郭立新
改革開(kāi)放以來(lái),我國(guó)建筑業(yè)保持快速發(fā)展,規(guī)模明顯擴(kuò)大,從建筑業(yè)大國(guó)不斷走向建筑業(yè)強(qiáng)國(guó)。尤其是黨的十八大以來(lái),在以習(xí)近平同志為核心的黨中央堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)下,建筑業(yè)又步入一個(gè)新的發(fā)展階段,對(duì)高質(zhì)量發(fā)展又發(fā)揮了重要的積極作用。建筑業(yè)有堅(jiān)實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ),更有艱巨的困難挑戰(zhàn),市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,行業(yè)整合重組加速進(jìn)行,建筑企業(yè)發(fā)展不進(jìn)則退。工程項(xiàng)目是企業(yè)盈利的重要部分,項(xiàng)目的成敗決定著企業(yè)的營(yíng)收和效益,而采購(gòu)管理又是創(chuàng)造工程項(xiàng)目效益的前沿工作之一,在工程建設(shè)過(guò)程中起著舉足輕重的作用。結(jié)合工作實(shí)際,淺談一下如何加強(qiáng)建筑企業(yè)的采購(gòu)管理工作,實(shí)現(xiàn)效益最大化。
采購(gòu)是企業(yè)與供應(yīng)商協(xié)作而達(dá)成各方所需的過(guò)程,它作為企業(yè)的生命源泉,保障了生產(chǎn)的順暢,同時(shí)保障了產(chǎn)品的質(zhì)量,樹(shù)立了企業(yè)品牌。無(wú)論是從采購(gòu)的理論角度,還是從實(shí)際工作所扮演的角色,它對(duì)企業(yè)利潤(rùn)的貢獻(xiàn)度都是不可估量的。如果對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)有科學(xué)的管控,就能夠?yàn)檎麄€(gè)采購(gòu)系統(tǒng)中的各方帶來(lái)收益,互利共贏,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)。
采購(gòu)制度是確保采購(gòu)工作順利進(jìn)行的重要依據(jù),但部分企業(yè)對(duì)采購(gòu)管理的重視不足,缺乏規(guī)范的制度體系,或者沒(méi)有制訂合理的采購(gòu)工作流程。有些企業(yè)套用其他單位的制度,但是在實(shí)際操作過(guò)程中缺少可行性,導(dǎo)致規(guī)章制度形同虛設(shè)。因?yàn)槿狈ν晟频囊?guī)章制度作為保障,所以在工作中缺少可供參照的標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致采購(gòu)成本偏高,采購(gòu)效率降低,采購(gòu)管理不順暢,直接損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。
部分企業(yè)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃重視程度不夠,缺少采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和預(yù)見(jiàn)性,填報(bào)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)不嚴(yán)謹(jǐn),存在“應(yīng)付差事”的現(xiàn)象。在實(shí)際工作中,計(jì)劃與執(zhí)行“兩張皮”,存在先斬后奏、先做后補(bǔ)等情況,致使采購(gòu)無(wú)法集中統(tǒng)籌安排,采購(gòu)工作雜亂無(wú)章,導(dǎo)致采購(gòu)較為盲目,資金使用效率不高。
目前很多企業(yè)的采購(gòu)工作都存在著一個(gè)誤區(qū),認(rèn)為采購(gòu)工作就是和供應(yīng)商搞好關(guān)系,然后在這種關(guān)系基礎(chǔ)上,與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實(shí)對(duì)企業(yè)而言,這種情況是很危險(xiǎn)的。在采購(gòu)行為中,與供應(yīng)商建立良好的個(gè)人關(guān)系雖然重要,但如果只保持良好關(guān)系,不進(jìn)行科學(xué)管理,就可能會(huì)產(chǎn)生企業(yè)對(duì)某些特定供應(yīng)商的依賴(lài),不利于企業(yè)尋找新的更好的供應(yīng)商,不利于企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新,也會(huì)在企業(yè)內(nèi)部滋生腐敗行為,不利于企業(yè)的健康發(fā)展。
參與招標(biāo)采購(gòu)的相關(guān)人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng),對(duì)國(guó)家政策、法律法規(guī)的學(xué)習(xí)滯后,工作創(chuàng)新不夠,對(duì)新材料、新工藝的了解不足,缺乏深入研究,習(xí)慣于沿用老辦法、老產(chǎn)品;在價(jià)格談判博弈中缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)和談判技巧,采購(gòu)成果存在性?xún)r(jià)比不高的情況,直接影響企業(yè)利潤(rùn)。
