金伶敏

摘要：現(xiàn)在是信息化的社會，任何工作部門中的員工信息、客戶資料、工作項目等信息都會存儲起來，進行保密管理。這些信息一旦被泄露，很可能造成企業(yè)的損失，嚴重的話，還會使企業(yè)陷入很大的危機。所以相關部門一定要加強對信息檔案的管理，提高信息的保密性，還要做到對其信息化檔案管理的方式。

關鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化檔案管理

檔案信息的安全管理對公司的發(fā)展是非常重要的，目前很多公司在檔案的保存以及管理中存在很大的問題，對信息不合理的保存使了信息的安全性低，這樣非常不利于公司的發(fā)展，因此，本文主要講述了加強檔案管理，安全保密的方法，以及在信息化檔案管理中的思考。

1加強檔案管理安全保密的方法

1.1???? 可以對相關工作人員進行培訓

相關工作人員在處理檔案管理工作的時候，因為這個工作涉及到很多信息，所以在這個環(huán)節(jié)中經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題，嚴重的話，可能會導致檔案資料丟失，從而造成公司的損失。身為一個企業(yè)的管理人員，應該盡職盡責，要定期對檔案管理的相關工作人員進行培訓，

結合對檔案信息進行保密管理的新手段技術來指導相關工作人員，讓相關工作人員的思想和技術水平適應社會的發(fā)展，跟上時代的步伐。此外，相關部門的管理人員也要定期進行關于檔案管理知識的考核，工作人員在進行考核后，會反省自己不足的地方然后進行改善，通過考核后也會發(fā)現(xiàn)自身在檔案管理安全中的薄弱部分，這樣可以督促相關工作人員提高自身的專業(yè)知識水平。相關工作人員還應該順應時代的發(fā)展，要不斷的更新自己的思想水平，有了新的理念，對于檔案管理安全保密的工作會更好地完成。

1.2???? 適當加強對檔案的管理

在一般的公司中，檔案信息都儲存在相應的辦公室里，如果有員工想要使用檔案信息的話，自己就可以去查找相應的檔案信息，但是這樣會出現(xiàn)信息的丟失等情況，所以應該加強對檔案信息的專業(yè)化的管理，管理部門的人員可以設置一個申請的手續(xù)，如果員工想要查找檔案文件的話，就得進行向相應的管理人員申請，管理人員通過了才可以去辦公室里查找檔案信息。還可以把辦公室中檔案信息柜子的鑰匙交給專門的管理部門進行保管，其他工作人員都不能私自拿鑰匙，必須經(jīng)過管理人員審批通過后才可以拿取鑰匙，查找檔案信息，在員工進入辦公室查找檔案信息時，還應該進行名字登記，離開辦公室時，應該把檔案柜子的門、窗都關好。管理人員還應該對儲存檔案信息的辦公室中進行打掃，發(fā)現(xiàn)有易燃物的話，及時清理，嚴禁讓員工把易燃品帶入辦公室中，這樣來加強對檔案信息安全保密的管理。

1.3???? 加強日常的檢查

相關的管理人員還可以加強對檔案信息日常的檢查，這樣也可以提高檔案信息的安全保密性。相關人員應該著重檢查來往人員登記名字等情況，要注意查看登記的日期、審批通過人的簽字、相關單位的蓋章痕跡，以及檔案信息是否缺少的現(xiàn)象，如果發(fā)現(xiàn)來往人登記時出現(xiàn)問題的情況，就要查找當事人，問清楚原因，然后再查看相應的檔案信息是否還在儲物柜里。此外，還應該在監(jiān)控中檢查相關情況，重點檢查是否有不明身份的人進出辦公室，還要重點查看進入辦公室的員工是否按照相關規(guī)定來登記名字等信息，如果發(fā)現(xiàn)有情況，那么就應該找到相應的人員進行詢問，并了解清楚狀況。

