文｜劉金龍

在辦公室文書(shū)工作中對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，能夠提升工作便捷性，對(duì)工作效率可以有效提升。但另一方面，應(yīng)用辦公自動(dòng)化設(shè)備，對(duì)于工作人員不同方面要求也更高。

一、辦公室文書(shū)工作辦公自動(dòng)化重要作用

在新的時(shí)代背景下，辦公室文書(shū)工作逐漸傾向于現(xiàn)代化、無(wú)紙化辦公模式，企業(yè)對(duì)自動(dòng)化辦公也越來(lái)越重視。所謂辦公自動(dòng)化，即是將現(xiàn)代化辦公與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，將新技術(shù)、新舍爾必應(yīng)用到傳統(tǒng)辦公室之中。借助上述方式，能夠優(yōu)化現(xiàn)階段管理組織結(jié)構(gòu)，完善管理體制，對(duì)工作效率提升的同事，還能夠?qū)k公能力有效協(xié)同，保證決策的一致性。現(xiàn)階段，辦公室核心內(nèi)容之一即是文書(shū)工作，該工作相對(duì)比較復(fù)雜，涉及撰寫(xiě)、審核、校印、分發(fā)、承辦等多個(gè)過(guò)程，且不同過(guò)程之間都有緊密的聯(lián)系。處理日常事務(wù)、對(duì)不同部門(mén)信息交流處理、對(duì)文件審核、傳輸、儲(chǔ)存等內(nèi)容處理都是辦公自動(dòng)化主要應(yīng)用的方面。

促進(jìn)辦公室文書(shū)工作自動(dòng)化發(fā)展，有重要的作用和意義，主要體現(xiàn)在以下方面：其一，促進(jìn)辦公室文書(shū)工作辦公自動(dòng)化，能夠體現(xiàn)以人為本的觀念，從而推動(dòng)文書(shū)工作人性化、智能化發(fā)展。計(jì)算機(jī)平臺(tái)應(yīng)用智能化人機(jī)一體工作，能夠?qū)k公人員工作負(fù)擔(dān)有效降低，降低辦公人員的負(fù)擔(dān)，提升工作人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、新工作方式的積極性，以正確的態(tài)度對(duì)待辦公自動(dòng)化，完善工作思路。其二，促進(jìn)辦公自動(dòng)化，能夠適應(yīng)現(xiàn)階段高效率的工作要求?，F(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)工作體系包含十分豐富、復(fù)雜的內(nèi)容，因此不同企業(yè)的辦公效率也需要提升，為了與時(shí)代發(fā)展相契合，勢(shì)必需要充分應(yīng)用自動(dòng)化辦公的優(yōu)勢(shì)，如服務(wù)多樣化、存儲(chǔ)量高以及辦公速度快等，對(duì)不同類(lèi)型工作有效輔助。另一方面，伴隨不同辦公設(shè)備、辦公方式的應(yīng)用，文書(shū)工作也應(yīng)有更高的質(zhì)量，在對(duì)工作速度保證的同時(shí)，還需要降低失誤的情況，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)精確處理相關(guān)的數(shù)據(jù)、文字等內(nèi)容。

二、現(xiàn)階段辦公室文書(shū)工作辦公自動(dòng)化發(fā)展

（一）辦公自動(dòng)化對(duì)辦公室文書(shū)工作影響

現(xiàn)階段辦公室文書(shū)工作一個(gè)明顯的發(fā)展趨勢(shì)，即是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)文書(shū)工作為自動(dòng)化辦公方式。近些年，伴隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展，很多單位、企業(yè)越發(fā)重視辦公自動(dòng)化，且在實(shí)際工作中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。以往辦公室文書(shū)工作對(duì)紙筆、電話等實(shí)體工具應(yīng)用比較普遍，伴隨辦公自動(dòng)化發(fā)展，上述實(shí)體工具的應(yīng)用越來(lái)越少，且半無(wú)紙化模式逐漸被全無(wú)紙化代替，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠處理企業(yè)、單位發(fā)展過(guò)程中能夠多個(gè)方面工作。在此基礎(chǔ)上，上述趨勢(shì)使得辦公室文員的工作要求、管理人員的綜合素質(zhì)也更高。

