摘 要：隨著電子支付、手機(jī)應(yīng)用的普及，信息技術(shù)的發(fā)展正改變?nèi)藗兊纳罘绞胶凸ぷ鞣绞健Ｒ詸n案工作為例，隨著各種信息化系統(tǒng)的實(shí)施，電子檔案正逐步占據(jù)主導(dǎo)地位，對傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生了沖擊。在新形勢下，檔案工作既面臨機(jī)遇也面臨挑戰(zhàn)，本文將闡述二維協(xié)同設(shè)計平臺的應(yīng)用對檔案工作產(chǎn)生的影響，研究新形勢下如何找準(zhǔn)切入點(diǎn)，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：二維協(xié)同;科技檔案;創(chuàng)新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.060

1 前言

中國航空規(guī)劃設(shè)計研究總院有限公司設(shè)計業(yè)務(wù)模式為CAD系統(tǒng)設(shè)計和綜合項目管理系統(tǒng)流程管控結(jié)合的方式，利用綜合項目管理系統(tǒng)進(jìn)行流程管控，設(shè)計完成后出版硫酸圖進(jìn)行審簽，檔案部門負(fù)責(zé)成品硫酸圖的檢查驗收、著錄、掃描和出版。此圖檔管理模式中，硫酸圖為原始存檔憑證記錄，起承上啟下的作用。隨著二維協(xié)同設(shè)計平臺（簡稱平臺）上線，徹底改變了這種模式。

2 二維協(xié)同設(shè)計平臺簡介

2.1 平臺概述

平臺是基于內(nèi)容管理，以網(wǎng)絡(luò)為支撐，CAD技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，圖檔信息管理為手段，綜合項目管理為主線，協(xié)同設(shè)計為核心，使設(shè)計、管理、歸檔、成品出版實(shí)現(xiàn)一體化的集成應(yīng)用系統(tǒng)。平臺與綜合項目管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，可實(shí)現(xiàn)設(shè)計業(yè)務(wù)的流程和數(shù)據(jù)管理，各專業(yè)協(xié)同設(shè)計，完成電子出圖、成品文件自動歸檔及檔案電子庫內(nèi)出版成品圖紙，實(shí)現(xiàn)設(shè)計產(chǎn)品全生命周期管理。

2.2 平臺優(yōu)勢

2.2.1 實(shí)現(xiàn)圖紙標(biāo)準(zhǔn)化

將公司標(biāo)準(zhǔn)圖簽、圖庫、字體、線型等內(nèi)置于模板，設(shè)計人員通過系統(tǒng)自動創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)模板，不同設(shè)計人員間圖紙可以便捷調(diào)用，解決設(shè)計人員自行創(chuàng)建圖層、字體、線型的隨意性和不一致性，實(shí)現(xiàn)成品設(shè)計圖紙的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.2.2 提高效率和質(zhì)量

平臺能夠?qū)崿F(xiàn)設(shè)計過程信息資料集成、共享和傳遞，解決專業(yè)內(nèi)部、不同專業(yè)之間的分工合作與交流，實(shí)現(xiàn)專業(yè)內(nèi)、專業(yè)間協(xié)作配合，減少重復(fù)性勞動。通過整合綜合項目管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)集成、過程集成和功能集成，將設(shè)計人員、檔案人員從大量的簽字、開會溝通、歸檔、驗收、著錄、掃描等工作中解放出來，有助于縮短設(shè)計周期，提高效率和質(zhì)量。

2.2.3 保證電子文件真實(shí)性、一致性

平臺的設(shè)計產(chǎn)品，系統(tǒng)能實(shí)時全面監(jiān)控全過程，各環(huán)節(jié)自動收集創(chuàng)建相應(yīng)過程記錄，設(shè)計過程資料隨設(shè)計過程自然產(chǎn)生，合規(guī)合法、真實(shí)有效，實(shí)現(xiàn)了過程記錄、過程資料、設(shè)計成品的電子化。將歸檔入口嵌入平臺，實(shí)時接收電子文件原文及元數(shù)據(jù)信息，使設(shè)計人員在一個平臺上即可完成設(shè)計到歸檔出版全過程操作，實(shí)現(xiàn)電子文件全生命周期管理，確保了歸檔電子文件的真實(shí)性、一致性。

2.2.4 節(jié)約成本

由于平臺能夠保證歸檔電子文件真實(shí)性、一致性，可直接生成設(shè)計成品電子文件，通過出版模塊完成出版，因此可取消出版硫酸圖存檔環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)降本增效。

