杜麗霞

【摘要】學校檔案信息反映學校教育教學等方面的情況，用好學校檔案信息資源，對檔案信息進行有效管理、深度開發(fā)使用，以實現(xiàn)學校檔案信息資源管理的價值。本文對當前中學檔案信息資源管理工作中出現(xiàn)的問題進行分析，并提出一些相應的優(yōu)化管理策略。

【關鍵詞】檔案信息；檔案管理；優(yōu)化策略

【中圖分類號】G473.3【文獻標志碼】A【文章編號】1004—0463（2021）19—0038—03

檔案是重要的公共信息資源，記錄著人類社會活動的信息，檔案資源的管理和使用影響著各項工作的進展[1]。中學檔案是學校教研和管理活動的載體，中學檔案管理是學校信息資源管理的重要內(nèi)容，有助于學校教學研究及育人文化傳承。隨著社會信息化發(fā)展，傳統(tǒng)的中學檔案管理與使用方式方法已經(jīng)不能滿足學校發(fā)展、社會發(fā)展的需求，只有有效地讓檔案信息資源融入數(shù)據(jù)開放的大環(huán)境[2]，充分實現(xiàn)檔案信息資源管理的價值，提升檔案信息服務功能，才能更好地滿足學校日益多樣化、多層次的信息需求，滿足新時期中學檔案信息資源管理的新要求。

一、當前中學檔案信息資源管理存在的問題

1.對中學檔案管理工作重要性的認識不足、管理意識淡薄。檔案信息管理工作對于中學而言，是一項重要的長期性工作。要想做好高質(zhì)量、現(xiàn)代化的檔案信息管理工作，需要學校重視檔案信息管理，做好檔案信息管理工作的專項管理以及各部門的分工協(xié)作，把檔案信息資源管理納入學校長期工作。但當前很多中學存在管理經(jīng)費緊張、人員不足、管理者能力不足、工作重點不明確等情況，導致檔案信息資源管理工作在學校整體管理工作體系中處于薄弱環(huán)節(jié)。當前，學校整體管理工作一般圍繞教學展開，注重教學質(zhì)量和學生管理，而檔案信息資源管理等相關工作通常被認為是不重要的輔助性工作。因此，學校對檔案信息管理工作的重視程度不夠、檔案管理專業(yè)人員缺乏、經(jīng)費支出有限，不太注重檔案數(shù)據(jù)的收集整理和動態(tài)管理，導致學校檔案信息資源管理工作長期處于停滯的狀態(tài)。

2.檔案信息資源內(nèi)容單一，缺乏動態(tài)管理。目前很多中學檔案信息資源中所包含的內(nèi)容單一，主要是學生的學業(yè)成績登記、獎懲記錄等，涉及學校相關資料的內(nèi)容主要以建校發(fā)展大事記為主，很多中學甚至并未形成規(guī)范、科學的建檔工作流程，收集到的檔案信息內(nèi)容不統(tǒng)一，缺乏標準規(guī)范，致使檔案信息資源內(nèi)容整體缺乏實用性。

還有一些中學已有的檔案信息資源較陳舊、更新不及時、信息資源內(nèi)容缺失，無法體現(xiàn)學校檔案管理工作的時效性和系統(tǒng)性。再加上檔案管理經(jīng)費、人員不足，很多中學檔案管理工作多采用傳統(tǒng)的檔案收集和管理模式，更新速度慢、查詢方式傳統(tǒng)，未實現(xiàn)電子檔案信息化管理，檔案信息錯漏和丟失風險大，調(diào)閱查詢難度大。而在信息化時代，學校檔案管理工作需要與時俱進，我們必須清醒認識到傳統(tǒng)的中學檔案靜態(tài)管理方式已不能適應當今信息化時代的新要求。

3.檔案管理專業(yè)人才缺乏、主動服務意識欠缺。在很多中學的組織管理結(jié)構(gòu)中，并沒有設專門的檔案管理部門，檔案管理人員多由教師兼任，甚至長期沒有檔案管理人員，使學校檔案管理工作處于“真空”地帶。另外，一些中學不能主動引進檔案管理方面的專業(yè)人才，使學校檔案管理工作缺乏專業(yè)性和規(guī)范性。

從檔案資源利用的角度來說，缺乏專業(yè)的管理部門和人員，容易使學校檔案信息資源內(nèi)容單一、有效使用率下降，難以發(fā)揮檔案信息資源的作用。從檔案管理人員的素質(zhì)方面來說，學校往往比較容易忽視對檔案管理人員專業(yè)能力的審核與培訓。再加上現(xiàn)有人員對檔案管理業(yè)務的流程不熟練，不具備相關的檔案學、計算機科學技術(shù)等學科知識能力，致使檔案管理工作低效化，檔案管理人員的主動服務意識不強，服務內(nèi)容十分單一。

當前處于信息化時代，對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的檔案信息管理工作提出了更高要求，檔案信息的采集、存儲、管理需要更多體現(xiàn)智能化、科技化、現(xiàn)代化。而當前一些中學的軟硬件條件還遠達不到上述要求，檔案管理未納入信息化校園網(wǎng)絡管理范疇、檔案管理技術(shù)設備落后等問題明顯，因而出現(xiàn)檔案管理低效的情況，與現(xiàn)代化學校檔案管理要求相差甚遠。

