左力

摘 要： 做好檔案管理工作在任何工作中都是極為重要的，這是記錄信息的一個(gè)有效的依據(jù)和憑證。檔案管理一般都是科學(xué)而規(guī)范的，但是在新時(shí)代下，以往的檔案管理模式在現(xiàn)今的時(shí)代發(fā)展中已經(jīng)不再適用，而是需要滿足新的要求。比如說要利用信息技術(shù)來建立一個(gè)電子檔案管理，這就需要檔案管理人員有著信息操作技術(shù)。同時(shí)檔案管理體系的建立等也有著新的要求，這些都是需要不斷的對以往的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，與時(shí)代接軌，打造出更完善的檔案管理。

關(guān)鍵詞： 新時(shí)代;檔案管理;探究

【中圖分類號(hào)】G279.27 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.281

現(xiàn)今，檔案管理在各個(gè)行業(yè)都占據(jù)著重要的位置，檔案能夠記錄重要的信息，對企業(yè)、單位等的發(fā)展都有著重要的作用。但是，隨著時(shí)代的發(fā)展，技術(shù)的進(jìn)步，對檔案管理工作提出了新的要求。在檔案管理中要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，建立起更富有價(jià)值的檔案管理體系，從而促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步發(fā)展。建立現(xiàn)代化的檔案管理體系，就先從基礎(chǔ)工作入手，逐步打造完善的現(xiàn)代化檔案管理體系。

1 檔案管理工作的重要性

檔案指的是人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。它具有憑證價(jià)值的重要屬性。檔案的形成者一般由官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)以及一定的個(gè)人、家庭和家族形成的。檔案來源于文件。

在現(xiàn)今的社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，檔案工作在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個(gè)方面都有所滲透。在新時(shí)代想要做好檔案管理工作就需要貫徹黨的精神。檔案也是社會(huì)先進(jìn)文化的物態(tài)載體。檔案它是一種凝固的歷史，在人類的發(fā)展過程中，是脫離不了檔案的建立的，只有這樣才能記錄下人類的重要事物。檔案也能保證人們的根本利益，在檔案管理工作的建設(shè)中應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，符合人們的需求，為人們所用。通過檔案的建立我們可以追根溯源，也可以對現(xiàn)在進(jìn)行一個(gè)把控，還可以分析、暢想未來。建立檔案就是為了能夠從過去發(fā)生的事件中更好的去分析，積攢經(jīng)驗(yàn)，從而立足于當(dāng)下，發(fā)展未來。對檔案管理進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、法制的操作，才能夠保證檔案管理工作的順利開展，同時(shí)也才能促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展[1]。

2 新時(shí)代做好檔案管理工作的方法

2.1 建立健全檔案管理工作體系

檔案管理工作的內(nèi)容多種多樣，若只是通過人力去開展檔案管理工作，這可以說是一個(gè)艱巨的任務(wù)，也容易導(dǎo)致出現(xiàn)誤差，因此，為了提高檔案管理工作的效率，首先要讓管理人員樹立起一個(gè)集體意識(shí)，并對檔案管理工作引起充分的重視，發(fā)揮這些檔案管理工作人員的積極性和主動(dòng)性，營造出一種積極工作的氛圍。針對檔案管理工作，可以把這一工作納入到日常事務(wù)處理中，定期的讓檔案管理人員對檔案管理工作進(jìn)行整理、匯報(bào)，從而對檔案管理工作情況有一定的了解，從中去發(fā)現(xiàn)問題，找尋解決問題的答案，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量。在檔案管理工作中，也要建立健全檔案管理工作體系，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等進(jìn)行一個(gè)合理的規(guī)劃安排，進(jìn)而通過這一細(xì)致的規(guī)劃安排對檔案管理工作人員的工作開展進(jìn)行規(guī)范[2]。

