盧芷晴/上海大學圖書情報檔案系

近年來我國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型在不斷推進，但要完全實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型還有一段相當長的路要走。因此，檔案部門要主動學習國外先進工作經(jīng)驗，加快推進我國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程。英國是最早提出檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的國家之一[1]，本文通過分析并總結(jié)英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的歷程和特點，以期立足數(shù)字時代下我國檔案工作的發(fā)展實際，對我國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出有參考性的建議。

1 英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的歷程

1.1 重塑：《國家檔案館在線戰(zhàn)略》（2008—2010）

2008年，英國國家檔案館深刻意識到數(shù)字環(huán)境給檔案工作所帶來的挑戰(zhàn)與機遇，認為要應(yīng)對數(shù)字革命帶來的沖擊，檔案館必須“主動出擊”，從根本上重塑檔案工作模式。英國國家檔案館及時推出了《國家檔案館在線戰(zhàn)略》，闡明未來三年的工作計劃與實現(xiàn)策略。該戰(zhàn)略明確提出要重新開展檔案用戶需求調(diào)查，通過訪談和分析已收集的相關(guān)數(shù)據(jù)充分了解數(shù)字環(huán)境下用戶的新需求，填補數(shù)字時代背景下檔案館對用戶新需求認識的空白；要重組檔案網(wǎng)站框架，更新檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能，如開發(fā)具有一對多交互功能的高質(zhì)量在線服務(wù)工具，滿足用戶與日俱增的需求；要重新組織檔案館工作內(nèi)容，明晰數(shù)字環(huán)境下檔案館的責任與擔當，厘清檔案館的權(quán)與責并加強與其他部門的合作[2]。

1.2 筑基：《國家檔案館檔案數(shù)字化計劃》（2009—2013）

《國家檔案館在線戰(zhàn)略》推行后，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的條件得到了極大的改善。之后英國國家檔案館推出了《國家檔案館檔案數(shù)字化計劃》，對數(shù)字化檔案的內(nèi)容以及如何實現(xiàn)在線利用進行了詳細規(guī)劃。該計劃闡明了國家檔案館的轉(zhuǎn)型目標，指出為應(yīng)對檔案數(shù)字化保存的挑戰(zhàn)，檔案工作者需要不斷提升技術(shù)水平；根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)，列出了“筑基”階段將進行數(shù)字化的檔案內(nèi)容；根據(jù)不同類型檔案的利用情況，明確各個數(shù)字化項目的時間節(jié)點。

1.3 推進：《檔案激勵計劃》（2015—2019）

在總結(jié)前兩個階段的經(jīng)驗以及反思當前不足的基礎(chǔ)上，英國國家檔案館推出了《檔案激勵計劃》，以進一步推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。該計劃提出要以全新的數(shù)字服務(wù)方式和更優(yōu)質(zhì)的線上體驗激發(fā)公眾的利用熱情；要發(fā)揮好國家檔案館的核心作用，充分調(diào)動行業(yè)內(nèi)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的積極性，加強各方聯(lián)系；要提高社會對檔案館重要性與潛力的認識，激發(fā)社會機構(gòu)與檔案館的合作熱情；要開展有規(guī)模的跨學科培訓，激發(fā)檔案學者的研究熱情；要鼓勵建設(shè)數(shù)字檔案館，努力建設(shè)世界領(lǐng)先水平的數(shù)字檔案館[3]。該計劃清晰地指明了該階段的發(fā)展目標與實踐方式，鼓勵檔案館加強與公眾、社會機構(gòu)、政府的溝通合作。

1.4 強化：《國家檔案館數(shù)字戰(zhàn)略》（2017—2019）和《國家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》（2019—2022）

英國在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的強化階段共提出兩個標志性戰(zhàn)略，分別是《國家檔案館數(shù)字戰(zhàn)略》（2017—2019）和《國家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》（2019—2022）。英國檔案館首先提出了《國家檔案館數(shù)字戰(zhàn)略》，指出社交媒體平臺的飛速發(fā)展給檔案歸檔工作帶來了新的挑戰(zhàn)，同時也激發(fā)了用戶的參與度，因此要進一步加強數(shù)字檔案館的建設(shè)，改變傳統(tǒng)實體檔案館的訪問形式，通過互聯(lián)網(wǎng)擴大檔案館的影響力，提升檔案工作者的數(shù)字素養(yǎng)，并加強與各方的合作，建立合作長效機制[4]。之后英國國家檔案館又推出了《國家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》（2019—2022），該戰(zhàn)略重點關(guān)注檔案館數(shù)字參與、數(shù)字利用、數(shù)字保存、數(shù)字技能四個方面內(nèi)容，并再次強調(diào)了檔案工作者數(shù)字技能和數(shù)字素養(yǎng)的重要性[5]。

2 英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的特點

2.1 以清晰的目標規(guī)劃為引導

英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的每個階段、每個戰(zhàn)略計劃都具有清晰的目標規(guī)劃，對不同主體每個階段的任務(wù)與時間節(jié)點都有明確的劃分，為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供清晰的指引。一是整個檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是循序漸進開展的，每個階段制定中短期的戰(zhàn)略計劃，對相應(yīng)的工作做出詳細規(guī)劃。二是每個階段的戰(zhàn)略計劃不僅包含宏觀的闡述，還包含具體的提升措施與詳細的工作流程，精確到任務(wù)的執(zhí)行者與啟動時間。

