姜林琳

榮成市退役軍人事務(wù)局 山東威海 264300

從定義上來(lái)看，進(jìn)行文書(shū)檔案管理可以對(duì)工作中存在的信息進(jìn)行較為詳細(xì)的記錄，同時(shí)也是對(duì)于工作進(jìn)行詳實(shí)的記錄。文書(shū)檔案是一種十分重要的信息證據(jù)，不僅僅可以給歷史信息查詢提供相關(guān)依據(jù)，并且也給工作提供一個(gè)科學(xué)以及客觀的指導(dǎo)，在當(dāng)前工作中有著十分重要的地位[1]。

1 文書(shū)檔案管理的重要性

隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的變更，辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已成為時(shí)代發(fā)展的主題。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)象征著真正“信息時(shí)代”的到來(lái)，使人類社會(huì)從工業(yè)時(shí)代劃入到信息時(shí)代。信息時(shí)代下，對(duì)單位文書(shū)事務(wù)和檔案管理事務(wù)提出了尤其深刻的需求，怎樣改革現(xiàn)行的處置方式和處置流程，已經(jīng)成為每一個(gè)文書(shū)工作者與檔案管理工作者必須面臨的一個(gè)重要的新課題，不論是對(duì)未來(lái)還是當(dāng)下都非常重要，因此，在現(xiàn)階段必須對(duì)文書(shū)工作與檔案管理工作重新定位。

文書(shū)檔案管理并非是單獨(dú)出來(lái)的一個(gè)部分，文書(shū)檔案管理工作是環(huán)環(huán)相扣的，無(wú)論是文件資料的收集記錄還是歸納和整理都是管理過(guò)程中不容忽視的環(huán)節(jié)，而管理工作也同樣貫穿始終。檔案文件資料收集的全面性、真實(shí)性以及完整性都需要嚴(yán)格把關(guān)，當(dāng)文件資料收集上來(lái)之后，也需要對(duì)收集的信息內(nèi)容進(jìn)行反復(fù)鑒定與歸集，將真實(shí)有價(jià)值的資料以編碼的方式有序歸納整理起來(lái)，當(dāng)檔案需要運(yùn)輸和交接的時(shí)候，同樣也需要做好實(shí)時(shí)記錄，從而避免出現(xiàn)檔案文件不知去向或者檔案資料內(nèi)容缺失等問(wèn)題。

2 文書(shū)檔案管理問(wèn)題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度明顯不夠

目前許多地區(qū)的文書(shū)檔案管理工作都受到了所謂領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的嚴(yán)重影響。隨著國(guó)家社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，固有的文書(shū)檔案管理方案和相關(guān)規(guī)定亟待改革，但是文書(shū)檔案管理工作是隱形效益，許多管理者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)烈，或者沒(méi)有意識(shí)到文書(shū)檔案管理對(duì)辦公管理整體質(zhì)量的影響。所以使得文書(shū)檔案管理工作一直處于不受重視的地位。具體表現(xiàn)如下:第一，文書(shū)檔案管理體系落后，缺乏權(quán)責(zé)明晰的管理制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制。第二，文書(shū)檔案管理崗位責(zé)任劃分不夠明確，沒(méi)有指定到具體的部門和人員。第三，文書(shū)檔案管理工作制度落實(shí)貫徹不夠明確、全面、仔細(xì)，沒(méi)有嚴(yán)格按照現(xiàn)有的既定制度執(zhí)行。第四，針對(duì)文書(shū)檔案管理問(wèn)題和隱患沒(méi)有具體的制度去約束。第五，欠缺應(yīng)用于文書(shū)檔案管理的專項(xiàng)資金，對(duì)文書(shū)檔案管理的維護(hù)不到位[2]。

