王宗勇

濟南市濟陽區(qū)城市更新服務(wù)中心 山東濟南 251400

現(xiàn)階段，數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)迅速發(fā)展。同時，無紙化辦公深入推定，使得電子檔案逐步成為主要的檔案保存形式。但是，就當前的情況來看，電子檔案管理模式并未全方位推行，一些技術(shù)性問題未得到較好解決，這就推進了紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理，提升了館員的工作難度。

1 概述

1.1 檔案特點

電子檔案是由電子文件借助計算機的識別、處理以及存儲等功能轉(zhuǎn)換而來的，并且能夠在互聯(lián)網(wǎng)中進行傳遞，通常來說是以案卷作為單位。而電子文件在現(xiàn)階段的主要載體有硬盤、光盤、磁盤等，所以電子文件中所記錄的信息已經(jīng)打破了源文件的局限性，具有載體多樣化、儲存簡便、快速、容納性高的特點。但電子文件也存在一些缺點，比如互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中電子文件的安全性可能會受到威脅，如果管理不到位，可能會造成文件數(shù)據(jù)被盜竊、篡改、抹除等，另外制作電子檔案也需要一定的技術(shù)含量，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和現(xiàn)代化辦公工具應(yīng)用能力具有相對嚴格的要求。紙質(zhì)檔案就是以紙作為信息記錄的載體，通過文字敘述的方式記載相關(guān)活動和材料信息等。紙質(zhì)檔案的主要特點就是容易識別、存儲方式更直觀、保存時間長等。不過受紙質(zhì)載體的影響，紙質(zhì)檔案材料具有易潮、易燃、易老化的缺點，這使得紙質(zhì)檔案的管理工作具有很大的難度，文字模糊、檔案破損等使檔案價值無法得到充分的發(fā)揮。

1.2 融合的必要性

紙質(zhì)文件和電子檔案各自存在著優(yōu)缺點，在實際生活中我們無法完全舍棄其中某種文件的存在形式，也不便于單獨使用某種文件形式來儲存、保管信息。通過實際的應(yīng)用，我們會發(fā)現(xiàn)在很多情況下兩種文件存在形式的優(yōu)缺點可以互相彌補，取長補短。從此可以看出，兩者融合更有利于滿足人們對于社會信息越來越多，越來越快的需求。在實際應(yīng)用中，紙質(zhì)文件一經(jīng)完成歸檔儲存就不好再修改，因為只有這樣才能保證檔案的記錄原始性和真實性。當人們需要進行信息處理時，紙質(zhì)文件不方便被修改就變成了它的缺點。這時電子檔案便于修改的特性則彌補了紙質(zhì)文件的不足[1]。

2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合策略

2.1 落實雙檔制管理模式

對于紙質(zhì)檔案與電子檔案來說，兩者均具備一定的局限性。而使用 “雙檔制” 管理，就能夠解決紙質(zhì)檔案與電子檔案管理本身的局限性問題。在此過程中，館員需要重點落實紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化。依照重要程度、使用頻率等因素對檔案進行分級，對重要程度強、使用頻率高的紙質(zhì)檔案進行第一時間的數(shù)字化，促使其轉(zhuǎn)變成電子檔案，實現(xiàn) “紙質(zhì)+ 電子” 雙途徑保存管理。利用雙檔制管理，能夠避免借閱與使用、長時間保存對紙質(zhì)檔案的損毀，同時也防止了由于電子載體損壞而導致的檔案信息丟失、無法修復的問題發(fā)生。因此在使用過程中，最好定期對電子文檔資料進行備份或者備份紙質(zhì)版檔案資料，在相關(guān)的目錄中進行準確的備注，同時也要方便查詢和調(diào)用，這樣才能夠更有效地提升檔案管理的效率，同時這種將電子檔案跟紙質(zhì)檔案結(jié)合在一起的方式，能夠保證檔案管理的安全性和有效性，同時將電子文件和紙質(zhì)文件共同保存起來也做到了雙保險，采用雙檔制有效解決了電子文件在保存中容易出現(xiàn)的問題。

2.2 加速紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理

在現(xiàn)實生活之中，紙質(zhì)檔案與電子檔案融合是可行的。對于電子檔案而言，可以在發(fā)展過程中借助于紙張打印的形式來向紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)換，這樣就能有效提升電子檔案直觀性。對于紙質(zhì)檔案而言，使用掃描亦或者是計算機輸入等手段，自然能夠有效轉(zhuǎn)換成為電子檔案，從而有效提升檔案管理工作效率。針對這一點，在發(fā)展過程中就可以將兩者之間可以共存且十分合適的臨界點及時尋找出來，這樣就能更好地提升檔案管理質(zhì)量和效率。在推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的期間，需要及時借助于掃描儀亦或者是數(shù)碼相機等一系列數(shù)碼設(shè)備來進行數(shù)字化加工，這樣自然能夠促使其向磁盤、磁帶、光盤等載體存儲形式而轉(zhuǎn)化。在恢復檔案材料模糊褪變字跡以及對于污損殘缺照片的時候，這一技術(shù)也能夠起到一定的恢復促進效果，同時及時改變檔案利用孤本狀態(tài)，讓更多的人能夠參與到資源共享之中。最后，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理真正實現(xiàn)之后，即可直接將已經(jīng)開放的檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，這樣就能便于使用者無限期的查詢與使用，從而有效擴大使用者檔案空間，減少原載體檔案因為頻繁使用而造成的損害，而紙質(zhì)檔案存儲以及使用壽命也能夠因此而得到有效提升[2]。

2.3 強化檔案管理人員的基本素養(yǎng)

隨著科學技術(shù)的進步和信息化的普及，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，已經(jīng)成為當下檔案管理工作的重要內(nèi)容。檔案是非常重要的信息資源，檔案管理不僅要體現(xiàn)專業(yè)性，也要體現(xiàn)組織紀律性，檔案管理人員肩負著管理、保護檔案的職責，檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，而檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率直接關(guān)系到檔案的完整、齊全、安全和利用效果[3]。因此，對于檔案管理人員，必須熟悉和掌握電子檔案的各類存儲質(zhì)及其相應(yīng)的特點。同時更要認真學習檔案業(yè)務(wù)知識，努力提高檔案管理的能力，并在平時工作中及時進行必要的經(jīng)驗總結(jié)，逐步健全完善檔案管理手段，以保證檔案工作能夠扎實開展。

3 結(jié)語

綜上所述，在當前的信息社會里，紙質(zhì)文件與電子檔案是可以做到并實現(xiàn)優(yōu)勢互補、共存共贏的。二者融合是當前社會信息時代發(fā)展的需要，它解決了人們足不出戶知天下的追求，在促進社會發(fā)展、人類進步方面發(fā)揮著越來越重要的作用。