喬飛　陳曉磊

【摘? 要】結(jié)合企業(yè)電子文件管理及企業(yè)電子文件單軌制的情況，結(jié)合自身從事電子檔案管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，多角度分析了企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理的障礙因素，并有針對(duì)性提出了企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理的應(yīng)對(duì)策略，希望對(duì)有效推廣企業(yè)電子文件單軌制發(fā)展有所幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;檔案管理;電子檔案;單軌制管理模式

1 企業(yè)電子文件管理的現(xiàn)狀

在信息化時(shí)代背景下，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)以及人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案則是檔案管理工作的發(fā)展必然趨勢(shì)。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式下，很多企業(yè)大都是選擇雙套制的文件歸檔方式，主要是針對(duì)具有重要保存價(jià)值的電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷的方式來(lái)進(jìn)行歸檔處理，這樣主要是屬于電子檔案管理的初期階段的有效措施。從實(shí)踐的應(yīng)用情況來(lái)看，這種方式會(huì)大大降低工作效率，造成資源浪費(fèi)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的工作成本得以增加。從本質(zhì)上來(lái)看，依然采用改了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理的模式，這樣也無(wú)法保障其完整性及真實(shí)性的要求，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息本身的吻合要求。部分特殊點(diǎn)電子文檔，在進(jìn)行視頻、音頻的轉(zhuǎn)換中也存在難以進(jìn)行完全的紙質(zhì)化保存的要求。所以，重視企業(yè)電子文件的管理模式創(chuàng)新，也是符合信息化時(shí)代發(fā)展的要求。

2 企業(yè)電子文件單軌制的意義

所謂的企業(yè)電子文件單軌制，主要就是結(jié)合電子設(shè)備所產(chǎn)生的文件，通過(guò)電子方式的特點(diǎn)，來(lái)開(kāi)展一系列的歸檔、管理、利用及保存的處理，避免了傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案的管理模式。借助于發(fā)揮出企業(yè)電子文件單軌制的模式，具有以下優(yōu)勢(shì)。一是，全面保障實(shí)現(xiàn)檔案管理的工作效率，進(jìn)而有效控制投入成本，更好從企業(yè)的實(shí)際需求出發(fā)，落實(shí)信息系統(tǒng)和檔案管理的數(shù)據(jù)完美對(duì)接，滿足于在線歸檔、實(shí)時(shí)歸檔的要求，全面發(fā)揮出電子文件的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，摒除了傳統(tǒng)的繁瑣管理方式，實(shí)現(xiàn)人力物力及庫(kù)房保管成本的降低;二是，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子文件管理的強(qiáng)化，在實(shí)踐中沒(méi)有及時(shí)有效處理大量的數(shù)碼照片、視頻文件的及時(shí)歸檔的情況下，發(fā)揮出單軌制管理的優(yōu)勢(shì)，能集中有效開(kāi)展專業(yè)化的電子信息檔案管理，落實(shí)其具體的準(zhǔn)確性及安全性的要求。

3 企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理的障礙因素

第一，缺乏必要的頂層設(shè)計(jì)工作。在落實(shí)電子文件單軌制的實(shí)踐中，能有效發(fā)揮出電子文件的證據(jù)效力。同時(shí)，考慮到其最為新型記錄方式，特別是在技術(shù)、認(rèn)知及管理方面存在著認(rèn)知障礙，還需要保障其在法律證據(jù)效力認(rèn)定、法理建設(shè)等方面的逐步完善。當(dāng)前，在此方面的電子文件的法律法規(guī)方面還缺乏必要的較為完善的頂層設(shè)計(jì)，在堅(jiān)定的推行態(tài)度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

第二，存在著認(rèn)知方面的不足，大眾接受程度存在著差異化。在落實(shí)單軌制的實(shí)踐中，在環(huán)境制度及技術(shù)系統(tǒng)方面都存在著一定影響，部分群體并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子文件的有效性、真實(shí)性的問(wèn)題，大多數(shù)人們更加認(rèn)可政府機(jī)構(gòu)部門(mén)或者個(gè)人帶有簽章的紙質(zhì)文件?；蛘?，部分人員難以擺脫傳統(tǒng)的工作模式，這意味著電子文件單軌制的管理模式的推廣和應(yīng)用具有更大的挑戰(zhàn)性。

第三，難以落實(shí)可信的電子檔案管理環(huán)境。在運(yùn)行電子文件單軌制的實(shí)踐中，必然對(duì)系統(tǒng)中的可信技術(shù)、可信數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境，基礎(chǔ)軟硬件實(shí)施、數(shù)據(jù)對(duì)象的安全性等方面有著很高的要求。在這樣的背景下，應(yīng)重視發(fā)揮出基礎(chǔ)設(shè)施的重要支撐作用，有效保障滿足于實(shí)現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)發(fā)展，考慮到其具有一定的漫長(zhǎng)性特點(diǎn)，當(dāng)前大部分企業(yè)的信息化水平不高，還難以實(shí)現(xiàn)單軌制對(duì)電子文件全程管理的要求。

