歐陽慧芳　胡春燕

2015年10月16日，根據(jù)《國家檔案局關(guān)于公布第一批數(shù)字檔案室建設(shè)試點單位名單的通知》（檔發(fā)[2015]5號），華南理工大學(xué)成功獲批國家檔案局第一批數(shù)字檔案室建設(shè)試點單位。自此，根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（國家檔案局2014年頒布），對照《國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)<數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法>的通知》（檔辦發(fā)[2016]3號），華南理工大學(xué)在數(shù)字檔案室建設(shè)關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)與組織、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)等方面做了極大的努力，取得了預(yù)期的成效。情況如下：

一、領(lǐng)導(dǎo)與組織

（一）明確了電子文件歸檔管理與數(shù)字檔案室建設(shè)的分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門。華南理工大學(xué)校內(nèi)各二級單位（歸檔單位）均有明確的分管檔案工作負責(zé)人及兼職檔案員，在全校形成了一個較完整的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，切實保障了電子文件歸檔與數(shù)字檔案室建設(shè)等檔案工作的人才隊伍。

（二）將電子文件歸檔與數(shù)字檔案室建設(shè)納入了本單位電子政務(wù)（或信息化）建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。在華南理工大學(xué)改革和發(fā)展“十二五”“十三五”“十四五”規(guī)劃、華南理工大學(xué)發(fā)展三大規(guī)劃（2009-2020年）以及學(xué)校近五年年度工作要點以及學(xué)校第十六、十七次黨代會文件匯編等材料中，均有將電子文件歸檔與數(shù)字檔案室建設(shè)等重要工作列入其中，體現(xiàn)了學(xué)校對該項工作的重視。

（三）華南理工大學(xué)在實際工作過程中，已形成檔案部門、信息化部門聯(lián)合工作機制，開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能開發(fā)、數(shù)字檔案室建設(shè)與管理。近幾年來，校檔案館與信息化辦公室以及校內(nèi)其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)商的工作人員通過集中開會座談、線上會議、QQ、微信或電話等不同方式，就校內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔、數(shù)字檔案室建設(shè)等問題進行了反復(fù)多次的討論與溝通，建立起了順暢的聯(lián)合工作機制。

（四）華南理工大學(xué)已將數(shù)字檔案室建設(shè)與管理工作納入有關(guān)人員崗位職責(zé)和年度考核。在華南理工大學(xué)黨政職能部門和直屬單位工作職責(zé)（2017年修訂）中有明確表述：檔案館負責(zé)組織實施檔案信息化建設(shè)，推進數(shù)字檔案館建設(shè)工作，并納入單位工作考核。

二、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

（一）華南理工大學(xué)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)部署于學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心主機房云平臺（國際校區(qū)、五山校區(qū)各部署一套，做到了同城異地備份），相關(guān)服務(wù)器等硬件設(shè)備均放置于網(wǎng)絡(luò)中心主機房。本校國際校區(qū)主機房是按照《電子信息系統(tǒng)機房設(shè)計規(guī)范》（GB 50174-2008）要求的A級機房標準建設(shè)而成，五山校區(qū)主機房達到B級建設(shè)標準。

華南理工大學(xué)主機房具備雙路供電系統(tǒng)，已配備計算機設(shè)備專用配電柜、計算機設(shè)備專用后備式不間斷電源，蓄電池組供電時間高于2小時;已配備主機房安全防范與監(jiān)控系統(tǒng)、門禁設(shè)施，監(jiān)控視頻保存周期達到三個月以上;已配備溫度、煙感等報警裝置、主機房潔凈氣體滅火系統(tǒng);已配備主機房專用空調(diào)設(shè)施，主機房開機、關(guān)機溫濕度控制符合標準要求（開機溫度22-24℃、濕度40%-55%，關(guān)機溫度5-35℃、濕度40%-70%）。

