陳建龍

摘要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)如今檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的文檔式管理轉(zhuǎn)變成為了信息化管理，檔案管理工作發(fā)生巨大變化的同時(shí)對(duì)學(xué)校管理的服務(wù)上也提供了很多幫助。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作更加需要建設(shè)出一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，來(lái)保證學(xué)校檔案管理工作可以順利的實(shí)施。檔案管理人才隊(duì)伍是檔案管理工作發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)對(duì)學(xué)校檔案管理工作有著很好地推進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：技工院校;檔案管理;提高實(shí)效性;解決策略

檔案工作一直以來(lái)都是我國(guó)技工學(xué)校發(fā)展過(guò)程中非常重要的組成部分，對(duì)于我國(guó)的技工學(xué)校發(fā)展和信息保存有著很好地促進(jìn)作用。檔案管理工作可以有效的幫助我們保存歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)，它是一項(xiàng)十分高尚的事業(yè)，因此加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，全面加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的實(shí)力，對(duì)于建設(shè)技工學(xué)校檔案工作而言具有重要意義。本文主要以技工學(xué)校檔案工作為例，詳細(xì)分析了提高檔案工作質(zhì)量的方法，希望可以為技工學(xué)校檔案管理工作人員提供參考價(jià)值。

一、將技工學(xué)校檔案管理進(jìn)行信息化的重要性

我國(guó)一直以來(lái)都是采用比較傳統(tǒng)性的管理方法來(lái)對(duì)學(xué)校檔案實(shí)施管理。但傳統(tǒng)方法存在很大的局限性，例如：以往的管理方式都是以紙質(zhì)材料、照片、音頻和影像的方式，并且是人力操作的方法，來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編輯、鑒定、統(tǒng)計(jì)等等。這種管理方法，步驟非常復(fù)雜，工作量大，致使相關(guān)工作人員不能對(duì)所有的材料進(jìn)行高效的處理，大量的資源不能有效的利用，被擱置、被浪費(fèi)，勞動(dòng)效率不高，隨著信息化時(shí)代的步伐，學(xué)校管理系統(tǒng)方面也逐漸變得繁雜，以往的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)代學(xué)校檔案的管理需求。在新時(shí)代下，利用信息技術(shù)對(duì)技工學(xué)校檔案實(shí)施信息化技術(shù)管理，已經(jīng)成為技工學(xué)校發(fā)展的必經(jīng)之路，如此既能減輕工作人員的工作量，又能極大提工作積極性、工作的效率。為此有關(guān)部門(mén)必須發(fā)展以信息技術(shù)為主的管理模式。對(duì)學(xué)校檔案管理方面的資料進(jìn)行收集、儲(chǔ)藏并提供給技術(shù)人員利用。

二、技工院校檔案管理提高實(shí)效性的有效策略

（一）、提高檔案管理工作者的素質(zhì)

檔案管理工作者的人才隊(duì)伍建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)首先需要以人才的素質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，在選擇檔案管理工作人員的過(guò)程中，首先需要對(duì)人才的道德品質(zhì)進(jìn)行檢查，判斷管理人才是否有作案前科，是否在以往的工作過(guò)程中存在偷盜檔案信息、玩忽職守、偷懶懈怠等情況，在確定了檔案管理工作者的素質(zhì)基礎(chǔ)之后，才需要具體考察員工的工作能力。在后續(xù)的檔案管理人才建設(shè)過(guò)程中，技工學(xué)校檔案館需要著重培養(yǎng)員工的基本素質(zhì)，不定期的對(duì)檔案管理人才的工作內(nèi)容進(jìn)行檢查，判斷檔案工作人員是否有不符合規(guī)定的發(fā)生，同時(shí)還需要定期的展開(kāi)以高實(shí)效性為核心內(nèi)容的會(huì)議等等，從全方位的角度來(lái)幫助員工建設(shè)自身的高實(shí)效性。除此之外，高實(shí)效性的實(shí)施還包括著檔案管理人員的工作素質(zhì)，工作素質(zhì)的最好表現(xiàn)就是員工的工作能力問(wèn)題，技工學(xué)校檔案館需要加大對(duì)檔案管理人才建設(shè)的資金投入，提高對(duì)他們的培訓(xùn)內(nèi)容，讓員工可以擁有出去考察學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，開(kāi)拓自己的眼界。同時(shí)學(xué)校檔案館需要明確的做好人才培養(yǎng)計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃等等，不斷地引進(jìn)新型的檔案管理工作方法和制度，提高檔案人才隊(duì)伍的能力層次、創(chuàng)新能力以及業(yè)務(wù)水平，從高實(shí)效性來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)人才隊(duì)伍的多方面建設(shè)培養(yǎng)。

