劉田田 劉一雯

（青島市精神衛(wèi)生中心，山東 青島 266034）

自2016年1月1日起，國家財政部、國家檔案局聯(lián)合下發(fā)了第76號文件《會計檔案管理辦法》，規(guī)范了電子會計檔案制度，可以依法管理電子會計檔案。大數(shù)據(jù)到來以后，會計檔案的發(fā)展由原來的傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式轉(zhuǎn)變到了以電子產(chǎn)品為媒介的數(shù)據(jù)化管理。一些企業(yè)規(guī)模較大，分子公司不僅分布在全國各地同時還分布在其他國家，分布分散，不利于企業(yè)財務報表合并與管理。財務共享模式提出后，會計檔案通過網(wǎng)絡平臺進行統(tǒng)一管理，可以將不同部門、不同區(qū)域的分公司甚至是不同國家的公司的會計檔案集中到財務共享服務中心。這樣就能實現(xiàn)重復業(yè)務、相同業(yè)務的統(tǒng)一處理，不同區(qū)域的會計憑證可以隨時調(diào)閱，分散變集中，更有利于提高整個集團的財務管理效率。

一、大數(shù)據(jù)下電子會計檔案財務共享模式下的管理

財務管理的是否規(guī)范影響到企業(yè)的發(fā)展，而會計檔案的管理是否到位決定了企業(yè)財務管理的水平的高低，因此，企業(yè)的財務管理工作要更加精細化地進行數(shù)據(jù)采集和分類。企業(yè)財務管理系統(tǒng)中是由多個不同的子模塊和子系統(tǒng)構(gòu)建出企業(yè)ERP，涉及的業(yè)務范圍廣、數(shù)量大，會計憑證和資料都是通過打印機的打印來實現(xiàn)，會計檔案的收集，龐大的打印數(shù)量，增加了企業(yè)管理成本。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，會計資料要打印出來裝訂成冊，需要大量的紙質(zhì)介質(zhì)，并且工作量大，工作效率低下，而且還要進行會計檔案防潮、防曬的管理，時間一久會計檔案上的單據(jù)信息將無法辨認，這給會計檔案管理帶來極大的困難。目前，會計檔案由紙質(zhì)管理到電子檔案管理已經(jīng)成為大企業(yè)財務管理的大趨勢，電子檔案管理既避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理的高成本支出，又縮短了會計檔案整理工作效率，節(jié)省了工作時間、人力、和物力的付出。

基于大數(shù)據(jù)的情況下，會計檔案管理的模式分三個部分。首先，根據(jù)原始資料進行對會計檔案數(shù)據(jù)采集儲存；其次，依照收集上的數(shù)據(jù)進行會計檔案的加工處理；最后，利用分析過后的數(shù)據(jù)實現(xiàn)電子檔案的最大價值。

1.電子會計檔案數(shù)據(jù)的收集

大數(shù)據(jù)下電子會計檔案管理的財務共享模式利用財務共享平臺，運用大數(shù)據(jù)、云計算實現(xiàn)票據(jù)實物的上傳和流轉(zhuǎn)，對會計核算系統(tǒng)、費用系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)等資源信息的統(tǒng)一處理。也就是說，在財務共享模式下，接受來自集團不同公司數(shù)據(jù)庫信息，把會計檔案資料規(guī)整在一起，及時分析傳遞到權(quán)限終端，完成端口工作人員查閱、處理、解決等多方面的電子會計檔案信息。多個端口上傳影像資料，方便了原始憑證的調(diào)閱和票據(jù)無紙化作業(yè)處理方式，為實現(xiàn)企業(yè)財務共享提供了保證。會計檔案的種類有會計憑證、會計賬簿、財務報告及其他類材料，根據(jù)會計檔案的類型進行歸類整理處理，確定好類別，通過電腦端口進行上傳會計數(shù)據(jù)，上傳到財務信息共享中心。原始票據(jù)需用利用掃描儀掃描成影像資料進行上傳，其他財務管理系統(tǒng)內(nèi)直接生成的會計憑證，會計總賬，明細賬，日記賬，備查賬等，先進行會計審核后，把會計數(shù)據(jù)信息集中上傳到終端數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)財務信息共享，同時準確的會計檔案資料為數(shù)據(jù)的準確性提供了必要的保證。客戶端及時收取銀行系統(tǒng)發(fā)送的電子銀行回執(zhí)單，電子回執(zhí)單可以替代紙質(zhì)回單，企業(yè)收支明細也形成電子數(shù)據(jù)的形式，實現(xiàn)了銀行余額調(diào)節(jié)表企業(yè)可以從企業(yè)電腦端核對編制，節(jié)省了出納到銀行辦理業(yè)務的時間，也避免了其他成本支出的產(chǎn)生。依照這種數(shù)據(jù)共享模式，日常對賬、核對報表的經(jīng)濟業(yè)務都可以在互聯(lián)網(wǎng)上完成企業(yè)與企業(yè)之間的工作對接。

