韓秀杰

人事檔案在事業(yè)單位各項(xiàng)管理中起到重要的作用，檔案中真實(shí)的體現(xiàn)了個(gè)人在學(xué)習(xí)及工作過程中的經(jīng)歷，是人事管理部門在日?；顒?dòng)中所形成的記錄，主要記錄著每個(gè)員工個(gè)人身份、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、教育程度、學(xué)歷資質(zhì)、工作表現(xiàn)、繼續(xù)教育、職稱評(píng)聘、職務(wù)晉升、工資調(diào)整、年度考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方面的文件信息資料。人事檔案與個(gè)人工資待遇、勞動(dòng)福利保障以及人員組織關(guān)系等密切相連，具有一定的法律效用，主要記載著個(gè)人的人生軌跡。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

事業(yè)單位的人事檔案管理和業(yè)務(wù)檔案相比較，可以明顯看出，事業(yè)單位人事檔案管理模式更加趨于真實(shí)性，同時(shí)具有較高的機(jī)密性，在事業(yè)單位人事檔案中的相關(guān)資料信息中，對(duì)個(gè)人的各項(xiàng)基本信息都具有詳細(xì)及真實(shí)的記錄，在人事調(diào)動(dòng)時(shí)，人事檔案信息提供十分重要的參考依據(jù)。因?yàn)槿耸聶n案中的各類信息都會(huì)被真實(shí)、詳細(xì)的體現(xiàn)出來，通過人事檔案可以將個(gè)人的工作表現(xiàn)充分展現(xiàn)出來。隨著時(shí)間的推移，人員檔案信息也在不斷的完善，事業(yè)單位的人事檔案管理具有一定的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，因機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案資料多屬于機(jī)密性資料，故事業(yè)單位需制定一些有關(guān)保密性的制度，進(jìn)一步加強(qiáng)人事管理人員‘關(guān)于人事檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，當(dāng)人事檔案資料需要進(jìn)行整理時(shí)，要依據(jù)國家有關(guān)的檔案管理制度及時(shí)、認(rèn)真、完整地完善個(gè)人檔案資料信息的連續(xù)完整性。

事業(yè)單位人事檔案管理是一項(xiàng)機(jī)密性很強(qiáng)、專業(yè)要求高的管理性工作，在人才資源過程中起到舉足輕重的作用，為事業(yè)單位選擇人才、干部選拔、人才識(shí)別等提供參考依據(jù)，是事業(yè)單位各項(xiàng)管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的人事管理?xiàng)l件。完善的人事檔案管理可以有效地促進(jìn)事業(yè)單位人才資源的發(fā)掘及使用，應(yīng)當(dāng)適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展及管理需求，不斷擴(kuò)展行政單位各項(xiàng)服務(wù)職能，為事業(yè)單位選聘提供堅(jiān)實(shí)保障，進(jìn)而發(fā)揮人才資源在事業(yè)單位管理中的效用，進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理水平的提升。

2 人事檔案管理的任務(wù)

因機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作環(huán)境及內(nèi)容的特殊性，要時(shí)刻維護(hù)好人事檔案的完整性及安全性，這是整個(gè)人事檔案管理過程中嚴(yán)格遵循的要求，同時(shí)也是各項(xiàng)檔案管理工作人員與其他職能部門的共同職責(zé)。從某種意義來講，維護(hù)事業(yè)單位人事檔案的完整及安全性，更是檔案管理的核心任務(wù)，因?yàn)樵谑聵I(yè)單位管理中，檔案管理環(huán)節(jié)是維護(hù)檔案信息的完整性及安全性的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)及主要管理手段。另一方面，檔案管理工作是一個(gè)與可能損壞檔案資料的各種自然等因素進(jìn)行斗爭的過程，簡而言之，在檔案管理工作中應(yīng)該始終堅(jiān)持以下四點(diǎn)：1）在檔案管理過程中，不使檔案資料信息分散、亂堆亂放;2）檔案資料之間不得出現(xiàn)相互混亂現(xiàn)象;3）保護(hù)檔案的機(jī)密性，不得泄漏檔案資料中的任何信息;4）不得使檔案資料遭到破壞。5）不得出現(xiàn)脫管現(xiàn)象。

