郭劍鋒

摘要：利用數(shù)字檔案進行檔案的信息化管理必然是檔案發(fā)展的大趨勢。在使用高科技進行檔案信息化建設時，檔案管理人員要真正認識到數(shù)字檔案的重要性，掌握先進檔案管理知識和管理技術，要及時發(fā)現(xiàn)問題、積極解決問題，才能實現(xiàn)檔案信息化管理的高效率、高標準，才能體現(xiàn)數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的重要作用。

關鍵詞：數(shù)字檔案建設;問題及對策

隨著我國科學技術的繁榮發(fā)展，數(shù)字檔案在檔案信息化建設中發(fā)揮著越來越重要的作用。當今時代，各行各業(yè)為了提高辦事效率，采用計算機和自動化辦公模式已經(jīng)形成大趨勢，檔案信息管理者也逐漸認識到數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的重要性，為了推動數(shù)字檔案的高速發(fā)展，我們就要認識到數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的問題，只有積極解決這些問題，我們才能正確的將現(xiàn)代高科技運用到數(shù)字檔案建設中，才能充分、有效地發(fā)揮數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的重要作用。

一、數(shù)字檔案在檔案信息化建設時遇到的問題

1、數(shù)字檔案在檔案信息化建設時管理效率未能提高

在當代中國，高效率是各行各業(yè)工作人員始終追求的目標。傳統(tǒng)檔案對于檔案的收集、整理和提供利用一直使用的人工，這種工作模式不僅耗時耗力，而且準確性低，效率慢等顯著問題。另外，信息量在時代的快速發(fā)展中也在迅速壯大，從而使得能夠提高檔案管理工作效率的數(shù)字檔案進入了人們的視野。

檔案信息化管理主要利用計算機快速、存儲量大、操作簡便的優(yōu)勢，減少了檔案管理人為因素的參與，從而加速檔案信息化的建設，但是根據(jù)目前情況，顯然還沒有達到這個目標。檔案信息化管理仍然是低效率的。主要在于管理者對數(shù)字檔案的重要性認識不夠，對于信息化專業(yè)知識與技術的缺乏，只能手握著高科技進行著局限、單一的查詢工作。

2、數(shù)字檔案在檔案信息化建設時資源未能全面共享

數(shù)字檔案處理大量信息的能力更加強大、質量更加優(yōu)良，從而給予了更加全面的服務。這些特點能滿足了人們對于信息全面、快速、準確的要求。但是根據(jù)市場觀察，數(shù)字檔案在檔案信息化建設中并沒有做到人們所期望的那樣。可能由于一些實際問題，導致檔案信息的來往堵塞，再加上各個檔案館使用系統(tǒng)的差異，使得各系統(tǒng)之間的交流存在一定的障礙，這些都導致各個數(shù)字檔案館的交流減少，那么信息的共享就受到了極大的阻礙。

3、檔案管理者對數(shù)字檔案的進一步發(fā)展重視不夠

科技信息、教學信息、民生信息等各種各樣的信息化統(tǒng)治著各自的領域、發(fā)揮著各自的功能，并沒有形成一個統(tǒng)一的戰(zhàn)線，數(shù)字檔案管理沒有全面考慮未來的發(fā)展方向，這就使得數(shù)字檔案在檔案信息化建設中走一步算一步，但實際上數(shù)字檔案是當今時代的大趨勢。信息需求者在想要的檢索信息中，無法得到及時準確的服務。數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的問題也是邊發(fā)現(xiàn)，邊解決，信息化建設沒有統(tǒng)一標準，這同樣使得數(shù)字檔案效率降低。使用軟件的功能過于低或者功能不夠強大，另外軟件系統(tǒng)接口不夠統(tǒng)一，使得信息的接受與傳輸都受到了極大的阻礙，這些都影響了數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的進一步發(fā)展。

二、數(shù)字檔案在檔案信息化建設中遇到問題的解決方法

1、提高數(shù)字檔案在檔案信息化建設時的管理效率

在最短的時間內更好地高質量地完成工作是所有上進職員的工作追求，所以運用計算機優(yōu)勢的數(shù)字檔案就得到了人們的重視，數(shù)字檔案減少了手工操作，節(jié)省了時間、精力以及錯誤率，所以檔案管理者應該珍惜科技帶來的便利，在數(shù)字檔案的建設的過程中充分認識到數(shù)字檔案的重要性，要清楚的認識到自己的責任與義務，要具備足夠多的檔案管理知識，熟練使用計算機以及掌握數(shù)字檔案管理軟件的操作方法及基本結構。檔案管理部門也應該積極舉辦培訓、學習，要為數(shù)字檔案工作人員學習專業(yè)技術、培養(yǎng)專業(yè)素質提供便利。也可以舉辦數(shù)字檔案知識競賽，從而激發(fā)數(shù)字檔案管理者的學習熱情。還可以引進先進的機械或者更加高級的軟件來減輕數(shù)字檔案工作人員的工作。

2、改善數(shù)字檔案在檔案信息化建設的資源共享模式

在檔案信息化建設中，如果數(shù)字檔案沒有實現(xiàn)資源共享，那么數(shù)字檔案的優(yōu)勢將被大大的打折扣。所以我們必須將數(shù)字檔案資源共享模式的現(xiàn)狀進行改善。檔案信息成為全民共享的資源，這個過程中一定要加強網(wǎng)絡安全監(jiān)管，防止網(wǎng)絡的入侵導致的信息泄露。數(shù)字檔案在檔案信息化建設過程重要建立一個統(tǒng)一的規(guī)范，對于這些標準各個合作的數(shù)字檔案館要積極進行溝通，經(jīng)過研究制定統(tǒng)一的標準，規(guī)范數(shù)字檔案工作人員的工作行為規(guī)范，從而使檔案信息能夠順暢的進行橫向交流，只有這樣我們才可能實現(xiàn)數(shù)字檔案的檔案信息的資源共享。

3、重視數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的進一步發(fā)展

要想數(shù)字檔案在檔案信息化建設中發(fā)揮更大的作用，數(shù)字檔案管理者必須要重視數(shù)字檔案的進一步發(fā)展。要努力形成一個完整的統(tǒng)籌局面，全面考慮，制定數(shù)字檔案一個清晰的走向、長遠的目標。數(shù)字檔案在投入使用之前，全面考察，爭取解決所可能出現(xiàn)的問題。在投入使用數(shù)字檔案管理檔案信息時，應該制定統(tǒng)一的信息化建設標準，統(tǒng)一工作人員的工作行為規(guī)范。數(shù)字檔案的信息通過交流才能更加多元，所以在相互合作的數(shù)字檔案館要盡可能使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)與格式，從而為信息的橫向交流提供便利。

結論

隨著科技與經(jīng)濟的不斷發(fā)展，利用數(shù)字檔案進行檔案的信息化管理必然是檔案發(fā)展的大趨勢。在使用高科技進行檔案信息化建設時，檔案管理人員要真正認識到數(shù)字檔案的重要性，掌握先進檔案管理知識和管理技術，要及時發(fā)現(xiàn)問題、積極解決問題，才能實現(xiàn)檔案信息化管理的高效率、高標準，才能體現(xiàn)數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的重要作用。