杜金璞 郭繼科

本文從企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合筆者多年合同管理實(shí)務(wù)經(jīng)歷，分析目前企業(yè)合同管理中存在的普遍問(wèn)題，從建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)方面對(duì)企業(yè)合同管理提出了合理化建議，以期能夠改進(jìn)管理模式，優(yōu)化內(nèi)部控制，提高工作效率，全面防控企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)。

近年，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展導(dǎo)致企業(yè)合同數(shù)量大幅度增加，隨著全面依法治國(guó)的深入推進(jìn)和國(guó)家法治建設(shè)的不斷完善健全，對(duì)企業(yè)依法合規(guī)的要求越來(lái)越高。當(dāng)前，企業(yè)中絕大部分的法律糾紛訴訟案件都是因?yàn)楹贤芾聿灰?guī)范或者履行過(guò)程中監(jiān)管不到位而引發(fā)的，合同是企業(yè)通向市場(chǎng)的橋梁和紐帶，也是產(chǎn)生糾紛、引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的根源，合同管理作為企業(yè)管理與風(fēng)險(xiǎn)防范手段愈發(fā)重要。

合同管理，是一個(gè)涉及多部門(mén)、多環(huán)節(jié)的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，包括確定合同相對(duì)方、合同談判、合同起草、合同審核、合同簽訂、合同履行、合同歸檔、合同糾紛處理等環(huán)節(jié)。從控制風(fēng)險(xiǎn)的角度來(lái)看，合同管理可劃分為事前、事中、事后管理，審核合同文本屬于事前管理、監(jiān)督合同履行屬于事中管理、應(yīng)對(duì)合同糾紛屬于事后管理，各個(gè)環(huán)節(jié)控制法律風(fēng)險(xiǎn)的效果如同治病，事后補(bǔ)救不如事中控制，事中控制不如事前防范，如果合同事先管理不規(guī)范，合同未經(jīng)審查或者不嚴(yán)，事中控制不到位，簽訂合同后沒(méi)有及時(shí)監(jiān)控，發(fā)生糾紛后才匆忙應(yīng)對(duì)，無(wú)疑于亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)已晚。因此，在合同管理過(guò)程中更應(yīng)重視事前和事中的風(fēng)險(xiǎn)防范，提升合同管理和風(fēng)險(xiǎn)管控能力成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。

一、企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

（一）法治意識(shí)薄弱，風(fēng)險(xiǎn)防范觀念較差

承辦部門(mén)對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足或者存在僥幸心理，合同倒簽的現(xiàn)象比較普遍，經(jīng)常將一些已經(jīng)開(kāi)始履行或者履行完畢的合同提交法務(wù)部門(mén)審查，不能有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

（二）管理重點(diǎn)錯(cuò)位，忽視合同動(dòng)態(tài)管理

合同管理中存在“只見(jiàn)樹(shù)木，不見(jiàn)樹(shù)林”的片面做法，把大部分精力都傾注在合同準(zhǔn)備、合同簽署上，卻不及時(shí)監(jiān)控合同履行，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)履行異常情況，合同履行不到位也未及時(shí)維權(quán)，這些忽視合同動(dòng)態(tài)管理的行為都給企業(yè)發(fā)展埋下了潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（三）管理手段落后，合同管理效果不好

在當(dāng)今信息化的時(shí)代背景下，我們企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的合同管理模式，合同審批、反饋修改意見(jiàn)、歸檔整理等工作仍通過(guò)紙質(zhì)文件進(jìn)行，無(wú)法即時(shí)反饋審核意見(jiàn)，及時(shí)掌握合同管理進(jìn)度，全面監(jiān)督合同履行情況，導(dǎo)致合同審批周期過(guò)長(zhǎng)、工作效率不高、監(jiān)督作用發(fā)揮不到位，不利于有效防控合同法律風(fēng)險(xiǎn)，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代企業(yè)合同管理的需要。

二、建立合同管理信息系統(tǒng)的總體思考

傳統(tǒng)的合同管理中所采用的人跑紙送、書(shū)面審查、人工歸檔等方式因其傳遞滯后性和操作復(fù)雜性，導(dǎo)致合同信息缺乏有效的集成管理，合同管理部門(mén)之間合作不緊密、信息不對(duì)稱，監(jiān)管能力不足，導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本上升，容易引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重影響企業(yè)合同管理整體水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，開(kāi)發(fā)、建設(shè)及應(yīng)用合同管理信息系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)管理信息化已成為現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必然趨勢(shì)。

建立合同管理信息系統(tǒng)，即采用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，利用信息技術(shù)，從企業(yè)合同管理現(xiàn)狀出發(fā)，設(shè)計(jì)一套貼合承辦部門(mén)辦理需求、審核部門(mén)管理需求，加強(qiáng)業(yè)務(wù)整合、優(yōu)化管理流程、固化管理要求，借助系統(tǒng)對(duì)企業(yè)合同管理工作中合同起草、審核、簽訂、履行、結(jié)算、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行全覆蓋管理的信息化模式，形成以操作及時(shí)、有效、便捷為目的，以信息整合管理為主要目標(biāo)的新型合同管理模式，進(jìn)一步提高工作效率，優(yōu)化內(nèi)部控制，完善運(yùn)營(yíng)體系，增強(qiáng)合同管理的透明度，降低企業(yè)發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。

