■楊 斌

/河南中醫(yī)藥大學(xué)

在現(xiàn)在全球信息化的背景之下，行業(yè)的發(fā)展以及人們的生活都已經(jīng)對(duì)信息技術(shù)產(chǎn)生了一定的依賴性。而對(duì)于高校來說，隨著大數(shù)據(jù)信息的不斷增多，怎樣對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)、有效、高效率的實(shí)施在高校整體管理工作中是極其重要的。故而對(duì)檔案管理工作展開創(chuàng)新對(duì)學(xué)校將來的發(fā)展能夠起到一定的良好作用。

一、高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性以及信息化建設(shè)的意義

(一)檔案管理創(chuàng)新的重要意義

(1)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革可以進(jìn)一步滿足社會(huì)需要、跟上時(shí)代進(jìn)程。由于高校檔案資料中包含了所有老師和同學(xué)們的個(gè)人信息，信息內(nèi)容較為繁雜、龐大，這使得檔案管理人員在工作過程中存在著一定的難度。若想高校檔案管理工作的實(shí)施能夠快速、順利的推進(jìn)，那就離不開有關(guān)工作人員的努力。相關(guān)工作人員需要根據(jù)社會(huì)的發(fā)展結(jié)合現(xiàn)代科技技來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行探索和創(chuàng)新，并不斷提高自身素質(zhì)開闊眼界，合理把傳統(tǒng)檔案管理理念轉(zhuǎn)變成為符合新時(shí)代需求的以人為本理念，從而更好的為他人服務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。這樣有利于學(xué)校檔案管理工作的高效率、快節(jié)奏的開展，使檔案管理為學(xué)校的建設(shè)貢獻(xiàn)自身的力量，進(jìn)一步推動(dòng)高校的進(jìn)步。

(2)現(xiàn)如今，大多數(shù)的高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，依舊采取由相關(guān)工作人員手寫登記管理的形式，而隨著學(xué)校人員的增加，檔案信息也有了一定程度上的增多，這就使得相關(guān)工作人員的任務(wù)過于繁重。因此為了能夠減輕管理人員的工作壓力，有必要在提高工作人員能力使其跟隨社會(huì)發(fā)展的步伐學(xué)著利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)開展工作的同時(shí)，招聘更多的新型優(yōu)秀人才，進(jìn)而使檔案管理工作的效率得到提升和創(chuàng)新。各高校領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)當(dāng)明白檔案管理在推動(dòng)學(xué)校建設(shè)方面的重要作用，要對(duì)檔案管理的創(chuàng)新任務(wù)更加的重視起來同時(shí)增強(qiáng)有關(guān)檔案管理人員的能力培養(yǎng)，為學(xué)校的整體發(fā)展和進(jìn)步發(fā)下良好的基礎(chǔ)和支持。

(二)信息化建設(shè)的意義

(1)檔案管理工作的信息化建設(shè)能夠更好的完善檔案管理的服務(wù)功能，提高其使用作用。在原有的高校檔案管理工作過程中，由于多為手寫檔案，因此在檢索需要的檔案信息時(shí)效率低下，其找尋的步驟以及流程較為繁瑣，這就使得檔案管理工作施行起來比較麻煩且速度較慢，不能及時(shí)解決問題。把信息技術(shù)融入進(jìn)日常檔案管理工作當(dāng)中可以有效提高其任務(wù)效率，使得檔案內(nèi)容變得更加的條理清晰，相關(guān)工作人員在搜索信息時(shí)也可以更加便捷、快速，節(jié)省大量的時(shí)間成本和人力資源，同時(shí)還能夠保證在對(duì)檔案信息有需求的時(shí)候，能夠快速且精確的搜尋出有用信息。

(2)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校的整體管理和發(fā)展有著良好的推動(dòng)作用，是學(xué)校發(fā)展過程中較為重要的內(nèi)容。信息化具備了輸入、輸出都很方便的優(yōu)點(diǎn)，在現(xiàn)如今高校管理制度以及教學(xué)模式的不斷更新的背景下，把檔案管理信息化使得各高校能夠跟上社會(huì)不斷前進(jìn)的步伐，進(jìn)而使高校的檔案管理工作能夠得到更加穩(wěn)定、長久的發(fā)展。

二、高校檔案管理工作創(chuàng)新和信息化建設(shè)中有待解決的不足

(一)淡薄的管理意識(shí)，落后的思想理念

現(xiàn)如今高校檔案管理工作慢慢步入了正軌，其管理模式也日漸規(guī)范，與此同時(shí)相關(guān)工作人員也有了更加強(qiáng)烈深刻的檔案意識(shí)，檔案管理工作的順利、有序進(jìn)行在學(xué)校的實(shí)際科研以及教學(xué)工作中的作用也漸漸凸顯了出來，這種情況在一定程度上為高校檔案管理工作的信息化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?？墒腔氐浆F(xiàn)實(shí)情況我們發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)人們對(duì)于高校檔案管理的創(chuàng)新和信息化建設(shè)并不太了解，還沒有真正的理解和認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要意義，他們還仍舊保持著原有的思維方式，對(duì)于創(chuàng)新意識(shí)并不強(qiáng)烈，這種思維上的固執(zhí)使得他們很難展開新的嘗試，也很難會(huì)有突破，進(jìn)一步代表了他們并不會(huì)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值有什么深刻的了解和認(rèn)識(shí)。

