胡曉渤，王玉貴，杜士明，簡(jiǎn)鋼

十堰市太和醫(yī)院（湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬醫(yī)院）a.招標(biāo)辦；b.科研處，湖北十堰442000

引言

2017年國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見(jiàn)》明確要求公立醫(yī)院健全信息管理制度，完善藥品耗材管理[1]。近些年，隨著各級(jí)醫(yī)院對(duì)信息化投入的加大[2]，信息化管理手段已被廣泛運(yùn)用在醫(yī)用耗材管理中[3]，醫(yī)用耗材的采購(gòu)管理水平已得到一定程度的規(guī)范和提高。然而，科研試劑及耗材作為醫(yī)院科研體系中的物質(zhì)基礎(chǔ)，其采購(gòu)環(huán)節(jié)卻長(zhǎng)期缺乏有效監(jiān)管?？蒲腥藛T通常是使用課題經(jīng)費(fèi)自行采購(gòu)試劑耗材使用，盡管這種方式為科研人員提供了一定的便利，但也存在諸多的弊端，如產(chǎn)品價(jià)格難以降低，產(chǎn)品質(zhì)量無(wú)法保證，購(gòu)買產(chǎn)品的途徑不一定合法合規(guī)[4]。如何規(guī)范進(jìn)行科研試劑耗材采購(gòu)是醫(yī)院亟待解決的問(wèn)題。

此前我國(guó)一些學(xué)者對(duì)科研試劑耗材采購(gòu)進(jìn)行了研究，李國(guó)榮等[5]認(rèn)為應(yīng)該加強(qiáng)管理，優(yōu)化科研試劑耗材采購(gòu)流程，推行集中采購(gòu)與線上平臺(tái)采購(gòu)。曾堃等[6]對(duì)醫(yī)院試劑耗材的集中采購(gòu)方式進(jìn)行了研究，得出集中采購(gòu)可以降低采購(gòu)成本。鐘永泉等[7]探討了基于網(wǎng)絡(luò)的科研試劑耗材管理，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)化管理是十分必要的，提高了試劑耗材管理的運(yùn)行效率，節(jié)約了成本。從這些研究中可以發(fā)現(xiàn)，科研試劑耗材的采購(gòu)管理已越來(lái)越得到重視，學(xué)者們也都提出借助信息化來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)范的采購(gòu)，但這些研究多是將采購(gòu)活動(dòng)中的一些環(huán)節(jié)“搬”到線上進(jìn)行，并不是采購(gòu)全流程電子化。另外所使用的采購(gòu)系統(tǒng)有的是第三方的，成本較高，同時(shí)也不能很好適應(yīng)醫(yī)院的個(gè)性化需求。因此，本文在研究當(dāng)前醫(yī)院科研試劑耗材采購(gòu)現(xiàn)狀后，提出借助醫(yī)院現(xiàn)有的OA平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)科研試劑耗材采購(gòu)全流程電子化，這種模式既節(jié)省了用于購(gòu)買軟件的成本數(shù)10萬(wàn)元，也提升了科研試劑耗材的采購(gòu)管理水平，規(guī)范了采購(gòu)行為，同時(shí)有效縮短了采購(gòu)耗時(shí)，具有一定的參考借鑒意義。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 醫(yī)院科研試劑耗材采購(gòu)存在的問(wèn)題

我院目前的科研試劑耗材采購(gòu)方式為分散采購(gòu)[8]，科研人員根據(jù)使用需求提出采購(gòu)申請(qǐng)，科研處審批通過(guò)后，科研人員自行聯(lián)系供應(yīng)商購(gòu)買，供應(yīng)商供貨并開(kāi)具發(fā)票，科研人員到職能科室辦理出入庫(kù)手續(xù)，最后由財(cái)經(jīng)處辦理結(jié)賬付款。具體流程如圖1所示。