很多企業(yè)采用傳統(tǒng)的采購(gòu)管理方法,其采購(gòu)部門(mén)通常是獨(dú)立的履行采購(gòu)職責(zé),采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)中往往只重視采購(gòu)供應(yīng)商和價(jià)格,與企業(yè)其他部門(mén)之間的聯(lián)系和溝通不夠密切,尤其是對(duì)采購(gòu)標(biāo)的界面劃分、技術(shù)質(zhì)量等把握的不夠精準(zhǔn),在履約過(guò)程中存在爭(zhēng)議和責(zé)任盲點(diǎn),容易造成企業(yè)在物資上供需失衡,影響現(xiàn)場(chǎng)施工生產(chǎn)。
采購(gòu)管理包含著多方面的含義。即,既有傳統(tǒng)意義上的采購(gòu)過(guò)程,采購(gòu)計(jì)劃制定、需求數(shù)量質(zhì)量地點(diǎn)的要求、價(jià)格及交期管理、物流體系的建立等。又有對(duì)采購(gòu)行為規(guī)范、價(jià)格成本的評(píng)估、供應(yīng)商管理的要求,如供應(yīng)商的評(píng)估選擇、供應(yīng)商關(guān)系管理維護(hù)、供應(yīng)商異常問(wèn)題處理。在戰(zhàn)略層面上,采購(gòu)管理又涉及到采購(gòu)戰(zhàn)略的實(shí)施、供應(yīng)商的運(yùn)營(yíng)、產(chǎn)品策略的調(diào)整、供應(yīng)鏈體系優(yōu)化和維護(hù)等大的方向,上升到企業(yè)戰(zhàn)略管理的一部分。要樹(shù)立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí),對(duì)采購(gòu)問(wèn)題盡管都有了防范意識(shí),但是從供應(yīng)源頭建立內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)仍是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。
采購(gòu)人員在建立內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)時(shí)應(yīng)該考慮幾個(gè)一般性指導(dǎo)原則,包括與關(guān)鍵部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員交流信息;用系統(tǒng)的觀點(diǎn)看待業(yè)務(wù)持續(xù)計(jì)劃;既要聽(tīng)取最接近供應(yīng)基礎(chǔ)的操作人員的意見(jiàn),又要獲得高級(jí)管理層的支持等。在實(shí)施供應(yīng)持續(xù)計(jì)劃的公司中建立內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),是構(gòu)建和管理這些計(jì)劃關(guān)鍵的第一步。針對(duì)不同利益相關(guān)性人員進(jìn)行溝通交流。在非專(zhuān)門(mén)針對(duì)內(nèi)部供應(yīng)的業(yè)務(wù)功能中,可能將供應(yīng)中斷看作是不適用于工作要求的一種滋擾。減弱這種阻力的一個(gè)方法是參照其他公司在面臨供應(yīng)中斷時(shí)處理危機(jī)的例子。在采購(gòu)管理問(wèn)題處理系統(tǒng)中,采購(gòu)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的建立是關(guān)鍵一步。但是,它只是從一個(gè)方面提出了改善供應(yīng)持續(xù)計(jì)劃的方向。為了使企業(yè)組織對(duì)面臨的上游供應(yīng)鏈的采購(gòu)異常因素有一個(gè)更加清晰的意識(shí),需要在第一級(jí)供應(yīng)商中建立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),作為建立企業(yè)外部風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的關(guān)鍵。盡管供應(yīng)商能夠?qū)ψ陨戆l(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行識(shí)別和分析。但是供應(yīng)商總是存在著這樣的擔(dān)憂(yōu),即如何以合理的理由對(duì)下游客戶(hù)解釋所發(fā)生的自身問(wèn)題,怎樣才能徹底的解決不存留隱患,并讓客戶(hù)對(duì)自己繼續(xù)保留信心。為了解決這種矛盾,必須先和供應(yīng)商保持一種伙伴關(guān)系,建立暢通的溝通渠道,表明愿意與其一同發(fā)展和處理存在的潛在問(wèn)題。最終,也可許諾一定優(yōu)惠措施,作為激勵(lì)機(jī)制來(lái)鼓勵(lì)供應(yīng)商積極地思考,并為管理不可消除的風(fēng)險(xiǎn)提出見(jiàn)解和計(jì)劃方案。
要進(jìn)行有效的采購(gòu)管理,就必須根據(jù)自身性質(zhì)和特點(diǎn)建立一套完整的、切實(shí)可行的采購(gòu)制度,必須明確采購(gòu)過(guò)程中,各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)關(guān)系,明確采購(gòu)業(yè)務(wù)操作流程、監(jiān)督機(jī)制等。