2.2 以扎實的調(diào)查數(shù)據(jù)為依托

英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的規(guī)劃布局并非是要覆蓋整個檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方方面面，而是依托大量的調(diào)查數(shù)據(jù)找出每個階段中較為薄弱的環(huán)節(jié)，確定優(yōu)先發(fā)展領(lǐng)域，將精力集中在最有價值的探索上，如《國家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》中提到“根據(jù)英國聯(lián)合信息委員會的調(diào)查顯示仍有48%的受訪者（檔案工作者）表示他們無法自行生成數(shù)字文件也無法對其進行校驗，有49%的受訪者（檔案工作者）無法執(zhí)行檔案的格式分析，有55%的受訪者（檔案工作者）自己無法從數(shù)字文件中提取元數(shù)據(jù)”[6]，所以該戰(zhàn)略倡導優(yōu)先建設(shè)數(shù)字保存能力。

2.3 以積極的合作理念為原則

英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中所推行的戰(zhàn)略計劃都十分強調(diào)合作理念，在《國家檔案館在線戰(zhàn)略》中強調(diào)要加強與社會機構(gòu)的合作，但在《國家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》中也明確指出合作不等同于依賴。在以往工作中檔案館過度依賴IT部門，喪失了對數(shù)字化工作基礎(chǔ)框架（包括硬件、軟件、網(wǎng)站建設(shè)）的掌控。因此英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型倡導的是一種積極的合作理念，檔案館與IT部門的合作不是簡單地將數(shù)字化工作交給IT部門完成，而是請IT部門提供技術(shù)指導，幫助檔案工作人員提高技術(shù)水平，提升數(shù)字素養(yǎng)。

2.4 以有效的公眾參與為動力

數(shù)字時代強調(diào)公眾參與，實際上是對“以用戶為中心”這一理念的更深層次表達。英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型將公眾參與放在重要的戰(zhàn)略位置，強調(diào)要重視調(diào)動公眾積極性，加強公眾的參與度，從而更好地了解公眾的利用需求、優(yōu)化用戶體驗，進一步推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

3 對我國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的啟示

3.1 重視實踐調(diào)查，加強頂層設(shè)計

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個漫長的過程，而且戰(zhàn)略和計劃的具體實施難以完全與預期相契合，因此這項工作很難一步到位。我國檔案部門應(yīng)參考英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的經(jīng)驗，加強對檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型具體實踐的調(diào)查，根據(jù)實際情況制定短期、中期、長期發(fā)展方略和發(fā)展計劃。就我國當前檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)狀而言，數(shù)字時代下組織內(nèi)部的協(xié)作以及社會與公眾的參與已然成為重要的發(fā)展趨勢，檔案部門應(yīng)該重視實踐調(diào)查，加強頂層設(shè)計，為我國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃藍圖。

3.2 拓寬合作思路，倡導多元合作

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項復雜工程，與不同領(lǐng)域的機構(gòu)進行合作有利于最大限度地發(fā)揮各自優(yōu)勢，推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進程。英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型強調(diào)與不同主體的溝通協(xié)作，我國在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，合作伙伴以信息技術(shù)部門為主，合作主體較為單一，英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的特點可為我國拓寬合作主體提供新思路。一是與慈善基金會合作，檔案館提供專業(yè)的知識服務(wù)，基金會提供一定的資金支持，雙方達成合作共識、實現(xiàn)共贏。二是深化與新媒體平臺合作，檔案館為新媒體平臺提供真實可靠的檔案信息資源，幫助其優(yōu)化新媒體內(nèi)容質(zhì)量，新媒體平臺則可以利用數(shù)字傳播知識幫助檔案館講好檔案故事，吸引公眾的關(guān)注和參與，檔案部門可在現(xiàn)有的實踐基礎(chǔ)上深化與新媒體平臺的合作。

3.3 擺脫對信息技術(shù)部門的過分依賴，夯實業(yè)務(wù)能力

分析英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的特點與經(jīng)驗可以發(fā)現(xiàn)，檔案工作人員始終是檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的主心骨，檔案工作人員不能在謀求合作的過程中喪失主導權(quán)和主動權(quán)。參考英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成功經(jīng)驗，我國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)建立“一核多元”的發(fā)展模式，以檔案機構(gòu)為中堅力量帶動社會各方齊參與、共治理，推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的完成。因此，我國在檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，要重視對檔案工作者業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，提高檔案工作者的數(shù)字技能和數(shù)字素養(yǎng)。一方面，要從“源頭”抓起，重視檔案學專業(yè)學生的人才培養(yǎng)，加強與高校聯(lián)系，重點培育適應(yīng)數(shù)字檔案工作發(fā)展的專業(yè)型人才。另一方面，當前在職的檔案工作者大多缺少檔案專業(yè)背景和專業(yè)的數(shù)字技能培訓，因而還需要著力抓好在職人員的繼續(xù)教育。

3.4 敢于開拓創(chuàng)新，豐富參與模式

目前我國數(shù)字參與模式仍較為單一，借鑒英國檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型經(jīng)驗，未來我國數(shù)字參與模式可在參與對象、參與形式、參與內(nèi)容上有新的發(fā)展。一是參與對象覆蓋面要更廣，利用web3.0環(huán)境將數(shù)字檔案工作滲透到公眾的生活之中，使更多不同身份、年齡的公眾都參與到其中。二是參與形式要更加多樣，將“參與”置于更加廣闊的語境之中來理解，以全景視角理解與構(gòu)想“參與”。三是參與內(nèi)容要更加豐富，當前數(shù)字參與內(nèi)容大多局限在“后端”的“歷史”信息，而缺少對那些占據(jù)數(shù)量上絕對優(yōu)勢且更加“年輕”的數(shù)字原生數(shù)字信息的關(guān)注[7]，未來數(shù)字參與的內(nèi)容除了關(guān)注過去紙質(zhì)檔案數(shù)字化的問題外，還需要關(guān)注現(xiàn)行時空下原生數(shù)字信息的歸檔問題，使公眾不僅能參與“過去”還能參與“現(xiàn)在”。