摘 要：隨著科學技術和信息化技術的深入發(fā)展，信息技術依然在不知不覺滲透進我們生活的每一處，在各行各業(yè)中都有信息化帶來的影響。而檔案管理工作實則就是將信息進行總結整合，為人們展示較為清晰可見的數(shù)據。檔案管理工作的有效進行，有利于直觀展現(xiàn)社會發(fā)展的總體趨勢，對研究社會的可持續(xù)性發(fā)展進程有著十分重大的影響。在這個越來越深入的信息時代背景下，檔案管理工作將要進行新的變革，將信息技術與檔案管理工作的有機結合具有無比的現(xiàn)實意義。在這個背景下，本文主要探討了當前檔案管理工作仍然存在哪些問題，以及在信息時代下檔案管理工作的有效策略。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;措施探討

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.105

檔案管理水平的高低與否在很大程度上，也影響到其他各種工作的展開是否能夠順利，在信息時代的大背景下，相關工作人員要重視相關工作的展開，根據新時代背景下的新要求不斷進行創(chuàng)新完善。在社會中的競爭越來越激烈的情況下，檔案管理工作要提高工作效率，才能在新時代立足。為了達到在信息時代將檔案管理工作進行新的發(fā)展的最終目的，管理者都應當從當前的信息中查找自身的不足之處，并加以完善，再根據時代的新要求，將檔案管理工作的質量與效率上升到新的高度。

1 檔案管理工作在當前面臨的問題

1.1 管理人員綜合素質較低

當前許多單位的檔案管理人員皆不具備專業(yè)的檔案管理知識，檔案管理者通常由其他崗位的工作人員進行兼職、代職等。其原因便在于單位不在意檔案管理工作的展開，對檔案管理工作的重要性較為輕視，沒有建立專業(yè)的檔案管理體系。在這樣的前提下，逐漸在發(fā)展中形成了不良循環(huán)，導致工作人員也缺少工作的積極性。在實際的檔案管理工作中，較多管理者的綜合素質方面無法緊跟時代的發(fā)展，對當下的信息技術了解程度較淺，對信息化的檔案管理工作較為生疏，無法勝任新時代中的檔案管理工作[1]。而正因為單位主體的不重視，相關人員的技術培訓機會匱乏，導致其工作能力較低，影響到檔案管理工作的整體質量。

1.2 管理方式不夠合理科學

在進行檔案管理工作環(huán)節(jié)中，傳統(tǒng)的管理方式只是單一的人工進行操作，或是多人合作進行組合管理。在這樣的模式運行下，很容易造成工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)許多的問題漏洞。首先，在人工進行管理的模式下，很容易將大量的檔案文件堆積起來，導致工作材料難以進行及時的總結匯集與更新。其次，由于在傳統(tǒng)的檔案管理調取中，對調取檔案的數(shù)量有著明顯的限制，從而導致檔案調取的效率不高，難以發(fā)揮其真正的作用[2]。最后，在工作中，許多管理檔案的相關工作人員綜合素質不高，導致完整的現(xiàn)代化檔案管理工作難以進行。一些規(guī)模較小的事業(yè)單位，對于檔案管理的方式并不清晰明確，缺乏大量準確地相關規(guī)定，從而使得許多與檔案掛你相關的工作，在進行時十分混亂，在進行號碼的編制時也不夠科學合理，對在進行需要檔案相關的工作時，往往造成許多不必要的麻煩。而檔案管理的收集不科學，往往也會在獲取資料中花費大量時間、精力等，導致原有的工作安排被打亂，工作效率不高。

1.3 檔案信息安全性不高

許多部門與單位在進行檔案管理時，往往忽視檔案管理信息化的建設，對其的重要性往往認識不足，導致檔案管理信息技術無法向著更深的層次推進。在一些地方，雖然檔案管理的信息化建設已經逐漸開展起來，但在管理設施上仍舊較為傳統(tǒng)老舊，對檔案管理的安全性能有著極大的影響。檔案管理雖然在很大程度上降低了管理成本，但是在信息安全方面卻不盡如人意。檔案信息管理本身就不受到管理者的重視，無疑是最重要的原因。在普遍情況下，所有的檔案信息都存在同一個服務器內[3]。在此背景下，許多不法分子利用網絡的安全漏洞，將檔案中的信息進行盜取，導致安全問題層出不窮。同時，我國的檔案信息安全保障平臺建設還不夠完善，就進一步的加劇檔案喪失的安全風險。在信息化的時代背景下，不法之徒的手段在日益增長，若檔案管理的手段仍然使用傳統(tǒng)老舊的方法，就將極其容易遭受網絡風險的破壞，對黨檔案內的資料安全具有極大的威脅。