（一）合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

一是提高合同審核效率。通過(guò)合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，對(duì)不同部門(mén)、不同人員進(jìn)行授權(quán)，合同承辦部門(mén)在提請(qǐng)合同審核時(shí)，只須將草擬的合同文本上傳至系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動(dòng)提示職能部門(mén)工作人員和外聘法律顧問(wèn)進(jìn)行審核，讓“事找人”而非“人找事”，實(shí)時(shí)向承辦部門(mén)反饋審核意見(jiàn)。簡(jiǎn)化審批流程、提高審核效率，解決異地送審、長(zhǎng)跑在外、久評(píng)合同的難題。實(shí)現(xiàn)合同評(píng)審及簽訂流程高效、有序的開(kāi)展，達(dá)成企業(yè)合同管理全方位自動(dòng)運(yùn)行。

二是節(jié)約企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。通過(guò)使用合同管理系統(tǒng)，用信息化的手段減少異地送審人員車輛派置以及文件交流過(guò)程中辦公耗材的浪費(fèi)，節(jié)約企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。

三是解決查詢歸檔難題。通過(guò)合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，將紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)化為電子化信息后，通過(guò)搜索即可查詢到完整的合同內(nèi)容和相關(guān)資料，既實(shí)現(xiàn)了快速調(diào)取信息資料的電子化辦公模式，又解決了紙質(zhì)文本難以長(zhǎng)期妥善保存的歸檔難題，有利于合同信息資源合理使用和有效保存。

四是整合合同信息數(shù)據(jù)。通過(guò)合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，一方面，可以對(duì)合同文件進(jìn)行系統(tǒng)有效的歸類整理，建立合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫(kù)，合同承辦人員起草合同時(shí)既可根據(jù)需求在文本庫(kù)中選擇合同標(biāo)準(zhǔn)文本，又可參考己存檔的同類文本，從而減少合同擬定、審核過(guò)程中的工作量。另一方面，系統(tǒng)可以自動(dòng)將記錄的數(shù)據(jù)生成統(tǒng)計(jì)信息，直觀反映出企業(yè)合同管理總體情況，方便管理者進(jìn)行決策。

（二）合同管理信息系統(tǒng)價(jià)值

一是找準(zhǔn)問(wèn)題癥結(jié)，做好事前風(fēng)險(xiǎn)防范。建立合同管理系統(tǒng)以后，系統(tǒng)對(duì)合同辦理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行邏輯控制，嚴(yán)格根據(jù)設(shè)定的審批順序自動(dòng)流轉(zhuǎn)，前一環(huán)節(jié)辦理結(jié)束才能流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)，從而杜絕“倒簽合同”的現(xiàn)象;合同辦理過(guò)程和合同審核意見(jiàn)由系統(tǒng)全程記錄并公開(kāi)，促使合同承辦人、審查人起草合同文本、提出審核意見(jiàn)時(shí)更加認(rèn)真負(fù)責(zé)、謹(jǐn)慎嚴(yán)肅，解決合同審核流于形式，不負(fù)責(zé)任的難題，有效防控合同法律風(fēng)險(xiǎn)。

二是防實(shí)簽約過(guò)程，做好事中風(fēng)險(xiǎn)控制。建立合同管理系統(tǒng)以后，合同正式簽訂前通過(guò)系統(tǒng)上傳擬簽訂的文本，印章管理部門(mén)通過(guò)查詢和比對(duì)，做到“五不”，即未經(jīng)法定代表人授權(quán)不用印，未經(jīng)系統(tǒng)送審不用印，用印文本與系統(tǒng)文本不一致不用印，存在空白條款不用印、未有雙方代表人簽字不用印，確保合同在簽訂前無(wú)硬傷，筑牢合同簽訂前的最后一道防線。

三是填補(bǔ)履行空白，做好事后風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督。建立合同信息管理系統(tǒng)以后，按照“誰(shuí)承辦誰(shuí)履行”、“全覆蓋監(jiān)管”的原則，由系統(tǒng)自動(dòng)監(jiān)控并公示合同履行情況，合同管理部門(mén)可實(shí)現(xiàn)合同簽訂前資信調(diào)查、訂立、審批、履行、歸檔的全生命周期管理，解決長(zhǎng)期以來(lái)的合同履行情況只有承辦人清楚的難題;由系統(tǒng)對(duì)履行期限、款項(xiàng)支付等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)實(shí)施提示，自動(dòng)篩選履行異常的合同，甄別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，幫助管理部門(mén)精準(zhǔn)查找問(wèn)題，解決傳統(tǒng)的線下管理手段無(wú)法有效監(jiān)管合同履行的難題，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)依法合規(guī)經(jīng)營(yíng)保駕護(hù)航。

三、結(jié)束語(yǔ)

目前企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與合同密切相關(guān)，合同管理的能力和水平直接影響到企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。現(xiàn)已進(jìn)入移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、社會(huì)信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代，現(xiàn)代企業(yè)合同管理需要整體跟進(jìn)和創(chuàng)新，重點(diǎn)以信息化系統(tǒng)為抓手，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提能力，以流程化固定防風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化流程、規(guī)范運(yùn)營(yíng)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、數(shù)據(jù)治理、動(dòng)態(tài)監(jiān)控、創(chuàng)造價(jià)值的合同管理新路徑，變“人為操作”為“電子操作”，讓“無(wú)情電腦”代替“有情人腦”，從事后檢查為主轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑胺婪丁⑹轮锌刂?、事后監(jiān)督全過(guò)程管理公開(kāi)透明網(wǎng)絡(luò)化操作，最大限度的實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理部門(mén)的無(wú)縫銜接和自動(dòng)管理，提升合同管理部門(mén)之間的配合契合度，用信息化手段推動(dòng)制度的有效落實(shí)，真正做到“信息實(shí)時(shí)傳遞、問(wèn)題及時(shí)處理、風(fēng)險(xiǎn)提前預(yù)測(cè)”，全面提升合同管理綜合支撐能力，對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行源頭控制，促使企業(yè)健康有序發(fā)展。

（作者供職于南陽(yáng)市煙草公司;第二作者系通信作者）