張旭

摘要：辦公室檔案管理歷來是事業(yè)單位管理中不可或缺的一部分，檔案管理工作質(zhì)量在一定程度上關系到事業(yè)單位各項工作的開展。5G技術的高速普及，數(shù)字檔案數(shù)量的不斷增長，對辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，能否充分利用新型信息化技術推動辦公室檔案數(shù)字化建設就成為當前急需解決的重要課題。本文結合5G時代信息技術發(fā)展動態(tài)，提出幾點辦公室檔案數(shù)字化建設的措施與建議，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：辦公室檔案;數(shù)字化建設;5G時代

辦公室檔案管理通過多年的數(shù)字化建設，當前已經(jīng)取得了一定的成就，已經(jīng)基本實現(xiàn)了檔案管理流程的信息化管理，有效促進了工作效率、工作質(zhì)量的全面提升。在看到成就的同時，我們也需要意識到檔案管理數(shù)字化建設是一項動態(tài)的工程，其必然需要密切圍繞信息技術發(fā)展動態(tài)進行不斷地優(yōu)化調(diào)整，才能夠有效滿足辦公室檔案館需求。5G商業(yè)元年的正式到來，5G基礎設施建設開始在我國各個區(qū)域快速推進，各行各業(yè)均在5G時代迎來了全新的發(fā)展格局，辦公室檔案管理工作能否充分利用5G時代的技術紅利，就成為當前檔案管理工作的重中之重。

一、基于軟硬件完善奠定數(shù)字化基礎

5G時代，各種新興信息技術開始不斷推廣、普及，信息傳播效率的大幅提升，對軟硬件也提出了更高的要求。對辦公室檔案而言，軟硬件無疑是數(shù)字化建設的基礎所在。對事業(yè)單位來說，應當積極加大檔案管理軟硬件投入力度，針對5G時代檔案管理所需硬件進行全面的調(diào)研，保障采購的硬件設備不僅能夠滿足當前需求，同時能夠滿足未來一段時間的需求。在此基礎上，軟件作為影響檔案管理效率的重要因素，事業(yè)單位應當主動與社會企業(yè)、科研單位進行合作，通過外包的方式來進行檔案軟件的定制，并根據(jù)辦公室檔案需求進行不斷的優(yōu)化，不斷提高軟件的適用性、兼容性。

二、圍繞數(shù)字化動態(tài)完善制度規(guī)范

各項工作的開展，均離不開科學合理的規(guī)章制度作為有效的支持。5G時代對辦公室檔案數(shù)字化建設，需要充分結合當前檔案管理現(xiàn)實情況、數(shù)字化建設動態(tài)，針對現(xiàn)有規(guī)章制度進行優(yōu)化調(diào)整，全面明確檔案管理具體工作流程，規(guī)范每一個細節(jié)，同時建立健全對應的責任體系，將規(guī)章制度落實到檔案管理崗位，并建立對應的績效考核機制，使得責任能夠與薪酬掛鉤，切實調(diào)動廣大工作人員積極性。與此同時，為有效推動數(shù)字化建設，也需要圍繞數(shù)字化建設中的工作內(nèi)容，建立對應的規(guī)章制度，使得檔案管理數(shù)字化建設能夠嚴格按照規(guī)章制度來開展，提升數(shù)字化建設的規(guī)范性、科學性。此外，檔案管理整個流程中涉及事業(yè)單位各個部門，檔案管理規(guī)章制度也需要納入其他部門的工作內(nèi)容，以此來推進檔案管理部門與其他各個部門的有效協(xié)調(diào)，各項對接工作均能夠依照規(guī)章制度來開展，切實推進檔案管理工作的順利開展。

三、積極推進檔案數(shù)字化標準建設

當前辦公室檔案管理之所以存在信息孤島的問題，當中很大一部分原因在于各個事業(yè)單位各自為政，數(shù)字化標準建設方面存在嚴重的滯后性，相關的系統(tǒng)難以進行對接。上述背景下，應當充分結合我國檔案數(shù)字化發(fā)展動態(tài)，通過有關部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推進各個事業(yè)單位在軟件、系統(tǒng)等領域?qū)嵤┤娴膮f(xié)調(diào)，建立更為統(tǒng)一的檔案標準、規(guī)范[1]。對事業(yè)單位而言，應當積極響應數(shù)字化標準建設工作，嚴格按照相關部門的要求，推進數(shù)字化檔案收集、歸檔、儲存等各個流程的標準化建設，從而有效保障各單位之間能夠在檔案方面進行對接，切實解決檔案管理數(shù)字化建設面臨的信息孤島問題。

四、加大檔案管理隊伍培訓教育力度

檔案管理隊伍作為數(shù)字化建設的直接參與成員，其綜合素質(zhì)直接關系到辦公室檔案數(shù)字化建設成果。對于事業(yè)單位來說，應當積極增加強現(xiàn)有檔案人員的培訓教育工作，針對檔案管理隊伍現(xiàn)有知識結構、檔案管理能力、信息素養(yǎng)進行深入的分析，以此來制定針對性的培訓教育內(nèi)容，同時引入多元化的培訓教育途徑，包括線上培訓、高校委培、專家講座等等，培訓教育內(nèi)容不僅僅需要涉及辦公室檔案管理專業(yè)知識、檔案數(shù)字化管理知識，同時還需要圍繞5G時代信息技術發(fā)展動態(tài)開展有關知識的培訓教育，不斷提高現(xiàn)有隊伍的綜合素養(yǎng)[2]。除此之外，為進一步調(diào)動檔案管理隊伍的能動性，事業(yè)單位還應當針對檔案管理隊伍中建立良好的選拔機制、晉升機制、薪酬體系，以此來提升崗位吸引力，吸收更多的有志之士進入到檔案管理隊伍，以此來優(yōu)化檔案管理隊伍年齡結構、知識結構，為數(shù)字化建設奠定人力資源基礎。

5G時代所帶來的全新變化，辦公室檔案管理工作在面臨挑戰(zhàn)的同時，也迎來了全新的發(fā)展機遇。這就需要事業(yè)單位意識到推進檔案管理數(shù)字化建設的迫切性，充分結合5G時代各種新興信息化技術，基于軟硬件完善奠定數(shù)字化基礎、圍繞數(shù)字化動態(tài)完善制度規(guī)范、積極推進檔案數(shù)字化標準建設以及加大檔案管理隊伍培訓教育力度，保障檔案管理數(shù)字化建設的有序推進。

參考文獻：

[1]仲聳.數(shù)字化時代醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構建研究[J].辦公室業(yè)務，2019（13）：58+61.

[2]翟建勛.數(shù)字化時代縣級政府辦公室文書檔案“雙套制”管理探討[J].辦公室業(yè)務，2019（05）：80.