何華恩

詔安縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)中心 福建漳州 363500

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的重要組成部分和基礎(chǔ)。在推進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)和社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)加快發(fā)展的新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)事業(yè)參保單位的檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問(wèn)題，直接影響這項(xiàng)工作的有效推進(jìn)，不能充分發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案利用及其管理部門的服務(wù)作用，不利于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展和參保人員基本權(quán)益的保障，應(yīng)深入研究，推進(jìn)工作創(chuàng)新，盡快解決問(wèn)題。

1 社保檔案的價(jià)值和作用

1.1 是維護(hù)參保人員權(quán)益的基本依據(jù)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)檔案是廣大參保人員維系自身利益原始的法律憑據(jù)。當(dāng)自身的利益受到損害時(shí)，憑借社會(huì)保險(xiǎn)檔案可以維護(hù)自身利益，也是決定參保對(duì)象，特別是離退休人員待遇調(diào)整金額的多少的憑據(jù)[1]。

1.2 有助于維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定

機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理有利于參保單位的穩(wěn)定和諧，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是整個(gè)民生檔案的關(guān)鍵組成部分。社會(huì)保障體系建設(shè)是現(xiàn)階段構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的重要內(nèi)容，管好社保檔案，可以有效推動(dòng)社保事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展，促進(jìn)民生問(wèn)題的解決。

2 社保檔案管理存在的主要問(wèn)題

應(yīng)依法實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案發(fā)揮積極作用，為人民提供更好的社會(huì)檔案服務(wù)。但當(dāng)前社保檔案管理還存在著一些問(wèn)題。

2.1 依法管理社保檔案意識(shí)不強(qiáng)

一些單位缺乏依法管理社保檔案意識(shí)，隨意堆放，雜亂無(wú)章，無(wú)檔案庫(kù)房,無(wú)滅火器等，這些不規(guī)范行為加重了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的危害性，影響社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中人退休，待遇領(lǐng)取法定年齡的認(rèn)定憑紙質(zhì)材料，給不法者有機(jī)可乘。這些情況，給社保檔案的管理帶來(lái)了很多問(wèn)題。社保檔案管理法治意識(shí)薄弱，導(dǎo)致檔案管理工作惡性循環(huán)，不利于維護(hù)檔案管理法律的嚴(yán)肅性，不利于構(gòu)建法治社會(huì)。

2.2 社保檔案管理體制不順

社會(huì)保保險(xiǎn)涉及面廣，參保單位多，參保人員復(fù)雜，從程序方面包括參保登記、審查、繳費(fèi)、待遇發(fā)放以及死亡退保等，這些繁瑣的程序，構(gòu)成了大量的檔案管理工作。不同社保業(yè)務(wù)檔案，歸屬不同科室，科室之間交叉工作多，特別是退休中人養(yǎng)老金重算時(shí)，需要征收、待遇、職業(yè)年金等科室互相配合，體制不順，在管理過(guò)程中會(huì)遇到檔案整理“空檔”的問(wèn)題。雖然我們引進(jìn)了先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發(fā)不成熟，實(shí)際工作中存在電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理兩種形式，導(dǎo)致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過(guò)程中，由于信息網(wǎng)絡(luò)的開放性特點(diǎn)，可能會(huì)出現(xiàn)泄密、更改信息等不良現(xiàn)象。

2.3 一些社保檔案管理人員不適應(yīng)工作需要

雖然我國(guó)頒布了相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范，在很大程度上對(duì)社保檔案管理進(jìn)行了規(guī)范，但是對(duì)于檔案管理的具體工作流程，沒(méi)有嚴(yán)格統(tǒng)一的規(guī)范，社保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)整體上不高，對(duì)檔案分類不明，劃分期限不清只會(huì)對(duì)社保檔案進(jìn)行基本的收納，更不用說(shuō)除塵，防蛀，防濕，防火等措施，無(wú)法對(duì)檔案做到必要的管理。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)管理技能，連基本的excel表格都不會(huì)操作，案卷目錄無(wú)法建立，不能適應(yīng)日新月異的工作需要。一些法律意識(shí)淡薄者，在工作中容易受金錢等誘惑，進(jìn)行檔案造假。

3 社保檔案管理的創(chuàng)新途徑

3.1 大力宣傳社保檔案作用

要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價(jià)值，提高全社會(huì)對(duì)社保檔案管理重要性的了解和認(rèn)識(shí)。在宣傳過(guò)程中應(yīng)對(duì)管理人員和公眾進(jìn)行《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據(jù)在刑事訴訟中發(fā)揮作用，為人民提供相關(guān)的保障。

《檔案法》規(guī)定，一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，各單位都應(yīng)將檔案工作納入重要議事日程，定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)解決檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題[2]。

3.2 推進(jìn)社保檔案管理信息化

針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)際工作中存在電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種管理方式的問(wèn)題，結(jié)合社會(huì)信息化的發(fā)展，應(yīng)進(jìn)一步提升檔案管理水平，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理更為便捷高效；應(yīng)利用信息技術(shù)條件，社會(huì)社保檔案管理部門可以對(duì)社保檔案的信息進(jìn)行利用和共享，讓社保管理信息發(fā)揮更大的作用。對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行電子化或者數(shù)字化管理，有利于節(jié)省空間，提升管理效率。根據(jù)現(xiàn)行的機(jī)關(guān)事業(yè)單位社保檔案保存期限分為：永久、100年、50年、20年、10年等，期限長(zhǎng)，分類多，人工成本高特點(diǎn)，應(yīng)加大人力物力財(cái)力投入，加快推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位社保檔案管理信息化提升檔案管理信息化水平。

3.3 完善社保檔案管理制度

針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)一步建立健全社保檔案管理整理規(guī)范制度，使優(yōu)化和整合檔案資源，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案，為民生服務(wù)等都有章可循。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理人員的法制教育，使其了解法律規(guī)定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保檔案。

3.4 提高社保檔案管理人員素質(zhì)

由于機(jī)關(guān)事業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)所涉及的面廣，參保單位多，參保人員復(fù)雜，相應(yīng)加大了機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理難度和工作量，要求社會(huì)保險(xiǎn)管理人員具備較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和工作能力，提高工作效率。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位中社保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，尤其是加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范的培訓(xùn)。法律意識(shí)的薄弱，是檔案管理人員違法的主要原因，讓檔案管理人員明白對(duì)檔案進(jìn)行造假是違法行為[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

社保檔案管理工作十分重要，我們必須高度重視，加大投入，積極推進(jìn)信息化、體制機(jī)制等方面的創(chuàng)新，努力做好這項(xiàng)工作，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展。