二、中學檔案信息資源管理的優(yōu)化策略

1.提升檔案信息管理水平，使管理過程規(guī)范化。要做好中學檔案信息管理工作、提升檔案信息管理水平，首先要解決的是學校檔案信息管理人員管理意識和理念落后的問題。對此，應當著重加強學校檔案信息管理方面的培訓，讓相關人員從思想上重視檔案管理工作，認識到檔案信息管理在學校管理和學校發(fā)展中的重要作用，把檔案管理作為一項重要工作認真對待。同時，要認識到檔案是學校教師教學工作和學生參加各項活動的真實記錄，在學校教育教學管理過程中起著記錄過往、指引發(fā)展的重要作用。要使現(xiàn)有的檔案信管理適應時代發(fā)展，急需更新相關人員的檔案管理思路和管理方式。因此，加強學習培訓、提升相關人員的檔案管理意識，提高檔案管理統(tǒng)籌能力和水平至關重要。

在學校檔案管理工作中，還應做到統(tǒng)籌布局、專人負責，實現(xiàn)各部門統(tǒng)一配合，教學工作、學生成績動態(tài)管理、學校發(fā)展等內(nèi)容都應融入檔案信息管理工作中，使檔案信息管理工作常態(tài)化。要把檔案信息管理工作的成效作為評價和考核相關人員工作的內(nèi)容，以此提升檔案信息管理在學校整體教育教學管理過程中的地位。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)，使管理工作專業(yè)化、信息化。信息化時代的檔案信息管理和開發(fā)，在技術(shù)層面和管理層面有新的更高要求，不僅要借助新技術(shù)新手段，還要求從業(yè)人員具備更高的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)[3]。這就需要學校在人員設置方面進行調(diào)整，有條件的學?？梢砸M專業(yè)的檔案管理人才，或者加大對現(xiàn)有檔案管理人員關于信息技術(shù)應用和檔案管理知識的學習培訓。

同時，轉(zhuǎn)變學校檔案管理人員的服務理念，將傳統(tǒng)的以資源為中心的管理側(cè)重點變?yōu)橐孕枨鬄橹行牡臋n案管理側(cè)重點，重視學校、師生和社會對檔案信息的需求，以需求為導向開發(fā)學校檔案資源，不斷提升服務意識，以積極主動的工作理念做好檔案信息管理工作。

由于很多學校的檔案管理工作存在檔案信息資源內(nèi)容單一、信息不全、查找使用不便、更新速度慢等問題，對此，需要加大對檔案信息資源管理的支持力度，包括資金、技術(shù)和設備等方面的支持。而在檔案信息內(nèi)容方面，應當擴大信息資源的范圍廣度和內(nèi)容深度，除了傳統(tǒng)的教研、學生管理等方面的內(nèi)容外，還可以主動搜集學校基礎建設、黨群管理、學生發(fā)展、家校合作、校友發(fā)展等方面的檔案資料，豐富檔案信息內(nèi)容，提高檔案信息的質(zhì)量。同時，對已有檔案信息進行優(yōu)化管理，及時更新、分類管理檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的使用價值。

3.用好信息技術(shù)，使檔案管理更加科學化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息不便于保存、容量有限、更新慢，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已經(jīng)不能適應新時代發(fā)展，可以說，中學實現(xiàn)檔案信息化管理是必然趨勢。具體來講，首先，要對已建立的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行信息化處理，以檔案管理質(zhì)量標準對電子檔案進行檔案信息歸類、整理、存儲。其次，要規(guī)范檔案管理的信息化管理標準，以信息化檔案的標引、檢索規(guī)則及方法，建立符合學校實際的檔案管理機制。

在大數(shù)據(jù)時代，信息采集和開發(fā)使用離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此檔案信息的收集整理和查詢檢索都應當適應當下的時代要求[4]。具體來講，中學需要在檔案信息管理工作中發(fā)揮計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的功能，配備將網(wǎng)絡信息技術(shù)應用于檔案管理的設施設備，開發(fā)適用于學校實際的檔案信息管理系統(tǒng)，解決系統(tǒng)通用性問題，適當發(fā)揮信息技術(shù)的特點，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡共享。

4.豐富檔案內(nèi)容，創(chuàng)新檔案管理方式。當前，注重素質(zhì)教育、提倡全面發(fā)展已成為學校的主流教育觀念。在學校發(fā)展和教師隊伍建設方面，“三全育人”和師德師風建設等內(nèi)容也被納入學校日常工作的重點。在此背景下，學校檔案信息管理工作需要不斷適應學校的快速轉(zhuǎn)型發(fā)展，以滿足全方位育人和德智體美勞全面發(fā)展的育人信息需求。因此，在檔案內(nèi)容上，可以進行拓展，比如增加師德師風檔案評價相關材料，完善家校共育、學生德育和智育提升方案評價標準和評價過程，增加學生參與社會服務和志愿服務過程等內(nèi)容。只有不斷豐富檔案信息資料的內(nèi)容和種類，創(chuàng)新學校檔案信息資源管理方式，才能使學校信息檔案管理工作適應新時代教育發(fā)展。

總體來看，檔案信息資源管理工作對中學教育教學管理起著重要的推動作用，檔案信息管理方式和內(nèi)容必須滿足新時代教育發(fā)展的新要求。檔案信息管理是一項長期性、專業(yè)性的工作，需要相關人員在管理意識上站位高，在管理水平上提升專業(yè)能力。同時，在網(wǎng)絡信息時代背景下，要不斷更新檔案信息管理的方式和內(nèi)容，以適應信息時代背景下的教育發(fā)展要求[5]。因此，針對當前的學校檔案信息管理工作，需要我們提升管理意識、培養(yǎng)專業(yè)人才，建設專業(yè)的檔案管理團隊，學習和利用先進的信息技術(shù)，對檔案信息管理過程中的方式和內(nèi)容進行新的探索，真正發(fā)揮檔案信息資源在學校建設和發(fā)展中的積極作用，充分發(fā)揮檔案信息資源助力教師教學、學生學習、教學管理和學校發(fā)展的作用。

參考文獻

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編輯：彭雪亮