李嘉熠

探索檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

李嘉熠

（中國航空工業(yè)集團公司洛陽電光設(shè)備研究所，河南 洛陽 471000）

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的深入推進，各行各業(yè)的發(fā)展都深受其影響，尤其是檔案管理工作。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方式存在一定的局限性，也難以滿足日漸增長的檔案管理工作需求，已逐步退出歷史舞臺，升級為信息化檔案管理方式，這不僅大大降低了檔案管理工作難度，減輕了工作負(fù)擔(dān)，也逐漸形成了檔案遠(yuǎn)程傳輸和社會共享的完整服務(wù)體系。在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，檔案信息化管理雖然擁有著廣闊的發(fā)展前景和機遇，但仍然面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)。簡述了檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中出現(xiàn)的不足之處，針對這些不足提出了幾點有效建議。

檔案管理；信息技術(shù)；計算機；管理制度

與傳統(tǒng)檔案管理工作不同，現(xiàn)代檔案管理工作與數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，進行檔案資料的實時共享，創(chuàng)新了檔案管理工作理念，使其與現(xiàn)代社會現(xiàn)實發(fā)展需求相適應(yīng)，推動了檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展進程。

檔案管理是一門相對完善且擁有嚴(yán)密體系的科學(xué)，通過建立檔案管理信息化模式，改善傳統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量低、效率慢、安全隱患大等缺陷，逐漸成為新時代檔案管理工作的新方向，所以，企業(yè)自身應(yīng)切實意識到檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的重要意義。

1 檔案信息化概述

1.1 檔案

作為世界經(jīng)濟和時代與社會發(fā)展的強力支撐與基礎(chǔ)，信息技術(shù)已蔓延到世界各個角落，而檔案作為人類生產(chǎn)生活發(fā)展的重要結(jié)晶，也是不同行業(yè)生產(chǎn)工作的一手資料，對于各行業(yè)未來發(fā)展的方案制訂與規(guī)劃具有重要意義，應(yīng)盡快推動檔案管理信息化建設(shè)。

所謂檔案，是指包括各種文字、圖案、聲響等記錄在內(nèi)的，以往和現(xiàn)在國家機構(gòu)、社會組織以及個人所從事的政治活動、軍事活動、宗教活動過程中，所形成的對國家和社會未來發(fā)展有巨大保存價值的資料，與人類社會代代發(fā)展密切相關(guān)，通過對檔案的搜索和研究，能夠?qū)v史、文化等方面進行更深入的認(rèn)知和了解。

1.2 檔案信息化分析

基于現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，檔案管理逐步成為各領(lǐng)域可持續(xù)發(fā)展的核心構(gòu)成部分，但傳統(tǒng)檔案管理工作方式落后，檔案收集效率低、管理制度滯后，且管理方法不科學(xué)，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變?nèi)斯n案管理形式，轉(zhuǎn)為信息化管理方式。對于檔案信息化而言，是指在檔案管理工作中融入信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)手段、計算機技術(shù)等，對檔案資源進行有序整理與歸納，檔案管理信息化迎合了新時代發(fā)展的現(xiàn)實要求，以計算機技術(shù)和信息技術(shù)為指導(dǎo)，對檔案信息進行傳遞、接收、存儲與利用。在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)遵循規(guī)范性原則、安全性原則和效益性原則，以制訂相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)為前提，加強對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研究與開發(fā)，最大限度地保護檔案信息不被竊取和盜用。

2 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

作為改革創(chuàng)新的重要決策人，如果領(lǐng)導(dǎo)層對改革不夠重視或不支持，改革創(chuàng)新不徹底或僅流于形式，只停留在空喊口號層面上，則會嚴(yán)重滯后檔案管理信息化建設(shè)。此外，不僅相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，部分管理人員對信息技術(shù)的主動利用意識薄弱，仍然傾向于對紙質(zhì)檔案的使用，而且由于自身缺少足夠的專業(yè)技術(shù)知識，導(dǎo)致對電子檔案管理工作的完成情況不佳，也在一定程度上挫傷了員工工作的積極性。