1.4???? 完善檔案管理制度

應該結合自身公司的情況來完善相關的檔案管理制度，制定相應的管理手冊，也可以加強檔案管理。相關的管理人員可以組織工作人員進行學習新的制度，并且讓他們了解新的管理制度對公司的重要性。讓員工對檔案管理的制度進行執(zhí)行時，管理人員也要對其進行檢查，可以通過監(jiān)控來得到現(xiàn)場情況，也可以隨機抽取時間對管理員對工作制度的執(zhí)行進行檢查。如果發(fā)現(xiàn)有工作人員沒有按照管理制度來執(zhí)行，那么應當對其進行批評，嚴肅處理此事，不要讓其他工作人員有任何的懈怠。管理人員可以根據(jù)日常工作的方式，來依據(jù)檔案信息的收集、儲存以及保密工作這一整套工作流程，來制定相應的管理制度。管理人員還可以結合現(xiàn)代化技術來對管理制度進行更新，并且不斷完善檔案管理制度，這樣可以更有效的提高答案信息安全的保密性。

2信息化檔案管理的思考

2.1???? 信息化檔案管理的意義

對檔案管理進行信息化處理是非常有必要的，因為對于檔案的管理，不僅需要做好保密工作，而且還需要提高檔案閱讀的效率。在目前我們對于紙質(zhì)的閱讀效率不是很高，因為需要在很多檔案信息中來回找自己所需要的檔案信息，而且在進入辦公室尋找時，也要辦理一定的審批手續(xù)，所以這樣非常浪費時間，極大的降低了工作的效率。而且對于紙質(zhì)的存放也要小心的保管，因為員工資料以及公司的項目等檔案信息是越來越多的，所以說就會有更多的檔案存放在一起，對于在辦公室存儲檔案的空間是有限的，如果檔案過多，就需要增加房間來存放檔案信息，這樣就給公司增添額外的開銷。而且檔案信息是紙質(zhì)的，對于紙質(zhì)的保管是非常難的，因為紙質(zhì)屬于易燃物，對于檔案存放的過程中，如果遇到明火的話，這些檔案就會被燒毀，那么就會對公司造成非常嚴重的損失。除此之外，紙質(zhì)的檔案也非常容易潮濕，所以對于紙質(zhì)的管理有一定的難度。對檔案進行信息化管理，檔案信息都錄入到電腦的文件夾中，在電腦中查找信息時更加方便，而且也不用多余的空間來儲放紙質(zhì)檔案。所以對于檔案管理進行信息化處理不僅可以節(jié)省工作時間，提高工作效率，還能夠給公司減少成本支出。

2.2???? 信息化檔案管理實施的方法

信息化檔案管理的方法有很多，比如相關職員可以通過對紙質(zhì)的材料進行掃描，然后在電腦上呈現(xiàn)出相應的圖像，然后再收集總結到自己企業(yè)的文件夾，或者上傳到本企業(yè)的平臺中，相關職員還可以設置對材料的圖像采用可放大、縮小等功能，來提高工作人員的工作效率。工作人員如果使用檔案，可以通過關鍵字搜索等的方法，就可以搜集到相關檔案信息，然后再進行下載。在線上獲取檔案信息的時候，管理員應該培訓相關的工作人員，使他們的專業(yè)知識水平提高，讓他們能夠準確的掌握信息化管理，也可以招聘一些具有專業(yè)能力的人員來負責信息化的檔案管理。隨著現(xiàn)代化技術水的不斷提高，也要結合現(xiàn)代化技術對平臺進行優(yōu)化。如果在信息化管理中發(fā)現(xiàn)問題時，要及時的處理，并且對平臺信息進行完善。要做好信息化檔案的保密工作，應該對相應的文件夾或者平臺進行保密設置，避免公司檔案信息的泄露。

結束語

在企業(yè)中加強檔案信息安全保密是非常重要的，對檔案管理進行信息化設置，不僅可以使工作人員獲取檔案信息更加方便，也能提高他們的工作效率，更有助于公司的發(fā)展。提高檔案的安全保密性，可以讓工作人員加強日常的檢查，制定相應的管理制度。結合現(xiàn)代化技術，不斷完善檔案的信息化管理。

參考文獻：

[1] 富靖蘋.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].黑龍江科技信息，2012（05）：21.

[2] 張園園.試論檔案管理工作的規(guī)范化和標準化[J].改革與開放，2009（7）：12.

[3] 王雪梅.對實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化的思考[J].黑龍江史志，2015（1）：23.