2 檔案管理工作在信息化時代下的策略

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員在實際的檔案管理工作中，占據了十分重要的主體地位。要確保檔案管理工作能夠順利運行，并在此基礎上將現(xiàn)代信息技術融入其中，必不可少的便是要注重提高管理人員的管理水平。不僅需要檔案管理人員能夠熟練的掌握與檔案相關的知識，還需要檔案管理工作人員能夠運用一些與現(xiàn)代信息技術相關的技能。在現(xiàn)代化信息技術逐漸深入的背景下，檔案管理工作人員需懷有堅定的使命感，具有宏大的時代觀念和意識，在現(xiàn)代化檔案管理中不斷探索完善。對于管理方來說，可以定期組織相關的技能培訓，加強管理人員之間的交流溝通，互相交流在工作中的一些心得經驗，使得檔案管理人員能夠在這個背景下熟練地運用現(xiàn)代化檔案管理方式方法。

2.2 完善檔案管理的工作方式

在傳統(tǒng)的檔案管理中，往往存在許多不夠科學嚴謹之處。檔案存儲方法較為傳統(tǒng)、老舊;檔案內容容易丟失;檔案讀取利用效率低下等等，這些不恰當?shù)臋n案管理方式都不再適用于適宜發(fā)展的現(xiàn)代社會。對此，需要將信息化的現(xiàn)代內容融入檔案管理的方式中，不斷對檔案管理進行完善。首先，可以采用科學的管理方法。將繁多雜亂的檔案內容通過信息化的手段，進行大致分類，構建出較為完整的檔案系統(tǒng)，再在此基礎上，構建不同的子系統(tǒng)。其次，需要強化管理的秩序。作為一項與其他工作有著千絲萬縷聯(lián)系的工作，檔案管理必須減少不必要的重復工作，以此提高自身的工作效率，更好地與其他工作進行對接。要做好檔案的登記工作，根據大數(shù)據對秩序進行總結

完善。

2.3 健全信息化檔案管理的安全體系

在檔案管理工作中，信息安全是對工作的首要要求，但是由于檔案管理儲存和保管方面有其特殊性，進而對信息安全的保障要求更高，為信息安全工作的展開帶來了許多困難[4]。在進行信息化檔案管理時，管理房方可以著眼于當下對于信息安全的保障所能提供的現(xiàn)代化技術支持?？梢云刚垖I(yè)的安全技術保障人員，對信息存儲的情況進行定期的評估和檢查，同時將現(xiàn)代化的檔案信息管理平臺迅速搭建起來，在平臺上進行技術的總結完善。在各崗位上，有意識的培養(yǎng)工作人員對檔案信息的敏感度，提高安全保密意識。在檔案管理工作中，定時定期做好備份工作，將內網與外網進行隔絕，注意電腦設置中對防火墻、殺毒軟件等的具體設置。信息安全的保障工作，需要多方進行合作交流，以此構建完善的檔案信息管理保障體系。

3 結語

綜上所述，在信息技術不斷深入的現(xiàn)代社會，各行各業(yè)都應結合新時代的特點，對現(xiàn)有的工作進行反思與總結。信息技術的快速融入社會，不僅方便了生活、學習和工作等等，更將他們的效率有了大幅度的提高?，F(xiàn)階段，將信息技術運用到檔案管理工作中，便是新時代背景下對檔案管理工作的二次變革。管理者應當順著時代的潮流，更新自身對檔案管理工作的理念，積極轉變固有觀念，加強對檔案管理制度的創(chuàng)新，促進信息時代背景下檔案管理工作質量與效率的提高。

參考文獻

[1]劉燦.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].蘭臺內外，2020（16）：10-12.

[2]楊曉寧.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J].計算機產品與流通，2020（07）：112.

[3]姜霽純.信息時代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務，2020（08）：115-116.

[4]楊靖梅.信息時代檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化，2020，23（08）：192-193.

作者簡介

周西華（1984-），女，大學本科，中級，研究方向：檔案管理。