（二）華南理工大學(xué)數(shù)字檔案室配備了能夠滿足數(shù)字檔案資源管理需要的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，具備互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)、單位內(nèi)部局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)信息點，各網(wǎng)絡(luò)信息點數(shù)量配置滿足業(yè)務(wù)要求。辦公區(qū)、整理區(qū)和利用區(qū)網(wǎng)絡(luò)信息點數(shù)量滿足需要，應(yīng)用系統(tǒng)運行在與因特網(wǎng)邏輯隔離的校園專網(wǎng)內(nèi)，并通過防火墻IP策略實現(xiàn)校園網(wǎng)范圍內(nèi)特定可信終端訪問系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)帶寬滿足各類數(shù)字檔案資源傳輸、利用要求。

（三）本校數(shù)字檔案室已配備能滿足工作需要的專用服務(wù)器，包括檔案館自行采購部署的服務(wù)器以及云平臺統(tǒng)一提供的虛擬機。

（四）本校數(shù)字檔案室配備有數(shù)字檔案資源在線存儲設(shè)備。

（五）本校數(shù)字檔案室配備了有近線和同城異地（廣州市天河區(qū)及番禺區(qū)）備份設(shè)備。

（六）本校數(shù)字檔案室配備了正版windows網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，正版操作系統(tǒng)統(tǒng)一由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心提供，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)配置的操作系統(tǒng)為Windows Server 2016 Technical Preview 4以及開源的centos7操作系統(tǒng);采用操作系統(tǒng)自帶的中間件IIS;使用廣東科怡信息科技有限公司（原名廣州市科怡信息科技有限公司）自行研發(fā)并獲得軟件版權(quán)的全文檢索軟件（科怡全文檢索軟件V1.0）;使用開源的TesseractEngine光學(xué)字符識別（OCR）等基礎(chǔ)軟件，還配備有通用的字處理、圖像查看、音視頻播放等工具軟件，如福昕PDF編輯器（個人版）、windows照片查看器、光影魔術(shù)手圖像處理軟件、暴風(fēng)影音播放器等。

（七）本校數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)已通過《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》（GB/T22239-2008）信息系統(tǒng)安全等級保護二級測評，于2021年4月取得了測評報告。

（八）本校數(shù)字檔案室每人均配備有專用終端計算機，館內(nèi)共有臺式計算機42臺，手提電腦3臺。另外還配有工程掃描儀1臺、平板掃描儀7臺、數(shù)碼照相機3臺、數(shù)碼攝像機2臺、打印機7臺、打印復(fù)印一體機3臺、錄音筆3支等終端設(shè)備，以及3個恒溫恒濕防磁柜、2個刻錄機、100多個移動硬盤等輔助設(shè)備。

三、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

華南理工大學(xué)數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)是由廣東科怡信息科技有限公司研發(fā)，實現(xiàn)了對紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步收集、保管和利用，于2020年正式上線運行。

該系統(tǒng)設(shè)計采用前后端分離，前端使用H5， CSS3， JS等技術(shù)，后端主要基于.Net MVC設(shè)計模式，M代表模型Model，V代表視圖 View， C代表控制器Controller。MVC模式將系統(tǒng)分為三層，層與層之間通過一定的模式聯(lián)系，使數(shù)據(jù)實體與業(yè)務(wù)邏輯、業(yè)務(wù)邏輯與頁面展現(xiàn)分離。該應(yīng)用系統(tǒng)功能模塊包括文件管理、整理編目、檔案管理、檔案采集、元數(shù)據(jù)采集、檔案檢索（全文檢索、智能檢索、分類檢索）、檔案利用、檔案保管、銷毀鑒定、檔案統(tǒng)計、檔案移交、檔案編研、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)、統(tǒng)計分析、用戶、角色管理權(quán)限等功能模塊，包含PC端和移動端。

幾年來，我們通過逐一對照國家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)評價》辦法中關(guān)于應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的各項細則要求對系統(tǒng)功能進行了反復(fù)的改進和完善，目前系統(tǒng)各項功能已滿足評價指標要求。

在原生電子文件歸檔工作方面，本校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)已對接OA系統(tǒng)和招投標系統(tǒng)，實現(xiàn)了上述兩個系統(tǒng)所生成的原生電子文件的在線歸檔。

四、數(shù)字檔案資源建設(shè)

