伏春鵬/上海大學(xué)圖書情報檔案系

信息技術(shù)的發(fā)展使文件運轉(zhuǎn)方式發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的分段式文件管理辦法顯得捉襟見肘。1996年澳大利亞國家檔案標準提出了文件連續(xù)體（Records Continuum）的定義，1997年澳大利亞檔案學(xué)者Frank Upward在其著作中正式提出了文件連續(xù)體理論的四維模型。文件連續(xù)體理論為文件運轉(zhuǎn)提出了一種新的管理模式，該理論倡導(dǎo)連續(xù)性開展檔案管理工作，使其能夠在管理數(shù)字態(tài)檔案時展現(xiàn)出強大的生命力。

2018年，時任國家檔案局局長、中央檔案館館長李明華在全國檔案局長館長工作會議上指出：“檔案工作正在經(jīng)歷一個從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數(shù)據(jù)的變革過程。”[1]數(shù)字技術(shù)加快了檔案數(shù)據(jù)化趨勢。在國外，新西蘭、澳大利亞等國家先后發(fā)布了基于文件連續(xù)體理論的數(shù)字連續(xù)性計劃[2]；在國內(nèi)，國家檔案局鼓勵“在有條件的部門開展數(shù)字檔案‘單軌制’試點”[3]。無論是數(shù)字連續(xù)性的探索還是“單軌制”的嘗試，都不約而同地指向了文檔連續(xù)化處理。因此。對檔案數(shù)據(jù)化趨勢下的文件連續(xù)體理論探索不僅順應(yīng)了檔案數(shù)據(jù)研究趨勢，還為新形勢下檔案數(shù)據(jù)管理提供了一種全新的方法論。

1 文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)化中的適用性分析

文件連續(xù)體理論誕生至今，在不斷探討和實踐過程中，內(nèi)涵得到了豐富，能夠適應(yīng)不同形態(tài)下的檔案管理。通過對文件連續(xù)體理論模型的坐標軸進行了解可以直觀反映文件連續(xù)體理論。該模型由身份（Identity）、互動性（Transactional）、文件保存（Recordingkeeping）和證據(jù)（Evidential）4個軸以及形成（Create）、捕獲（Capture）、組織（Organise）和聚合（Pluralise）4個維度構(gòu)成，軸和維度相交構(gòu)成了16個坐標，共同反映了文件的時空延伸性[4]。文獻連續(xù)體理論中的四個軸與不同時空范圍的數(shù)據(jù)管理要素相互對應(yīng)。軸與維度交匯又形成了反映檔案數(shù)據(jù)目的、過程和職能的坐標。因此對該理論模型進行移植，可以窺探文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)管理中的適應(yīng)性。

1.1 從“軸”和“坐標”層面分析

第一，身份軸由內(nèi)到外主要反映了檔案數(shù)據(jù)的生成者、保管開發(fā)部門、管理部門及數(shù)據(jù)管理制度和體系。在我國分別代表檔案的生成部門；企業(yè)信息中心（數(shù)據(jù)中心、檔案室）、各級綜合（專業(yè)）檔案館；檔案行政部門以及檔案政策法規(guī)體系。第二，文件保存軸由內(nèi)到外的坐標指的是活動中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)；業(yè)務(wù)部門利用的檔案數(shù)據(jù)集；組織中相關(guān)聯(lián)的檔案數(shù)據(jù)包以及在社會范圍中具有較大影響的多組織數(shù)據(jù)集合。在我國實際管理的對象分別是日常工作中形成的電子文件和數(shù)據(jù)；各單位主要事務(wù)開展后形成的案卷級數(shù)據(jù)包；相關(guān)職能部門所形成的全宗級數(shù)據(jù)庫；以及多領(lǐng)域聯(lián)合構(gòu)成的數(shù)據(jù)共享中心庫。第三，互動軸是數(shù)據(jù)在不同的生成和保管場所中反映的不同作用和對同一維度其他環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的影響。在實際管理中代表檔案數(shù)據(jù)能直觀反映不同場景中形成和利用主體的主要職能及在社會中所扮演的角色，體現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮現(xiàn)實作用到實現(xiàn)社會價值的整個過程。第四，證據(jù)軸反映了檔案數(shù)據(jù)作為真實的原始記錄，在不同時空范圍中以何種形式發(fā)揮證據(jù)和憑證價值的過程。在檔案保管的基層單位，檔案數(shù)據(jù)是個人開展業(yè)務(wù)所留下的痕跡以及單位所開展活動產(chǎn)生的記錄；擴大范圍后，檔案數(shù)據(jù)反映的是某一領(lǐng)域的機構(gòu)職能；范圍再次擴大，在地區(qū)或行業(yè)間共享系統(tǒng)中，檔案數(shù)據(jù)展現(xiàn)的是某一重要歷史活動和社會事件的真實面貌。文件連續(xù)體理論的“軸”與“坐標”覆蓋了所有檔案機構(gòu)，同時反映了檔案在各個時空范圍的憑證作用及證據(jù)價值。在這一層面，文件連續(xù)體理論表現(xiàn)出與檔案數(shù)據(jù)管理極強的匹配性，表明檔案數(shù)據(jù)可以充分借鑒這一模型進行管理。