采購(gòu)工作嚴(yán)肅而關(guān)鍵,在確保價(jià)格合理、風(fēng)險(xiǎn)可控、品質(zhì)優(yōu)良、職責(zé)清晰的同時(shí),更要全面提升決策效率和規(guī)范化水平,避免流程形式化。制度要以執(zhí)行力為保障,適用可行、簡(jiǎn)潔高效。首先要滿(mǎn)足法律、法規(guī)及政策要求,其次要符合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和行業(yè)特點(diǎn),既能?chē)?yán)格把控招采管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),又實(shí)現(xiàn)最佳經(jīng)濟(jì)效益。
在制度發(fā)布的同時(shí),要附一份《思維導(dǎo)圖》,讓采購(gòu)人員一目了然新制度做主旨和流程。制度發(fā)布后要及時(shí)宣貫,幫助和監(jiān)督新制度的貫徹執(zhí)行。另外,制度要隨著企業(yè)的實(shí)際發(fā)展同步優(yōu)化和提升。
要不斷強(qiáng)化采購(gòu)計(jì)劃的貫徹執(zhí)行。采購(gòu)部門(mén)要事先編制采購(gòu)計(jì)劃,明確采購(gòu)需求,為采購(gòu)工作提供依據(jù),使采購(gòu)工作有條不紊地進(jìn)行,是做好采購(gòu)管理的前提條件,也是項(xiàng)目順利生產(chǎn)的根本保障。
我們編制計(jì)劃時(shí)不能太籠統(tǒng),要考慮到可行性。首先以公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃制定年度采購(gòu)計(jì)劃,再將其細(xì)分至季度或月度,計(jì)劃表中要明確采購(gòu)類(lèi)別、采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)方式、計(jì)劃開(kāi)始時(shí)間、計(jì)劃完成時(shí)間、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、暫估采購(gòu)額、付款方式、供貨周期等重點(diǎn)信息(年度計(jì)劃可以根據(jù)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的深度靈活掌握,但在季度或月度計(jì)劃中要明確),在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中,采購(gòu)經(jīng)辦人要隨時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度,如果采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)工作界面劃分不清、數(shù)量不足、規(guī)格型號(hào)不準(zhǔn)、技術(shù)資料不齊等問(wèn)題,要及時(shí)溝通解決,并知會(huì)相關(guān)部門(mén),及時(shí)解決或調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃,不斷提高生產(chǎn)資源的優(yōu)化配置。另外,采購(gòu)部門(mén)要認(rèn)真做好上個(gè)季度(或月度)計(jì)劃執(zhí)行情況對(duì)比表,不斷積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),為以后編制采購(gòu)計(jì)劃提供借鑒,同時(shí)為完成年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃打好基礎(chǔ),充分發(fā)揮各方監(jiān)督作用,從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
要不斷創(chuàng)新供應(yīng)商管理思維,首先需要找準(zhǔn)一個(gè)定位,那就是以建立供應(yīng)商長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系為核心,以現(xiàn)有供應(yīng)商管理模式為基礎(chǔ),以企業(yè)供應(yīng)商管理實(shí)施細(xì)則為抓手,以供應(yīng)商分級(jí)管理、日常管理機(jī)制為補(bǔ)充,建立一個(gè)系統(tǒng)化、立體化、動(dòng)態(tài)化的供應(yīng)商管理模型,將原來(lái)靜態(tài)的、片面的供應(yīng)商管理提升到動(dòng)態(tài)的、系統(tǒng)化的供應(yīng)商管理,其次與項(xiàng)目管理、預(yù)算管理、采購(gòu)管理、合同管理實(shí)現(xiàn)管理互聯(lián)、信息互通,將供應(yīng)商管理統(tǒng)一納入企業(yè)價(jià)值鏈管理之中,將原來(lái)單純的博弈關(guān)系、競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系,逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榛バ?、互利、互助的合作伙伴關(guān)系。