華南理工大學(xué)數(shù)字檔案資源建設(shè)符合數(shù)字檔案室建設(shè)評價指標要求：

（一）已將各種門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案全部納入數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)集中統(tǒng)一管理;使用檔號為電子檔案或傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本命名;電子文件歸檔及時，齊全完整，整理規(guī)范，元數(shù)據(jù)基本符合標準要求;電子檔案文件格式、質(zhì)量符合規(guī)范要求;電子檔案元數(shù)據(jù)基本齊全完整。

（二）在傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作方面，制定了檔案信息化長期規(guī)劃，其中就包含檔案數(shù)字化工作規(guī)劃內(nèi)容。校檔案館從2008年起就委托專業(yè)從事該項業(yè)務(wù)的上海新影捷公司開展館藏檔案數(shù)字化工作，按照優(yōu)先利用率高、保存價值高的檔案數(shù)字化的原則，分期分批開展。截至2020年12月21日，已經(jīng)完成了總共16期的檔案數(shù)字化，全館館藏檔案數(shù)字化總量達到5435424頁，約占館藏總量的75%。我校檔案數(shù)字化外包項目管理檔案（包括項目合同、招投標文件、驗收報告、數(shù)字化明細清單等）齊全完整，項目外包管理、數(shù)字化技術(shù)參數(shù)、圖像處理、數(shù)字化元數(shù)據(jù)采集、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)字副本命名和文件格式等符合國家、行業(yè)標準規(guī)范要求。

（三）已完成館藏全部傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合要求。截至2020年12月21日，全館電子目錄共2680914條（其中案卷級327390條，文件級2353524條），掛接電子原文912974個，館內(nèi)電子原文總大小為4.25TB（一套）。館藏涉密檔案目錄數(shù)據(jù)庫或元數(shù)據(jù)庫管理符合國家有關(guān)規(guī)定;館藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)管理規(guī)范，實現(xiàn)了各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫融合管理;館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本已全部導(dǎo)入數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，并通過檔號或計算機文件名等與相應(yīng)的元數(shù)據(jù)建立關(guān)聯(lián)。

（四）數(shù)字檔案資源備份。已按照數(shù)字檔案資源備份策略實施備份工作。為保證數(shù)據(jù)完整性、安全性，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)采用同城異地備份（雙套業(yè)務(wù)系統(tǒng)和雙套電子原文存儲）和離線備份，其中離線備份又采用本地硬盤（大學(xué)城校區(qū)）和異地硬盤（五山校區(qū)）備份方法，根據(jù)備份對象的重要性、更新頻率為其指定不同的備份周期;與此同時為各服務(wù)器定期進行殺毒、打補丁工作，最大限度保證服務(wù)器和數(shù)據(jù)的安全性。

五、保障體系建設(shè)

（一）華南理工大學(xué)數(shù)字檔案室建設(shè)得到了學(xué)校經(jīng)費支持，每年都能保證一定額度的檔案信息化（包括數(shù)字檔案室）建設(shè)經(jīng)費，數(shù)字檔案室建設(shè)、管理、升級和運維等費用納入本單位預(yù)算，以確保數(shù)字檔案室軟件開發(fā)與維護、升級，硬件配置，館藏檔案數(shù)字化等工作的順利開展。每年度財政下?lián)軝n案信息化（數(shù)字檔案室）建設(shè)專項經(jīng)費情況如下表：

（二）數(shù)字檔案室建設(shè)制度保障

華南理工大學(xué)數(shù)字檔案室建設(shè)已納入學(xué)?！笆濉薄笆?/p>

三五”“十四五”

華南理工大學(xué)發(fā)展三大規(guī)劃（2009-2020年）以及學(xué)校近五年年度工作要點中，并且付諸實施;已制定并實施《華南理工大學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表》，其中包含《高校檔案實體分類法》中所規(guī)定的黨群、行政文書、聲像（含照片、錄音、錄像）、科研、基建、教學(xué)、出版、產(chǎn)品、外事、財會、設(shè)備、人物、實物等13個門類的檔案分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限表;制定并實施了各項規(guī)章制度，并匯編成冊，形成《華南理工大學(xué)檔案工作規(guī)章制度匯編》，其中包含了《華南理工大學(xué)檔案管理辦法》、13個門類檔案工作規(guī)定。相關(guān)規(guī)章制度明確規(guī)定了文件材料歸檔、人才配備與經(jīng)費保障、數(shù)字檔案資源備份管理、應(yīng)用系統(tǒng)運維和安全管理、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案、獎懲制度，電子檔案鑒定和銷毀、移交、保密和利用等各項規(guī)章制度;電子文件歸檔工作已納入單位業(yè)務(wù)工作流程。