2.2 建立信息化檔案管理

現(xiàn)今信息技術(shù)的發(fā)展，也使得它被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)。在檔案管理中加入信息技術(shù)，建立起網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫，通過這樣的舉措來加強(qiáng)對檔案的管理。建立起一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不僅可以有效的避免檔案遭受到損害，還可以對檔案進(jìn)行一個(gè)細(xì)化管理，對于多種檔案也可以進(jìn)行規(guī)范化的管理，這樣大大的減少了檔案管理人員的工作時(shí)間，提高了工作效率。同時(shí)通過建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫還有利于對檔案進(jìn)行一個(gè)準(zhǔn)確的查詢，也能節(jié)省空間和成本。

2.3 檔案管理利用二維條碼進(jìn)行管理

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，各種信息呈爆炸式增長，這給檔案管理工作帶去了極大的任務(wù)量，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作人員出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況增加了，導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量都降低。這就需要加入新型的技術(shù)來對檔案管理進(jìn)行一個(gè)支撐，例如使用二維條碼技術(shù)。在使用這一技術(shù)時(shí)先將檔案的材料進(jìn)行封存，然后采用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行處理，對這一檔案內(nèi)容進(jìn)行檢測、分析和掃描，最終形成一個(gè)二維條碼。這一二維條碼所儲(chǔ)存的信息是不可更改的，若存儲(chǔ)的原始信息隨著時(shí)間或其他的情況發(fā)生一些變動(dòng)，則需要重新生成一個(gè)二維條碼，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)信息的更新?lián)Q代[3]。

2.4 加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理工作是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。檔案管理人員不僅需要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)還需要有著較強(qiáng)的業(yè)務(wù)操作能力。想要提高檔案管理工作的進(jìn)步發(fā)展，首先就需要對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行一個(gè)培訓(xùn)。新時(shí)代中的檔案管理工作也發(fā)生了相應(yīng)的變化，為了讓檔案管理人員能夠適應(yīng)并駕馭這一變化，就需要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。在檔案管理工作中引入了先進(jìn)的技術(shù)，這也需要檔案管理人員有著優(yōu)秀的電腦操作能力，這方面也需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。同時(shí)，為了促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，還需要對檔案管理人員的工作理念進(jìn)行培育。通過這些方面的培訓(xùn)，讓檔案管理人員積極的參與到檔案管理工作中，為規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理貢獻(xiàn)自己的力量。

2.5 建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

在檔案管理工作的展開中，基礎(chǔ)硬件設(shè)施是非常重要的，這對于檔案管理人員開展具體工作有著重要的作用。不同的檔案類型需要不同的檔案室進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣也需要一些制度的建設(shè)來確保管理到位。對于極為重要的保密性檔案還要加設(shè)防護(hù)措施，做好保密工作，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的工作，對是否開放的檔案要有一個(gè)明確的準(zhǔn)則，以避免出現(xiàn)錯(cuò)誤[4]。

3 結(jié)束語

總而言之，新時(shí)代下做好檔案管理工作是必不可少的。檔案管理是一個(gè)長期的過程，檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值和作用。對檔案管理進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理是非常重要的。在檔案管理工作中引入先進(jìn)的信息技術(shù)建立信息平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫能夠有效的加強(qiáng)對檔案信息的統(tǒng)一管理，同時(shí)也能進(jìn)行更為細(xì)致的分化，能夠有效而準(zhǔn)確地進(jìn)行檢索。當(dāng)然為了促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)也是必不可少的。

參考文獻(xiàn)

[1] 烏蘭哈斯.新時(shí)代增強(qiáng)檔案管理工作實(shí)效性途徑研究[J].新絲路：上旬，2020，（2）：1-1.

[2] 孫明春.淺談如何做好新時(shí)代檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（10）：111+114.

[3] 陳春水.新時(shí)代如何創(chuàng)新檔案管理工作的相關(guān)探究[J].讀天下（綜合），2019，（30）：1-1.

[4] 王雯旎.淺談做好新時(shí)代檔案安全管理工作[J].黑龍江檔案，2020，（2）：75-76.