2.2 部分企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)尚缺乏綱領(lǐng)性規(guī)劃

對于檔案管理電子化建設(shè)而言，首先是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，但部分館室由于歷史原因?qū)е虏貦n案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，且案卷質(zhì)量低。與此同時，由于檔案工作自動化標(biāo)準(zhǔn)缺少規(guī)范性，雖然積極引進了相關(guān)軟件，搭建了管理平臺，招聘了專業(yè)化人才。但是由于缺少對自身檔案管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)僅停留在理論層面，缺少與實踐的有機融合。

2.3 檔案管理信息化建設(shè)缺少管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，各類型企業(yè)的不斷涌現(xiàn)，企業(yè)檔案數(shù)量也逐年增長。但由于缺少統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致多數(shù)檔案仍以紙質(zhì)形式保存。在此情況下，長期處于后勤地位的檔案管理部門，不但工作量不斷增加，而且給檔案館庫房帶來了更大負(fù)荷，加大了檔案管理人員的工作壓力，由于缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)，使得很多檔案管理都處于混亂無序狀態(tài)，阻礙了檔案管理信息化發(fā)展的整體進程。

3 檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

3.1 加大對檔案管理電子信息化的重視程度

為了有效提高檔案管理信息化水平，管理層加深重視程度，為檔案管理工作人員起到模范帶頭作用，向檔案管理工作人員宣傳與時俱進的檔案信息化管理理念，讓員工在潛移默化中提高對檔案管理信息化的重視程度，促使檔案工作人員樹立較強的檔案信息意識，發(fā)揮社會意識的能動作用，才能更有效地推動檔案管理信息化進程。

由此可見，提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視度，是推動其深入發(fā)展的前提，只有充分發(fā)揮社會意識在檔案管理信息化建設(shè)中的能動影響，才能為檔案信息化建設(shè)注入更多的發(fā)展動力，切實增強檔案管理人員的使命感與責(zé)任心，使其更為主動地關(guān)心檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)的未來發(fā)展情況，在工作中付出更多努力和心血，為檔案管理信息化建設(shè)貢獻更多力量。

3.2 打造高素養(yǎng)高水平的專業(yè)型隊伍

當(dāng)前的檔案信息化工作革新過程中，最主要的問題依然是專業(yè)人才資源的匱乏，致使檔案信息化建設(shè)工作進展緩慢。因此，必須建立一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才隊伍，具備處理、分析、研究大量檔案信息能力的同時，還要兼具扎實的理論基礎(chǔ)、較強的數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)及維護能力。由此可見，要想加強人才建設(shè)，必須要豐富以往檔案工作人員的單一組成結(jié)構(gòu)，引進更多綜合型專業(yè)人才，并為其提供必要的后續(xù)培訓(xùn)以及充足的交流學(xué)習(xí)機會，使其不斷提高個人綜合能力，切實提升個人專業(yè)素養(yǎng)，最大限度地調(diào)動其工作積極性與主動性，更高效地實現(xiàn)檔案管理的預(yù)期目標(biāo)。

3.3 引進配套設(shè)施，提高安全性和穩(wěn)定性

提高預(yù)算比例，配置與檔案管理信息化建設(shè)相適應(yīng)的高質(zhì)量、性能優(yōu)良的軟硬件設(shè)施，避免受到電磁干擾及輻射等因素的影響，從源頭上降低設(shè)備損毀概率，切實提高檔案管理信息化的安全性和穩(wěn)定性。與此同時，各企業(yè)檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展水平，開發(fā)出適合自身企業(yè)檔案管理部門的信息化系統(tǒng)，對檔案管理人員也要提出更全面的要求，不僅要熟悉電子文件特征，還要對電子檔案進行全程規(guī)范管理，掌握扎實的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，對新舊檔案資源實施統(tǒng)一規(guī)劃和管理，根據(jù)實際情況制訂長遠(yuǎn)規(guī)劃，將檔案改革工作落到實處。

