劉書敏

[摘 要] 信息時代的到來，使得電子化文件逐步成為醫(yī)院辦公室文書檔案的主要形式，極大地推動了醫(yī)院辦公自動化的發(fā)展，提高了醫(yī)院辦公室的工作效率。文章主要結(jié)合醫(yī)院辦公室文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀及全面推廣所存在的障礙，分析了實現(xiàn)辦公室文書檔案電子化的對策。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院辦公室；文書檔案；電子化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文書檔案管理主要用于記錄醫(yī)院的發(fā)展政策及變更、人員的交替、榮譽以及財務(wù)狀況等，是醫(yī)院辦公室的重要工作內(nèi)容。而傳統(tǒng)的文書檔案管理工作主要以手工方式為主，遠遠不能滿足現(xiàn)代化的辦公室文書檔案管理要求，因此，醫(yī)院需要加強辦公室文書檔案電子化管理的應(yīng)用。

一、醫(yī)院辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，醫(yī)院辦公室文書檔案管理主要以紙質(zhì)存檔的方式為主，而很少采用電腦掃描存儲的方式，這樣很多重要文件就不存在備份。大多數(shù)檔案原件經(jīng)過反復(fù)借閱和使用，很可能存在發(fā)黃、字跡不清或者受損等現(xiàn)象，造成無法挽回的損失[1]。醫(yī)院辦公室文書的歸檔和使用需要經(jīng)過多個科室傳閱，其中很有可能會造成文檔原件污損或者丟失。在文件存檔過程中，辦公室并沒有明確的分類依據(jù)，完全是依據(jù)工作人員自身的理解來執(zhí)行，而對于一些年代較久遠的文件，受工作人員專業(yè)水平的限制，很可能存在類別有無或者文件缺失的現(xiàn)象。對于文件的查詢，往往是采用詢問年限—查找收發(fā)文登記本—逐條尋找—查找登記號—逐件翻找文件—復(fù)印的方式，其查詢方式比較費時費力。如果遇到歸檔錯誤或者文件缺失的情況，就需要將所有相關(guān)的檔案文件全部翻找一遍，大大增加了工作人員的工作量。

二、醫(yī)院辦公室文書檔案電子化管理的重要性

醫(yī)院辦公室文書檔案采用電子化管理方式，更多地采用電腦掃描、照相等方式對文件存檔備份，為檔案管理提供了新的管理渠道，同時極大地規(guī)避了檔案文件丟失或損壞帶來的損失。電子化的管理方式可以最大程度上保護檔案原件，避免原件因大量使用而出現(xiàn)損壞。一般情況下，辦公室文書檔案文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后需要在各個科室傳閱學(xué)習(xí)，很容易存在拖遲歸檔或者原件丟失，這樣造成政策性文件很難在全院范圍內(nèi)得到傳達。而采用電子化管理方式后就可以利用醫(yī)院的局域網(wǎng)將相關(guān)檔案文件以文件共享的方式供全院學(xué)習(xí)，不僅提高了檔案文件學(xué)習(xí)的時效性和價值性，而且有效保障了檔案文件的完整性[2]。

辦公室文書電子化管理使得工作人員可以借助電腦及相關(guān)軟件對文件資料進行存儲、分類以及統(tǒng)計等，不僅使歸檔分類工作更加清晰明確，井然有序，而且極大地方便了檔案文件的查閱，只要在計算機中輸入相應(yīng)的搜索關(guān)鍵詞，就可以找到相應(yīng)文件進行打印，這樣大大節(jié)省了工作人員查找文件的時間，提高了工作效率。

三、醫(yī)院辦公室文書檔案電子化管理所存在的問題

（一）管理者對文書檔案信息化管理的重視程度較低

部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)過于注重學(xué)術(shù)內(nèi)容的研究，而對現(xiàn)代化管理方式的應(yīng)用則不夠重視，因此并沒有充分認識到電子化文書檔案管理的重要性，使得醫(yī)院的檔案管理模式落后。再加上文書檔案電子化管理的實施也需要投入大量的人力和物力資源，不僅需要大量的資金支持，而且需要耗費大量的精力，過程繁瑣，使得管理者不愿意花心思去實施變革[3]。盡管有些醫(yī)院著手實施辦公室文書檔案電子化管理方式，但是相關(guān)工作人員的專業(yè)水平并不能滿足電子化管理要求，這也使得電子化檔案管理的職能并不能充分發(fā)揮出來。

（二）文書檔案管理質(zhì)量有待提高

醫(yī)院辦公室檔案電子化管理受到社會、醫(yī)院和周圍環(huán)境等諸多因素的限制，很難得到全面有效的實施與運用，使得很多檔案管理部門仍然以傳統(tǒng)的人工方式為主。因此，要想在醫(yī)院辦公室全面實行檔案電子化管理還需要加大學(xué)習(xí)探究的力度，并逐步提升管理質(zhì)量。尤其是在文書檔案的資源共享、儲存和分類等方面，醫(yī)院的管理仍然比較粗糙，需要不斷朝著精細化的管理方向發(fā)展[4]。

