張鐘文 喬實(shí)

中核四0四有限公司 甘肅蘭州 732850

科技的發(fā)展使我們步入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展背景之下，很多行業(yè)都產(chǎn)生了一些新的發(fā)展變革，這對(duì)于時(shí)代的發(fā)展來說是有很大的推動(dòng)作用的，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息發(fā)展越來越快，這對(duì)于檔案管理也提出了更多新的要求，就現(xiàn)在的發(fā)展態(tài)勢(shì)來看的話，檔案管理人員面臨著越來越多的數(shù)據(jù)資料信息，所以這給他們的工作提出了更新的要求和挑戰(zhàn)。如果檔案可以進(jìn)行信息化管理的話，那么這些海量的數(shù)據(jù)信息將可以進(jìn)行更加有效的收集和儲(chǔ)存，檔案管理人員的工作將會(huì)在很大程度上輕松一些[1]。

1 信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用問題

1.1 企業(yè)管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)不夠重視

從目前我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展概況來看，檔案信息化建設(shè)并沒有引起高層管理者的關(guān)注度，由于我們的企業(yè)在高層管理人員存在一些比較保守的人員，他們的觀念相對(duì)比較傳統(tǒng)，對(duì)于檔案信息化這一認(rèn)識(shí)較為薄弱，沒有認(rèn)識(shí)其重要性。導(dǎo)致在企業(yè)建設(shè)中，導(dǎo)致了嚴(yán)重的資金不足，受到了十分嚴(yán)重的影響，企業(yè)在正常運(yùn)行時(shí)，沒有良好的硬件設(shè)施，工作不能良好的進(jìn)行；相關(guān)技術(shù)人員不能夠得到有效的培訓(xùn)，造成了企業(yè)中的隱患。

1.2 缺乏監(jiān)督機(jī)制

在當(dāng)前信息化背景下，文書檔案管理工作中缺乏監(jiān)督機(jī)制便是其中最為重要的一項(xiàng)問題，同時(shí)該問題也對(duì)于文書檔案管理工作具有較大影響。在實(shí)際工作期間，雖然有部分機(jī)關(guān)單位已經(jīng)開展了文書檔案信息化管理工作，但是在該項(xiàng)工作中卻并未給予該項(xiàng)工作一定的重視，并且在該項(xiàng)工作中缺乏必要的監(jiān)督手段，這種情況的出現(xiàn)便導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作受到影響，若是工作人員在工作期間出現(xiàn)問題，會(huì)由于監(jiān)督不當(dāng)而導(dǎo)致問題持續(xù)存在，從而致使文書檔案管理工作的質(zhì)量受到影響，降低機(jī)關(guān)單位中文書檔案管理工作實(shí)效性[2]。

1.3 關(guān)于隱私和安全的困境

在現(xiàn)如今這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多領(lǐng)域的工作都無法離開數(shù)據(jù)的支撐，因此海量的數(shù)據(jù)和海量的信息也就隨之而產(chǎn)生了，但是當(dāng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理當(dāng)中加以應(yīng)用之后，伴隨而來的還有很多隱私與安全的問題。雖然網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給人們的生活帶來了很大的便利，但是網(wǎng)絡(luò)安全事件也同時(shí)帶來了很多的安全隱患，一旦信息化的檔案管理遭受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅的時(shí)候，那么檔案信息也就隨之而遭到了泄露，這無疑給人們帶來了極大的損失，就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看的話，必須要對(duì)檔案信息化管理的安全問題加以重視，給檔案管理的完善做好保障，檔案管理者需要就安全問題予以更多的關(guān)注。

2 檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化管理

2.1 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

為了滿足信息時(shí)代檔案管理的需要，有必要通過各種手段和方式提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，推動(dòng)檔案領(lǐng)域人才體系的建設(shè)。對(duì)于檔案管理人員的現(xiàn)狀，應(yīng)實(shí)施統(tǒng)一培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)技能。確保每位檔案管理人員都能熟練使用信息技術(shù)完成檔案數(shù)據(jù)的錄入、查閱等工作。省、市檔案局作為政府職能部門，負(fù)責(zé)行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，對(duì)行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，切實(shí)擔(dān)負(fù)起督促各單位員工參加脫產(chǎn)檔案培訓(xùn)的職責(zé)。在培訓(xùn)方面，一些地方的檔案局就有很好的例子，開通了檔案遠(yuǎn)程教育平臺(tái)，讓所屬檔案管理人員都能登錄平臺(tái)學(xué)習(xí)。檔案管理單位應(yīng)該效仿這種做法，開通檔案遠(yuǎn)程教育平臺(tái)，讓每一位想學(xué)習(xí)的檔案管理人員都能如愿以償?shù)貙W(xué)習(xí)。此外，檔案管理單位應(yīng)該鼓勵(lì)和支持基層檔案管理人員參加各種檔案培訓(xùn)和交流工作[3]。

2.2 加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)，推進(jìn)檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)及推廣應(yīng)用

目前來說，我們可以投入大量的資金，然后完善我們的硬件設(shè)施，向國外或我國檔案信息化發(fā)展較好的企業(yè)進(jìn)行技術(shù)咨詢，加強(qiáng)技術(shù)的開發(fā)與利用，研究科學(xué)檔案技術(shù)的開發(fā)，提高它的安全性能和更新速度在企業(yè)當(dāng)中，我們對(duì)于檔案信息化沒有深入的研究所以說我們應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)的研發(fā)，推進(jìn)檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)，并對(duì)他進(jìn)行深度的推廣應(yīng)用，讓他在企業(yè)當(dāng)中得到更加良好的應(yīng)用，促進(jìn)企業(yè)更進(jìn)一步的發(fā)展。我們的企業(yè)檔案信息化建設(shè)得以正常的維護(hù)，需要一定硬件設(shè)備支撐，并且需要定期對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)，如果企業(yè)檔案信息化管理無法適應(yīng)企業(yè)目前的發(fā)展?fàn)顩r，就不能夠完善數(shù)字化檔案。

2.3 強(qiáng)化技術(shù)處理，做好電子檔案的有效管理

檔案的電子信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以檔案管理人員需要全面深入研究當(dāng)下電子檔案管理工作，做好當(dāng)下電子文檔的接收、處理和保存工作，做好對(duì)原始電子檔案的保存以及新組合文件信息的分析和掌握工作。即在電子檔案歸檔后通過相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)操作來改變電子文件的屬性，使電子文件變?yōu)椴豢筛牡闹蛔x性文件，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)原始電子文件的有效保護(hù)，切實(shí)保證電子檔案真實(shí)有效。

3 結(jié)語

隨著檔案信息化在我國的普及率越來越高，這項(xiàng)信息化技術(shù)也在不斷的趨于完善。在對(duì)該項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行開發(fā)和實(shí)踐過程中，以實(shí)用為主要目標(biāo)，通過信息的建設(shè)，來完善檔案之間信息的快速更新，達(dá)到加快企業(yè)檔案建設(shè)的目的，從而保證我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速穩(wěn)定的發(fā)展。