徐誠昊

新疆新建盈天勘測規(guī)劃設(shè)計(jì)有限公司 新疆烏魯木齊 830009

在科學(xué)技術(shù)水平快速發(fā)展的社會大背景下，以往的檔案管理方式已經(jīng)跟不上新時代發(fā)展要求的步伐，早在2012年，國家檔案局負(fù)責(zé)人在召開全國安全體系建設(shè)會議上就鄭重提出“檔案三體系”建設(shè)，其中昭示著檔案數(shù)字化建設(shè)對檔案資源的服務(wù)利用的重要性。隨著數(shù)字化社會，大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案數(shù)字化體系建設(shè)也步入了快速通道，這對相關(guān)的檔案管理部門來說既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，因此，就需要檔案管理部門相關(guān)部門對其當(dāng)下的工作任務(wù)以及工作環(huán)境進(jìn)行全面的了解和認(rèn)識，并對現(xiàn)有的管理方式方法進(jìn)行優(yōu)化和完善，進(jìn)而才能有序推進(jìn)其檔案管理數(shù)字化體系建設(shè)進(jìn)程，最終形成更加先進(jìn)的、科學(xué)合理的檔案管理方式，滿足社會發(fā)展所需的檔案資源利用服務(wù)需求[1]。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

數(shù)字檔案是將不同介質(zhì)的檔案信息整合成統(tǒng)一的資源庫，其開放性涵蓋了紙質(zhì)檔案、影視檔案的各個方面，以及檔案信息的生產(chǎn)和利用的全過程。與以往傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)了檔案工作向計(jì)算機(jī)管理的轉(zhuǎn)變，增加了檔案管理工作的科技含量，為管理部門提供了安全優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)手段。檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，不僅可以豐富檔案管理系統(tǒng)平臺的內(nèi)容，還促進(jìn)圖像處理等高科技技術(shù)在檔案數(shù)字化中的發(fā)展與應(yīng)用。借助信息技術(shù)可使檔案用戶直接、快速地搜索和瀏覽所需的檔案資源，大大提高工作效率和檔案資源的利用率，能更好的發(fā)揮出檔案信息的增值作用。另外，檔案資源數(shù)字化可大大減少紙質(zhì)文檔的數(shù)量，節(jié)約一定的紙張復(fù)印費(fèi)用和因紙質(zhì)檔案反復(fù)查閱老化而產(chǎn)生人工修復(fù)資金費(fèi)用，同時，檔案資源數(shù)字化可實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)條目與原文的網(wǎng)上查詢與利用，能有效降低對紙質(zhì)檔案業(yè)務(wù)操作量，盡量避免對原有檔案實(shí)體帶來負(fù)面影響。

2 數(shù)字化檔案建設(shè)的利用途徑以及策略

2.1 以用戶為中心，以服務(wù)為宗旨，明確服務(wù)內(nèi)容及范圍

檔案管理部門是政府重要的服務(wù)職能部門，是以非營利性為目的、著眼社會效益的實(shí)現(xiàn)，為全社會提供非競爭性、非排他性的檔案公共服務(wù)的部門。鑒于此，數(shù)字化檔案體系的建設(shè)首先要樹立正確的服務(wù)宗旨理念，緊緊圍繞社會公眾用戶需求和社會發(fā)展需求，時刻要保持與黨和國家的工作重點(diǎn)相一致，結(jié)合科學(xué)技術(shù)和自身特點(diǎn)，明確檔案資源服務(wù)的內(nèi)容，提高檔案資源的利用率的同時，也為實(shí)現(xiàn)資源共享促進(jìn)社會高效穩(wěn)步快速發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。另外，要改變以往與社會發(fā)展不匹配的管理模式，由被動要求服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，由相對封閉的檔案資源服務(wù)向開放、共享的服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，同時在實(shí)現(xiàn)檔案信息開放的同時要明確其范圍，做到檔案管理的保密安全性又能滿足公眾檔案資源的日益增長的需求[2]。

2.2 建立多途徑信息資源的利用平臺，更新服務(wù)方式

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的支持下，數(shù)字化檔案體系的建設(shè)可以使檔案部門能夠通過網(wǎng)絡(luò)為公眾用戶提供更加便捷、高效快速的檔案資源服務(wù)，如檔案部門建設(shè)網(wǎng)站，用戶可以根據(jù)自己的需要隨時在線檢索和訪問用戶所需的檔案信息資源，網(wǎng)站通過設(shè)置欄目組能夠使搜索和檢索閱讀更加方便快捷。檔案資源數(shù)字化建設(shè)主要是以電子檔案建設(shè)為中心，為公眾提供檔案全文檢索可靠服務(wù)是檔案工作的重要內(nèi)容。為實(shí)現(xiàn)更好的準(zhǔn)確的檔案資源服務(wù)，這就要求檔案部門在確保檔案信息資源安全的前提下，要第一時間更新數(shù)據(jù)和信息，要做到對事件進(jìn)行如實(shí)記錄和保存，進(jìn)而為用戶提供的更加高準(zhǔn)服務(wù)，也提高了檔案信息資源的利用率[3]。

檔案部門作為政府的一個重要服務(wù)部門，提供文件的服務(wù)也是檔案部門的工作重點(diǎn)之一，在信息龐雜的社會大背景下，要始終保持自身的權(quán)威性，要及時宣傳黨和國家目前的政策方針，同時，要充分利用多媒體和自媒體，盡可能地建設(shè)起電子文件閱覽室，主動面向社會和公眾，公開共享，讓現(xiàn)行文件的核心價(jià)值得以體現(xiàn)。

隨著數(shù)字信息化時代的高速發(fā)展，每天都有大量的信息出現(xiàn)，并且還在不斷增多。面對這種信息量龐大的局面，靠單一的檔案部門很難將所有信息和資料全部收集整理起來，更談不上整合分析與利用，所以這就要求檔案部門要對外增強(qiáng)合作，實(shí)現(xiàn)橫向聯(lián)合機(jī)制，打破壁壘實(shí)現(xiàn)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，讓檔案信息系統(tǒng)更加完善和完整，也進(jìn)一步發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。

2.3 提高工作人員綜合素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量

國家早已明確提出要進(jìn)一步加快行政管理體制改革，建設(shè)服務(wù)型政府。高質(zhì)量的檔案服務(wù)質(zhì)量是建設(shè)服務(wù)型政府的一個重要要求，而檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)直接決定檔案服務(wù)的質(zhì)量。隨著檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，檔案信息資源數(shù)量的正大幅增加，公眾對檔案信息資源的需求量也在日益增加，提高檔案信息資源工作人員的綜合素質(zhì)迫在眉睫。為了更好、更全面的為公眾提供服務(wù)，首先工作人員需要端正自己的態(tài)度，要保持積極、負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的心態(tài)為公眾提供服務(wù)，需要極高的責(zé)任感，檔案工作說到底就是以服務(wù)為主，工作人員堅(jiān)持以服務(wù)大眾為自己的工作準(zhǔn)則，要通過各種辦法來滿足用戶的需求[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案資源數(shù)字化建設(shè)是以電子檔案建設(shè)為中心，是資源信息化條件下的檔案信息資源整合，是在確保檔案信息資源安全的前提下，為公眾提供檔案全文檢索可靠服務(wù)的。是當(dāng)前信息化時代高速發(fā)展?jié)M足公眾需求的必然產(chǎn)物，也是改變檔案館部門服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)、提升服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作健康可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。