（三）信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善

現(xiàn)階段，部分醫(yī)院辦公室并未配置全面的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，嚴重影響到辦公室文書檔案電子化管理的實施應(yīng)用，這主要是因為醫(yī)院的資金投入力度不足。同時，醫(yī)院對于信息化管理系統(tǒng)軟件不夠了解，在采購軟件系統(tǒng)時或多或少會存在安全性較差的問題，這樣不僅影響到管理工作的保密性和安全性，而且使得檔案管理工作的準確度受到嚴重的影響，甚至影響到醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)，阻礙醫(yī)院的長期發(fā)展。

（四）缺乏文書檔案信息化管理的專業(yè)人才

電子化的社會背景下，醫(yī)療行業(yè)的檔案管理工作面臨著檔案信息量大，內(nèi)容復(fù)雜和工作量增加等問題，使得工作人員的工作壓力顯著增加。而我國醫(yī)院的辦公室文書檔案電子化管理工作的發(fā)展程度還處于起步階段，相關(guān)檔案管理工作的專業(yè)人才培養(yǎng)并不到位，以至于該行業(yè)的人才供應(yīng)不足，嚴重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

四、實現(xiàn)辦公室文書檔案電子化管理的對策

（一）實施精細化的管理方法

辦公室文書檔案電子化精細化管理主要從日常工作著手，相關(guān)工作人員可以堅持利用辦公軟件記錄每天的工作日記，以將辦公室每天的日常工作情況的明日的工作計劃能夠詳細記錄起來。同時，對于上級領(lǐng)導(dǎo)的政策文件同時實行電子目錄登記和紙質(zhì)版登記的管理方法。對于以郵件形式發(fā)送的文件可以按照郵箱種類分類管理，方便不同科室的工作人員進行查詢。檔案文件也可以按照不同科室加以分類存放。同時，還應(yīng)該安排專門的工作人員對醫(yī)院的以往檔案進行電子目錄的整理，采取紙質(zhì)版和電子版雙重備份存檔的方式，以確保檔案文件的完整性和系統(tǒng)性[5]。

（二）加大辦公室文書檔案電子化管理的人力物力財力投入

文書檔案電子化管理需要構(gòu)建合理的內(nèi)部局域網(wǎng)，通過這種最基本的服務(wù)體系使得各種分散的檔案信息資源得以有效的整合與連接。這種服務(wù)模式也可以充分挖掘檔案信息資源的利用價值，為檔案信息資源的利用提供更加安全可靠便捷的服務(wù)途徑，與此同時，還能夠充分提高不同醫(yī)院之間的交流與合作。不同科室也需要提高檔案歸檔意識，對辦公室文書檔案電子化管理加強宣傳，使得基層人員逐步轉(zhuǎn)換工作思維，積極配合辦公工作人員收集歸檔檔案文件資料，做好電子資料和紙質(zhì)資料的存儲、管理和使用，以有效保障檔案原件的完整性，并使得各項檔案信息得到整合和共享。這樣，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在認識發(fā)現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢與利用價值時，就會大力增加檔案電子化管理的各項資源投入。

（三）實現(xiàn)辦公室工作隊伍的年輕化，樹立新型的管理觀念

工作人員是辦公室檔案工作的直接推動者。工作人員的電子檔案管理水平直接關(guān)系到檔案電子化管理工作推動的順利程度。因此，醫(yī)院辦公室需要積極引進年輕化的先進人才，為檔案管理工作隊伍注入新的活力，以提高辦公室檔案電子化管理方式的推廣速度。同時，醫(yī)院還應(yīng)該積極建立檔案管理工作激勵機制，采用全新的管理理念和管理工作力流程，以促進檔案管理工作的革新，推動文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲和維護工作

辦公室檔案資料具有保密性的特征，尤其是電子檔案的存儲更需要借助檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度的保障。辦公室要設(shè)置專門的計算機管理部門，加強計算機的專項管理，及時修補管理軟件的安全漏洞，并自動升級防火墻和殺毒軟件。同時，還需要對重要的檔案文件設(shè)置訪問權(quán)限，并實施加密備份的保管方式。計算機的服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施需要著重維護，以保障數(shù)據(jù)傳輸和保存過程中的安全穩(wěn)定性。同時，計算機等文件資料的保管設(shè)施和環(huán)境也需要嚴格按照技術(shù)要求來布置，以避免計算機出現(xiàn)故障問題造成電子文檔的損壞。

五、結(jié)語

信息化的社會背景下，醫(yī)院辦公室文書檔案電子化管理是必然的發(fā)展趨勢。醫(yī)院需要正確認識文書檔案電子化管理工作的重要性，并明確推進過程中所存在的問題，積極尋求科學(xué)合理的解決辦法，以加快辦公室管理理念的創(chuàng)新和管理方法的應(yīng)用推廣，進而實現(xiàn)醫(yī)院辦公室文書檔案管理的電子化和現(xiàn)代化。

參考文獻：

[1]莊淑敏.醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（07）：191-192.

[2]曾霞.基層醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作管理的探討[J].管理觀察，2019（36）：63-64.

[3]謝少歡.醫(yī)院文書檔案收集與歸檔要點分析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（27）：71.

[4]王曉萍.醫(yī)院辦公室文書檔案電子化管理之我見[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：179-180.

[5]李娜.醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀反思及對策分析[J].改革與開放，2016（06）：123-124.