學(xué)校一定要對(duì)檔案室進(jìn)行大力投資，著重運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行辦公，徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理信息現(xiàn)代化，要突破以往紙質(zhì)檔案的桎梏，要將檔案逐步演變?yōu)槲⒖s的載體形式。學(xué)校要逐步完成檔案的規(guī)范化，要建立完善的檔案信息管理體系，盡可能的方便工作人員調(diào)查具體情況，并且能夠提示未歸檔的具體信息，同時(shí)自動(dòng)向工作人員發(fā)送具體信息確保檔案朝著信息化的方向發(fā)展，慢慢形成現(xiàn)代化的管理方式，為科學(xué)化的檔案管理提供技術(shù)依據(jù)。進(jìn)而達(dá)到提高技工學(xué)校檔案管理整體水平的目的。

（三）、對(duì)技工學(xué)校檔案管理理念和模式進(jìn)行創(chuàng)新

要想實(shí)現(xiàn)技工學(xué)校檔案管理思路的高實(shí)效性，必須要對(duì)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，為更好地開(kāi)展檔案管理工作提供保障。

首先，相關(guān)工作人員要根據(jù)現(xiàn)代發(fā)展特點(diǎn)，對(duì)檔案管理理念、措施以及系統(tǒng)等進(jìn)行不斷完善，從而促使檔案管理工作更具現(xiàn)代性;其次，要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，可將現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行融合，在減輕相關(guān)工作人員工作壓力的同時(shí)也能夠提升工作效率及質(zhì)量;最后，要提升相關(guān)工作人員的制度管理意識(shí)。

在開(kāi)展技工學(xué)校檔案管理工作的過(guò)程中，不僅需要相關(guān)工作人員能夠?qū)芾砝砟钸M(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)還需要對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而確保檔案管理方法及流程能夠符合現(xiàn)代社會(huì)需求。因此，也就需要實(shí)行制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理模式，能夠從宏觀角度對(duì)管理工作的開(kāi)展情況進(jìn)行分析和把控，避免出現(xiàn)常識(shí)性錯(cuò)誤，進(jìn)而為各環(huán)節(jié)的順利開(kāi)展提供保障。

相關(guān)工作人員需要將管理理論與實(shí)際進(jìn)行緊密聯(lián)系，能夠針對(duì)具體問(wèn)題進(jìn)行具體分析，對(duì)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行透徹分析，并據(jù)此制定出相應(yīng)的解決方案，從而確保所開(kāi)展的工作更具針對(duì)性，有效提升工作效率。

技工學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案管理工作開(kāi)展情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，并對(duì)人員進(jìn)行合理分工，確保每一環(huán)節(jié)都有人員負(fù)責(zé)，進(jìn)而提升檔案管理工作的高實(shí)效性。

綜上所述，怎樣做好技工學(xué)校檔案管理信息化，并將每一步措施落實(shí)到位，增強(qiáng)技工學(xué)校檔案信息化資源的開(kāi)發(fā)和運(yùn)用，成為現(xiàn)階段工作人員不斷探索的重要任務(wù)。所有的措施都是為了給學(xué)校檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，在目前這種信息化時(shí)代，伴隨著科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，以往老舊的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的學(xué)校和老師的需求，所以我們必須要最大化的運(yùn)用信息技術(shù)，建造一個(gè)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、健康化的信息檔案管理平臺(tái)。

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