1.2 從“四個維度”層面分析

數(shù)據(jù)化趨勢下的檔案管理依然遵循著文件連續(xù)體理論模型由內(nèi)向外的形成維（Create）、捕獲維（Capture）、組織維（Organise）和聚合維（Pluralise）的維度劃分標準[5]。第一，形成維描述的是業(yè)務(wù)活動過程中形成的關(guān)聯(lián)性較低的數(shù)據(jù)，這一維度描述的是數(shù)據(jù)不斷生成的過程，數(shù)據(jù)主要是對背景信息的描述和對事件過程痕跡的真實展示。這一環(huán)節(jié)的主體主要是形成檔案數(shù)據(jù)的個人或團體，數(shù)據(jù)反映某一特定時間點所發(fā)生的行為痕跡。第二，捕獲維描述的是在業(yè)務(wù)部門中將其內(nèi)部發(fā)生的業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)進行捕獲，這些被捕獲的數(shù)據(jù)是在部門中有價值的部分，它們的元數(shù)據(jù)具有關(guān)聯(lián)性，能夠成為業(yè)務(wù)部門開展活動的憑證，這些數(shù)據(jù)是某一事件和職能的檔案數(shù)據(jù)組成的有關(guān)聯(lián)性的數(shù)據(jù)集合。這一環(huán)節(jié)將獨立形成的數(shù)據(jù)進行了初步匯總整理，使其能夠展示活動開展的全過程，同時也可以追溯到形成維的各個參與要素。第三，組織維描述了一個類似于全宗形成單位的規(guī)?；瘷C構(gòu)，對于內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)集合的篩選、整理、編目和保存，反映了其在社會中的分工及角色，在這一維度中數(shù)據(jù)的時空延伸性被擴大，數(shù)據(jù)集合來自不同時間和地點，共同反映了機構(gòu)的職能和定位。第四，聚合維描述來自不同機構(gòu)的數(shù)據(jù)聚集在一起，對其進行建構(gòu)后，形成反映某一社會活動的記憶，檔案數(shù)據(jù)在這一維度中雖不直接呈現(xiàn)事件的背景信息，但卻通過數(shù)據(jù)的連續(xù)性使其獲得了范圍更廣的數(shù)據(jù)擴展性，使數(shù)據(jù)集合提供更全面真實的信息內(nèi)容。

四個維度均能反映檔案數(shù)據(jù)在不同環(huán)境下所表現(xiàn)出的作用和價值，也是檔案數(shù)據(jù)克服時空限制并展現(xiàn)其延伸性的過程。維度從內(nèi)向外反映了檔案數(shù)據(jù)從生成到參與社會記憶構(gòu)建的過程；從外向內(nèi)則體現(xiàn)了數(shù)據(jù)可在同一時空狀態(tài)下存在于不同維度的特性。在這一層面，實際的檔案數(shù)據(jù)運轉(zhuǎn)方式與文件連續(xù)體理論對于連續(xù)性的思考有機結(jié)合，為檔案數(shù)據(jù)的時空延展性提供了理論支撐，在這一理論幫助下檔案數(shù)據(jù)能夠更全面發(fā)揮價值。