3 基于二維協(xié)同設(shè)計平臺的科技檔案管理要點(diǎn)

3.1 轉(zhuǎn)變工作思路

3.1.1 轉(zhuǎn)變管理理念

在基于平臺的檔案管理模式中，電子檔案的憑證性得到保障，完全取代了紙質(zhì)檔案，在公司內(nèi)部圖檔管理流程中實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，檔案的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)也隨之發(fā)生重大改變，“以紙為尊”的傳統(tǒng)理念不再適用，檔案管理由“管檔案”轉(zhuǎn)變“管數(shù)據(jù)”、“管信息”。

3.1.2 “雙軌制”逐步“單軌化”

“雙軌制”指紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，即紙質(zhì)文件作為原始記錄的原件存檔為主，電子文件作為流轉(zhuǎn)和利用為輔的管理模式?！半p軌制”具有較強(qiáng)的時代性，在一定時期內(nèi)是最合理的解決方案，但也帶來管理成本和工作量的增加。隨著各種先進(jìn)輔助平臺的出現(xiàn)，電子文件的環(huán)境發(fā)生了重大變化，電子文件具備了原件內(nèi)容的原始性和憑證性。檔案部門要以此為契機(jī)，突破“雙軌制”束縛，推行科技檔案電子文件“單軌化”，制定電子文件長期保存和可識讀性管理策略，確?！皢诬壔焙箅娮訖n案的安全和可讀取。

3.2 加強(qiáng)前端控制

所謂前端控制，指檔案管理工作提前介入電子文件的形成、運(yùn)行和歸檔管理。對電子文件從生成到歸檔整個過程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、要求，把預(yù)設(shè)的監(jiān)控功能和檔案管理功能嵌入各系統(tǒng)，在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)電子文件超前控制和全程管理，建立起統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、密切相關(guān)、互為保證、相對獨(dú)立的運(yùn)行模式，組成完整的電子文件原始性、真實(shí)性保障體系。

3.2.1 系統(tǒng)檔案需求分析

需求分析是檔案管理實(shí)現(xiàn)前端控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案人員要在系統(tǒng)設(shè)計階段參與到需求調(diào)研與分析中，從檔案管理的角度對電子文件從源頭上進(jìn)行控制，諸如歸檔范圍、文件生成、編號規(guī)則、著錄、電子審簽、元數(shù)據(jù)生成與采集等方面進(jìn)行整體設(shè)計和分析，確保電子文件的完整性、真實(shí)性。

3.2.2 數(shù)據(jù)接口開發(fā)和檔案管理系統(tǒng)升級

首先，要明確平臺與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口開發(fā)需求;其次，要做好系統(tǒng)供應(yīng)商之間的協(xié)調(diào)工作，確保需求落地;最后，要做好檔案管理系統(tǒng)升級，充分考慮歸檔數(shù)據(jù)的完整性、安全性和可靠性，保證系統(tǒng)穩(wěn)定性，確保大量接收數(shù)據(jù)下，系統(tǒng)不奔潰、不延時、數(shù)據(jù)不丟失等。

3.2.3 歸檔數(shù)據(jù)整編

檔案人員要對歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、整編，完善相關(guān)字段，完成數(shù)據(jù)歸檔。例如保管期限、密級等無法從平臺捕獲的字段，歸檔時要進(jìn)行補(bǔ)充完善。為增加數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，可根據(jù)情況增加關(guān)聯(lián)字段，便于檔案信息資源的開發(fā)利用。

3.3 加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息資源中心

首先，要持續(xù)開展館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使紙質(zhì)檔案突出重圍、煥發(fā)活力;其次，加強(qiáng)檔案信息提取、發(fā)掘，讓檔案由數(shù)據(jù)變信息;最后，拓展檔案信息資源收集范圍，與公司各應(yīng)用系統(tǒng)集成，提升檔案數(shù)據(jù)收集能力，使檔案管理系統(tǒng)成為企業(yè)數(shù)據(jù)信息資源中心，實(shí)現(xiàn)檔案管理從“管實(shí)體”到“管數(shù)據(jù)”、“管信息”的轉(zhuǎn)型。

4 結(jié)束語

在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案管理必須打破傳統(tǒng)思維，開拓工作思路，引入新觀念、新技術(shù)或新方式，把先進(jìn)工作理念和管理模式引入檔案管理，全面把握檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)，有序、有效地推進(jìn)和搞好檔案信息化，推動檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新。

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作者簡介

巫殷偉（1987-），男，漢族，廣西桂林人，本科，館員，研究方向：企業(yè)科技檔案管理。