張文濤

摘 要：文書檔案是單位的重要信息資源，不僅記錄著單位發(fā)展的歷史過(guò)程，對(duì)單位的日后發(fā)展也起著重要的指導(dǎo)作用。在這個(gè)信息技術(shù)發(fā)展迅速的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展了，為滿足信息時(shí)代人們對(duì)文書檔案的新要求，相關(guān)部門實(shí)施了文書檔案數(shù)字化管理。本文分析了文書檔案數(shù)字化管理的意義，制定了文書檔案數(shù)字化管理的策略，希望能夠推動(dòng)我國(guó)文書檔案數(shù)字化管理建設(shè)取得良好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案;數(shù)字化管理;策略

引言

如今信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)當(dāng)中，對(duì)推動(dòng)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著重要作用。文書檔案作為檔案的重要組成部分，在社會(huì)中發(fā)揮的作用也逐漸突顯出來(lái)，紙質(zhì)版的檔案在長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存過(guò)程中易發(fā)生頁(yè)面破碎、字跡模糊等現(xiàn)象，不利于檔案信息的反復(fù)查閱，在管理上耗費(fèi)的人力物力也比較大，且整體的管理效率不高。因此，為了確保文書檔案管理能夠更好地儲(chǔ)存和管理，就要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案的管理方式，與信息技術(shù)相結(jié)合，創(chuàng)造出更多有價(jià)值的文書檔案信息，這樣才能滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案信息管理的要求。

1 文書檔案數(shù)字化管理概述

1.1文書檔案數(shù)字化化管理

文書檔案的數(shù)字化管理模式主要是應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)文字識(shí)別技術(shù)獲得圖片文件，并利用先進(jìn)的存儲(chǔ)管理手段將圖片儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理。它可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享和文書檔案的遠(yuǎn)程傳遞，建立完整的檔案管理體系，還能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)文書檔案的智能檢索，提高文書檔案的利用率。另外，還能確保對(duì)文書檔案保護(hù)的力度，避免檔案信息丟失帶來(lái)不必要的麻煩，將紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案有效結(jié)合起來(lái)，最大限度地節(jié)省資源，提高檔案管理的效率。

1.2建立文書檔案數(shù)字化管理的意義

建立數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)眾多，主要表現(xiàn)在以下方面：

（1）提高檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作所有的工作環(huán)節(jié)都是人工跟進(jìn)的，由于檔案管理涉及內(nèi)容廣泛且復(fù)雜，大部分的資料都是單位的重要資料，整理起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，很容易因工作人員大意出現(xiàn)內(nèi)容上的錯(cuò)誤，降低檔案管理效率。而建設(shè)文書檔案信息化管理，可以利用互聯(lián)網(wǎng)手段，對(duì)存檔的資料進(jìn)行云儲(chǔ)存，這樣在資料的收集、整理、分類和移交等工作內(nèi)容上可以有效的節(jié)省時(shí)間，而且只要確保網(wǎng)絡(luò)上的存檔真實(shí)可靠，在查閱過(guò)程中就不會(huì)出現(xiàn)其他錯(cuò)誤，能夠確保檔案管理工作的順利開展，提高文書檔案管理的工作效率[1]。

（2）確保檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案在轉(zhuǎn)移和使用過(guò)程中容易丟失或因外界因素受到損壞，破壞檔案的安全性和完整性。文書檔案信息化管理模式可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，傳到網(wǎng)絡(luò)上的檔案可以進(jìn)行計(jì)算機(jī)云備份，即便檔案丟失也可以在網(wǎng)上迅速查到備份文件，杜絕檔案丟失問(wèn)題的發(fā)生，有效的保障了檔案的安全性。但是網(wǎng)絡(luò)上也具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，所以要隨著信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)定期升級(jí)更新。

