燕鵬周

（新疆維吾爾自治區(qū)第二濟困醫(yī)院/ 新疆維吾爾自治區(qū)第五人民醫(yī)院 黨委辦公室，新疆 烏魯木齊 830026）

0 引言

醫(yī)院管理辦公室的行政工作復雜而細致，需要管理醫(yī)院文件，管理患者診斷和治療記錄，管理人員出勤以及建立外部合作和溝通平臺。傳統(tǒng)醫(yī)院管理辦公室的管理工作量大，效率低，工作效果不足。因此，數(shù)字化管理模式的發(fā)展引發(fā)了具有獨特技術(shù)特征和應用優(yōu)勢的醫(yī)院管理辦公室管理的革命性變革。

1 數(shù)字化辦公管理模式特點和優(yōu)勢

1.1 集成性管理。在數(shù)字時代，數(shù)字技術(shù)已被引入辦公室的繁瑣管理任務中?？梢砸揽看髷?shù)據(jù)技術(shù)和云計算來對所有辦公內(nèi)容進行統(tǒng)一管理，并根據(jù)事物相關(guān)性等對事物進行合理化處理[1]。辦公室人員需要對信息進行優(yōu)先檢查，利用人員的靈活管理來實現(xiàn)文檔工作信息的分發(fā)。

1.2 實時性管理。在達到醫(yī)院數(shù)字化模型管理效果之前，醫(yī)院的數(shù)字化管理模式需要及時性反饋。在數(shù)字辦公室管理模型中，醫(yī)院的管理部門使用數(shù)字技術(shù)對它們進行分類。特別是，醫(yī)院人員需要在某些情況下對某些其他醫(yī)院專家提供門診病人的病情狀況，需要一定的及時性。數(shù)字辦公室管理模型構(gòu)建了一個信息時效化內(nèi)部平臺，使醫(yī)院之間可以快速共享和交換信息。

1.3 利于促進醫(yī)院運營的標準化。在傳統(tǒng)醫(yī)院行政管理工作中，各項管理任務主要由人來執(zhí)行，管理活動的人為特性特別突出，隨機性高，操作過程不規(guī)范。在數(shù)字化辦公模式下，諸如管理決策、執(zhí)行和監(jiān)督之類的活動被預先數(shù)字化設(shè)置為固定的工作流程過程，極大地降低工作的隨意性，并促進管理決策過程的準確實施。

1.4 支持醫(yī)院行政管理效率和管理水平的提高。數(shù)字化辦公模式可以更快、更準確的記錄更多的行政管理工作，這些工作在數(shù)字化辦公的作用下降低了人工成本，解放了人力資源，而且可以免去大量紙張消耗。在數(shù)字辦公室模式下，數(shù)字化辦公系統(tǒng)可以進行文檔管理、考勤管理和工資管理，工作人員只需要在辦公室系統(tǒng)操作系統(tǒng)即可執(zhí)行管理，從而加快了管理任務的處理，降低各項成本，提高管理效率并節(jié)省人力物力資源，利于醫(yī)院將更多的人力物力資源運用在醫(yī)院的規(guī)劃和開發(fā)中，在某種程度上減輕了管理人員的負擔，使管理人員免于繁瑣的工作，并提高了管理水平。

2 醫(yī)院行政管理工作中數(shù)字化辦公模式的特點

2.1 實時性。數(shù)字化辦公系統(tǒng)為醫(yī)院內(nèi)部各部門信息資源共享和即時通信提供了一個交互式環(huán)境。出現(xiàn)特殊情況時，可以及時的通過數(shù)字化辦公系統(tǒng)咨詢相關(guān)專家，及時進行互聯(lián)網(wǎng)遠端協(xié)作。當特殊情況發(fā)生時，數(shù)字化辦公系統(tǒng)可以在最短的時間內(nèi)找到與問題有關(guān)的資料、部門及個人，便于問題的及時解決，并通過各種類型的實時參與協(xié)作，有效地提高醫(yī)院行政管理工作效率[2]。