2.電子會計檔案數(shù)據(jù)的處理

實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)共享是搭建以利用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)為前提已經(jīng)成熟的的數(shù)字化程序平臺，企業(yè)要實現(xiàn)會計電子檔案的管理是基于財務數(shù)據(jù)的共享上，專業(yè)的數(shù)字化平臺的搭建是實現(xiàn)電子檔案數(shù)字化必要保障。會計檔案數(shù)據(jù)的通過電子端口采集、存儲和分析等一系列的整合，檔案管理的工作更加高效方便。因此，企業(yè)要實現(xiàn)會計檔案電子化，必須根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務的特點，建立電子會計檔案管理制度，完善電子會計檔案管理辦法，提高電子會計檔案數(shù)據(jù)收集的準確性，構(gòu)建財務共享中心平臺為媒介的會計檔案管理處理工作。

大數(shù)據(jù)下電子會計檔案的管理是借助于大數(shù)據(jù)、云計算，人工智能和區(qū)塊鏈等技術(shù)對收集來的數(shù)據(jù)進行加工和處理，打破了企業(yè)不同區(qū)域之間的數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的及時性和時效性。大數(shù)據(jù)下的電子會計檔案管理，一方面是處理各個不同會計資料的之間的聯(lián)系，完善電子會計資料的內(nèi)容，并且以業(yè)務發(fā)生時間的有序的排列統(tǒng)一起來，形成完整的電子會計資料鏈條；另一方面則是處理不同類型業(yè)務之間的聯(lián)系性，橫向縱向不同角度分析相關聯(lián)會計資料，挖掘深層數(shù)據(jù)，為后續(xù)進行的電子會計資料分析提供了有效素材。簡單的會計電算化模式下的會計檔案管理，會計資料的聯(lián)系僅限與是點與點的聯(lián)系，財務信息共享模式下的會計檔案管理，更多是會計資料點到面的聯(lián)系，形成相關資料的網(wǎng)狀關聯(lián)處理，能夠處理當前會計資料和歷史相同業(yè)務資料之間的關聯(lián)對比。通過財務數(shù)據(jù)共享的技術(shù)，實現(xiàn)多個企業(yè)分子公司的資料集中導入到一個大型數(shù)據(jù)庫和存儲群，進行數(shù)據(jù)分類、匯總，統(tǒng)一管理財務數(shù)據(jù)。

3.電子會計檔案數(shù)據(jù)的應用

電子會計檔案數(shù)據(jù)的應用是以歷史會計資料統(tǒng)一整合后深挖背后的關聯(lián)型數(shù)據(jù)為基礎，并對數(shù)據(jù)進行高效的分析加工挑選出有用數(shù)據(jù)，進行更深層的數(shù)據(jù)分析。以某一個關鍵點挖掘與企業(yè)財務管理有關的信息，比如內(nèi)控制度失效關聯(lián)數(shù)據(jù)，企業(yè)決策聯(lián)系數(shù)據(jù)，企業(yè)常規(guī)業(yè)務不同時點間的聯(lián)系，等等。從而滿足企業(yè)內(nèi)部的管理需要，發(fā)揮電子會計檔案數(shù)據(jù)應用的最大功能。

電子會計檔案數(shù)據(jù)使用者常使用的功能是數(shù)據(jù)檢索和數(shù)據(jù)利用。數(shù)據(jù)檢索是以財務數(shù)據(jù)共享數(shù)據(jù)庫為基礎，以企業(yè)需要信息關鍵詞為搜素關鍵字，找到多維度數(shù)據(jù)之間存在的關聯(lián)性進行差別分析，也可以對儲存在企業(yè)云盤中電子信息數(shù)據(jù)進行查詢，并制定出滿足用戶需求的電子信息表格數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的會計電算化系統(tǒng)只能查詢單一信息數(shù)據(jù)，缺點非常明顯，運算速度慢、數(shù)據(jù)類型搜索不全面、關鍵數(shù)據(jù)丟失、無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的交互對比；財務數(shù)據(jù)共享平臺實現(xiàn)后，克服了原有的缺點，最關鍵的是提高了運算速度，數(shù)據(jù)范圍查詢更廣，甚至可以深度挖掘不同角度數(shù)據(jù)，并進行數(shù)據(jù)間的對比和人工智能化運算，更大程度滿足了用戶的需求。財務信息未共享前，企業(yè)能夠運用的數(shù)據(jù)僅為數(shù)據(jù)的10%，通過財務數(shù)據(jù)共享，深度挖掘，“叫醒”處于“冷藏”狀態(tài)的企業(yè)剩余90%的數(shù)據(jù)，重新打開企業(yè)管理層管理思路，能更好地把電子會計檔案數(shù)據(jù)應用起來。

