袁嘉唯 梁晨晨 張詩婷 張 楠

國際學(xué)術(shù)會議宣傳與品質(zhì)提升措施分析——以ICCEBE國際會議為例

袁嘉唯1梁晨晨2張詩婷1張 楠2

（1.西南交通大學(xué)人文學(xué)院 成都 611756；2.西南交通大學(xué)機械工程學(xué)院 成都 610031）

學(xué)術(shù)會議是來自各科研院所、研究機構(gòu)的專家學(xué)者交流科研成果，碰撞交匯前沿思想的場所。我國學(xué)術(shù)交流活動已經(jīng)進入繁榮期，但是目前的學(xué)術(shù)會議宣傳與質(zhì)量提升仍存在些問題，以第一屆華人能源與人工環(huán)境國際學(xué)術(shù)會議為例，闡述國際會議在學(xué)術(shù)會議宣傳及會議品質(zhì)提升方面所采取的措施。

國際學(xué)術(shù)會議；會議品質(zhì)；會議宣傳

0 研究背景

學(xué)術(shù)會議是專家學(xué)者交流思想、了解研究動向、獲取最新科研信息的有效交流平臺，高品質(zhì)的國際學(xué)術(shù)會議更有利于營造良好的學(xué)術(shù)氛圍，是對外學(xué)術(shù)交流的重要渠道。隨著我國教育水平的提高與科研能力的發(fā)展，越來越多的國際學(xué)術(shù)會議在中國召開，大型國際學(xué)術(shù)會議相比于一般國內(nèi)會議，籌備周期更長、管理更為復(fù)雜、涉及問題更多。尤其是對于首次展開的學(xué)術(shù)活動，會議的宣傳情況將直接影響到參會代表的數(shù)量和會議安排工作，會議的品質(zhì)直接影響到下屆會議的籌備工作。

當(dāng)前學(xué)術(shù)會議宣傳多通過會議組和工作組邀請國內(nèi)外知名的專家學(xué)者，張貼海報、向行業(yè)內(nèi)相關(guān)組織發(fā)會議通知等方式進行[1]，或者通過與對口單位建立良好合作，定期進行人才訪問和知識交流[2]，出版發(fā)布會議成果冊，借助媒體及專業(yè)雜志建立會議網(wǎng)站[3]等方式進行宣傳。

優(yōu)質(zhì)的學(xué)術(shù)會議是促進學(xué)科交流的優(yōu)質(zhì)平臺，對于學(xué)術(shù)會議的組織者和管理者來說，提高學(xué)術(shù)會議的質(zhì)量尤為重要，目前學(xué)術(shù)會議多通過邀請高層次的學(xué)術(shù)專家[4]、規(guī)范會議流程[4]、增加交流時間[5]，設(shè)置不同的會議組織形式[5]等方式來提高會議品質(zhì)。

高校作為學(xué)術(shù)會議的主要承辦單位，組織高品質(zhì)的國際學(xué)術(shù)會議有利于展示學(xué)校形象，促進學(xué)術(shù)交流、提高我國在該領(lǐng)域的學(xué)術(shù)知名度和影響力。本文以第一屆華人能源與人工環(huán)境國際學(xué)術(shù)會議為例（以下簡稱華人會議），闡述華人會議在國際學(xué)術(shù)會議宣傳和提高會議品質(zhì)方面的實施情況，為高校組織管理國際學(xué)術(shù)會議提供借鑒意義。

1 議程設(shè)置視域下的會議特色

會議議題和學(xué)術(shù)交流方式是會議籌備初期需要確定的重要問題，是學(xué)術(shù)會議成功關(guān)鍵，會議的學(xué)術(shù)定位與會議特色關(guān)系到會議的傳播效果。

傳播學(xué)領(lǐng)域的議程設(shè)置理論認(rèn)為，媒介的信息傳播活動以賦予各種“議題”不同程度的顯著性的方式，影響著人們對周圍“大事”及其重要性的判斷[6]。會議組織者通過設(shè)置會議議程推動會議傳播，進行學(xué)術(shù)交流。

從會議的內(nèi)容議題看，華人會議的重要議題是清潔能源利用、人工環(huán)境能效提升及環(huán)境品質(zhì)改善等方向的學(xué)術(shù)議題，內(nèi)容議題具有前瞻性和創(chuàng)新性；從會議的動態(tài)過程看，會議議程設(shè)置完整，會議前期，華人會議的主要議題是會議的籌備，分享會議資訊和宣傳相關(guān)通知；會議期間，華人會議的重點議題在于學(xué)術(shù)的交流碰撞，分享能源與人工環(huán)境的新成果、新發(fā)現(xiàn)；會議落幕后，華人會議的議程設(shè)置側(cè)重關(guān)注參會者的意見反饋和后續(xù)科研成果展示。

