文/廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理系 徐樂(lè)軍

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》）于2012年4月16日由中辦、國(guó)辦聯(lián)合下發(fā)后，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-1999）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《格式》），作為《條例》中關(guān)于公文格式內(nèi)容的規(guī)范化文件。由于公文格式要素眾多，部分規(guī)定亦難如人意，已引起一些討論和建議性意見(jiàn)。工作中如何制作是一方面，另一方面是現(xiàn)實(shí)教學(xué)問(wèn)題，即這些格式要素如何在word文檔中恰當(dāng)?shù)刂谱鞒鰜?lái)。瀏覽眾多線(xiàn)上和線(xiàn)下材料，要么未曾提及，要么語(yǔ)焉不詳甚至誤導(dǎo)。故這里結(jié)合《格式》要求，探討如何利用word2010版軟件制作黨政公文通用式格式。需要說(shuō)明的是，以word2010版為例，除了因?yàn)槠洳粌H是目前word版本系列中最為常用的版本，也是計(jì)算機(jī)等級(jí)考試官方指定版本。通用式最為典型和常用，也最復(fù)雜，故以此為例。信函式、命令式和紀(jì)要式較簡(jiǎn)，限于篇幅，本文暫略。

一、頁(yè)面布局

在word2010版本“頁(yè)面布局”狀態(tài)下，直接點(diǎn)開(kāi)這一項(xiàng)目右下角的斜箭頭符號(hào)，彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框。在“頁(yè)邊距”下，將上、下、左、右各設(shè)為3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm，紙張方向?yàn)榭v向，不急于點(diǎn)“確定”。接著“紙張”項(xiàng)目下，選擇A4?！鞍媸健毕?，選“奇偶頁(yè)不同”?！拔臋n網(wǎng)格”下，先進(jìn)行“字體設(shè)置”，將字體選為“仿宋GB-2312”，字號(hào)選為“三號(hào)”，確定后回到“文檔網(wǎng)格”對(duì)話(huà)框，選“指定行和字符網(wǎng)格”后，將“字符數(shù)”設(shè)定為每行“28”，“行數(shù)”設(shè)定為“22”，最后“確定”。

二、制作頁(yè)碼

由于《格式》中對(duì)頁(yè)碼的規(guī)定較為復(fù)雜，即“一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線(xiàn)；一字線(xiàn)上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字?！辈橹T各類(lèi)紙面和電子材料，均不見(jiàn)如何在word軟件中如何做出這一樣式的可行步驟。經(jīng)過(guò)嘗試，覺(jué)得下述方法較為可行：

（一）單頁(yè)碼制作。在“插入”狀態(tài)下，選“頁(yè)碼”之“頁(yè)面底端”之“普通數(shù)字3”，此時(shí)頁(yè)碼在頁(yè)下居右。為達(dá)“一字線(xiàn)上距版心下邊緣7mm”之效，還需將“頁(yè)腳底端距離”設(shè)定為2.5厘米。退四下格，保證“單頁(yè)碼居右空一字”，此時(shí)光標(biāo)在頁(yè)數(shù)“1”之前。退至“開(kāi)始”狀態(tài)，將字體選為宋體四號(hào)，在“插入”之“符號(hào)”選“特殊字符”，插入“長(zhǎng)劃線(xiàn)”，關(guān)閉，按2下空格鍵。再選定頁(yè)數(shù)“1”，設(shè)定為宋體四號(hào)，光標(biāo)在頁(yè)數(shù)后按空2格，按上述插入“長(zhǎng)劃線(xiàn)”。雙擊文檔頁(yè)面至編輯狀態(tài)。

