莊曙芬

摘 要：隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，企業(yè)高層管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)加強(qiáng)了，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，將企業(yè)的信息系統(tǒng)引入內(nèi)控管理，財(cái)務(wù)部門(mén)是綜合性部門(mén)，在內(nèi)控實(shí)施中起到推動(dòng)作用。本文以ERP信息系統(tǒng)內(nèi)控管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，分析信息系統(tǒng)內(nèi)控管理的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，探討分析信息系統(tǒng)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的財(cái)務(wù)管控，以及應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)內(nèi)控管理 ?財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) ?管控

一、信息系統(tǒng)內(nèi)控管理實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)信息系統(tǒng)內(nèi)控管理是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)治理一大舉措。然而，企業(yè)對(duì)信息化風(fēng)險(xiǎn)缺乏全面的認(rèn)識(shí)，信息化給企業(yè)帶來(lái)好處，卻低估了信息化可對(duì)給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和威脅。企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，主要面臨四大風(fēng)險(xiǎn)：數(shù)據(jù)的采集與輸出缺乏監(jiān)控;數(shù)據(jù)的安全性缺乏保障;管理與監(jiān)督不嚴(yán)格;程序化操作易使差錯(cuò)反復(fù)發(fā)生。

數(shù)據(jù)的采集與輸出缺乏監(jiān)控的情況下，形成數(shù)據(jù)鏈偏差，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)算風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)信息系統(tǒng)將信息技術(shù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)結(jié)合在一起，部門(mén)關(guān)聯(lián)更密切了，信息系統(tǒng)的內(nèi)控管理更具復(fù)雜化多樣化。例如，A和B是可替代材料，采購(gòu)下單A料，但倉(cāng)管入庫(kù)時(shí)卻核銷(xiāo)成B料，產(chǎn)生以下問(wèn)題：信息系統(tǒng)中，A料一直處于待料狀態(tài)，不再有B料的需求;采購(gòu)對(duì)賬時(shí)，訂單與入庫(kù)的物料不同，形成不了對(duì)賬單;產(chǎn)品BOM明細(xì)不變的情況下，生產(chǎn)車(chē)間領(lǐng)用時(shí)，很可能待料，或挪用庫(kù)存或其他訂單的A料，最后形成的成本核算單，也會(huì)產(chǎn)生誤差等一系列連鎖問(wèn)題。問(wèn)題應(yīng)從源頭抓起，環(huán)環(huán)相扣，做為財(cái)務(wù)終端數(shù)據(jù)使用者，更需要業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。

數(shù)據(jù)的安全性缺乏保障，除了數(shù)據(jù)備份措施，如果內(nèi)控權(quán)限設(shè)置和崗位設(shè)置不當(dāng)，可能存在人為改寫(xiě)或刪除的操作風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)帶來(lái)決策風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)會(huì)人員對(duì)數(shù)據(jù)要敏感，透過(guò)數(shù)據(jù)整合發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)，進(jìn)一步做內(nèi)控管理分析，有效地解決問(wèn)題。

管理與監(jiān)督齊下，信息化系統(tǒng)管理是日常工作，不以監(jiān)督代理控管。企業(yè)在啟用信息系統(tǒng)啟動(dòng)成功之后，并非一勞永逸，需要技術(shù)支持，監(jiān)督檢查和數(shù)據(jù)安全維護(hù)，培育員工良好的企業(yè)文化和職業(yè)操守，提高內(nèi)控管理的執(zhí)行力。

程序化操作易使差錯(cuò)反復(fù)發(fā)生，更具有隱蔽性，主要有流程不當(dāng)產(chǎn)生的，以及信息系統(tǒng)自身原因，信息系統(tǒng)應(yīng)有專(zhuān)人維護(hù)，及時(shí)排查問(wèn)題，財(cái)會(huì)人員在獲取數(shù)據(jù)時(shí)，要有檢測(cè)方法及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，當(dāng)問(wèn)題反復(fù)出現(xiàn)，應(yīng)考慮從程序化操作上找原因。