圖1 原科研試劑耗材采購(gòu)流程圖

這種“按需購(gòu)買、隨買隨用”的采購(gòu)方式，容易造成以下問(wèn)題：①科研試劑耗材管理使用效率較低，而且存在一定的漏洞，缺乏對(duì)科研人員和供應(yīng)商有效的監(jiān)督和管理，容易導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)[9]；②醫(yī)院采購(gòu)的科研試劑耗材具有批次多、數(shù)量大、品種繁、價(jià)格高、包裝規(guī)格不一、質(zhì)量級(jí)別繁雜且無(wú)規(guī)范統(tǒng)一分類方法等特點(diǎn)[10]，通過(guò)這種方式采購(gòu)的科研試劑耗材質(zhì)量難以得到保證，進(jìn)而對(duì)科研活動(dòng)產(chǎn)生影響；③忽略了對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的審核。供應(yīng)商的基本信息包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證或企業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證、危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營(yíng)許可證、廠家的品牌授權(quán)書等[11]，這些都需要專業(yè)的職能科室審核，避免引起法律風(fēng)險(xiǎn)；④采購(gòu)耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)。這種線下采購(gòu)的方式，需要拿著紙質(zhì)的審批文件找各類人員簽字審批，從提出申請(qǐng)到完成采購(gòu)?fù)枰?個(gè)月甚至更長(zhǎng)時(shí)間。

1.2 醫(yī)院科研試劑耗材采購(gòu)改進(jìn)對(duì)策

要改變目前分散采購(gòu)的現(xiàn)狀，首先需要統(tǒng)籌管理，劃分職責(zé)?？蒲刑幾鳛榭蒲惺宜臍w口管理部門，牽頭進(jìn)行科研試劑耗材采購(gòu)制度的建立和管理[12]，明確采購(gòu)辦法和各職能科室的管理職責(zé)；其次應(yīng)該針對(duì)原有采購(gòu)流程存在的問(wèn)題，再造科學(xué)合理的采購(gòu)流程，通過(guò)流程控制采購(gòu)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，使醫(yī)院科研試劑耗材采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范起來(lái)；最后要將科學(xué)合理的采購(gòu)流程落地實(shí)施，使其真正發(fā)揮作用。

但是，如何將采購(gòu)流程落地實(shí)施是一個(gè)難題。如果以傳統(tǒng)的手工和紙質(zhì)媒介為基礎(chǔ)，工作效率低下，還容易使科研人員陷入繁雜的“跑審批”事項(xiàng)中。科研試劑耗材采購(gòu)應(yīng)在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，盡可能為科研人員提供便利，不能造成額外負(fù)擔(dān)[13]，否則就有可能弄巧成拙。而基于網(wǎng)絡(luò)的試劑耗材采購(gòu)成為近幾年的研究熱點(diǎn)，也是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。這種方式的優(yōu)勢(shì)在于借助信息化的手段，構(gòu)建閉環(huán)的流程，使采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范、透明、可控，同時(shí)可以利用網(wǎng)絡(luò)的便利，為科研人員提供高效的服務(wù)。因此，我們決定通過(guò)信息化手段來(lái)構(gòu)建新的科研試劑耗材采購(gòu)流程。

2 流程構(gòu)建

2.1 設(shè)計(jì)

借助信息化手段構(gòu)建采購(gòu)流程有三種方式：①購(gòu)買具有科研試劑耗材采購(gòu)功能模塊的信息系統(tǒng)。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是部署較為快捷，缺點(diǎn)是成本較高，也不一定適用于醫(yī)院的實(shí)際情況，需要做較大改動(dòng)；②依托醫(yī)院信息部門自主開(kāi)發(fā)一套科研試劑耗材采購(gòu)系統(tǒng)。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是可以根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況定制開(kāi)發(fā)，缺點(diǎn)是開(kāi)發(fā)周期較長(zhǎng)，不能盡快滿足使用需要；③借助醫(yī)院現(xiàn)有信息系統(tǒng)構(gòu)建采購(gòu)流程。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是成本低，缺點(diǎn)是功能不一定完善。經(jīng)過(guò)對(duì)比，我們決定采用第三種方式。通過(guò)梳理醫(yī)院現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，我們認(rèn)為OA平臺(tái)中的工作流程模塊比較適合構(gòu)建科研試劑耗材采購(gòu)流程。

接下來(lái)，通過(guò)走訪各個(gè)科研室所及臨床的科研人員、藥學(xué)部、后勤服務(wù)中心等科室，收集需求，在做好需求分析后，設(shè)計(jì)了基于OA平臺(tái)的科研試劑耗材采購(gòu)流程的整體架構(gòu)（圖2）。該系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境為：1臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，1臺(tái)中間件服務(wù)器，其品牌型號(hào)為HPE DL580，配置均為4顆CPU，32 G內(nèi)存，600 G硬盤2塊，操作系統(tǒng)為Windows Server 2008 R2，數(shù)據(jù)庫(kù)為Oracle 11g。基于OA平臺(tái)的醫(yī)院科研試劑耗材采購(gòu)流程架構(gòu)如圖2所示。