要不斷完善現(xiàn)有的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系,堅(jiān)持客觀性原則,以質(zhì)量、成本、交付與服務(wù)并重為基本準(zhǔn)則,綜合考慮供應(yīng)商的履約能力、質(zhì)量控制能力、應(yīng)急管理能力、客戶(hù)滿(mǎn)意度等方面內(nèi)容,建立全面的供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系,對(duì)供應(yīng)商做出全面、具體、客觀地評(píng)價(jià)(包括對(duì)供應(yīng)商準(zhǔn)入、審核、業(yè)績(jī)考核等制度建立,甚至是供應(yīng)商黑名單制度),從而不斷提高服務(wù)保障水平,實(shí)現(xiàn)適應(yīng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的供應(yīng)商管理新常態(tài)。
不斷加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商全方位管理,避免獨(dú)家供應(yīng),根據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況,讓企業(yè)源源不斷地得到優(yōu)質(zhì)資源補(bǔ)充。通過(guò)對(duì)供應(yīng)商在履約、執(zhí)行等方面的監(jiān)督管理,形成內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,有效促進(jìn)供應(yīng)商管理激發(fā)內(nèi)生動(dòng)力,不斷提高其自身的服務(wù)保障水平,最終實(shí)現(xiàn)供、需雙方合作共贏的雙提升。
最能為公司創(chuàng)造價(jià)值的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)是高效率、專(zhuān)業(yè)化、具有凝聚力和嚴(yán)謹(jǐn)性的團(tuán)隊(duì)。這個(gè)團(tuán)隊(duì)一定要很專(zhuān)業(yè),每一名采購(gòu)人員不但需要具備商務(wù)人員必備的溝通、協(xié)調(diào)、談判、法律、財(cái)務(wù)、質(zhì)量觀、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)及對(duì)策等一般知識(shí),更要具備對(duì)本行業(yè)采購(gòu)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。
任何一支專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)的建成,都是通過(guò)不斷的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐打造出來(lái)的。首先,學(xué)習(xí)和培訓(xùn)必須按照采購(gòu)管理層級(jí)和內(nèi)容專(zhuān)題開(kāi)展,既能提高團(tuán)隊(duì)整體水平,又能解決工作面臨的實(shí)際問(wèn)題。在層級(jí)方面,可以嘗試按采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者、采購(gòu)經(jīng)辦人所涉及的管理內(nèi)容進(jìn)行對(duì)口培訓(xùn),不同的時(shí)期要匹配不同的學(xué)習(xí)內(nèi)容,有短期解決問(wèn)題、交流新知識(shí)的培訓(xùn),也有為提高業(yè)務(wù)技能和采購(gòu)意識(shí)的長(zhǎng)期不定時(shí)學(xué)習(xí),讓團(tuán)隊(duì)不同角色的成員在自己的管理領(lǐng)域發(fā)揮最佳潛力。培訓(xùn)內(nèi)容可以圍繞公司的采購(gòu)程序、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、商務(wù)技能、法律法規(guī)、溝通協(xié)調(diào)、風(fēng)險(xiǎn)防控、實(shí)操案例等內(nèi)容形式,也可以是定期對(duì)公司的實(shí)際采購(gòu)工作進(jìn)行交流研討,不斷擴(kuò)大采購(gòu)成員的知識(shí)面,培養(yǎng)更好的采購(gòu)意識(shí),為每個(gè)人提供新的工作思路,解決出現(xiàn)的難題。
采購(gòu)團(tuán)隊(duì)需要不斷的掌握和使用新技能,接受新的任務(wù),承擔(dān)新的責(zé)任,迎接新的挑戰(zhàn)。由于市場(chǎng)產(chǎn)品質(zhì)量的參差不齊,價(jià)格瞬息萬(wàn)變以及新材料新工藝不斷更新,這些無(wú)疑是對(duì)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)提出了更高的要求。采購(gòu)團(tuán)隊(duì)如果缺乏對(duì)市場(chǎng)及客戶(hù)的調(diào)研,就不會(huì)掌握充足的市場(chǎng)信息,便會(huì)在采購(gòu)活動(dòng)中處于被動(dòng)角色,處處受制于人,從而埋下高價(jià)、低質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)。