二、企業(yè)信息化內(nèi)控管理帶來(lái)的變革

信息技術(shù)與內(nèi)控管理的結(jié)合，改變傳統(tǒng)內(nèi)控管理，主要涉及流程、操作權(quán)限的改變，以及崗位設(shè)置的重整等。提升企業(yè)管控層次，如果傳統(tǒng)的表單印刷缺少編號(hào)，可能因這小缺陷，遺漏的業(yè)務(wù)難于查核，而信息系統(tǒng)更加嚴(yán)謹(jǐn)了，一些功能直接由內(nèi)控系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)定。

在信息化管理中，例如固定資產(chǎn)的購(gòu)置、保管、轉(zhuǎn)移處置、報(bào)廢、出租出售、毀損等，審批流程與系統(tǒng)OA平臺(tái)融合在一起，設(shè)備使用部門(mén)輔助清冊(cè)管理，經(jīng)管設(shè)備，由不兼容的專(zhuān)人監(jiān)督，確保資產(chǎn)記錄和管理的安全完整。

對(duì)于生產(chǎn)企業(yè)，產(chǎn)品的工藝流程和物料清單，存在著邏輯關(guān)系，例如制程半成品在部門(mén)之間的轉(zhuǎn)移，是否要從倉(cāng)儲(chǔ)進(jìn)出倉(cāng)，還是完工產(chǎn)品才入倉(cāng)，要根據(jù)企業(yè)管理模式和成本核算的需要而定。物料的變更，是從源頭BOM修改，還是變更生產(chǎn)訂單，需要寫(xiě)入企業(yè)的程序管控文件，形成日常工作規(guī)范。信息化內(nèi)控管理操作權(quán)限的關(guān)聯(lián)，比如，ERP信息系統(tǒng)中，材料雙重計(jì)量的換算，在允許范圍內(nèi)，授予采購(gòu)和業(yè)務(wù)數(shù)量的修改權(quán)限，而價(jià)格和數(shù)量的權(quán)限往往是捆綁在一起的。另外，倉(cāng)儲(chǔ)的外協(xié)調(diào)撥單、盤(pán)點(diǎn)調(diào)整單，都掛在“其他入庫(kù)和其他出庫(kù)”的二級(jí)科目，一旦給倉(cāng)儲(chǔ)開(kāi)通”其他入庫(kù)和出庫(kù)“的調(diào)撥單時(shí)，就會(huì)同時(shí)開(kāi)通盤(pán)點(diǎn)的調(diào)賬權(quán)限，因而，內(nèi)控要解決權(quán)限分配上出現(xiàn)的矛盾。

在中小企業(yè)中，為了成本效益的需求，普遍存在按業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行崗位設(shè)置，例如倉(cāng)管員分片區(qū)管理，潛在風(fēng)險(xiǎn)有漏錄、錯(cuò)錄、重復(fù)錄入，以及人為的舞弊行為，存貨可能出現(xiàn)毀損、丟失、盜賣(mài)、超領(lǐng)、形成呆滯料等漏洞。為規(guī)避內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，倉(cāng)管只負(fù)責(zé)實(shí)物和物料卡，信息化賬務(wù)可集中由錄單員錄入，賬實(shí)分離。采購(gòu)及業(yè)務(wù)崗也一樣，如果詢(xún)價(jià)及經(jīng)辦等沒(méi)有互相牽制，也將出現(xiàn)類(lèi)似的問(wèn)題，影響信息化內(nèi)控系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和資產(chǎn)完整，具有較大的風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)采取替代性審核，對(duì)成本目標(biāo)考核，比價(jià)、抽查單筆業(yè)務(wù)等措施。