圖2 基于OA平臺(tái)的醫(yī)院科研試劑耗材采購(gòu)流程架構(gòu)

2.2 實(shí)施

結(jié)合實(shí)際情況，兼顧規(guī)范與效率，制定了科研試劑耗材采購(gòu)管理辦法：①科研試劑耗材實(shí)行分類采購(gòu)，科研處統(tǒng)籌管理，各職能科室各負(fù)其責(zé)；②根據(jù)采購(gòu)金額不同，使用不同流程。單價(jià)在1000元以下，且年度累計(jì)采購(gòu)金額不超過(guò)5000元的零散采購(gòu)，由科研人員申請(qǐng)，經(jīng)審批后職能科室直接采購(gòu)；單價(jià)超過(guò)1000元，或年度累計(jì)采購(gòu)金額超過(guò)5000元的采購(gòu)，由科研人員申請(qǐng)，招標(biāo)辦集中議價(jià)后，職能科室再行采購(gòu)。并且規(guī)定，已招標(biāo)議價(jià)的試劑耗材進(jìn)入招標(biāo)試劑耗材庫(kù)，有效期為2年，2年內(nèi)采購(gòu)?fù)瑯拥脑噭┖牟?，?jīng)審批后可直接領(lǐng)用，無(wú)需再行招標(biāo)議價(jià)程序。根據(jù)管理辦法，繪制了2個(gè)重要的業(yè)務(wù)工作流程：科研試劑耗材領(lǐng)用流程（已招標(biāo)）、科研試劑耗材申購(gòu)流程（未招標(biāo)），見(jiàn)圖3。

這些流程，使采購(gòu)的每個(gè)環(huán)節(jié)都公開(kāi)、透明，職能部門也可以有效監(jiān)管，有利于加強(qiáng)科研試劑耗材的統(tǒng)一管理。下面需要將這些流程圖從線下搬到線上，實(shí)現(xiàn)電子化網(wǎng)絡(luò)化。

圖3 科研試劑耗材業(yè)務(wù)工作流程

首先，科研人員申購(gòu)試劑耗材需要填寫試劑耗材的基本信息，如品名、規(guī)格、購(gòu)買數(shù)量、經(jīng)費(fèi)來(lái)源等，根據(jù)其特點(diǎn)，我們?cè)O(shè)計(jì)了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息表單模板，科研人員將所需購(gòu)買的試劑耗材按規(guī)定格式填寫，見(jiàn)圖4。

我們利用醫(yī)院已有OA平臺(tái)中的工作流模塊，根據(jù)上圖的表單制作出電子表格，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中建表，設(shè)置對(duì)應(yīng)的字段。為方便科研人員填寫，我們特別增加了“導(dǎo)入”功能，科研人員可以下載Excel模板，在Excel文件中完成填寫后，批量導(dǎo)入到申購(gòu)表單中，這樣可以節(jié)約時(shí)間、提高效率。

其次，需要在OA平臺(tái)的工作流模塊中新建電子的科研試劑耗材申購(gòu)流程，按照流程圖中的環(huán)節(jié)新建節(jié)點(diǎn)，選擇每個(gè)節(jié)點(diǎn)的具體辦理人員，在判斷節(jié)點(diǎn)處設(shè)置好邏輯關(guān)系，然后繪制電子表單，繪制完成后的電子表單如圖5所示。

圖5 OA平臺(tái)中的科研試劑耗材采購(gòu)流程電子表單

最后，聯(lián)合流程相關(guān)的所有科室進(jìn)行多次測(cè)試，確定OA平臺(tái)中的科研試劑耗材采購(gòu)流程能夠順利走完后，正式面向全院科研人員啟用。

2.3 運(yùn)行及改進(jìn)