二、財務共享的電子會計檔案管理的必要性

1.有利于提高電子會計檔案管理的效率

會計檔案資料形式多種多樣、數(shù)量龐大，財務人員會面臨很大的工作量和低效的工作效率。傳統(tǒng)的查閱資料模式，財會人員往往是到會計檔案室根據(jù)檔案柜目錄進行依次人工查詢數(shù)據(jù)，耗費大量的時間。會計資料存放時間的長短來決定員工的工作效率，查閱存放時間越久的會計檔案則所需查詢時間越長。

大數(shù)據(jù)的財務共享模式下，財會人員只需通過關鍵字索引查詢到需要的電子數(shù)據(jù)無須看到實物資料，減輕了財會人員的工作量，提高了查詢會計資料的效率。另外，傳統(tǒng)的會計檔案管理方法，會計資料類型單一，數(shù)據(jù)量大不容易查找，管理者無法篩選出有效數(shù)據(jù)提供管理層使用造成管理決策支持的功能很弱。財務數(shù)據(jù)共享中心的建立，提高會計檔案查詢效率，改善原始的會計檔案管理流程，人工智能的加入催生了智能財務，日常檔案管理流程自動化，電子發(fā)票、電子簽名等識別技術(shù)的加入，機器帶來人工審核，排序、整理，更可以根據(jù)業(yè)務類型進行排序整合，實現(xiàn)電子會計檔案管理的智能化和自動化，企業(yè)深度挖掘可用數(shù)據(jù)，為業(yè)財融合打下堅實的基礎。

2.有利于提高會計電子檔案管理的精細化

原始的會計檔案管理是手工操作模式，先從系統(tǒng)中打印出會計憑證根據(jù)憑證編制時間的先后順序進行連續(xù)編號，然后統(tǒng)一加上封皮封底裝訂成冊。大數(shù)據(jù)下電子會計檔案的管理是利用財務數(shù)據(jù)共享平臺電子錄入數(shù)據(jù)平臺，進行數(shù)據(jù)分類化管理。原始憑證的收集是在各個分子公司用戶端口來實現(xiàn)的，掃描儀掃描原始會計資料形成電子介質(zhì)存儲形式傳送到集團財務數(shù)據(jù)共享中心進行匯總，排序，整理。傳統(tǒng)的手工整理會計檔案只能按照時間的順序進行分類管理，電子會計檔案的管理可以統(tǒng)一的標準或統(tǒng)一口徑把其他財務相關子系統(tǒng)產(chǎn)生的電子單據(jù)及憑證根據(jù)企業(yè)定制的關鍵字進行分類管理，原始憑證與生成的會計憑證一一對應自動生成編號，形成格式統(tǒng)一內(nèi)容齊全的電子檔案。會計檔案從用戶端口收集原始資料掃描電子憑證輸入到財務數(shù)據(jù)共享中心，進行分類化管理，各分子公司傳送到集團財務共享數(shù)據(jù)中新的原始會計資料，集團財務可以利用信息管理隨時調(diào)用分子公司的電子會計檔案，查閱電子會計檔案，復核、內(nèi)審工作等。實施財務共享數(shù)據(jù)后電子會計檔案管理的分類更細致更有針對性更加精準，方便管理者有針對性地調(diào)閱電子會計資料挖掘深度會計數(shù)據(jù)，促進管理層作出有利于企業(yè)發(fā)展的決策。

3.有利于提高電子會計檔案管理的效率

企業(yè)利用互聯(lián)網(wǎng)搭建屬于自身企業(yè)特點的財務數(shù)據(jù)共享中心，財務共享服務中心的建立打破了財務數(shù)據(jù)交互時間和地區(qū)的界線，此技術(shù)運用到會計檔案的管理，不僅提高了財務管理工作的效率而且還改善了財務人員對企業(yè)的服務水平。根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務特點打造一款屬于自己的App，員工可以隨時用App上傳原始憑證，提交業(yè)務申請，提醒領導App在線審批，也可以給員工設置權(quán)限通過申請——審批——調(diào)閱的流程查詢會計資料，員工不會因獲取領導的審批簽字多跑腿，把節(jié)約出來的時間投入企業(yè)其他有價值的業(yè)務中，提高了常規(guī)工作效率，快捷地服務于員工的工作中。比如最常見的差旅費的業(yè)務處理，使用電子會計檔案后，員工可以使用App的報銷系統(tǒng)，用員工授權(quán)工號進入系統(tǒng)，及時上傳 交通費，餐費、住宿費等原始票據(jù)，票據(jù)進入財務數(shù)據(jù)共享中心，分類處理管理，數(shù)據(jù)傳送到領導端口，領導及時進行審核審批，極大地提高了會計資料處理的速度。電子檔案資料和實物資料進行相互匹配，為集團內(nèi)部實現(xiàn)資源共享創(chuàng)造了條件。