（二）雙頁(yè)碼制作。第一頁(yè)制作完畢后，將光標(biāo)移到頁(yè)面第一行最前端，在“頁(yè)面布局”狀態(tài)下，插入“分隔符”之“下一頁(yè)”，進(jìn)入第二頁(yè)即雙頁(yè)碼制作。在“插入”狀態(tài)下，選“頁(yè)碼”之“頁(yè)面底端”之“普通數(shù)字1”，此時(shí)頁(yè)碼在頁(yè)下居左。按四下空格鍵，保證“雙頁(yè)碼居左空一字”，此時(shí)光標(biāo)在頁(yè)數(shù)“2”之前。退至“開(kāi)始”狀態(tài)，將字體選為宋體四號(hào)，在“插入”之“符號(hào)”選“特殊字符”，插入“長(zhǎng)劃線(xiàn)”，關(guān)閉，按2下空格鍵。再選定頁(yè)數(shù)“2”，設(shè)定為宋體四號(hào)，光標(biāo)在頁(yè)數(shù)后按空2格，按上述插入“長(zhǎng)劃線(xiàn)”。

此時(shí)，文檔中已制作好單頁(yè)碼和雙頁(yè)碼。雙擊文檔退回至編輯狀態(tài)，光標(biāo)自動(dòng)移至第二頁(yè)起始處。仍在“頁(yè)面布局”狀態(tài)下，插入“分隔符”之“下一頁(yè)”，則出第三頁(yè)；重復(fù)這一步驟，文檔可自動(dòng)延伸多頁(yè)，且單雙頁(yè)碼位置與所預(yù)設(shè)相同。

三、制作版頭

（一）份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度。在word2003版本中，可用表格式制作版頭，較為方便，但在2010版中，則出現(xiàn)進(jìn)行公文標(biāo)志字體縮放時(shí)，影響其他要素格式效果問(wèn)題，故需摒棄?！陡袷健分形磳?duì)份號(hào)字體要求，對(duì)密級(jí)和緊急兩要素則專(zhuān)門(mén)規(guī)定用3號(hào)黑體字。為求美觀(guān)一致之效，建議三者統(tǒng)一用黑體3號(hào)?！陡袷健分幸辔磳?duì)密級(jí)與保密期限之間是否用“★”規(guī)定，按保密法通常做法，還是統(tǒng)一用之才好。三要素按順序編排為三行。

（二）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。《格式》中未明確規(guī)定發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)后是否加“文件”二字，認(rèn)為加不加均可。因?yàn)樾藕焦闹惺遣患拥?，一般建議加上，稍作區(qū)別。小標(biāo)宋體字，一般word軟件并不自帶，需另行下載安裝，安裝路徑為C＞＞W(wǎng)indows＞＞Fonts。關(guān)于標(biāo)志的字號(hào)，《格式》中未明確，應(yīng)以發(fā)文單位名稱(chēng)字?jǐn)?shù)可納入一行為限。為求美觀(guān)，選定后，在“字體”中選擇“高級(jí)”，“縮放”可略小于100%，“間距”根據(jù)字?jǐn)?shù)多少進(jìn)行“加寬”或“緊縮”，并可適當(dāng)調(diào)整磅數(shù)，達(dá)到合適效果。聯(lián)合行文時(shí)，主辦單位名稱(chēng)在前，其他聯(lián)合行文單位居后，“文件”二字可通過(guò)插入“文本框”方法解決，字體和顏色與前方一致。消除“文本框”邊線(xiàn)時(shí)，先右擊任一邊線(xiàn)，選“設(shè)置形狀格式”，在“填充”和“線(xiàn)條顏色”選項(xiàng)邊點(diǎn)選“無(wú)”確認(rèn)。

