（青海省地方病預(yù)防控制所 西寧 810021）

0 引言

國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)和地方檔案機(jī)構(gòu)的管理人員必須要提高對(duì)檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的重視，要從加強(qiáng)檔案管理部門(mén)之間的互聯(lián)互通、提高檔案管理與利用效率出發(fā)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)歸納與整理，并對(duì)檔案信息化管理平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)構(gòu)建，確保提高檔案數(shù)據(jù)資源的在線獲取與利用率。對(duì)于檔案管理工作人員而言，要將推動(dòng)檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展作為未來(lái)的主攻方向，要從資源整合、發(fā)展規(guī)劃、技術(shù)創(chuàng)新、人員培養(yǎng)等方面形成合力，確保實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化工作成果的高效轉(zhuǎn)化，由中央到地方全面推動(dòng)檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化發(fā)展。

1 檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的面臨的主要問(wèn)題

1.1 發(fā)展投入不到位

對(duì)檔案事業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)，需要奠定穩(wěn)固的發(fā)展根基，即投入充足的資源，包括資金資源、設(shè)備資源、技術(shù)資源和人才資源等。而結(jié)合當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀可知，在發(fā)展過(guò)程中呈現(xiàn)出的首要問(wèn)題即總體投入不到位，尤其體現(xiàn)在設(shè)備和技術(shù)方面。在設(shè)備投入方面，數(shù)字時(shí)代下的檔案管理工作本身就對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備依賴程度較高，主要體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)設(shè)備和相關(guān)軟件上，此時(shí)就涉及到各種硬件和軟件設(shè)備的配置，而實(shí)際的檔案機(jī)構(gòu)在搭建檔案館時(shí)常出現(xiàn)設(shè)備投入不足現(xiàn)象，導(dǎo)致管理機(jī)具和相關(guān)運(yùn)行軟件無(wú)法保障高效運(yùn)行，且無(wú)法滿足實(shí)際的檔案管理工作需求。在檔案管理技術(shù)方面，數(shù)字化時(shí)代下主要指向大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、攝影識(shí)別技術(shù)等。究其原因在于檔案管理上層機(jī)構(gòu)對(duì)管理技術(shù)的重視程度不夠，因而缺乏對(duì)操作人員的專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致在管理過(guò)程中，每項(xiàng)技術(shù)應(yīng)有的成效達(dá)不到要求。

1.2 部分缺乏專項(xiàng)管理制度支撐

對(duì)于檔案管理工作而言，管理工作人員需要在管理時(shí)參照相應(yīng)的規(guī)范，具體指檔案管理工作制度。而對(duì)檔案數(shù)字化管理制度建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析可知，檔案管理制度還存在較為明顯的不夠完善的問(wèn)題，且缺乏一定的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。對(duì)各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的制度建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)查可知，大部分檔案管理機(jī)構(gòu)在數(shù)字化建設(shè)方面都缺乏專項(xiàng)制度，即使部分檔案機(jī)構(gòu)制定了相應(yīng)制度，在實(shí)際管理過(guò)程中也只是流于形式，對(duì)制度貫徹力度不夠，導(dǎo)致管理工作人員和檔案存儲(chǔ)、歸檔等操作人員無(wú)法掌握規(guī)范的工作要點(diǎn)，從而導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)失誤。

1.3 檔案信息化建設(shè)力度不夠

第一，平臺(tái)建設(shè)落后。數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，其中一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)就在于搭建專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)管理信息化平臺(tái)。對(duì)檔案存儲(chǔ)方面的信息化管理項(xiàng)目而言，當(dāng)前存在的主要問(wèn)題為缺乏存儲(chǔ)支撐，如果無(wú)法選用合適的存儲(chǔ)技術(shù)和存儲(chǔ)介質(zhì)，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)存儲(chǔ)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的問(wèn)題。此外，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面，還存在當(dāng)前非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求得不到響應(yīng)滿足，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)分布式存儲(chǔ)，存儲(chǔ)效率低下。而在檔案服務(wù)信息化管理平臺(tái)功能方面，則體現(xiàn)出服務(wù)路徑狹窄，服務(wù)效率低下的問(wèn)題，檔案使用人員在查詢和獲取數(shù)據(jù)信息時(shí)會(huì)受到多種阻礙，從而導(dǎo)致使用人員的需求無(wú)法被有效滿足。