在電子流程構(gòu)建完成后，我們將原有的線下紙質(zhì)流程和OA平臺(tái)中的電子流程并軌運(yùn)行了一段時(shí)間，對(duì)比觀察2種方式的優(yōu)劣，并對(duì)使用人員進(jìn)行走訪，收集建議。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行，我們認(rèn)為相比線下流程，新構(gòu)建的基于OA平臺(tái)的科研試劑耗材采購(gòu)流程具有以下優(yōu)點(diǎn)：①采購(gòu)全過(guò)程可控可監(jiān)管，所有的數(shù)據(jù)均存儲(chǔ)在OA平臺(tái)中，隨時(shí)可調(diào)閱查詢，極大的降低了科研試劑耗材采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)隱患；②在規(guī)范化的同時(shí)，也為科研人員提供了便利，科研人員只需將所需使用的科研試劑耗材填入電子表格，導(dǎo)入到OA平臺(tái)的采購(gòu)流程中，就可以從試劑耗材的采購(gòu)事務(wù)中解脫出來(lái)，將更多的時(shí)間和精力投入到科研工作中；③采購(gòu)成本得到有效降低[14]。以往分散采購(gòu)，議價(jià)能力有限。通過(guò)職能部門招標(biāo)辦，專業(yè)人做專業(yè)的事情，集中議價(jià)，使科研試劑耗材的采購(gòu)成本大幅降低。

但同時(shí)我們也發(fā)現(xiàn)了線上流程存在的一些問(wèn)題，如審批人員未及時(shí)查看信息，使流程耽誤較長(zhǎng)時(shí)間；目前電子化流程還只能通過(guò)電腦端運(yùn)行，不能隨時(shí)隨地查看進(jìn)度。下一步，我們計(jì)劃加入短信提醒功能，并開(kāi)發(fā)移動(dòng)端平臺(tái)，使采購(gòu)流程更加完善。

3 應(yīng)用效果

在使用該流程3個(gè)月后，我們選取了部分科研試劑耗材進(jìn)行前后對(duì)比分析（表1），可以看出，通過(guò)基于OA平臺(tái)的醫(yī)院科研試劑耗材采購(gòu)流程，采購(gòu)?fù)瑯拥脑噭┖牟?，采?gòu)耗時(shí)大幅縮短，而采購(gòu)成本也得到了一定程度降低。說(shuō)明使用此方式進(jìn)行科研試劑耗材采購(gòu)是積極有效的。

表1 部分科研試劑耗材應(yīng)用采購(gòu)流程前后對(duì)比分析

4 討論

我院基于OA平臺(tái)的科研試劑耗材采購(gòu)流程構(gòu)建已經(jīng)完成，初步實(shí)現(xiàn)了提高工作效率、降低采購(gòu)成本等預(yù)期效果[15]。相比其他的科研試劑耗材采購(gòu)系統(tǒng)，這種方式節(jié)省了再購(gòu)買再開(kāi)發(fā)軟件的成本，而這種投入往往需要數(shù)十萬(wàn)元以上。同時(shí)借助醫(yī)院現(xiàn)有的OA平臺(tái)構(gòu)建流程，用戶對(duì)操作界面、功能模塊都較為熟悉，上手較快，為流程更好更快的推廣應(yīng)用打下了基礎(chǔ)。這是醫(yī)院新建電子化流程時(shí)可以借鑒參考的。下一階段，可加強(qiáng)該流程與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，如與科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)聯(lián)通，使試劑耗材采購(gòu)經(jīng)費(fèi)與科研項(xiàng)目掛鉤，確保?？顚Ｓ?；與HRP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)模塊和物資模塊聯(lián)通，使試劑耗材的出入庫(kù)更為方便；與CA認(rèn)證聯(lián)通，使電子采購(gòu)流程更安全。

5 總結(jié)

通過(guò)OA平臺(tái)構(gòu)建醫(yī)院科研試劑耗材采購(gòu)流程，解決了醫(yī)院科研試劑采購(gòu)需要規(guī)范管理的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)全過(guò)程的公開(kāi)透明，為醫(yī)院科研項(xiàng)目降低了財(cái)務(wù)成本、時(shí)間成本、管理成本，使科研人員可以全身心投入到科研工作本身中[16]。

但此流程的應(yīng)用中也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題：線上審批需要審批人員登錄到OA中，如果長(zhǎng)時(shí)間未登錄或登錄后未及時(shí)審批，也會(huì)造成采購(gòu)的延誤；另外目前審批僅支持PC端，使用有一定局限性。下一步，計(jì)劃增加短信提醒功能，開(kāi)發(fā)移動(dòng)端登錄審批功能，使其更加完善便捷。這一采購(gòu)流程的順利構(gòu)建，對(duì)醫(yī)院科研試劑耗材采購(gòu)管理具有重要的意義，不僅有利于管理水平的提高，而且可以給科研人員提供更好的服務(wù)。未來(lái)，這種模式還可以推廣應(yīng)用到科研管理的各個(gè)方面，推動(dòng)醫(yī)院科研水平進(jìn)一步提升。