（三）發(fā)文字號(hào)和分隔線(xiàn)。《格式》中多處出現(xiàn)空幾行之類(lèi)提法，需注意的是，全部指的是頁(yè)面布局完成后的三號(hào)字的行數(shù)?！鞍l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行”寫(xiě)發(fā)文字號(hào)，正是此意，絕不是在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志后按回車(chē)鍵后的行數(shù)。發(fā)文字號(hào)中的六角括號(hào)“〔〕”，需在“插入”狀態(tài)下在“符號(hào)”欄點(diǎn)選，鍵盤(pán)上是沒(méi)有的。若有“簽發(fā)人”情況，按要求制作，再在“發(fā)文字號(hào)之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線(xiàn)”。實(shí)際制作中，與“版心等寬”有時(shí)不好把握，可將光標(biāo)移至本頁(yè)起始處，在“插入”狀態(tài)下，選“形狀”之“線(xiàn)條”中“直線(xiàn)”，光標(biāo)變?yōu)槭中?，?duì)準(zhǔn)版心豎線(xiàn)位置，平行拉動(dòng)至行末版心豎線(xiàn)位置處。右擊該線(xiàn)條，選“設(shè)置形狀格式”，設(shè)“線(xiàn)條顏色”為實(shí)線(xiàn)、紅色；由于《格式》中未規(guī)定線(xiàn)條寬度，一般建議“線(xiàn)型”寬度為2磅左右。設(shè)置好紅線(xiàn)后，將其拖移至發(fā)文字號(hào)下4mm處。

需指出的是，《格式》中未明確黨政公文在紅色分隔線(xiàn)上應(yīng)不應(yīng)該統(tǒng)一的問(wèn)題。按一貫做法，黨委公文在線(xiàn)中加紅色“★”，其他各類(lèi)單位則不可加。鑒于《條例》實(shí)施后，絕大多數(shù)黨委機(jī)關(guān)仍采用加“★”的辦法，還是添加上為好，以示區(qū)分。制作時(shí)，略為復(fù)雜。在發(fā)文字號(hào)下一行，“插入”狀態(tài)下，選“符號(hào)”之“★”并居中。此時(shí)“★”為三號(hào)，根據(jù)常見(jiàn)公文樣式，三號(hào)的顯小，需將其放大至二號(hào)左右，定義為紅色。再按上述紅色分隔線(xiàn)劃法，劃略小半段線(xiàn)后復(fù)制，放于“★”的兩邊即可。

四、主體制作

（一）標(biāo)題制作。在紅色分隔線(xiàn)下空二行居中擬制標(biāo)題，用方正小標(biāo)二號(hào)宋體字。如果一行能夠完成，則無(wú)問(wèn)題。如果超出一行，除了回行時(shí)詞意、排列按要求做好外，兩行甚或三行標(biāo)題行距較大，極不美觀(guān)。定義整個(gè)標(biāo)題文字，選“段落”之“縮進(jìn)和間距”，將“行距”設(shè)定為“固定值”，“設(shè)置值”磅數(shù)選為30磅左右，行距即可達(dá)到正常狀態(tài)。