要提高企業(yè)采購(gòu)管理水平,需要建立企業(yè)采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)(包括企業(yè)歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)期市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)),這是企業(yè)洞悉市場(chǎng)趨勢(shì)、搶占市場(chǎng)先機(jī)、發(fā)掘商業(yè)價(jià)值的重要手段。
企業(yè)要在采購(gòu)工作開(kāi)始前進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)的市場(chǎng)詢(xún)價(jià),采購(gòu)?fù)瓿珊螅凑詹少?gòu)類(lèi)別對(duì)承包范圍、價(jià)格、品牌、型號(hào)、付款等主要數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與分析,為企業(yè)沉淀經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù),同時(shí)為下次采購(gòu)的決策人提供更加有效的決策依據(jù),提高采購(gòu)效率,降低采購(gòu)成本;如對(duì)于有精裝要求的工程項(xiàng)目,可以嘗試建立“精裝套餐”模板(按照常規(guī)戶(hù)型精裝的低、中、高配置),對(duì)精裝主要部品部件進(jìn)行品牌檔次、價(jià)格水平、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)效果等集成分析,著力打造精裝標(biāo)準(zhǔn)化模式,為后期的工程項(xiàng)目打下基礎(chǔ),助力提升產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力。
加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)管理,需要建立完整的績(jī)效考核制度,同時(shí)配合賞罰分明的獎(jiǎng)懲機(jī)制,獎(jiǎng)懲需要和公司的薪酬制度互相配合,真正體現(xiàn)出獎(jiǎng)罰的力度。比如可以量化各專(zhuān)業(yè)組的合同效果,量化各成員的工作,能夠?qū)γ恳粋€(gè)成員給予客觀性的評(píng)定;未能完成工作任務(wù)的,需要受到相應(yīng)的處罰;與此同時(shí),適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)更可以激勵(lì)每一個(gè)成員向著更高的目標(biāo)邁進(jìn)。
通過(guò)建立考核機(jī)制,有效促進(jìn)企業(yè)廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控、嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)管理有關(guān)制度、敦促供應(yīng)商提高服務(wù)保障水平等,促使采購(gòu)經(jīng)辦人員主動(dòng)作為、主動(dòng)擔(dān)當(dāng)、主動(dòng)順應(yīng)新時(shí)期供應(yīng)商管理新模式,相互配合,共同提升,這對(duì)于建立與供應(yīng)商長(zhǎng)期合作關(guān)系具有非常重要的意義和作用。
采購(gòu)管理是建立在采購(gòu)活動(dòng)基礎(chǔ)上的,是站在企業(yè)整體層面上的管理行為,與企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間都會(huì)產(chǎn)生聯(lián)系,而不僅限于某個(gè)部門(mén)。對(duì)建筑行業(yè)而言,工程項(xiàng)目是企業(yè)盈利的重要部分,項(xiàng)目的成敗決定著企業(yè)的營(yíng)收和形象,在工程項(xiàng)目中采購(gòu)費(fèi)用大約要占項(xiàng)目總支出的50%~60%,采購(gòu)交貨的進(jìn)度直接影響項(xiàng)目的進(jìn)度,同時(shí),采購(gòu)質(zhì)量的好壞也制約著項(xiàng)目質(zhì)量的高低,并決定項(xiàng)目建成后的穩(wěn)定和安全運(yùn)轉(zhuǎn)。由此可見(jiàn),采購(gòu)管理不但是工程中的重要組成部分,還是項(xiàng)目執(zhí)行中的一個(gè)關(guān)鍵步驟。如果對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)有科學(xué)的管理和控制,就能夠?yàn)檎麄€(gè)采購(gòu)系統(tǒng)中的各方帶來(lái)收益,互利共贏。因此,只有不斷加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)管理水平,在保證企業(yè)生產(chǎn)和產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)上,真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)采購(gòu)、低價(jià)采購(gòu)、高效采購(gòu),才能在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)。
引用
[1]丁寧主.采購(gòu)與供應(yīng)商管理.北京交通大學(xué)出版社[M].北京:清華大學(xué)出版社,2020.
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