在會議建構(gòu)過程中，華人會議強調(diào)會議議程與交流學(xué)者議程的同構(gòu)，重視參會者的傳播效果，追求會議議程與學(xué)者議程的相互融合和統(tǒng)一，在會議語言選擇、構(gòu)建參會者群體認(rèn)同、會議流程和投稿模式三個方面進行議程建構(gòu)。

1.1 會議語言選擇—中文國際會議

國際會議多采用英文作為會議語言，包括一些國內(nèi)舉辦的國際會議也多用英文交流。但隨著國內(nèi)科教水平不斷提高，華人學(xué)者參與國際學(xué)術(shù)會議的比例也越來越高。從跨文化傳播的角度看，非英語母語人使用英文進行學(xué)術(shù)交流時存在語用誤讀的可能性，使其不能準(zhǔn)確高效地進行學(xué)術(shù)探討，影響交流效率，通過母語中文更能進行有效的探討與學(xué)術(shù)交流，更能實現(xiàn)學(xué)術(shù)會議的深入交流初衷。

1.2 參會者群體認(rèn)同—華人群體

如今華人學(xué)者遍布于世界各地，華人學(xué)者在能源與人工環(huán)境領(lǐng)域取得了可觀的學(xué)術(shù)成就，華人會議的重要目標(biāo)群體為海內(nèi)外高校華人學(xué)者，會議目的在于建立華人合作創(chuàng)新交流平臺，分享海內(nèi)外華人在清潔能源利用、人工環(huán)境能效提升及環(huán)境品質(zhì)改善等方向的最新成果，加強華人之間的學(xué)術(shù)交流與合作，促進海外優(yōu)秀華人的引進，發(fā)現(xiàn)和扶持學(xué)術(shù)新秀。

1.3 邊投邊審的會議流程和期刊特刊的投稿模式

學(xué)術(shù)會議的論文征稿及審稿一直是組織學(xué)術(shù)會議的重要難點問題。審稿模式多分為線上審稿和線下審稿，在線審稿支持實時發(fā)送論文或摘要的評審意見；線下評審則需要將論文整理后發(fā)送給專家，由專家返回評審意見。后期的會議論文摘要（或論文）的整理制作需要投入大量的時間和人力。華人會議創(chuàng)新投稿模式，設(shè)置四個國際期刊特刊，一個EI期刊特性和一個中文期刊特性，在線投稿，邊投邊審，有效減少了審稿周期和會議論文集的整理制作周期，保證審稿投稿高效進行。

2 華人會議的宣傳模式

2.1 學(xué)術(shù)會議利用新媒體進行宣傳

互聯(lián)網(wǎng)新媒體具有傳播互動性、方式多向性、受眾隨意性、傳播服務(wù)性、信息豐富性的顯著優(yōu) 勢[7]，學(xué)術(shù)會議需與時俱進，創(chuàng)新使用微信等新媒體，實現(xiàn)預(yù)期傳播效果。

（1）聯(lián)動微信公眾號

華人會議聯(lián)動專門化的微信公眾號組織學(xué)術(shù)工作。從傳播效果看，公眾號平臺關(guān)注人數(shù)穩(wěn)步增長，公眾號推送消息平均閱讀量達到2000次以上，單條消息閱讀量最高達9000余次，群員自發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)會議消息進行宣傳。根據(jù)會議性質(zhì)，華人會議設(shè)置了長期的議程設(shè)置，微信平臺的建立支持了華人會議的長期運營，會議前期預(yù)熱宣傳，會議期間的活躍交流，會議后期整理會議資料及時發(fā)布，非會議活動時間關(guān)注學(xué)術(shù)領(lǐng)域前沿信息，發(fā)布最新學(xué)術(shù)成果。

（2）建立會議微信群

華人國際學(xué)術(shù)會議工作組創(chuàng)建了6個500人微信群，微信群員囊括了能源與人工環(huán)境領(lǐng)域的國內(nèi)外學(xué)者以及跨學(xué)科領(lǐng)域的專家學(xué)者，學(xué)者們將自身團隊、合作伙伴、學(xué)生等邀請進入微信群。微信群里實時發(fā)布有關(guān)華人國際會議的籌備、征稿、審稿情況等會議信息，做到學(xué)術(shù)會議信息透明化，提高參會者的參會積極性，為專家學(xué)者提供交流平臺。