1.3 文件連續(xù)體理論模型與檔案數(shù)據(jù)管理的匹配性分析

文件連續(xù)體理論強調(diào)文件管理應(yīng)該重視邏輯聯(lián)系，應(yīng)該將文件管理活動融入社會活動當中[6]。文件管理是一個統(tǒng)一的、相似的系統(tǒng)，文件的積累不應(yīng)受階段劃分影響，也不應(yīng)受時空限制[7]。檔案數(shù)據(jù)管理其實是一種更高形態(tài)的電子文件管理，數(shù)據(jù)管理的整個流程都更加切合文件連續(xù)體理論。檔案數(shù)據(jù)的多維度、連續(xù)性、整體性以及對于背景信息的重視都超過了傳統(tǒng)檔案。檔案數(shù)據(jù)的運轉(zhuǎn)過程貼合時空延伸性，同時也具備檔案不同維度劃分的特性，文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)管理中表現(xiàn)出了極強的匹配性。

2 文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)化趨勢中的價值闡述

2.1 文件連續(xù)體理論有利于檔案數(shù)據(jù)理論構(gòu)建

第一，文件連續(xù)體理論為檔案數(shù)據(jù)和電子文件關(guān)聯(lián)提供理論支撐。該理論是在后現(xiàn)代主義和電子文件管理實踐的相互影響下產(chǎn)生的，當前檔案學(xué)研究正因為數(shù)據(jù)驅(qū)動產(chǎn)生新的研究范式，“數(shù)據(jù)連續(xù)性保障即將成為大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子文件管理的新課題”[8]。連續(xù)性在數(shù)據(jù)化趨勢中的展現(xiàn)，促使研究者重新審視傳統(tǒng)電子文件管理與當前檔案數(shù)據(jù)管理的關(guān)系，在這一過程中，以文件連續(xù)體理論參與檔案數(shù)據(jù)理論構(gòu)建，引導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)連續(xù)性體系建立，對電子文件連續(xù)性與檔案數(shù)據(jù)連續(xù)性相互關(guān)聯(lián)起到理論支撐作用。

第二，文件連續(xù)體理論為檔案數(shù)據(jù)的界定提供指導(dǎo)。數(shù)據(jù)化趨勢下檔案數(shù)據(jù)的范圍仍未明確，但是大量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和利用使檔案部門在數(shù)據(jù)管理中有被邊緣化的風(fēng)險，檔案部門對于管理范圍的界定需要合理的理論支撐。近年來國外對數(shù)字連續(xù)性的實踐逐漸興起，“將數(shù)字信息的管理和維護相互結(jié)合，確保數(shù)字信息保持連續(xù)性以備利用”[9]正成為檔案機構(gòu)發(fā)展趨勢。與此同時，國內(nèi)研究也提出在數(shù)據(jù)科學(xué)的指引下保證文件的可用性、可信性和可控性[10]。在這一趨勢下，檔案部門借鑒文件連續(xù)體理論，用一體化、連續(xù)性的思路維護數(shù)據(jù)的完整、真實、安全和可信，有效發(fā)揮數(shù)據(jù)的原始記錄性及憑證價值，進而促使檔案部門參與數(shù)據(jù)全程管理，體現(xiàn)了文件連續(xù)體理論在界定檔案部門管理范圍，明確保管權(quán)限中的現(xiàn)實價值。

2.2 文件連續(xù)體理論助力檔案數(shù)據(jù)管理

第一，文件連續(xù)體理論有助于檔案數(shù)據(jù)全程管理。目前數(shù)字連續(xù)性參與電子文件管理的實踐已相繼在英國、美國、澳大利亞、新西蘭等國家開展，我國在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》等文件中多次提出了對數(shù)據(jù)全程管理戰(zhàn)略和對檔案數(shù)據(jù)治理的展望。當前數(shù)字連續(xù)性的實踐經(jīng)驗證明在數(shù)據(jù)化中強調(diào)部門之間聯(lián)系，避免人為地割裂數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更高價值。運用文件連續(xù)體理論指導(dǎo)檔案管理向數(shù)據(jù)連續(xù)性轉(zhuǎn)變，能發(fā)揮數(shù)據(jù)連續(xù)性在制度和框架上對檔案數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢，保障數(shù)據(jù)在不同維度進行交流，是實現(xiàn)對數(shù)據(jù)連續(xù)性的控制、完善數(shù)據(jù)治理體系、助力全程管理的重要步驟。

