姚彥通/中核核電運(yùn)行管理有限公司文檔管理處

為加強(qiáng)核電廠機(jī)組運(yùn)行性能，提升其安全系數(shù)，必須不斷地對(duì)核電機(jī)組的構(gòu)筑物、生產(chǎn)工藝系統(tǒng)、設(shè)備部件材料等進(jìn)行實(shí)體或功能上的改變，即為變更改造活動(dòng)（又稱技術(shù)改造活動(dòng)）。核電廠變更改造活動(dòng)所涉及的部門較多，從變更改造申請(qǐng)、設(shè)計(jì)、實(shí)施到竣工關(guān)閉，會(huì)產(chǎn)生大量變更文件，其種類多樣、內(nèi)容復(fù)雜。當(dāng)前，各界對(duì)變更文件的管理研究較少，管理實(shí)踐也較為“粗放”，沒(méi)有明確提出變更文件的概念，也缺乏從變更改造活動(dòng)的視角對(duì)變更文件管理方式進(jìn)行細(xì)化探索。

1 核電廠變更文件的概念和類型

在核電廠變更改造活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的管理支持性文件、受變更影響文件和結(jié)果總結(jié)性文件，統(tǒng)稱為變更文件。在變更改造的設(shè)計(jì)、申請(qǐng)、實(shí)施、試驗(yàn)、驗(yàn)收、竣工等過(guò)程中會(huì)生成管理支持性文件，包括變更設(shè)計(jì)方案、可行性分析報(bào)告、變更實(shí)施方案、變更后試驗(yàn)規(guī)程等。變更改造竣工后，要對(duì)受影響的技術(shù)文件進(jìn)行修訂，修訂后的文件與產(chǎn)生的新文件即變更影響文件。變更改造完成后，為便于核電廠后續(xù)的生產(chǎn)管理和技術(shù)利用、形成技術(shù)成果、總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，有必要將變更管理文件、變更影響文件按照內(nèi)在邏輯關(guān)系進(jìn)行有機(jī)整理和組合，形成變更竣工文件。

2 核電廠變更文件的特點(diǎn)及管理難點(diǎn)

一是變更文件種類多樣、內(nèi)容復(fù)雜。變更文件包括變更管理支持性文件、變更影響文件、變更竣工文件，單靠文檔部門無(wú)法確保變更文件收集的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，需要變更改造責(zé)任部門的支持與配合。

二是變更文件所涉部門較多。包括核電廠內(nèi)部的技術(shù)、維修、運(yùn)行、土建、輻射防護(hù)、核安全、安全質(zhì)量等多個(gè)部門，這些部門在變更改造項(xiàng)目中承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任，同時(shí)負(fù)責(zé)變更管理支持性文件的生成和變更影響文件的修改或生成。還包括提供設(shè)計(jì)、施工等方面技術(shù)支持的外部單位，這些外部單位會(huì)產(chǎn)生設(shè)計(jì)方案、實(shí)施方案、質(zhì)量文件、施工記錄等變更管理文件。涉及部門多導(dǎo)致變更文件管理標(biāo)準(zhǔn)和要求難以統(tǒng)一。

三是變更文件管理方式和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確。變更文件與項(xiàng)目文件不同，后者的管理要求、歸檔范圍和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)非常明確，即在實(shí)踐中變更文件管理既可參照科技文件的管理方式，又可借鑒項(xiàng)目文件的管理方式，缺乏明確的管理方式和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。此外，很多時(shí)候項(xiàng)目文件管理方式和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)并不完全適用于變更文件。

四是變更文件缺乏關(guān)聯(lián)管理。從變更改造活動(dòng)的管理視角看，管理支持性文件、變更影響文件、變更竣工文件有一定的邏輯關(guān)系，管理支持性文件可轉(zhuǎn)化為變更影響文件，變更竣工文件則是由管理支持性文件、變更影響文件經(jīng)過(guò)整理形成的。從變更改造項(xiàng)目的管理視角建立變更文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系，有助于實(shí)現(xiàn)核電廠配置管理的全過(guò)程控制。遺憾的是，變更文件關(guān)聯(lián)管理一直沒(méi)有很好地落實(shí)。