第二，安全保障不到位。信息化與數(shù)字化時(shí)代的一個(gè)顯著特點(diǎn)即信息的交互性更強(qiáng)，信息的獲取路徑更加廣泛，信息的共享程度逐漸增高?；谶@一數(shù)據(jù)背景，檔案管理工作人員在進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)應(yīng)充分重視數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。而經(jīng)實(shí)踐證明，檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也是檔案數(shù)字化管理過(guò)程中最為常見(jiàn)的問(wèn)題。對(duì)該問(wèn)題出現(xiàn)的成因進(jìn)行分析可知，其一是檔案管理市場(chǎng)不夠完善，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)交易時(shí)難以保障規(guī)范性與真實(shí)性，會(huì)直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全受到威脅；其二是數(shù)據(jù)安全加密技術(shù)應(yīng)用不到位，對(duì)數(shù)據(jù)加密、限定權(quán)限等加密處理措施應(yīng)用不夠深入，會(huì)出現(xiàn)非法人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的隨機(jī)盜取情況。

第三，電子檔案數(shù)據(jù)化管理不到位。在當(dāng)前的檔案類型中，電子檔案是主要的發(fā)展趨勢(shì)，各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極的對(duì)電子檔案進(jìn)行資源轉(zhuǎn)化與高效管理。而作為檔案數(shù)據(jù)化管理人員，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)也存在管理制度不規(guī)范、管理操作不過(guò)關(guān)等問(wèn)題。在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，一旦對(duì)大數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等應(yīng)用不到位，將會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)偏差，也就無(wú)法保障數(shù)據(jù)信息的完整性與準(zhǔn)確性。

1.4 檔案信息服務(wù)相對(duì)落后

對(duì)檔案進(jìn)行管理，要求管理人員能夠及時(shí)和全面的對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理與歸檔，才能更好的為使用人群服務(wù)。在數(shù)字化時(shí)代下，越來(lái)越多的檔案信息表現(xiàn)為電子文件形式，在對(duì)其進(jìn)行搜集時(shí)，常出現(xiàn)工作人員搜集不夠及時(shí)，從而導(dǎo)致館內(nèi)資源更新不到位和結(jié)構(gòu)單一的情況。而在對(duì)資源進(jìn)行收錄之后，又存在資源開(kāi)發(fā)深度與廣度不夠的情況，從而無(wú)法高效的對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換。然而，當(dāng)前大部分檔案館在檔案內(nèi)容形式方面，還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，對(duì)新增的電子檔案內(nèi)容收納不足、電子檔案轉(zhuǎn)化率低，從而導(dǎo)致檔案信息服務(wù)工作基礎(chǔ)搭建不穩(wěn)固。針對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案館的信息服務(wù)方式而言，存在的主要問(wèn)題則為方式單一、途徑狹窄，在個(gè)性化與智能化服務(wù)方面建設(shè)相對(duì)落后，無(wú)法提供高效的在線交互式信息服務(wù)。

2 數(shù)字時(shí)代下實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化創(chuàng)新管理的路徑

2.1 加大投入，形成合力

從提高檔案數(shù)據(jù)化管理水平的角度出發(fā)，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的需求現(xiàn)狀加大投入。國(guó)家和相關(guān)上層機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)下級(jí)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行資金、技術(shù)和人才等方面的扶持，國(guó)家、政府和各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)形成合力，全力推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理工作進(jìn)程。在加大投入方面，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)尤其關(guān)注提供質(zhì)量過(guò)硬的檔案數(shù)據(jù)化管理設(shè)備的軟硬件設(shè)施，并與檔案數(shù)據(jù)化管理的服務(wù)器之間的高效對(duì)接，以便于用戶進(jìn)行快速的信息查詢與獲取。

2.2 完善制度，確立規(guī)范

在對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化與數(shù)字化的管理工作時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極制定與完善相關(guān)的檔案管理措施，從組織建設(shè)與制度建設(shè)出發(fā)，為檔案數(shù)據(jù)化管理工作的落實(shí)提供支撐。在具體搭建組織機(jī)構(gòu)與完善管理制度時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)秉持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，尤其要關(guān)注對(duì)制度的完善，為具體管理工作的落實(shí)提供科學(xué)依據(jù)。在完善制度時(shí)，應(yīng)做到對(duì)檔案數(shù)據(jù)化管理工作內(nèi)容的明確以及對(duì)各級(jí)管理人員的管理職責(zé)的明確。此外，檔案數(shù)據(jù)化管理制度應(yīng)不斷完善要求，管理人員也要在實(shí)際的工作中根據(jù)工作要求對(duì)管理制度進(jìn)行調(diào)整，并對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化，提高每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，才能夠有效的提升檔案數(shù)據(jù)化管理工作成效。

