒有配備相應(yīng)的設(shè)備，這樣再投入檔案管理工作中時(shí)他們可以根據(jù)企業(yè)目前的狀況來選擇采用什么方法來進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，使工作內(nèi)容更加有針對(duì)性。然后，目前已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，相關(guān)人員的也應(yīng)該熟悉這些信息化設(shè)備，所以企業(yè)應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，讓他們能夠快速掌握信息化設(shè)備的使用，在工作的過程中也可以充分利用這些信息化設(shè)備，這樣能夠促進(jìn)信息化檔案管理體系的構(gòu)建。檔案管理部門相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)從事這方面的員工進(jìn)行思想教育，讓他們可以了解自己所從事的檔案管理工作的重要意義，這樣他們?cè)诠ぷ髦心軌蚓哂胸?zé)任心，全心全意的投入到工作中去，使檔案管理工作的工作質(zhì)量有所提高，提高檔案管理的規(guī)范度。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)單位檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展是十分重要的，首先企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作，選擇相應(yīng)的專業(yè)人員來進(jìn)行這個(gè)部分的工作，他們更懂得怎樣來進(jìn)行相關(guān)工作。其次，檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該制定相應(yīng)的制度，保證檔案借出和歸還都有記錄，當(dāng)找不到相應(yīng)的檔案的時(shí)候能夠根據(jù)記錄來查詢，這樣可以使企業(yè)單位檔案管理更加規(guī)范，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

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