2.2 整合性。醫(yī)院的數(shù)字化辦公系統(tǒng)側(cè)重于對醫(yī)院內(nèi)部各類文檔的組織以及信息的管理和集成。這使醫(yī)院的行政管理人員更容易搜索和查詢醫(yī)院各項管理資料，同時避免了跨部門工作的重復，當遇到問題時，醫(yī)院的行政管理部門人員可以使用數(shù)字化辦公系統(tǒng)來獲取最有用的信息以便于應對各種情況的發(fā)生。

2.3 系統(tǒng)化。醫(yī)院中有著眾多科室，不同科室還可能下分多種不同的部門，極大的增加了醫(yī)院行政管理難度。利用數(shù)字化辦公系統(tǒng)，醫(yī)院行政管理人員可以將各科室信息系統(tǒng)聯(lián)系在一起，有利于不同科室之間加強聯(lián)系，促進不同科室之間相互交流，便于醫(yī)院各項醫(yī)療信息、人員信息等多方面的整合和管理。

3 數(shù)字化辦公管理模式在醫(yī)院行政管理中的應用現(xiàn)狀

長期以來，醫(yī)院內(nèi)臨床醫(yī)護人員與行政管理部門人員的公休制度難以協(xié)調(diào)，醫(yī)護人員大多為輪休制，管理人員大多為公休制，二者的不同使得醫(yī)院難以建立統(tǒng)一的工作時間標準。此外，在當今的辦公環(huán)境中，醫(yī)院管理部門的日常工作廣泛地使用計算機作為辦公設(shè)備，但是其日常工作和管理過程仍然簡單的依賴于較為簡單的WPS、office辦公軟件，僅依賴于文字處理和數(shù)據(jù)輸入進行簡單的操作。盡管在各個部門的部門之間（醫(yī)生護士站、財務管理系統(tǒng)，人事管理系統(tǒng)，薪資管理系統(tǒng)等）在業(yè)務管理中采用了特定的軟件處理系統(tǒng)，但它們是獨立的并且單獨運行的，不能進行銜接，使醫(yī)院的信息化辦公變得復雜。隨著市場經(jīng)濟體制的發(fā)展，還要求醫(yī)院管理者在醫(yī)院范圍內(nèi)提供良好的順暢運作服務，同時提高醫(yī)療專業(yè)服務水平，使其納入市場競爭范疇，在醫(yī)院內(nèi)部做好工作。醫(yī)院辦公管理在醫(yī)院管理中變得越來越重要，實現(xiàn)醫(yī)院管理數(shù)字化辦公管理模式具有很強的可行性和必要性。

4 醫(yī)院管理管理，具體應用數(shù)字化辦公管理模式

在醫(yī)院管理中，數(shù)字辦公管理模型的當前應用主要體現(xiàn)為：

4.1 優(yōu)化和提高業(yè)務管理水平。醫(yī)院管理在醫(yī)院管理中起著重要作用。數(shù)字辦公室管理模型可以在醫(yī)院內(nèi)構(gòu)建通信平臺。例如，如果通信平臺中包括醫(yī)院所有部門的員工，并顯示相關(guān)部門或部門的業(yè)務內(nèi)容，則可以通過通信平臺收集所有人員，及時完成咨詢以獲取相關(guān)解決方案。還可以構(gòu)建會議網(wǎng)絡(luò)平臺，醫(yī)院管理工作人員收到通知后，必須及時做好會議通知，會議準備等[3]。數(shù)字會議平臺可以及時推送相關(guān)會議通知，并推送會議資料以鼓勵與會人員使用?？梢詣?chuàng)建一個用于醫(yī)院出勤管理和績效的網(wǎng)絡(luò)平臺。由于醫(yī)院需要一天24小時工作，因此很難對每個出勤管理部門進行不同的出勤管理，并且很難創(chuàng)建和應用出勤網(wǎng)絡(luò)平臺。對于各個科室的出勤表，管理部門都需要高效執(zhí)行出勤管理工作。