下面簡要介紹一下人事檔案管理工作的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)。

1）明確檔案的管理責(zé)任人。在人事檔案管理過程中，檔案管理責(zé)任人要在第一時(shí)間收集保存好人事檔案，其包括個(gè)人年度考核、崗位聘任調(diào)整備案表、個(gè)人調(diào)資表等原始資料，待各項(xiàng)工作調(diào)整完畢后，要及時(shí)整理充實(shí)到個(gè)人檔案里。在當(dāng)今現(xiàn)實(shí)工作中，由于各機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度調(diào)資工作很多是由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)，調(diào)整完結(jié)畢后就隨意放置，所以人事檔案管理責(zé)任人要在調(diào)資結(jié)束后及時(shí)收集個(gè)人資料并進(jìn)行年度歸檔，避免造成脫管現(xiàn)象。

2）防止檔案的損壞。在人事檔案管理過程中，管理人員要分析并掌握導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞的具體原因，進(jìn)而有針對(duì)性的采取有效的解決措施加強(qiáng)防范工作，要最大程度上杜絕可能對(duì)檔案管理工作所產(chǎn)生的各種不利因素，進(jìn)而將檔案管理工作中的自然損壞因素降至最低，有效地保證人事檔案的完整性。

3）延長檔案的壽命。人事檔案的管理不能停留在防止檔案自然破壞的環(huán)節(jié)，要采取系列措施，從根本上保護(hù)檔案，進(jìn)而最大程度的延長檔案的使用壽命，換一句話講，就是延長檔案受自然破損的時(shí)間。

4）維護(hù)檔案的安全。第一，檔案作為一種事業(yè)單位人事信息的記載資料，要最大限度地保護(hù)檔案內(nèi)容的安全性;第二，檔案作為一種社會(huì)現(xiàn)象，機(jī)密性強(qiáng)，必須不留余地的保護(hù)其安全性，不致因?yàn)闄n案保管不妥善或者存儲(chǔ)條件惡劣導(dǎo)致檔案信息的泄漏，在政治上帶來隱患。

5）做好檔案的交接。人事檔案管理人員由于工作調(diào)整比較頻繁及不可抗拒的原因，第一責(zé)任人要及時(shí)準(zhǔn)確地將歸檔完整的人事檔案做好交接，若第一責(zé)任人不能當(dāng)面做交接時(shí)，接管責(zé)任人要在分管領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下，將人事資料逐一理順歸納，整理歸檔，絕不能出現(xiàn)沒交給我不管，造成個(gè)人檔案缺失，出現(xiàn)無法彌補(bǔ)的現(xiàn)象發(fā)生。交接時(shí)要在分管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下，做好雙方交接手續(xù)，簽字蓋章后各自留存。