3 加強(qiáng)變更文件規(guī)范管理的若干舉措

3.1 明確變更文件管控方式

核電廠內(nèi)部產(chǎn)生的管理支持性文件、變更影響文件，可以納入科技文件進(jìn)行管控。為加強(qiáng)前端控制，保證文件生成的規(guī)范性，可規(guī)劃文件編碼規(guī)則、細(xì)化文件類型、編制文件模板、制定管理要求、確定編審人員資格要求等。其中，編碼是文件的重要管理要素和唯一標(biāo)識(shí)，建立編碼規(guī)則是實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理和高效檢索的有效保證。細(xì)化文件類型是實(shí)現(xiàn)文件編碼規(guī)范化、文件系統(tǒng)化管理的前提。明確的文件模板和編審要求，能保證文件的編寫(xiě)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。變更竣工文件及外部單位生成的管理支持性文件，可按照項(xiàng)目文件的管理要求進(jìn)行控制和管理。

3.2 注重變更文件前端控制

變更改造項(xiàng)目的規(guī)模和分類不同，所產(chǎn)生的管理支持性文件、變更影響文件也會(huì)有所不同。變更歸口管理部門作為核電廠變更改造活動(dòng)組織協(xié)調(diào)和流程控制的主體部門，首先要規(guī)劃管理支持性文件的所有種類，接著要確定變更影響文件的全部范圍和類型，最后要明確變更竣工文件的收集范圍，并制定變更竣工文件的目錄清單。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)責(zé)任部門和變更改造項(xiàng)目組再根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，確定活動(dòng)所涉的管理支持性文件和變更影響文件，保證變更竣工文件的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

3.3 加強(qiáng)部門間的配合

變更改造項(xiàng)目是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程，涉及的部門較多，各部門之間要密切配合，形成文件管理網(wǎng)絡(luò)體系，確保文件的齊全完整。其中，變更責(zé)任部門負(fù)責(zé)管理支持性文件的編制和變更影響文件的修訂，以及在變更項(xiàng)目完工后進(jìn)行變更竣工文件的收集、組織和整理。變更歸口管理部門負(fù)責(zé)對(duì)變更竣工文件的完整性、符合性進(jìn)行審查和歸檔移交。外部單位根據(jù)合同規(guī)定和要求提交管理支持性文件。

3.4 完善電子文檔管理系統(tǒng)

建設(shè)和應(yīng)用電子文檔管理系統(tǒng)，能加強(qiáng)對(duì)變更文件的前端控制和過(guò)程管理，并提供便捷的查詢利用。核電廠電子文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)可分為兩部分，一是電子文件管理系統(tǒng)，二是電子檔案管理系統(tǒng)。電子文件管理系統(tǒng)通常嵌入在生產(chǎn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中，同生產(chǎn)工作、設(shè)備管理、變更管理等模塊同屬于生產(chǎn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中的一個(gè)管理模塊，在生產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行文件創(chuàng)建、審批和生效，實(shí)現(xiàn)文件“直接從生產(chǎn)管理中來(lái)，直接到生產(chǎn)管理中去”。

對(duì)于一項(xiàng)變更改造工作，在生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的變更管理模塊下能直接創(chuàng)建管理支持性文件，而后在電子文件管理模塊中審批、生效。變更管理模塊又能發(fā)起變更影響文件的新增、修訂流程，也可以關(guān)聯(lián)和引用電子文件管理模塊中的變更影響文件。通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)的管控，管理支持性文件和變更影響文件能實(shí)現(xiàn)前端控制和過(guò)程管理，保持完整性，也為確保后續(xù)變更竣工文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的管理支持性文件和變更影響文件，通過(guò)接口進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)，按核電廠技術(shù)文件體系進(jìn)行分類、管理和利用；變更竣工文件經(jīng)過(guò)收集、整理、審查和歸檔后，著錄在電子檔案管理系統(tǒng)，按核電廠項(xiàng)目文件體系管理利用。管理支持性文件、變更影響文件和變更竣工文件可在電子檔案管理系統(tǒng)中建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)變更文件的體系化管理，便于后續(xù)利用。