對(duì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)應(yīng)用，還能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)文檔一體化。在以往管理辦公文件過(guò)程中，一般都需要管理人員收集整理后，再對(duì)檔案存放，很容易導(dǎo)致文件凌亂分散的情況。一方面，借助自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案系統(tǒng)化管理。另一方面，檔案與辦公文件之間有更加模糊的界限，能夠?qū)A 系統(tǒng)建立，更加便捷管理文檔和文件。

對(duì)辦公自動(dòng)化應(yīng)用，還能夠提升公文流轉(zhuǎn)的安全性、穩(wěn)定性。常規(guī)情況下，企業(yè)、單位應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)都是專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)，與外網(wǎng)物理隔離，專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)能歐對(duì)不同單位之間安全應(yīng)用，從而保證更加方便的流轉(zhuǎn)。借助內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)，能夠增加不同文件管理功能，實(shí)現(xiàn)文件的全過(guò)程管理，同時(shí)在對(duì)文件處理后，能夠保證及時(shí)流轉(zhuǎn)文件，而在流轉(zhuǎn)過(guò)程中，能夠?qū)嵤┍O(jiān)督文件的流轉(zhuǎn)情況。在上述基礎(chǔ)上，對(duì)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)應(yīng)用，還可以提升操作平臺(tái)的靈活性、可視化，結(jié)合不同單位、企業(yè)部門(mén)的具體需求、情況，制定相應(yīng)的功能，對(duì)文書(shū)工作步驟簡(jiǎn)化，還有利于提升工作便利性，對(duì)公文文件流轉(zhuǎn)的安全性、處理便捷性可以有效提升。

現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化一般借助文件處理設(shè)備、通信工具以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成不同方面工作。與社會(huì)發(fā)展相結(jié)合，未來(lái)辦公室文書(shū)工作，更傾向于智能化、數(shù)字化發(fā)展，借助應(yīng)用設(shè)備以及先進(jìn)技術(shù)，對(duì)文件、圖像以及聲音的處理更加智能，在基于數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對(duì)工作項(xiàng)目?jī)?yōu)化整合。促進(jìn)現(xiàn)代化工作系統(tǒng)建設(shè)，能夠更加合理地配置信息、人力資源等方面情況，還有利于增強(qiáng)工作人員的主觀能動(dòng)性，從而促進(jìn)辦公自動(dòng)化進(jìn)一步發(fā)展。

（二）辦公自動(dòng)化對(duì)工作人員要求

在辦公室文書(shū)工作中，文書(shū)工作人員在其中發(fā)揮著十分重要的作用，需要保證其具備較高的政治水平、服務(wù)水平以及技術(shù)水平。在此基礎(chǔ)上，文書(shū)工作人員還需要對(duì)國(guó)家的規(guī)章制度進(jìn)行有效傳達(dá)，提升經(jīng)驗(yàn)交流、信息傳遞的速度。辦公室文書(shū)的工作包括及時(shí)性、指導(dǎo)性、連續(xù)性以及廣泛性特點(diǎn)，為了使辦公自動(dòng)化有效實(shí)現(xiàn)，對(duì)辦公室文書(shū)工作效率提升，勢(shì)必需要對(duì)文書(shū)工作人員素質(zhì)有效提升。為了契合社會(huì)發(fā)展，需要提升文書(shū)工作人員的素質(zhì)和要求，具體可以從以下方面入手：其一，提升文書(shū)工作人員道德修養(yǎng)以及政治素養(yǎng)。企業(yè)基本素養(yǎng)能夠由文書(shū)工作體現(xiàn)，因此文書(shū)工作人員需要保證自身正確的政治方向，樹(shù)立正確的人生觀念和價(jià)值觀念。其二，還需要促進(jìn)文書(shū)工作人員自身為人民服務(wù)觀念的樹(shù)立，樹(shù)立正確的思想作風(fēng)、工作作風(fēng)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，對(duì)工作效率有效提升。其三，需要保證文書(shū)工作人員較高的文化素質(zhì)。對(duì)于文書(shū)工作人員而言，需要與大量的文字、文章等接觸，且涉及的內(nèi)容、領(lǐng)域復(fù)雜性比較高，包括協(xié)定、法律、合同等，為了保證工作順利完成，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，需要保證文書(shū)工作人員具有一定的文化素養(yǎng)。其四，較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在保證職業(yè)道德素養(yǎng)、思想政治素養(yǎng)基礎(chǔ)上，還需要保證工作人員劇本較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，與本崗位需求相契合。對(duì)于文書(shū)工作人員而言，需要對(duì)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)知識(shí)掌握的同時(shí)，保證自身較高的綜合處理能力、校對(duì)能力、文字書(shū)寫(xiě)能力等。特別對(duì)于現(xiàn)階段的辦公室文書(shū)工作，不同自動(dòng)化設(shè)備應(yīng)用都越來(lái)越廣泛，因此需要保證文書(shū)工作人員充分掌握不同設(shè)備的應(yīng)用方法，從而有效提升文書(shū)工作效率。

