邵珊珊

鄒城市自然資源和規(guī)劃局 山東濟(jì)寧 273500

1 自然資源和規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵和主要意義

現(xiàn)階段，各自然資源和規(guī)劃單位正在進(jìn)行數(shù)字化處理文件管理。數(shù)字化管理是數(shù)字信息技術(shù)的使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息輸入相應(yīng)的存儲模塊，并促進(jìn)自然資源的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和規(guī)劃單元的新型數(shù)字檔案管理，大大提高了相關(guān)部門的工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的高效率和有序性。同時，在將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的過程中，需要一些先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)來支持。只有正確操作和合理使用相關(guān)人員，才能推進(jìn)現(xiàn)階段自然資源和規(guī)劃單位的數(shù)字檔案管理進(jìn)程。

從目前情況看，目前我國大部分自然資源和規(guī)劃單位仍采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息管理。這種傳統(tǒng)的文件管理形式不僅在存儲文件時面臨著一定的空間問題，而且不斷的增加也會給紙質(zhì)檔案信息的共享帶來一定的困難。相反，隨著現(xiàn)階段數(shù)字信息領(lǐng)域的發(fā)展，自然資源和規(guī)劃部門的檔案數(shù)字化管理可以有效地改善檔案存儲和信息共享的問題。隨著計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)的不斷普及和發(fā)展，單位內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)象越來越普遍。隨著網(wǎng)絡(luò)化工作的不斷發(fā)展，越來越多的單位認(rèn)識到了信息技術(shù)的重要性，這使得我國相當(dāng)一部分自然資源和規(guī)劃單位在現(xiàn)階段的文件管理中采用了數(shù)字文件管理[1]。

2 自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

2.1 自然資源檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)有待提升

在當(dāng)前自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，由于部分檔案管理人員整體素質(zhì)不高，在一定程度上影響了自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的水平。同時，自然資源檔案管理部門還沒有制定一個完整的檔案管理人員的評價機(jī)制，很難完全激發(fā)檔案管理人員積極參與自然資源的數(shù)字化建設(shè)檔案，這是不利于建立高層自然資源檔案管理團(tuán)隊(duì)。一些管理者在思想意識方面對自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏全面的認(rèn)識。他們認(rèn)為，自然資源檔案數(shù)字化管理是對基層自然資源檔案管理辦公室的管理和維護(hù)，不利于提高自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的水平[2]。

2.2 自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)水平不高

在自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，由于信息和數(shù)據(jù)共享水平較低，還沒有形成一個完整的智能管理系統(tǒng)，這在一定程度上影響了自然資源檔案的數(shù)字化建設(shè)。同時，由于自然資源數(shù)字化建設(shè)機(jī)制的影響，自然資源檔案的數(shù)字化管理一直停留在傳統(tǒng)模式，嚴(yán)重影響了自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的效率。

2.3 自然資源檔案管理信息化起步晚，檔案信息查閱利用模式落后

在很多情況下，自然資源部門在自然資源信息化建設(shè)中的工作重點(diǎn)是日常窗口業(yè)務(wù)管理和信息技術(shù)運(yùn)營。雖然部門有自己的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，然而，早期員工花大部分的時間在窗口處理和歸檔業(yè)務(wù)服務(wù)，并低估了準(zhǔn)確和及時提交大量的檔案材料形成后，工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)降低。檔案管理人員少，現(xiàn)有管理人員不夠成熟，敬業(yè)精神和奉獻(xiàn)精神有待加強(qiáng)。大部分的時間和精力都花在手動查看和讀取文件上。該單位每年必須形成大量的檔案材料。在當(dāng)前的工作量壓力下，新的檔案不斷形成，增長速度非?？?，導(dǎo)致自然資源檔案材料大量積壓。及時完成，紙質(zhì)檔案和檔案在歸檔后不能迅速轉(zhuǎn)化為電子檔案，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)管理水平難以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)網(wǎng)絡(luò)化電子檔案。

3 自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)策略

3.1 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育

檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)直接決定著自然資源檔案管理的質(zhì)量。然而，從自然資源管理部檔案管理團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)狀來看，檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體信息素養(yǎng)不容樂觀，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)勢在必行。這就需要采取多樣化的培訓(xùn)和教育措施，全面提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力。結(jié)合檔案管理團(tuán)隊(duì)的需求，綜合運(yùn)用線上線下模式的結(jié)合，組織形式多樣、內(nèi)容豐富的培訓(xùn)教育。

3.2 創(chuàng)新自然資源檔案數(shù)字化技術(shù)

自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，根據(jù)自然資源檔案管理的要求，我們應(yīng)該關(guān)注自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)的總體設(shè)計(jì)，軟件開發(fā)，掃描輸入和光盤備份，設(shè)備選擇和歸檔數(shù)據(jù)查詢，創(chuàng)建先進(jìn)的自然資源檔案管理平臺等。與此同時，我們應(yīng)該建立一個完美的自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)，充分利用光纖磁盤陣列，以強(qiáng)調(diào)自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)的可伸縮性，從而更好地滿足自然資源檔案存儲容量的需求[3]。

3.3 探索提升檔案管理信息化的多種有效利用途徑

積極開展館藏地質(zhì)材料和土地檔案管理檔案的信息開發(fā)利用工作，提升檔案管理部門的信息化水平，充分挖掘館藏檔案資料信息資源作用，發(fā)揮使用館藏檔案材料的寶貴價值，打造和維護(hù)一流的檔案信息共享和服務(wù)平臺。開展自然資源檔案的信息網(wǎng)絡(luò)平臺技術(shù)工作，可以利用手機(jī)查詢，微信公眾號和部門辦公區(qū)域內(nèi)配置的檔案機(jī)自助查詢等，采用多種渠道為用戶開通在線查詢所需檔案信息。對過去的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化管理，對現(xiàn)在和未來的檔案進(jìn)行電子檔案管理，適應(yīng)新時代的發(fā)展，以人為本，使自然資源信息的查詢、利用、服務(wù)逐漸向窗口延伸，引進(jìn)新媒體技術(shù)、5G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，最大限度地滿足社會各方面對自然資源檔案信息的需求，創(chuàng)建自然資源信息智慧檔案，用戶在線可使用手機(jī)APP、微信等各種現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)讓用戶足不出戶，能在網(wǎng)絡(luò)軟件上辦成的事，不跑路或少跑路就能辦成事。

綜上所述，由于自然資源和規(guī)劃部門的工作涉及面廣，從而導(dǎo)致其在進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)和管理的過程中會遇到一定的困難，但隨著各級自然資源和規(guī)劃單位對數(shù)字化檔案管理工作認(rèn)識的不斷加深，以及數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢的不斷顯現(xiàn)，自然資源和規(guī)劃部門的數(shù)字化檔案工作將會隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展得到長足發(fā)展。