2.3 加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

第一，建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。海量的數(shù)據(jù)信息的出現(xiàn)對(duì)檔案管理人員提出了更高的數(shù)據(jù)處理要求，基于此，檔案管理人員應(yīng)借助大數(shù)據(jù)時(shí)代的便利，積極的構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的首要工作是對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行廣泛收集，并對(duì)收集到的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核實(shí)，確保數(shù)據(jù)信息真實(shí)與完整。在此基礎(chǔ)上，檔案數(shù)據(jù)化管理人員要對(duì)檔案材料進(jìn)行分類與編號(hào)，將每一份電子文件都做好檢索標(biāo)識(shí)，確保一碼一件，提高檢索精準(zhǔn)率。另外，檔案管理人員要積極的對(duì)檔案歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并存入到檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。在構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，管理人員還要嚴(yán)格的執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)具有較高的兼容性。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，還要關(guān)注資源中心的封閉性，要從數(shù)據(jù)資源安全角度加強(qiáng)管理。對(duì)于電子文件資源，應(yīng)對(duì)其格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容以及數(shù)據(jù)提取方式等進(jìn)行統(tǒng)一，提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間的互聯(lián)互通性。此外，檔案數(shù)據(jù)化管理工作人員還應(yīng)了解受眾需求，并有針對(duì)性的制定資源轉(zhuǎn)化計(jì)劃，有序推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)進(jìn)程。智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)關(guān)注與檔案數(shù)據(jù)信息檢索與服務(wù)中心的對(duì)接，在深入挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的基礎(chǔ)上，為提升檔案服務(wù)水平提供支持。

第二，建立檔案管理數(shù)字化平臺(tái)。首先，檔案管理工作人員要對(duì)館藏情況有全面和清晰的了解，并更深一步的對(duì)檔案類型、狀態(tài)以及檔案信息利用現(xiàn)狀進(jìn)行掌握等；其次，在搭建檔案數(shù)據(jù)的信息化管理平臺(tái)時(shí)，管理工作人員應(yīng)秉持“把握重點(diǎn)、分步進(jìn)行”的基本原則，在對(duì)資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化時(shí)，要以重點(diǎn)館藏資源與利用率較高的館藏資源為首，確保與使用人群的需求充分對(duì)接；再者，在搭建檔案數(shù)據(jù)的信息化管理平臺(tái)時(shí)，管理人員應(yīng)突出數(shù)據(jù)的共享性，要搭建專項(xiàng)檔案應(yīng)用共享平臺(tái)，可以在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上設(shè)置專區(qū)，在構(gòu)建檔案目錄時(shí)，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，并可以按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，一般以時(shí)間為排序標(biāo)準(zhǔn)；最后，在搭建檔案數(shù)據(jù)管理信息化平臺(tái)時(shí)，要從完善平臺(tái)功能出發(fā)，因而還需要關(guān)注對(duì)檔案知識(shí)提取系統(tǒng)的高效構(gòu)建。

第三，推行云存儲(chǔ)和云服務(wù)。在檔案數(shù)據(jù)化管理過(guò)程中，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)，檔案管理工作人員要積極的推行云存儲(chǔ)和云服務(wù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作中的弊端予以積極改進(jìn)，確保檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)較快的轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展。具體執(zhí)行過(guò)程中，檔案管理人員要合理設(shè)置云存儲(chǔ)服務(wù)器，確保提升數(shù)據(jù)處理能力。此外，基于云服務(wù)的交互特性，檔案管理人員可以使檔案數(shù)據(jù)資源具有更高的共享性，因而能夠促進(jìn)形成更加多樣化的服務(wù)模式。

第四，加強(qiáng)電子檔案的安全管理。電子檔案在存儲(chǔ)和利用過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)隱私泄露以及文檔損壞等問(wèn)題，其中隱私泄露問(wèn)題會(huì)帶來(lái)較為嚴(yán)重的后果。因此，檔案數(shù)據(jù)化管理人員要對(duì)電子文檔所屬的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行積極維穩(wěn)，并對(duì)其執(zhí)行更加有效的安全防護(hù)技術(shù)，做好對(duì)電子文檔的數(shù)據(jù)加密管理與使用權(quán)限管理，針對(duì)使用權(quán)限管理，應(yīng)設(shè)定多道權(quán)限驗(yàn)證，確保使用者不會(huì)對(duì)電子文檔安全產(chǎn)生威脅。此外，在對(duì)電子檔案進(jìn)行安全管理時(shí)，還要注重對(duì)可能存在的病毒進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，具體可借助防火墻與安全代理等技術(shù)加強(qiáng)病毒監(jiān)測(cè)管理，對(duì)計(jì)算機(jī)外部的惡意攻擊行為進(jìn)行有效抵制，從而可以顯著降低電子文檔信息泄露與丟失等問(wèn)題出現(xiàn)的概率。