三、信息系統(tǒng)管理實(shí)施中的關(guān)聯(lián)性加大了內(nèi)控的難度和復(fù)雜程度

存貨是企業(yè)重要資產(chǎn)之一，供應(yīng)鏈物流是以倉(cāng)儲(chǔ)為中心縱橫交叉，哪個(gè)環(huán)節(jié)出問(wèn)題，都可能“牽一發(fā)動(dòng)全身”。權(quán)限設(shè)置過(guò)小，可能出現(xiàn)效率低下;權(quán)限過(guò)大可能存在越權(quán)。必要時(shí)，通過(guò)信息系統(tǒng)做“二次開(kāi)發(fā)”，規(guī)范流程權(quán)限。倉(cāng)儲(chǔ)有問(wèn)題，盤(pán)點(diǎn)問(wèn)題就充分暴露出來(lái)了，沒(méi)有“目視化“管理，倉(cāng)儲(chǔ)員“如數(shù)家珠”的物料，監(jiān)盤(pán)人員卻難于介入，沒(méi)有實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)，不能隨時(shí)做抽盤(pán)。每次盤(pán)點(diǎn)，倉(cāng)儲(chǔ)部要花很多時(shí)間整理物料和做物料卡，盤(pán)點(diǎn)后，財(cái)務(wù)部需要做大量的調(diào)整，如果偏離太大就要?dú)w零重新啟動(dòng)。造成資源浪費(fèi)的同時(shí)，信息系統(tǒng)內(nèi)控也失效了，因而，在實(shí)施信息系統(tǒng)內(nèi)部控制前，基礎(chǔ)管理應(yīng)緊跟上。

部門(mén)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)存在分歧點(diǎn)，采購(gòu)部要完成采購(gòu)成本、交期、品質(zhì)要求等;品檢部提高進(jìn)料、制程及出貨檢測(cè)要求，以減少部門(mén)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn);生產(chǎn)部追蹤物料;財(cái)務(wù)部控制成本及銷(xiāo)售貨款回籠等;倉(cāng)儲(chǔ)需按訂單進(jìn)貨，以防爆倉(cāng)或形成呆料，企業(yè)應(yīng)從整體把控風(fēng)險(xiǎn)，協(xié)調(diào)好各部門(mén)。

信息系統(tǒng)內(nèi)控設(shè)置，也要避免太繁瑣，影響運(yùn)作速度和效應(yīng)。常見(jiàn)的采購(gòu)與付款流程上，如果材料驗(yàn)收程序不規(guī)范，質(zhì)量問(wèn)題處理不及時(shí)，委外、自制或外購(gòu)半成品沒(méi)及時(shí)走系統(tǒng)等等，信息系統(tǒng)無(wú)法匯集為完工產(chǎn)品，可能產(chǎn)品都發(fā)貨了，信息系統(tǒng)的流程卻還沒(méi)走完，造成賬實(shí)脫離，MRP運(yùn)算也受影響，甚至，ERP系統(tǒng)可能出現(xiàn)“癱瘓”狀態(tài)。

四、監(jiān)督檢查、績(jī)效考評(píng)在信息系統(tǒng)內(nèi)控中的作用

信息系統(tǒng)管理的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)體系，仍需要監(jiān)督檢查，否則，很容易敷衍了事，流于形式。許多企業(yè)采取上級(jí)評(píng)審，同級(jí)互評(píng)，建立KPI考評(píng)，指標(biāo)可達(dá)到的，但不能輕易達(dá)到。為消除指標(biāo)干擾因素偏離，指標(biāo)采取基礎(chǔ)指標(biāo)、權(quán)重系數(shù)和修正指標(biāo)等相結(jié)合，處罰和激勵(lì)雙管措施，從而，提高內(nèi)控執(zhí)行力。

內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估運(yùn)行機(jī)制，要深化到日常工作，公司每月可以定期召開(kāi)經(jīng)營(yíng)會(huì)，由財(cái)務(wù)總監(jiān)或財(cái)務(wù)經(jīng)理主持，高層領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)經(jīng)理參加，以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為主，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為輔的多重報(bào)表數(shù)據(jù)分析，全面剖析、評(píng)價(jià)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，與企業(yè)的全面預(yù)算和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)比對(duì)、實(shí)時(shí)跟進(jìn)預(yù)算執(zhí)行情況，深入展開(kāi)討論，及時(shí)掌握風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，積極改善。

五、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)信息系統(tǒng)內(nèi)控整合了技術(shù)和管理資源，為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控打下了良好的基礎(chǔ)，財(cái)會(huì)人員要有風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，發(fā)掘信息系統(tǒng)內(nèi)控管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行有效的控制，減少財(cái)務(wù)核算及經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)信息系統(tǒng)管理的深入開(kāi)展更加穩(wěn)健，全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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