(二)資金和設(shè)備投入不足，管理手段落后

高校檔案管理的整體工作量較大且內(nèi)容較為繁雜，其工作內(nèi)容包括了對(duì)檔案信息的整理和分類、檔案的保管和目錄編制、資料的整理以及檔案信息的合理調(diào)配等等。但是現(xiàn)如今大部分的高校雖已用電腦來進(jìn)行檔案管理，但電腦的作用也僅僅是檢索或者查詢檔案，對(duì)于其他的工作依舊采用人工操作，這就造成了檔案管理整體工作效率不高，同時(shí)也不能充分的對(duì)檔案進(jìn)行利用。因此，為了跟得上現(xiàn)如今科技、信息快速發(fā)展的社會(huì)潮流，各高校有必要及時(shí)的對(duì)檔案管理工作以及內(nèi)容進(jìn)行整改和更新。但是，還有部分高校對(duì)于檔案管理信息化更新還處于紙上談兵的狀態(tài)，由于受到資金的限制使得檔案管理信息化建設(shè)并沒有得到順利施行，就算勉強(qiáng)展開了一些檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容，但因?yàn)楣ぷ魅藛T能力有限，相關(guān)操作設(shè)備較為落后以及設(shè)備數(shù)量有限等情況，使得學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)成果并不明顯，在一定程度上限制了信息化的推進(jìn)和發(fā)展。

(三)檔案管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)有待提高

高校檔案管理工作由于沒有太大發(fā)展空間，其一直處于一種偏冷門工作的情況，大部分人來到高校任職并不想接任檔案管理這一項(xiàng)工作，所以很多高校的檔案管理部門都是由退休的學(xué)校老師或者是學(xué)校行政部門的老師兼職來組成的，這就出現(xiàn)了相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)不高以及技術(shù)能力不足的現(xiàn)象，他們往往并不具備檔案管理的相關(guān)管理理念和技能。檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化建設(shè)離不開那些專業(yè)知識(shí)過硬且熟悉檔案業(yè)務(wù)的優(yōu)秀管理人員。

三、高校檔案管理工作創(chuàng)新和信息化建設(shè)的策略

(一)創(chuàng)新檔案管理工作理念

檔案管理工作除了要合理的歸納并整理檔案文件，同時(shí)還要能夠在有需要的時(shí)候及時(shí)找到所需要的檔案信息，從而將來能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展提供有用的信息，使檔案能夠發(fā)揮出真正的作用和價(jià)值。所以高校檔案管理人員們的個(gè)人能力以及素質(zhì)都應(yīng)當(dāng)非常優(yōu)秀。同時(shí)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)們也應(yīng)該多多深入的了解一下檔案管理部門的作用，明白檔案管理工作和整個(gè)學(xué)校的發(fā)展之間存在的重要聯(lián)系，進(jìn)而真真正正、切切實(shí)實(shí)的重視起檔案管理部門的建設(shè)和發(fā)展。結(jié)合學(xué)校的整體價(jià)值和發(fā)展趨勢盡可能的為檔案管理工作予以金錢、人力以及物力上的支持，以此來進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理部門的建設(shè)和發(fā)展。除此之外檔案管理工作人員也應(yīng)當(dāng)明白自身的位置及作用，端正態(tài)度轉(zhuǎn)變理念。努力做好為他人的“服務(wù)”工作，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行合理調(diào)配和創(chuàng)新，進(jìn)而更好的為學(xué)校提供相關(guān)服務(wù)，滿足時(shí)代的需要。

(二)做好人才資源的創(chuàng)新工作

每個(gè)行業(yè)的建設(shè)和發(fā)展都是和優(yōu)秀人才的貢獻(xiàn)分不開的，同樣的檔案管理工作的創(chuàng)新和進(jìn)步也離不開優(yōu)秀的專業(yè)人才?，F(xiàn)如今的檔案管理部門的職員中還滯留著些許不足之處，應(yīng)當(dāng)要盡快彌補(bǔ)不足提升團(tuán)隊(duì)整體水平。為此學(xué)校方面應(yīng)當(dāng)多多引進(jìn)一些專業(yè)能力過硬且素質(zhì)良好的優(yōu)秀人才，從而為學(xué)校的檔案管理工作創(chuàng)建出一個(gè)業(yè)務(wù)能力優(yōu)、工作效率高且專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的優(yōu)質(zhì)團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，學(xué)校也需要定期對(duì)相關(guān)管理人員展開檔案管理信息化的相關(guān)培訓(xùn)，努力增強(qiáng)其計(jì)算機(jī)能力和整體技術(shù)水平。還可以制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而為工作人員創(chuàng)新工作提供更大的動(dòng)力。

(三)加大軟硬件方面的設(shè)施投入

在科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步社會(huì)持續(xù)發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作的信息化建設(shè)已然成為了新時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，這種情況下對(duì)于相關(guān)軟硬件設(shè)施也有了更高的需求。所以高校必須加大資金投入，以為相關(guān)檔案管理人員配備上專業(yè)性更高的辦公設(shè)施。比如打印機(jī)和電腦等等，都可以為檔案管理工作提供幫助，進(jìn)一步使工作效率得到有效的提升。

四、結(jié)語

從以上描述中我們可以了解到，在二十一世紀(jì)的今天，檔案管理創(chuàng)新以及信息化改革已經(jīng)成為高校建設(shè)和發(fā)展的必要工作。各個(gè)高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況探索出適合自身的創(chuàng)新方式，在保證原有管理模式順利進(jìn)行的條件下，一步步落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)，為今后的檔案管理工作的順利開展打下夯實(shí)的基礎(chǔ)。