4.2 網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建通訊系統(tǒng)。醫(yī)院的數(shù)字化辦公室管理模型對醫(yī)院管理辦公室管理溝通活動有很大的幫助。為了提高醫(yī)院的業(yè)務水平，需要與各部門及時溝通。建立網(wǎng)絡(luò)平臺通訊系統(tǒng)是醫(yī)院的數(shù)字化辦公管理模式的重要保障，也是實現(xiàn)信息共享信息系統(tǒng)的重要手段。在這個網(wǎng)絡(luò)共享平臺上，醫(yī)院之間的文件交換與時間和空間無關(guān)，可以更加方便快捷的進行交流通訊[4]。同時，使用網(wǎng)絡(luò)平臺的訪問設(shè)置來介紹國內(nèi)外最新的行業(yè)信息，建立安全的信息網(wǎng)站并防止內(nèi)部信息泄漏。通過醫(yī)院管理辦公室管理的數(shù)字管理模型簡化組織團隊，提高技術(shù)設(shè)備水平，實現(xiàn)集成開發(fā)并優(yōu)化復雜的管理控制。

4.3 數(shù)據(jù)備份與還原。正如在傳統(tǒng)辦公模式下可能會丟失文檔一樣，數(shù)字辦公模式所依賴的計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也可能會發(fā)生故障。如果發(fā)生錯誤，則數(shù)據(jù)信息可能會丟失，對醫(yī)院造成極為不利的影響[5]。因此，數(shù)字化辦公模式必須采取一定的保障措施降低此類現(xiàn)象的發(fā)生幾率。在管理人員進行數(shù)字化辦公時，應當及時備份儲存正在進行的數(shù)據(jù)統(tǒng)計等工作，采用“云備份”等技術(shù)及時備份數(shù)據(jù)庫信息，以確保在醫(yī)院信息管理過程中的數(shù)據(jù)備份存儲和數(shù)據(jù)的可恢復性。

4.4 加強數(shù)據(jù)信息安全。眾所周知，數(shù)據(jù)信息安全是保證辦公單位正常辦公管理工作的首要前提和基礎(chǔ)，醫(yī)院集有眾多關(guān)于病人隱私、病情狀況等各種信息安全類數(shù)據(jù)，那么就更需要加強醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息安全。在數(shù)字辦公室管理模式下，只有授權(quán)人員才能更改，修改和訪問重要信息。否則，其他人不得隨意更改或刪除重要信息。因此，這就要求在設(shè)置數(shù)字化辦公模型時，模型設(shè)計者一定要在傳輸和存儲機密文檔或者內(nèi)部核心數(shù)據(jù)和敏感信息時，對數(shù)據(jù)進行嚴格加密以防止他人隨意更改、刪除或復制數(shù)據(jù)[6]。同時，必須在此類數(shù)據(jù)文件中指定權(quán)限控制級別。不同級別具有不同的查看權(quán)限，禁止交換身份權(quán)限，系統(tǒng)根據(jù)相關(guān)設(shè)置標識權(quán)限內(nèi)容，防范不良乃至非法情況的發(fā)生。

5 結(jié)論

綜上所述，數(shù)字辦公室管理模式依賴于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺，可以在醫(yī)院管理上產(chǎn)生很大的變化，醫(yī)院數(shù)字化整體管理更輕松有效，醫(yī)院管理的綜合業(yè)務管理也會更加便捷[7]。同時，應牢記逐步建立醫(yī)院管理標準的內(nèi)容，以使數(shù)字信息不會引起醫(yī)院相關(guān)信息的泄漏，并應采取措施促進基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)設(shè)施的改善，加強醫(yī)院管理專業(yè)知識，使數(shù)字化辦公管理模式更好地使用。