2.2 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

雖然在實(shí)行改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)企事業(yè)單位始終都在以較快的速度進(jìn)行發(fā)展，但是其內(nèi)部的檔案管理工作卻始終沒(méi)有跟上企事業(yè)單位前進(jìn)的腳步，只有極少數(shù)的企事業(yè)單位制定了較為詳細(xì)的檔案文件資料管理制度，對(duì)檔案管理工作在進(jìn)行落實(shí)，而絕大部分的企事業(yè)在檔案管理工作上的完成度是極低的，這也讓企事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)始終蒙著一層面紗，在社會(huì)公眾面前不夠透明。

3 文書(shū)檔案管理工作存在問(wèn)題的優(yōu)化建議

3.1 加上內(nèi)部檔案管理的宣傳，增加員工的管理意識(shí)

在內(nèi)部員工之間宣傳起檔案的重要性，能夠更大的幫助檔案更好的管理，加上了員工的意識(shí)，他們會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案是多么重要的資源。想要在內(nèi)部對(duì)檔案管理進(jìn)行宣傳，少不了檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，有了足夠的專業(yè)知識(shí)，才能更好的向其他員工進(jìn)行宣傳普及，讓他們也知道檔案對(duì)發(fā)展的重要性。增強(qiáng)員工意識(shí)的最快方法就是先提升高層的管理意識(shí)，對(duì)的高層進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，再由高層領(lǐng)導(dǎo)下基層，對(duì)各個(gè)員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們意識(shí)到檔案在發(fā)展中的重要性，和起到的作用，讓員工們了解檔案相當(dāng)于發(fā)展的命脈，想要更好更遠(yuǎn)的發(fā)展，就少不了對(duì)檔案的保存與管理。

3.2 構(gòu)建完善文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文書(shū)檔案管理工作想要發(fā)揮出更大的價(jià)值就必須要構(gòu)建和完善辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。首先，文書(shū)檔案管理工作要基于大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進(jìn)行辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的構(gòu)建，通過(guò)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)進(jìn)行采集、搜集、歸類、整理數(shù)據(jù)的過(guò)程，并且在具體的實(shí)踐過(guò)程中找尋和發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)的漏洞，并采取針對(duì)性策略進(jìn)行改進(jìn)。其次，面對(duì)大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，文書(shū)檔案管理工作應(yīng)該運(yùn)用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)率先將這類數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和識(shí)別，然后進(jìn)行統(tǒng)一地非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，確保在轉(zhuǎn)化過(guò)程中不發(fā)生數(shù)據(jù)遺漏和損失的現(xiàn)象，從而保證文書(shū)檔案管理工作的真實(shí)性、可靠性和有效性。最后，管理人員還應(yīng)該注意規(guī)避辦公自動(dòng)化建設(shè)帶來(lái)的文書(shū)檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。從軟硬件管理方面，要為文書(shū)檔案管理系統(tǒng)配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員，對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行特殊的加密手段，同時(shí)文書(shū)檔案管理工作人員還應(yīng)該將相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分層處理，按照機(jī)密程度分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露應(yīng)該讓專業(yè)技術(shù)人員率先確保一級(jí)數(shù)據(jù)的安全，盡力挽回二級(jí)、三級(jí)數(shù)據(jù)，將辦公自動(dòng)化帶來(lái)的網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)降到最低[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文以文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀存在問(wèn)題及對(duì)策作為選題，通過(guò)研究，我們不難發(fā)現(xiàn)，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的信息時(shí)代背景下，社會(huì)信息化步伐的不斷推進(jìn)，文書(shū)工作與檔案管理工作面臨越來(lái)越多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，但文書(shū)與檔案管理事務(wù)的一體化，是社會(huì)發(fā)展的定然趨向。因此，單位在實(shí)際工作過(guò)程中，如何實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接非常重要，在信息時(shí)代開(kāi)展文書(shū)與檔案管理工作，要明確二者內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性，強(qiáng)化文書(shū)事務(wù)與檔案管理事務(wù)一體化的投入，提高過(guò)程中全部環(huán)節(jié)的完善，提升相關(guān)職員自身的專業(yè)素質(zhì)和能力，進(jìn)而確保信息技術(shù)使用的安全性，提高工作的效率，為單位檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下文書(shū)工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接。