（3）提高檔案的信息傳遞和共享化。建立文書檔案數(shù)字化管理模式后，能夠促進(jìn)文書檔案信息資源的再利用，利用無(wú)線網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)文書檔案信息資料的快速傳輸，檢索文書檔案信息方便快捷，能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案信息在不同區(qū)域、行業(yè)以及國(guó)家之間的即時(shí)共享，這也是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息資源共享和共建發(fā)展的潮流與趨勢(shì)，為文書檔案管理提供了新的發(fā)展方向。

2 構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式的策略

2.1提高文書檔案管理人員的素質(zhì)

要想實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理，離不開文書檔案管理人員的共同努力，管理人員在構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式中起著重要的推到作用。現(xiàn)階段我國(guó)文書檔案管理工作中有一部分是非專業(yè)出身的管理人員，還有檔案管理人員的老齡化問(wèn)題等都是制約文書檔案信息化發(fā)展的重要因素，這些問(wèn)題給構(gòu)建文書檔案信息化管理帶來(lái)了一定困難。因此，相關(guān)單位就要注意提高文書檔案管理人員的素質(zhì)，除此之外還要引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的管理人才，增加單位優(yōu)秀管理人員的儲(chǔ)備。各單位還要積極完善人才管理制度，采用有效方法調(diào)動(dòng)員工的積極性，促進(jìn)文書檔案管理人員數(shù)字化管理的自覺性，可將檔案數(shù)字化管理能力與其工資、職位晉升掛鉤，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，這樣才能促進(jìn)全體檔案管理人員積極地投入到文書檔案數(shù)字化管理模式建設(shè)中，共同做好文書檔案數(shù)字化管理工作[2]。

2.2建立文書檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建立文書檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是管理技術(shù)創(chuàng)新的主要手段，通過(guò)與信息技術(shù)的結(jié)合建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)兩種模式，保證兩者之間數(shù)據(jù)信息的兼容性，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的高效利用。各單位在構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，也可結(jié)合自身實(shí)際情況和參照相關(guān)技術(shù)規(guī)范完成文書檔案數(shù)字化管理操作，亦能促進(jìn)其文書檔案數(shù)字化管理水平提升。另外，還要將檔案工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃的統(tǒng)一執(zhí)行，利用互聯(lián)網(wǎng)手段為管理人員提供專業(yè)配置上的支持，讓管理人員對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的維護(hù)和管理，有利于進(jìn)一步提升檔案的管理效率。

2.3構(gòu)建統(tǒng)一的文書管理數(shù)字化平臺(tái)

統(tǒng)一的數(shù)字化平臺(tái)是提高檔案數(shù)字化管理效率的有效手段，要對(duì)文書檔案數(shù)字化工作模式進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，優(yōu)化文書檔案管理工作內(nèi)容的細(xì)節(jié)，這樣才能促進(jìn)文書檔案管理工作的穩(wěn)定開展。另外，還要確保相關(guān)管理部門之間的溝通，調(diào)整文書檔案的使用方式，優(yōu)化配置與合理利用檔案管理部門內(nèi)部資源，積極構(gòu)建相對(duì)安全可靠的網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)，努力實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源的共享。只有這樣才能促進(jìn)文書檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用效果全面提升[3]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建設(shè)文書檔案信息化管理模式意義重大，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文書檔案編輯更加靈活，管理更加方便快捷，能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案信息資源共享。所以，相關(guān)部門要提高對(duì)文書檔案管理工作的重視，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，加速推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)管理，及時(shí)創(chuàng)新文書檔案管理理念，積極構(gòu)建文書檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，通過(guò)這些措施，才能構(gòu)建相對(duì)完善的文書檔案數(shù)字化管理體系，從而不斷提高文書檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]韓娟.文書檔案數(shù)字化管理的策略探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，0（26）

[2]杜娟.新形勢(shì)下文書檔案數(shù)字化管理的策略研究[J].治黃科技信息，2016，0（3）

[3]朱婷.基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，0（2）