3 人事檔案管理的作用

1）對(duì)人力資源結(jié)構(gòu)的改善。在各事業(yè)單位管理過程中，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理先進(jìn)的人力資源結(jié)構(gòu)，需要職能部門及人才資源的有機(jī)結(jié)合。當(dāng)今，我國正處于經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的黃金時(shí)期，事業(yè)單位的管理模式也在逐步的發(fā)生改變，進(jìn)而使得事業(yè)單位工作人員的管理思想也在發(fā)生變化。對(duì)于這些變化，在人事檔案中都會(huì)進(jìn)行真實(shí)、詳細(xì)的記錄。所以，在事業(yè)單位出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)及調(diào)整時(shí)，各事業(yè)單位要加強(qiáng)人事管理部門特別是兼職業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)的人事檔案保管意識(shí)不強(qiáng)，存在人事資料亂堆亂放，沒有及時(shí)歸檔，造成人員到退休審理檔案時(shí)，要及時(shí)改正。避免出現(xiàn)資料缺失，影響退休人員不能享有的工資待遇。事業(yè)單位人事管理人員要借鑒機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理中的各項(xiàng)管理規(guī)定，重點(diǎn)對(duì)個(gè)人人事任免、上級(jí)表彰等關(guān)系到個(gè)人的相關(guān)信息要做好備份，對(duì)職工做好正確的分析和歸檔，提高人事部門的重要性和工作效率，進(jìn)而不斷推進(jìn)對(duì)人力資源結(jié)構(gòu)的改善，從而使得事業(yè)單位人事檔案管理的作用不斷得以發(fā)揮。

2）對(duì)人事調(diào)動(dòng)的作用。我國現(xiàn)階段的各事業(yè)單位管理過程中，當(dāng)出現(xiàn)人事調(diào)動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門及人員需要對(duì)調(diào)動(dòng)人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、人員資歷、工作情況、黨員信息等進(jìn)行全要素的掌握，對(duì)調(diào)動(dòng)人員的性格特點(diǎn)及人員技能進(jìn)行全面分析，這些信息的獲得，單單靠單位內(nèi)部人員溝通及人際關(guān)系了解是不夠的，還需要調(diào)取人員檔案進(jìn)行充分了解，進(jìn)而給予正確的評(píng)價(jià)。因此，事業(yè)單位有關(guān)人員要對(duì)人事檔案的重要性給予足夠的重視，通過人事檔案可以提供更加全面、科學(xué)、系統(tǒng)的人員資料信息，可以高效地推動(dòng)事業(yè)單位的人事管理工作的順利開展。

3）對(duì)個(gè)人能力的全面分析。在日常工作過程中，事業(yè)單位人事檔案管理人員要將每個(gè)人的學(xué)習(xí)情況、教育程度、個(gè)人發(fā)展歷程、工作表現(xiàn)等要有詳細(xì)的記錄，故機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事調(diào)整時(shí)，可以依據(jù)人事檔案記錄的內(nèi)容以及相關(guān)資料的整合，有針對(duì)性的對(duì)人員進(jìn)行選擇培訓(xùn)，同時(shí)結(jié)合人員日常愛好及專業(yè)技能水平，有針對(duì)性的提升個(gè)人能力，進(jìn)而提高人才資源效率。

4）個(gè)人考評(píng)任用的信息基礎(chǔ)。在事業(yè)單位日常管理中，人員的績效考評(píng)十分嚴(yán)格，而個(gè)人考評(píng)的最終結(jié)果將關(guān)系到人員日后的職位晉升及個(gè)人利益。人事檔案可以為人員考評(píng)提供足夠的信息，同時(shí)，考評(píng)的最終結(jié)果將會(huì)被記錄到人事檔案中，當(dāng)事業(yè)單位想對(duì)人員進(jìn)行全面了解時(shí)，人事檔案可以有效地提供人員各項(xiàng)信息，并對(duì)員工做出正確的判斷及考評(píng)參考。

4 總結(jié)

總而言之，人事檔案作為輔助性文件資料管理工作，在事業(yè)單位各項(xiàng)管理中起到重要的作用，檔案中真實(shí)的體現(xiàn)了個(gè)人在學(xué)習(xí)及工作過程中的經(jīng)歷，因事業(yè)單位工作性質(zhì)的特殊性，對(duì)各類重要信息具有較強(qiáng)的保密性，全體員工及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)人事檔案管理的重要性給予足夠的重視及正確的認(rèn)識(shí)，當(dāng)人員職務(wù)出現(xiàn)調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)，有效保障人事檔案的合理利用，不斷促進(jìn)人才結(jié)構(gòu)的改革及完善，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位工作高效進(jìn)行。