第二，文件連續(xù)體理論有助于檔案數(shù)據(jù)管理流程建設(shè)，能夠有效保證檔案數(shù)據(jù)有序和連續(xù)管理。數(shù)據(jù)化趨勢下檔案管理應(yīng)該在一個完整、安全和可信的系統(tǒng)中開展。數(shù)字檔案的管理更應(yīng)該關(guān)注檔案的來源、形成過程、制作目的、檔案及立檔單位之間的聯(lián)系[11]。這與文件連續(xù)體理論去中心化、非線性化的流程不謀而合，該理論在各維度保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性，確保其背景信息能夠可持續(xù)的更新，還弱化了“文件”和“檔案”作為文件運動端點的特性，數(shù)據(jù)可以在開放的環(huán)境下持續(xù)發(fā)揮作用，其原始記錄性不會受到影響，這樣就保證了數(shù)據(jù)在長時間運轉(zhuǎn)中實現(xiàn)其價值。文件連續(xù)體理論有利于實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的可控、可信和可用，能有效控制檔案數(shù)據(jù)管理流程。

2.3 文件連續(xù)體理論有利于檔案數(shù)據(jù)證據(jù)價值最大化發(fā)揮

“檔案學(xué)的中心點是證據(jù)而不是信息”[12]。文件連續(xù)體理論對于檔案數(shù)據(jù)最主要的功效是促使其證據(jù)價值的擴散和延續(xù)。不管是在形成維對事件發(fā)生的記錄，還是在捕獲維對記錄的整合，都是檔案生成主體為保存事件痕跡而開展的工作。而文件連續(xù)體理論為保存證據(jù)提供了連續(xù)性的結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)的利用不受時空限制，可依次發(fā)生也可同時進行，并且數(shù)據(jù)在各個維度中的運轉(zhuǎn)是可逆的。

第一，檔案數(shù)據(jù)能夠在不同時空內(nèi)實現(xiàn)同步更新和處置，保證檔案數(shù)據(jù)的證據(jù)性不因機構(gòu)或保管方式的變化而失效。第二，檔案數(shù)據(jù)從生成時就開始對背景信息進行實時更新和著錄，所具備的元數(shù)據(jù)具有連續(xù)的可追溯性，能夠反映記錄形成主體在一段時間內(nèi)發(fā)生的變化。第三，文件連續(xù)體四個維度不受時空限制，為檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮證據(jù)價值提供了支撐平臺。檔案數(shù)據(jù)從生成開始就在不同維度中擴散和收束，能夠與其他關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)進行聯(lián)系，運用當前的信息技術(shù)展現(xiàn)出強大的證據(jù)價值。相比傳統(tǒng)檔案的證據(jù)性，檔案數(shù)據(jù)能利用相關(guān)聯(lián)的背景信息強化證據(jù)價值，能借助具有一定聯(lián)系的數(shù)據(jù)來保證相關(guān)業(yè)務(wù)的證據(jù)完整性。因此文件連續(xù)體理論為檔案數(shù)據(jù)證據(jù)性保障提供了支持，同時該理論對于文件在時空中運動的描述也有利于文件證據(jù)最大范圍的運用。

3 檔案數(shù)據(jù)化趨勢下文件連續(xù)體理論的生命力提升

3.1 在數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)型中融入文件連續(xù)體理論

當前以大數(shù)據(jù)為主的信息技術(shù)影響促使檔案管理從數(shù)字化向著數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，未來檔案信息化建設(shè)將圍繞戰(zhàn)略性、前瞻性、實用性問題開展檔案科技研究[13]。隨著數(shù)字檔案館建設(shè)成效初顯以及“一網(wǎng)通辦”、“最多跑一次”服務(wù)、政府數(shù)據(jù)開放的推動，在智慧服務(wù)的背景下，檔案數(shù)據(jù)化趨勢逐漸明朗。對于檔案數(shù)據(jù)理論探索和檔案管理實踐工作的創(chuàng)新都會對未來檔案事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生重大影響，在這樣的發(fā)展趨勢下應(yīng)爭取將文件連續(xù)體理論融入檔案數(shù)據(jù)管理，將數(shù)字連續(xù)性的實踐經(jīng)驗同文件連續(xù)體理論相結(jié)合，用文件連續(xù)性作為檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變的理論構(gòu)建核心。