（三）數(shù)字檔案室建設(shè)人才保障

華南理工大學(xué)數(shù)字檔案室建設(shè)由分管檔案工作的副校長領(lǐng)導(dǎo)，檔案館館長、副館長直接統(tǒng)籌負責(zé)，檔案館信息技術(shù)與科技檔案管理科承擔具體工作，該科室負責(zé)檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)，包括檔案管理系統(tǒng)拓展、館藏檔案數(shù)字化、信息安全與備份、人員培訓(xùn)等;同時負責(zé)科技檔案（包括科研、基建、設(shè)備、出版、產(chǎn)品等檔案）、電子檔案的管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作。本科室的正式人員編制數(shù)核定為4個（目前在崗3人），另有合同制員工2人，其中計算機科學(xué)與技術(shù)專業(yè)畢業(yè)生2人，非計算機專業(yè)3人。館內(nèi)綜合文書檔案管理科、展館管理與編研科的成員參與數(shù)字檔案室建設(shè)，其中含1名檔案學(xué)專業(yè)碩士研究生?？苫緷M足數(shù)字檔案室建設(shè)的人才需求。此外，我校數(shù)字檔案室的IT維保工作外包給了專業(yè)團隊、深耕教育行業(yè)IT運維服務(wù)商——廣州市點易資訊科技有限公司承擔，確保我校數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)及桌面的日常維護、性能優(yōu)化、版本（補丁）升級、安全加固、數(shù)據(jù)庫維護、數(shù)據(jù)備份、機房動環(huán)設(shè)備的定期巡檢、監(jiān)控機告警、故障響應(yīng)及處置、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)軟件更新升級、安全設(shè)備升級保修等的專業(yè)性及安全性。

本校下屬各歸檔單位均配有分管檔案工作的負責(zé)人和兼職檔案員，共134人，負責(zé)各二級單位的歸檔工作，形成了完整的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確保了歸檔渠道的暢通。

六、工作亮點

（一）關(guān)于專業(yè)類紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。作為高校，本校數(shù)字檔案室除了已將教學(xué)、科研、綜合文書等檔案全部建立了數(shù)據(jù)庫以外，也對學(xué)校產(chǎn)生的會計檔案、招標檔案、基建檔案、審計檔案、設(shè)備檔案等專業(yè)類檔案全部建立了目錄數(shù)據(jù)庫。其中財會憑證61350條，會計賬本3526條，會計報表964條，招標檔案4753條，設(shè)備檔案3270條。此外，本校檔案館分別于2013、2014年度成功獲批國家檔案局和廣東省檔案局的科研項目《廣東客家文化檔案信息資源數(shù)字化共享平臺建設(shè)》《華南理工大學(xué)名人檔案資源庫建設(shè)及開發(fā)利用研究》，通過項目研究和實施，成功征集了一批特色檔案資源庫，包括客家文化檔案資源以及我校名人檔案資源，建立了目錄數(shù)據(jù)庫。其中名人檔案案卷級1208條，文件級11271條，成功征集到本校97位名人的檔案共計11271件（其中包括照片3473張，實物210件，筆記本217本，各類工作證書、榮譽證書、會員證、代表證、資格證等1202件，手稿120件，信函96封，光盤31張，視頻文件35個，音頻文件29個，還有其他如論文、教材、媒體報道、講義、幻燈片、獎品、紀念品、賀卡、邀請函等一大批具有珍貴史料價值的檔案。同時完成了名人檔案大約80%的數(shù)字化工作，對征集到的部分名人實物也進行了數(shù)字化拍照工作，形成圖片約500張）;客家文化檔案信息資源庫包括客家建筑、客家民俗、客家人物、客家飲食、客家書畫和民間藝術(shù)、音樂、戲劇、影視、動漫、學(xué)位論文、期刊論文、客家作家、文學(xué)作品以及光盤等等，共6146條。