三、優(yōu)化辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略

（一）強(qiáng)化工作人員培訓(xùn)工作

上文提及，文書(shū)工作涉及內(nèi)容、流程比較復(fù)雜，因此為了保證工作質(zhì)量，需要保證工作人員的具有較高的責(zé)任心，并有效提升工作人員不同方面能力。為了提升工作人員的能力，企業(yè)、單位需要強(qiáng)化員工的培訓(xùn)工作，包括思想素質(zhì)、技術(shù)方面的培訓(xùn)內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)、單位還要注意塑造正確的企業(yè)文化，以保證工作人員在良好的氛圍之中開(kāi)展相關(guān)方面工作。

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

提升辦公室文書(shū)工作辦公自動(dòng)化水平的有效方式之一，即是優(yōu)化工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作?？梢越柚鷰熗?、結(jié)對(duì)子等方式進(jìn)行相關(guān)指導(dǎo)工作，對(duì)實(shí)際工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題有效解決，對(duì)工作人員綜合素質(zhì)有效提升。指導(dǎo)的方式如會(huì)議指導(dǎo)、重點(diǎn)指導(dǎo)等。借助會(huì)議指導(dǎo)，能夠?qū)ι霞?jí)提出要求有效落實(shí)，對(duì)工作內(nèi)容、重點(diǎn)及時(shí)掌握。同時(shí)相關(guān)工作人員也可以指派專(zhuān)門(mén)工作人員，針對(duì)辦公室文書(shū)工作中的重點(diǎn)、關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)指導(dǎo)工作，從而提升工作整改的效率。此外，針對(duì)辦公室文書(shū)中不能解決的問(wèn)題，也可以開(kāi)展研討班，共同研討、分析問(wèn)題，對(duì)優(yōu)秀工作人員激勵(lì)，從而提升工作人員的工作積極性、熱情。

（三）增加實(shí)踐活動(dòng)

對(duì)于文書(shū)工作人員而言，提升工作人員素質(zhì)重要途徑之一，即是實(shí)踐鍛煉。在實(shí)踐活動(dòng)之中，工作人員不斷研究本職工作，能夠不斷提升自身的工作能力，為后續(xù)辦公室文書(shū)工作奠定良好的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，還可以開(kāi)展不同競(jìng)賽活動(dòng)，對(duì)文書(shū)工作人員熱情有效調(diào)動(dòng)，從而強(qiáng)化辦公室文書(shū)工作信息化建設(shè)。

綜上所述，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，辦公室文書(shū)工作中的辦公自動(dòng)化因此受到越來(lái)越多單位、企業(yè)的重視，且在企業(yè)中應(yīng)用的范圍也越來(lái)越廣泛。為了適應(yīng)上述趨勢(shì)，優(yōu)化辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，需要借助不同措施，對(duì)工作人員的素質(zhì)水平、技術(shù)能力有效增強(qiáng)，推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)一步發(fā)展。