2.2 學(xué)術(shù)會議與媒介融合

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，媒介融合的趨勢明顯，學(xué)者丁柏銓指出，“媒介融合是由新媒體及其他相關(guān)因素所促成的媒介間在諸多方面的相交融的狀態(tài)”[8]，學(xué)術(shù)會議作為學(xué)術(shù)交流的特殊媒介，需要結(jié)合自身特點，探索與專業(yè)化媒體的有機融合。

（1）與專業(yè)領(lǐng)域媒體合作

會議從籌備初期就得到了較多專業(yè)領(lǐng)域媒體的關(guān)注，通過與暖通空調(diào)、暖通空調(diào)在線、艾肯空調(diào)制冷網(wǎng)、暖通空調(diào)資訊、冷暖在線、V客暖通網(wǎng)、產(chǎn)業(yè)在線、封面新聞、中國制冷與空調(diào)網(wǎng)、制冷技術(shù)、制冷與空調(diào)等多家媒體合作，將會議征稿通知、會議通知、新聞通稿等成果在專業(yè)媒體上發(fā)送，借助專業(yè)媒體的影響力進行宣傳，擴大會議的影響力和知名度。

（2）與國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議、國際期刊和國際學(xué)會聯(lián)動

華人會議通過與國內(nèi)外成功學(xué)術(shù)會議聯(lián)動，與現(xiàn)有學(xué)術(shù)會議互補，共同促進行業(yè)技術(shù)進步推動學(xué)科發(fā)展，同時借助現(xiàn)有會議進行宣傳提高會議影響力和知名度。Energy and Built Environment、Building Simulation、Journal of Thermal Science、Underground Space四本國際期刊也在會議宣傳方面給予了大力支持。會議通過與SCI期刊進行合作，借助期刊影響力吸引更多的優(yōu)秀稿件。并與Energy，Renewable Energy，Solar Energy，Sustainable Cities and Society，化工學(xué)報、制冷與空調(diào)6本期刊合作創(chuàng)建會議特刊，借助期刊平臺投稿，稿件通過同行評議后在會議特刊發(fā)布，網(wǎng)絡(luò)共享。會議加強與國際學(xué)會合作，借助國際學(xué)會的宣傳平臺進一步擴大宣傳，并提高會議的國際影響力。

3 品質(zhì)提升途徑

學(xué)術(shù)會議作為專家學(xué)者的交流平臺，會議的品質(zhì)、權(quán)威性更有利于會議的持續(xù)舉辦，對于參會人員來說高品質(zhì)的學(xué)術(shù)會議能夠交流思想，探討最新的學(xué)術(shù)成果，接觸前沿議題，對于會議組織者來說高品質(zhì)的學(xué)術(shù)會議才是舉辦會議的目的。

3.1 重視會議的二次傳播

會議傳播的信息被參會者接受吸收后，傳播過程并沒有結(jié)束，加工的信息會以不同的媒介形式繼續(xù)傳播，這就是二次傳播[9]。目前學(xué)界的部分學(xué)術(shù)會議后期議程設(shè)置存在不足，導(dǎo)致二次傳播效果不佳，影響會議品質(zhì)。

推廣二次傳播的過程中要重視跨媒體聯(lián)動的傳播模式，一次傳播時會議議題通過會議報告人發(fā)布，隨著會議發(fā)展，多元媒體介入議程設(shè)置，學(xué)術(shù)會議的重要議題在媒體互動中反復(fù)傳播，不斷擴大二次傳播的深度和廣度，強化會議重要議題。另一方面，關(guān)注會議的口碑傳播。參會者對于會議品質(zhì)的正面評價在人際傳播中具有高影響力和高可信度，有利于學(xué)術(shù)會議的可持續(xù)發(fā)展。

3.2 發(fā)揮會議議程設(shè)置的意見領(lǐng)袖作用

（1）高水平的大會特邀報告

高級別的領(lǐng)導(dǎo)及重要專家學(xué)者作為學(xué)界的意見領(lǐng)袖，在一定意義上決定了學(xué)術(shù)會議的影響力和權(quán)威性，會議籌備初期邀請能源與人工環(huán)境領(lǐng)域知名專家學(xué)者參會，最終邀請到包括4名院士在內(nèi)的多名知名學(xué)者進行大會報告。大會特邀嘉賓分享自己在能源與人工環(huán)境領(lǐng)域最新研究成果的同時，也就學(xué)科發(fā)展動態(tài)進行分析，交流學(xué)術(shù)經(jīng)驗，高水平高標(biāo)準(zhǔn)的特邀報告整體上提升了學(xué)術(shù)會議的品質(zhì)與水準(zhǔn)。

（2）提高分會場報告人門檻，提升會議報告質(zhì)量

會議設(shè)置多個分會場，分會場報告人員由投稿人員提出申請，會務(wù)組根據(jù)報告人的學(xué)術(shù)成果，科研成就選擇分會場報告人，通過遴選提高分會場報告水平，提高報告質(zhì)量。