（二）主體其他要素制作。主體部分各要素雖眾多，按《格式》制作則相對(duì)較易，這里只探討一些不明晰之處：一是主送機(jī)關(guān)較多情況。由于首頁(yè)必須要有正文，主送機(jī)關(guān)如果過(guò)多，容易導(dǎo)致此要求無(wú)法完成。《格式》是將“主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記”，但未明確原主送機(jī)關(guān)位置如何標(biāo)注問(wèn)題。現(xiàn)實(shí)中，系統(tǒng)或單位內(nèi)部發(fā)文往往直接代以“各單位”，約定俗成地代指所有下屬二級(jí)單位或部門(mén)，且在版記部分不標(biāo)注。嚴(yán)格地說(shuō)，這是一種并不規(guī)范的做法，但公文作為工作的工具，便捷是其特點(diǎn)之一，只要不影響工作上的執(zhí)行，似乎亦無(wú)不可。只是如果主送機(jī)關(guān)出現(xiàn)平行或不相隸屬單位且數(shù)量眾多的情況，還是按《格式》要求做更為妥當(dāng)一些。二是結(jié)構(gòu)層次字體和標(biāo)點(diǎn)問(wèn)題。按《格式》要求，“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。”一般來(lái)說(shuō)，第一層標(biāo)題后不加標(biāo)點(diǎn)，多換行，用黑體字并無(wú)問(wèn)題。第二層結(jié)構(gòu)，即“（一）”后，如果概括性的標(biāo)題，且隨后內(nèi)容換行，這一標(biāo)題字體適用楷體字；如果沒(méi)有概括性標(biāo)題，而是直接一段整體文字，則應(yīng)當(dāng)作正文適用仿宋字。有部分公文只出現(xiàn)二層結(jié)構(gòu)，而無(wú)第三層結(jié)構(gòu)“1.”。當(dāng)有第三層結(jié)構(gòu)時(shí)，同理，即“1.”后如果有概括性的標(biāo)題，其下正文多應(yīng)換行，此時(shí)這一標(biāo)題后不應(yīng)添加標(biāo)點(diǎn)?，F(xiàn)實(shí)是諸多公文在此處出現(xiàn)混亂，在三層結(jié)構(gòu)標(biāo)題后換行的情況下加句號(hào)，與上層標(biāo)題格式不一致，影響美觀(guān)。當(dāng)然如果“1.”后雖然有概括性標(biāo)題也無(wú)換行情況時(shí)，當(dāng)然要用句號(hào)隔開(kāi)了。第四層結(jié)構(gòu)“（1）”當(dāng)同第三層同樣處理。另需強(qiáng)調(diào)的是，“1”后應(yīng)用實(shí)心圓點(diǎn)而不是頓號(hào)。黨政公文有此四層結(jié)構(gòu)層次應(yīng)當(dāng)足夠，不應(yīng)將其過(guò)分事務(wù)文書(shū)化，即在“（1）”下，出現(xiàn)第五、六甚至更多層次，并用不太規(guī)范的“1）”“①”“a”標(biāo)注，給人凌亂之感，影響公文整體閱讀和執(zhí)行效果。

五、版記制作

版記包括分隔線(xiàn)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期三要素，存在問(wèn)題在于分隔線(xiàn)的高度。按《格式》要求，“首條分隔線(xiàn)和末條分隔線(xiàn)用粗線(xiàn)（推薦高度為0.35mm），中間分隔線(xiàn)用細(xì)線(xiàn)（推薦高度為0.25mm）”。由于word2010版本中，對(duì)線(xiàn)條粗細(xì)處理并非按此做法，而是按國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)即磅數(shù)進(jìn)行，常用換算公式是：磅數(shù)/2.845=毫米數(shù)。據(jù)此計(jì)算，0.35mm略為1磅，0.25mm略為0.75磅，實(shí)際打印后區(qū)別不大。為此，建議直接將粗線(xiàn)設(shè)為1磅，細(xì)線(xiàn)設(shè)為0.5磅。實(shí)際工作中，諸多公文格式的版記也確實(shí)是這樣做的。制作方法可參見(jiàn)上述紅色分隔線(xiàn)做法。

Word系列軟件作為美國(guó)微軟公司主要產(chǎn)品，風(fēng)靡全球，也是我國(guó)電腦用戶(hù)首選文字處理軟件，但《條例》及《格式》所規(guī)定的格式要素并不完全與之對(duì)接，該公司更不可能為適應(yīng)我國(guó)黨政公文處理要求另行開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)版本。為解決這一實(shí)際問(wèn)題，據(jù)相關(guān)材料，北大方正電子公司已開(kāi)始將國(guó)內(nèi)紅頭文件處理問(wèn)題當(dāng)作一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)，并與相關(guān)使用方展開(kāi)合作。但對(duì)于全國(guó)眾多各級(jí)各類(lèi)單位來(lái)說(shuō)，限于成本或其他因素，在可預(yù)見(jiàn)的將來(lái)，并不太可能全部普及到位。因此，只有細(xì)致研究，探討方法，并希望在頂層設(shè)計(jì)時(shí)進(jìn)一步簡(jiǎn)化格式要素，使黨政公文工具化特性完全回歸到工具本身意義上來(lái)，形式上的制作問(wèn)題才能真正得以解決。