3.2 將文件連續(xù)體理論與檔案管理的新趨勢有機結(jié)合

將電子文件單軌制與理論融合發(fā)展。單軌制是文檔一體化、連續(xù)性管理的初步實踐，在這一時期將文件連續(xù)體理論融入單軌制的理論構(gòu)建和制度建設(shè)中，在開展單軌制業(yè)務(wù)探索的同時為進一步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)直接管理積累經(jīng)驗。第二，將智慧化檔案利用同該理論緊密聯(lián)系。智慧城市、智慧檔案館等智慧服務(wù)體系推動檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺的構(gòu)建，跨地區(qū)、全國性的檔案數(shù)據(jù)共享平臺成為發(fā)展需要。文件連續(xù)體理論對于數(shù)據(jù)管理的連續(xù)性、可理解性、可溯源性等優(yōu)勢能夠有效提升檔案數(shù)據(jù)共享質(zhì)量；運用文件連續(xù)體理論模型分層次構(gòu)建共享平臺可以促進數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)安全、完整和可靠，在平臺中保證數(shù)據(jù)的整合，使檔案利用能夠更加個性化、智能化。

3.3 依托文件連續(xù)體理論構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)治理體系

檔案數(shù)據(jù)治理體系需要在制度和框架體系上進行改革，針對檔案數(shù)據(jù)的特點，結(jié)合文件連續(xù)體理論對制度、標準和法規(guī)進行更新，優(yōu)化檔案部門對數(shù)據(jù)連續(xù)性的適應(yīng)能力。過去，檔案部門作為信息保存和治理的重要主體，對于保存和利用信息都有自身優(yōu)越條件和獨特基礎(chǔ)。未來，在數(shù)據(jù)連續(xù)性環(huán)境下的數(shù)據(jù)治理更需要檔案部門發(fā)揮自身優(yōu)勢，應(yīng)該使檔案部門參與數(shù)據(jù)的全程管理當中，在文件連續(xù)體理論支撐下制定數(shù)據(jù)管理部門組織框架和制度體系，在連續(xù)性基礎(chǔ)上拓展數(shù)據(jù)價值，將文件連續(xù)體理論的學(xué)習(xí)和利用融入信息素養(yǎng)的提升工作中，使檔案數(shù)據(jù)連續(xù)性管理成為國家數(shù)據(jù)治理的重要環(huán)節(jié)，依托文件連續(xù)體理論指導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)管理并構(gòu)建社會數(shù)據(jù)治理體系。

4 結(jié)語

對于文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)化趨勢下的生命力探析，既展現(xiàn)了該理論在檔案數(shù)據(jù)管理中的強大可塑性和包容性，同時也發(fā)掘了借鑒該理論進一步優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)管理的路徑。依托理論對于數(shù)據(jù)的連續(xù)和可理解性的解讀，可以探索檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)社會記憶的進一步構(gòu)建；依托理論對于數(shù)據(jù)可溯源性的深化，可將檔案數(shù)據(jù)更加普遍的參與到收集證據(jù)、發(fā)揮記錄價值的過程中，有針對性的維護社會各群體的利益；同時伴隨著數(shù)據(jù)化崛起的數(shù)據(jù)科學(xué)與文件連續(xù)體理論相互結(jié)合，可以在以檔案數(shù)據(jù)為主的研究中探索更加抽象的“檔案數(shù)據(jù)連續(xù)性”問題，以更專業(yè)的視角探討文件連續(xù)體理論的作用。隨著實踐不斷深入，文件連續(xù)體理論與檔案數(shù)據(jù)聯(lián)系將更加緊密，文件連續(xù)體理論將同數(shù)據(jù)特性融合，向著“數(shù)據(jù)連續(xù)性”發(fā)展，進而有效保障檔案數(shù)據(jù)的安全存取和長期可用，文件連續(xù)體理論將在不斷地實踐探索中得以創(chuàng)新，永葆生機。