（3）堅持遴選熱點和前沿方向活躍學(xué)者為分會場主席

會議邀請多位能源與人工環(huán)境領(lǐng)域前沿方向?qū)W者作為分會場主席，分會場主席均為海內(nèi)外知名院校與研究機構(gòu)專家教授，包括多名國際期刊主編、長江學(xué)者，分會場在前沿學(xué)者主持下進行學(xué)術(shù)交流、討論學(xué)科發(fā)展動態(tài)，分享前沿研究成果。

3.3 優(yōu)化會議議程設(shè)置，切實做好會務(wù)工作

會議工作的各項安排切實關(guān)系著國際會議的進展，影響參會體驗。做好設(shè)備保障、場地保障、安全保障等后勤保障措施是確定會議順利進行的重要前提，貼心細(xì)致的會務(wù)工作是會議順利進行的有力保障。合理安排會議注冊、就餐、住宿等會議環(huán)節(jié)，包括機場接機、會議期間酒店交通、會場引導(dǎo)、會議醫(yī)療等工作，注重會議安排細(xì)節(jié)，以參會人員為本，嚴(yán)格設(shè)置會議議程、注冊報告流程，確保參會代表在短時間內(nèi)完成會議注冊。

3.4 推進高校與企業(yè)合作，挖掘科研應(yīng)用價值

邀請企業(yè)和設(shè)計院參與會議，加強學(xué)術(shù)界與工程界之間的聯(lián)系，共同探討學(xué)科發(fā)展目前存在的技術(shù)難點、重大科學(xué)技術(shù)問題，確保研究成果的工程適用性；以項目為載體，國際會議為平臺進行技術(shù)交流，增加成果轉(zhuǎn)化版權(quán)，促進產(chǎn)學(xué)研合作，促進企業(yè)家與科研人員的交流合作，有效實現(xiàn)優(yōu)勢互補。

[1] 吳丹,曹桂華.國際學(xué)術(shù)會議的組織與管理[J].學(xué)會, 2009,(12):43-47.

[2] 繆瀅嵐.學(xué)術(shù)會議宣傳公關(guān)工作淺析—以IPP國際會議為例[J].國際公關(guān),2019,(5):2.

[3] 黃金娟,彭望清,王曉麗,等.談醫(yī)院大型學(xué)術(shù)會議的籌備工作[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2005，(12):101-103.

[4] 《學(xué)術(shù)會議質(zhì)量國內(nèi)外比較研究》課題組.學(xué)術(shù)會議質(zhì)量國內(nèi)外比較研究[C].學(xué)術(shù)交流質(zhì)量與科技研發(fā)創(chuàng)新研究,2009.

[5] 林則夫.提升學(xué)術(shù)會議質(zhì)量的若干建議[C].信息時代的學(xué)術(shù)交流—中國科協(xié)第四屆學(xué)術(shù)交流理論研討會論文集,2009:114-120.

[6] 郭慶光.傳播學(xué)教程 [M].北京:中國人民大學(xué)出版社,1999:214.

[7] 蘇濱.論互聯(lián)網(wǎng)新媒體傳播優(yōu)勢[J].中國傳媒科技,2012, (10):41-42.

[8] 丁柏銓.媒介融合:概念、動因及利弊[J].南京社會科學(xué),2011,(11):92-99.

[9] 范江懷.二次傳播:紙質(zhì)媒體面臨的挑戰(zhàn)與機遇——也談報網(wǎng)融合[J].軍事記者,2012,(5):10-12.

Analysis of Propaganda and Quality Improvement Measures of International Academic Conferences——Taking ICCEBE International Conference as an Example

Yuan Jiawei1Liang Chenchen2Zhang Yuting1Zhang nan2

( 1.School of Humanities, Southwest Jiaotong University, Chengdu, 611756；2.School of Mechanical Engineering, Southwest Jiaotong University, Chengdu, 610031 )

The academic conference is a place where experts and scholars from various research institutions exchange scientific research results and exchange cutting-edge ideas. China's academic exchange activities have entered a prosperous period, but there are still some problems in the current publicity and quality improvement of academic conferences. This article takes the first International Chinese Conference on Energy and Built Environment as an example to explain the promotion and quality of Chinese conferences in academic conferences Measures taken by the authorities.

International Academic Conference; Conference Quality; Conference Promotion

C27

B

1671-6612（2020）02-279-04

袁嘉唯（1999.6-），在讀本科生，E-mail：454511017@qq.com

張詩婷（1987.1-），女，博士，E-mail：531136560@qq.com

2019-12-15