4.有利于減少電子會計檔案的管理成本

財務共享數(shù)據(jù)中心收集到各個分子公司的原始的會計數(shù)據(jù)資料全都儲存財務共享中心的云盤上，擴大了會計數(shù)據(jù)存儲空間，而原來會計資料的儲存方式都是用紙質(zhì)介質(zhì)，龐大的會計檔案需要大量的紙類產(chǎn)品作為保障，紙質(zhì)會計檔案怕火怕水不耐高溫，時間久字跡模糊不清，傳統(tǒng)的會計檔案管理要日常防火防潮防蟲害維護，更需要大的存放空間來儲存紙質(zhì)會計檔案。利用財務共享中心的數(shù)據(jù)庫的儲存方式即可以大大減少用紙的數(shù)量，也可以避免火潮蟲害對會計檔案的損害，逐步實現(xiàn)無紙化辦公和數(shù)據(jù)標準化的管理。財務人員隨時可以對分子公司相同的業(yè)務進行批量處理，重新優(yōu)化業(yè)務流程減掉了多余的業(yè)務步驟，使財務工作可以標準化、重復化、簡單化，重復化和標準化的財務工作可以放寬對財務人員的學歷和專業(yè)技術(shù)的要求，聘請更便宜的員工，減少企業(yè)人力成本。

三、健全財務共享的電子會計檔案管理的措施

1.保證電子會計檔案數(shù)據(jù)的安全性

企業(yè)運用大數(shù)據(jù)技術(shù)、財務數(shù)據(jù)共享技術(shù)、智能技術(shù)等技術(shù)升級企業(yè)財務管理水平的同時也有一個困擾財務數(shù)據(jù)共享發(fā)展的難題——信息安全。保障數(shù)據(jù)傳輸和儲存的安全對企業(yè)來說是非常的重要，因為企業(yè)財務共享中心的數(shù)據(jù)是從各個分子公司用戶端口上傳并儲存到云服務器。要保證電子會計檔案數(shù)據(jù)的安全性，第一，加強數(shù)據(jù)使用的安全性，分子公司手機電腦等端口安裝殺毒軟件，定期進行殺毒，嚴格控制用戶權(quán)限，用戶端口專事專用不得隨意連接外網(wǎng)。第二，加強企業(yè)網(wǎng)絡安全建設，防止黑客攻擊、木馬病毒等危害企業(yè)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡的事情發(fā)生，聘請專業(yè)的信息技術(shù)人員來維護企業(yè)數(shù)據(jù)的安全。最后，企業(yè)用對數(shù)據(jù)進行安全備份，遇到意外情況時，不至于企業(yè)數(shù)據(jù)全部丟失。

2.建立員工電子會計檔案培訓制度

企業(yè)電子檔案管理財務數(shù)據(jù)共享服務順利的進行，必須加強管理層和基層員工對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)知識的培訓。管理層要發(fā)揮主導作用，懂得利用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)服務，而基層員工對大數(shù)據(jù)技術(shù)的接納程度、運用的能力等都對電子會計檔案管理數(shù)據(jù)化的實施產(chǎn)生影響。定期加強員工培訓，提供學習機會和途徑，使基層員工短時間能了解電子會計檔案管理的重要性，并定期進行知識考核，與員工績效掛鉤促進員工學習積極性。

3.完善電子會計檔案管理信息系統(tǒng)

企業(yè)對其業(yè)務情況進行調(diào)查評估，了解系統(tǒng)哪部分是需要優(yōu)化和升級，確保分子公司企業(yè)業(yè)務和財務信息相互統(tǒng)一。電子會計檔案管理系統(tǒng)的設計要注重操作界面的簡潔性，操作說明加強可理解性，便于員工操作。聘請專業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)，保證整個電子會計檔案管理系統(tǒng)可以涵蓋所有業(yè)務的管理，能夠處理日益繁重的數(shù)據(jù)，因此要構(gòu)建適合企業(yè)自身特點的電子會計檔案管理。

四、結(jié)語

我國現(xiàn)在許多大型企業(yè)已經(jīng)建立了自己的財務數(shù)據(jù)共享中心，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理會計檔案，這就說明共享數(shù)據(jù)的成功案例，將不斷在中小企業(yè)中推廣開來。建立一個屬于企業(yè)自己的財務共享中心的道路還很長，在這個過程中，企業(yè)要不斷完善電子會計檔案管理系統(tǒng)，確定目標科學設計流程，加強員工信息化思想的培訓。只有這樣，才能為企業(yè)決策提供依據(jù)，減少企業(yè)對會計檔案管理的資金投入，深度挖掘數(shù)據(jù)滿足管理層決策，從而實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。