（二）華南理工大學(xué)數(shù)字檔案室已普遍開展對紙質(zhì)文書檔案數(shù)字副本的OCR識別。在形成紙質(zhì)文書檔案源版數(shù)字圖像基礎(chǔ)上，經(jīng)OCR識別等技術(shù)生成一套雙層PDF格式數(shù)字副本。

（三）華南理工大學(xué)已開展低價值電子檔案單軌管理。已完成學(xué)校OA系統(tǒng)中的“通知公告”中“公務(wù)通知、事務(wù)通知、學(xué)術(shù)通知”等低價值電子文件的在線歸檔，這部分因其低值性，故只進行電子文件的單軌歸檔，不歸檔紙質(zhì)文件。

七、建設(shè)成效

華南理工大學(xué)數(shù)字檔案室試點單位建設(shè)工作自2015年底啟動以來，通過檔案館負責(zé)人和相關(guān)同事的積極努力，在校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校信息化辦公室等部門的支持下，已取得預(yù)期成效。尤其是2016年國家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》頒布以來，我們嚴格對照辦法中的各項指標要求，積極改善基礎(chǔ)設(shè)施條件，將服務(wù)器托管至學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心的標準機房（國際校區(qū)和五山校區(qū)各一套），以確保存儲設(shè)備和數(shù)據(jù)安全;購置相關(guān)設(shè)備設(shè)施，確保數(shù)字檔案室硬件達標;逐項對標整改應(yīng)用系統(tǒng)功能，使之滿足評價細則要求;建立了館藏所有檔案的完整的目錄數(shù)據(jù)庫，完善了各類檔案元數(shù)據(jù)著錄項;進一步規(guī)范檔案數(shù)字化工作流程，提高工作標準，采集檔案數(shù)字副本元數(shù)據(jù)，依據(jù)國家標準梳理元數(shù)據(jù)項，完善檔案數(shù)字化管理檔案，使各期數(shù)字化目錄清晰，清單詳盡，做到檔案齊全完整、有據(jù)可查;積極推進校內(nèi)二級單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件的歸檔工作，制定各類電子檔案元數(shù)據(jù)方案，規(guī)范電子文件歸檔流程。目前已完成OA系統(tǒng)、招標系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的對接工作，實現(xiàn)了以上兩系統(tǒng)電子文件的在線歸檔;依托學(xué)校網(wǎng)上辦事大廳系統(tǒng)，積極開展檔案利用服務(wù)平臺建設(shè)，成功上線了19項檔案利用服務(wù)事項，實現(xiàn)了檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化，使利用者免去了來館現(xiàn)場辦理的奔波之苦，受到廣大師生校友的廣泛歡迎和好評。

近年來，我們在數(shù)字檔案室建設(shè)方面投入了相當?shù)臅r間和精力，傾注了極大的心血，通過大量的實地走訪、參加講座培訓(xùn)、電話、微信或QQ等方式同全國各地檔案同仁（如中山市檔案局、廣東省國土資源廳、廣東省交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院、廣東省交通廳、鄭州輕工業(yè)大學(xué)檔案館、江西財經(jīng)大學(xué)檔案館等）進行數(shù)字檔案室建設(shè)方面的調(diào)研學(xué)習(xí)和工作交流，為本校數(shù)字檔案室建設(shè)提供了寶貴的經(jīng)驗;為積極開展數(shù)字檔案室建設(shè)，校檔案館與校內(nèi)各部門，如信息化辦公室、學(xué)校辦公室、招標中心、財務(wù)處等單位以及各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)商保持著密切的聯(lián)系和溝通，召開經(jīng)常性的工作溝通協(xié)調(diào)會。

綜上，華南理工大學(xué)數(shù)字檔案室建設(shè)達到了預(yù)期成果，已滿足全國示范數(shù)字檔案室評價標準。

基金項目：本文為廣東省高校檔案工作協(xié)會2018年度科研資助項目“智慧校園背景下高校智慧檔案館建設(shè)研究”成果）