第四，整體的綜合性檔案人才較為欠缺。結(jié)合單軌制的歸檔管理模式的要求，企業(yè)檔案管理人員處理要具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)內(nèi)容，還應(yīng)具有較強(qiáng)的信息化操作能力，具有較為熟練的計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用水平，需要信息化時(shí)代背景下的子文件單軌制歸檔管理的綜合性的檔案人才團(tuán)隊(duì)。

4 企業(yè)電子文件單軌制歸檔管理的應(yīng)對(duì)策略

4.1 健全制度，加速立法

在全面開(kāi)展高質(zhì)量的電子文件單軌制實(shí)施的實(shí)踐中，應(yīng)落實(shí)電子文件證據(jù)形式歸屬，并能保障逐步完善電子文件所涉及到的取證、鑒定規(guī)則、客觀性、相關(guān)性的審查等方面內(nèi)容，應(yīng)從整體上予以充分考慮，保障落實(shí)科學(xué)合理化的頂層設(shè)計(jì)工作，明確全國(guó)范圍內(nèi)的電子文件證據(jù)效力的有效性，落實(shí)單軌制模式的有效發(fā)展。另外，結(jié)合相應(yīng)的政策制度及標(biāo)準(zhǔn)措施，明確落實(shí)統(tǒng)一規(guī)范化管理相關(guān)的電子文檔的平臺(tái)接口、歸檔方式、存儲(chǔ)合格、元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)、審計(jì)跟蹤等方面的工作，在此環(huán)節(jié)，應(yīng)發(fā)揮出中央檔案館、國(guó)家檔案局的帶頭作用，實(shí)現(xiàn)良好的頂層設(shè)計(jì)及規(guī)劃。

4.2 改變認(rèn)知，適應(yīng)電子文件單軌制模式

考慮到一定的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況，電子文件則是信息化時(shí)代的必然產(chǎn)物，相比而言，電子文件能更好地凸顯出職能范圍、文件形成意圖以及形成活動(dòng)等背景知識(shí)。因此，在全面加強(qiáng)觀念轉(zhuǎn)化以及認(rèn)知?jiǎng)?chuàng)新的過(guò)程中，應(yīng)保障發(fā)揮出檔案的安全意識(shí)，全方位保障能有效落實(shí)單軌制電子文件管理模式的要求。從這個(gè)角度來(lái)看，還應(yīng)全面發(fā)揮出檔案使用者的安全意識(shí)，落實(shí)好相應(yīng)的檔案保密及非擴(kuò)散的要求。

4.3 借助于先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建可信電子檔案管理的環(huán)境

在信息化時(shí)代背景下，只有全方位保障落實(shí)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，重點(diǎn)明確落實(shí)加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)的安全訪問(wèn)控制、存儲(chǔ)設(shè)施方面的工作，不斷提升其可信力，這樣方可以開(kāi)展高質(zhì)量的電子庫(kù)房的加深。在進(jìn)行可信數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境的規(guī)劃實(shí)踐中，應(yīng)落實(shí)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)象的可信要求，明確通過(guò)實(shí)現(xiàn)數(shù)字權(quán)限控制技術(shù)、數(shù)字簽名的有效結(jié)合，全面落實(shí)有效的認(rèn)證體制機(jī)制內(nèi)容，保障落實(shí)好數(shù)據(jù)對(duì)象的有效性，落實(shí)其終于原件的基本原則。全面發(fā)揮出數(shù)字檔案控制技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，借助于信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行電子文件的處理，便于開(kāi)展一系列的文件訪問(wèn)控制及有效設(shè)定，落實(shí)具體的電子檔案應(yīng)用中的安全性要求。

4.4 開(kāi)展適應(yīng)單軌制模式的新型的協(xié)作

檔案工作者應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，積極開(kāi)展相應(yīng)的科研機(jī)構(gòu)一系列合作，有效開(kāi)展高質(zhì)量監(jiān)督管理文件業(yè)務(wù)處理，能有效全方位把控電子文件的生成及接受工作，落實(shí)保障開(kāi)開(kāi)展高質(zhì)量的電子文檔歸檔處理。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員、信息技術(shù)人員、業(yè)務(wù)部門(mén)的通力合作，全面落實(shí)電子文件管理的合理化銜接。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，結(jié)合信息化時(shí)代背景下的檔案管理發(fā)展情況，電子文件單軌制發(fā)展則是必然的趨勢(shì)，在新時(shí)代的背景下，企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)迎合時(shí)代發(fā)展的要求，積極主動(dòng)接受先進(jìn)管理理念，全面實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理工作的深化改革，以便更高質(zhì)量來(lái)推動(dòng)電子文件單軌制的發(fā)展。

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