3.5 重視變更影響文件的管理方式

一是明確變更影響文件的組成。變更影響文件由工程技術(shù)文件和生產(chǎn)技術(shù)文件組成。其中，工程技術(shù)文件是核電廠設(shè)計(jì)及建造期間產(chǎn)生的所有技術(shù)文件，這部分文件數(shù)量龐大，在核電廠生產(chǎn)運(yùn)行期間，工程技術(shù)文件可直接作為生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)的參考或依據(jù)，也可根據(jù)管理需要將一部分工程技術(shù)文件轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)技術(shù)文件，納入生產(chǎn)技術(shù)文件管理體系。生產(chǎn)技術(shù)文件指核電廠在運(yùn)行階段形成或收集的，與生產(chǎn)技術(shù)密切相關(guān)的，能對(duì)核電廠安全運(yùn)行及退役時(shí)的技術(shù)活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)、規(guī)范與支持的文件，其類型多樣、內(nèi)容復(fù)雜，由核電廠營(yíng)運(yùn)者編制，是核電廠技術(shù)文件體系中的重要組成部分。二是明確工程技術(shù)文件和生產(chǎn)技術(shù)文件的轉(zhuǎn)化關(guān)系。只有明確工程技術(shù)文件和生產(chǎn)技術(shù)文件的轉(zhuǎn)化關(guān)系，理順管理方式，才能順利開(kāi)展生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維修和變更改造等工作，并加強(qiáng)變更影響文件規(guī)范管理。從秦山核電管理實(shí)踐來(lái)看，可分兩種情況。

其一，工程技術(shù)文件不轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)技術(shù)文件，直接作為生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)的參考或依據(jù)。當(dāng)進(jìn)行變更改造活動(dòng)，系統(tǒng)、設(shè)備和構(gòu)筑物發(fā)生變化時(shí)，會(huì)導(dǎo)致工程技術(shù)文件與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況不符，必須對(duì)工程技術(shù)文件進(jìn)行修訂?？梢员Ａ艄こ碳夹g(shù)文件的原有文件體系和編碼，修訂后的工程技術(shù)文件納入變更竣工文件進(jìn)行管理和利用。也可以將受變更改造項(xiàng)目影響的工程技術(shù)文件直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)技術(shù)文件，按照生產(chǎn)技術(shù)文件的體系和編碼，納入生產(chǎn)技術(shù)文件中管理和使用。通過(guò)上述兩種方式完成修訂后都需要進(jìn)一步建立文件之間的關(guān)聯(lián)，要建立修訂前工程技術(shù)文件與變更竣工文件的關(guān)聯(lián)，也要建立修訂前工程技術(shù)文件和轉(zhuǎn)化后生產(chǎn)技術(shù)文件之間的關(guān)聯(lián)。這種方式不利于生產(chǎn)技術(shù)文件的系統(tǒng)化管理，不容易確定變更影響文件的范圍，在文件利用時(shí)需要“兩邊查”，很不方便。

其二，在核電廠運(yùn)行階段，根據(jù)生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維修和變更改造等工作需要，分析和確定需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)技術(shù)文件的工程技術(shù)文件范圍，將生產(chǎn)需要的工程技術(shù)文件，脫離原有的文件體系和結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)技術(shù)文件進(jìn)行管理。這樣有利于核電廠生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)和技術(shù)管理等工作的開(kāi)展，在變更改造項(xiàng)目中，容易確定變更影響文件的范圍，便于對(duì)其進(jìn)行修訂和管理。