崔運(yùn)玲

摘 要：當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展很多方面都在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，電子檔案管理工作適度應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，用數(shù)字形式進(jìn)行相關(guān)檔案資源的收集、儲存工作，有利于后期的維護(hù)與利用，提升管理效率與質(zhì)量。對大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的重要性、存在的問題及創(chuàng)新途徑進(jìn)行分析，有針對性地提出多種創(chuàng)新途徑，推動電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)程，是需要我們認(rèn)真面對和解決的一個重要課題。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對電子檔案整理保護(hù)存在的問題及解決策略探究提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案;整理保護(hù);問題;解決策略

引言

目前，電子檔案受到社會各界人士的一致好評，其具有收集簡單、查閱方便、管理容易等優(yōu)點(diǎn)，但也存在安全方面的問題。為此，構(gòu)建完善的電子檔案安全保障管理機(jī)制尤為重要，檔案管理部門應(yīng)該全面建設(shè)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子檔案管理組織建設(shè)，進(jìn)而推動電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建，營造穩(wěn)定、安全的電子檔案管理環(huán)境，保證電子檔案的安全。

1電子檔案安全管理的意義

電子檔案管理一般需要以先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，因此在工作效率方面相比傳統(tǒng)檔案管理，效率要高，方便用戶使用和查詢等。但是由于是借助網(wǎng)絡(luò)，因此不可避免帶有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)特有的缺點(diǎn)，那就是信息數(shù)據(jù)很容易被網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客等所攻擊，使得檔案信息資料在傳送、保存、查找過程中出現(xiàn)信息丟失、資料泄露等安全問題，這種安全的危險性對于檔案管理信息化發(fā)展來說有著巨大的影響，對人們的工作和生活帶來巨大的影響。所以在電子檔案管理工作中，應(yīng)該使用專門的軟件，建立統(tǒng)一的共享平臺，促進(jìn)數(shù)據(jù)信息的共享，提高安全性能。

2電子檔案管理存在的主要問題

2.1電子檔案管理模式不合理

傳統(tǒng)的電子檔案管理的工作模式基本為零散模式。該模式可一定程度節(jié)約檔案管理的成本，但也會出現(xiàn)不同程度的問題，會導(dǎo)致電子檔案資料的不齊全，沒有完善的檔案資料，就很難查找到相應(yīng)的電子檔案資料，整體的檔案資料的應(yīng)用效率就會很低，不利于電子檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

2.2基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位

電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建需要有一定的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行支撐，主要包括硬件設(shè)施及軟件系統(tǒng)等。但是，由于檔案管理部門對電子檔案的安全保障管理的重視程度不高，在基礎(chǔ)設(shè)施上的投入比較少，從而導(dǎo)致電子檔案安全保障管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)不到位，無法提供良好的管理環(huán)境以及技術(shù)支持，制約著電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建與發(fā)展。

2.3整體電子信息檔案的精細(xì)化管理程度不足

一些企事業(yè)單位的在實(shí)際業(yè)務(wù)工作過程中會積累大量的信息，導(dǎo)致多種多樣的電子檔案資料產(chǎn)生，而受到傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的局限，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)無法發(fā)揮出電子檔案管理作用，不利于電子檔案管理工作的精細(xì)化發(fā)展。

3電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建策略

3.1完善管理制度

《加強(qiáng)信息安全保障工作意見》中提出了對電子檔案安全保障管理的指導(dǎo)意見，并且明確了電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建內(nèi)容。工作人員可以借助密碼技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對其安全應(yīng)急處理、監(jiān)控信息安全、研發(fā)安全保障相關(guān)技術(shù)以及實(shí)施信息化規(guī)范管理等。此外，還應(yīng)該制定合理的安全保障管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，用來嚴(yán)格要求管理人員的工作行為，保證安全保障管理工作能夠切實(shí)落在實(shí)處，得到有效的開展。所以，電子檔案安全保障管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子檔案移交與接受辦法》以及《電子檔案館評估指標(biāo)體系》等規(guī)范性文件，結(jié)合自身工作的現(xiàn)狀，制訂符合自身發(fā)展方向和管理需求的電子檔案安全保障管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而提高安全保障管理效率，加快電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建。

3.2改進(jìn)檔案管理模式

傳統(tǒng)的分散管理電子檔案的模式，會造成電子檔案的遺漏與丟失，不利于電子檔案管理。為了更好地將電子檔案管理模式融入到電子檔案信息管理工作中，應(yīng)改進(jìn)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變分散檔案管理模式為集中式的檔案管理模式，形成紙質(zhì)與電子融合的檔案管理模式，并且進(jìn)一步細(xì)化整體的檔案信息管理流程，讓海量的檔案信息得到有效的管理。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以適度整合相關(guān)的電子信息數(shù)據(jù)，滿足信息的增加、刪除、修改以及查詢等功能，從具體的管理流程功能上提升工作效率。

3.3樹立風(fēng)險意識，提高電子檔案的安全性能

雖然電子檔案避免了查找困難、容易丟失和損壞等問題，但仍然存在著很大的風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)必然會孕育出一些心術(shù)不正卻技術(shù)高超的“黑客”。他們可以攻克網(wǎng)站的重重守衛(wèi)，篡改文檔或者使其丟失。由于電子檔案從空白到完善需要經(jīng)歷好幾個階段和步驟，從生成到共享，每一步都蘊(yùn)含著無形的危險，如果檔案管理人員沒有發(fā)現(xiàn)這些隱形的危險，就不能做到對癥下藥。電子檔案無論是對個人還是對企業(yè)單位的重要性都是不言而喻的，管理工作人員務(wù)必?fù)碛忻鎸﹄S時可能出現(xiàn)危險的意識，對平常運(yùn)營和管理中經(jīng)常出現(xiàn)的危險熟記于心，對于破解這些危險的方法更要牢牢掌握，以謹(jǐn)慎從容的辦事心態(tài)面對無形的風(fēng)險，爭取將危險消滅在萌芽狀態(tài)。

3.4加大對電子檔案的安全保障管理投入

電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建，除了要考慮到制度的完善，人員的培養(yǎng)以外，還應(yīng)該注重電子檔案安全保障基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)問題，尤其是電子檔案的存儲環(huán)境和數(shù)據(jù)安全保障方面。第一，在選用電子檔案存儲載體方面，必須要選用高質(zhì)量、性能良好的存儲載體，減少存儲載體損壞的幾率，延長存儲載體的使用壽命，保證電子檔案儲存安全性;第二，電子檔案管理人員要定期對存儲設(shè)備內(nèi)的電子檔案進(jìn)行重新拷貝，必要的情況下可以轉(zhuǎn)移到新的存儲載體上，以此保證電子檔案信息的可持續(xù)應(yīng)用。

結(jié)束語

電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建要從電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，管理人員的意識培養(yǎng)，業(yè)務(wù)能力的提升以及安全保障制度的建立等方面入手，不斷改善電子檔案存儲環(huán)境，提高電子檔案安全保障管理水平，提高電子檔案存儲的安全性與可靠性，為電子檔案的信息化發(fā)展提供安全保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]張艷麗.當(dāng)前形勢下電子檔案整理保管及應(yīng)用相關(guān)問題研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019，27（27）：242.

[2]楊天驕，牛文賀.淺談電子檔案的安全管理[J].機(jī)電兵船檔案，2019（02）：117-119.

[3]李瑩.電子檔案整理保護(hù)存在的問題及解決策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：96.