3.4 建立健全檔案信息化管理制度

為了推進信息化建設(shè)工作的可持續(xù)發(fā)展，不僅要重視對軟硬件設(shè)施的改善與升級，建立素質(zhì)高、能力強的專業(yè)人才隊伍，更要建立健全制度，且所建立的規(guī)章制度要與企業(yè)的自身發(fā)展特點相適應(yīng)。建立起具有雙向制約作用的管理制度，讓領(lǐng)導(dǎo)層和員工間互相約束，避免因領(lǐng)導(dǎo)的獨斷專權(quán)，打消了員工的工作積極性，能夠提高領(lǐng)導(dǎo)的決策水平和員工的執(zhí)行效率。因此，在制訂檔案信息化管理制度的過程中，應(yīng)聽取員工建議，做到有功必賞、有錯必罰，充分體現(xiàn)管理制度的權(quán)威性和公正性，讓檔案管理工作者在有效的規(guī)章制度規(guī)范下，最大化發(fā)揮個人工作能力。

3.5 加大對檔案信息資源的整合

由于檔案資源所涵蓋的范圍較大，信息內(nèi)容較為復(fù)雜，因此，在執(zhí)行檔案管理信息化工作時，必須要整合其中具有較高研究價值的部分資源信息，并對該部分內(nèi)容所具有的潛在價值進行挖掘，還要對所搜集來的檔案信息資源進行詳細(xì)分類及統(tǒng)一部署，再通過分級管理方式，為企業(yè)檔案信息資源的歸納、整合、共享創(chuàng)造有利條件。由此可見，加大資源整合力度，選擇恰當(dāng)?shù)墓芾碥浖?，完善檔案管理存儲設(shè)備以及電子文件管理，應(yīng)備有充足的檔案裝具，并科學(xué)、合理地存放各種類型的檔案。

3.6 確保檔案信息管理工作的安全

在信息化改革與創(chuàng)新過程中，所有工作都是以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)展開的，即所有檔案信息管理任務(wù)都要通過信息網(wǎng)絡(luò)這種操作方式展開。在這種情況下，由于信息網(wǎng)絡(luò)具有較強的開放性特征，檔案管理工作自然會受到網(wǎng)絡(luò)特性不同程度的負(fù)面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。因此，首先要明確檔案信息化管理模式，把檔案資源統(tǒng)一上傳并存儲在云盤當(dāng)中，當(dāng)存儲檔案資源的電腦遭遇黑客或病毒時，就會發(fā)生檔案資料丟失及損毀等嚴(yán)重后果。對此，就可采用檔案資源備份的方式實現(xiàn)對資源信息資源的妥善保存和管理，同時，也應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全手段，比如及時建立防火墻等，并施行企業(yè)內(nèi)部信息訪問安全制度，設(shè)置相應(yīng)的檔案信息訪問權(quán)限，同時采用密碼校驗制度，這樣才能夠最大限度地避免檔案信息丟失。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著辦公自動化、無紙化等逐漸改變了人們的生活、工作方式，也進一步推動了檔案生成方式的改變，而檔案管理電子信息化發(fā)展是順應(yīng)歷史潮流的。就目前而言，其建設(shè)狀況并不是十分理想，存在較多亟待解決的問題，包括相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，部分企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)尚缺乏綱領(lǐng)性規(guī)劃，檔案管理信息化建設(shè)缺少統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)等，這些問題都在一定程度上阻礙著信息化建設(shè)的良性發(fā)展。因此，必須要提高對其的重視程度，努力建立起一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才，改善軟、硬件設(shè)施，提高安全性和穩(wěn)定性，建立健全檔案信息化管理制度，加強檔案信息資源整合力度，做好檔案信息安全管理工作，才能真正滿足新時代發(fā)展對檔案信息化管理工作的現(xiàn)實要求。

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［2］許麗英.淺談科技檔案管理信息化建設(shè)［J］.企業(yè)文化（下旬刊），2015（2）：195.

［3］龔霞，鐘霞.淺談科技檔案管理信息化建設(shè)［J］.沿海企業(yè)與科技，2011（9）：19-20.

G270.7

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2020.18.042

2095－6835（2020）18－0106－02

李嘉熠（1985—），女，河南洛陽人，本科，館員，研究方向為檔案管理。

〔編輯：張思楠〕