杜 林

(黑龍江職業(yè)學(xué)院，哈爾濱 150080)

信息化社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)辦公方式已逐步被互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)取代。計(jì)算機(jī)辦公軟件在各行各業(yè)中發(fā)揮著重要作用，過(guò)去人們都是以筆和紙為重要辦公手段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為現(xiàn)代技術(shù)手段，辦公室逐漸實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，節(jié)省人力的同時(shí)，大大提升了工作效率。近幾年，我國(guó)計(jì)算機(jī)辦公軟件高速發(fā)展，很多軟件應(yīng)用給辦公室工作帶來(lái)了極大便利，應(yīng)用辦公軟件處理辦公室業(yè)務(wù)改變了傳統(tǒng)辦公模式，更利于辦公良好環(huán)境建設(shè)。

1 計(jì)算機(jī)辦公軟件

計(jì)算機(jī)辦公軟件是集文字處理、表格制作、幻燈片播放、圖形圖像處理、數(shù)據(jù)庫(kù)處理等內(nèi)容的綜合軟件，操作簡(jiǎn)單，高效準(zhǔn)確。辦公軟件應(yīng)用范圍十分廣泛，大到社會(huì)統(tǒng)計(jì)，小到會(huì)議記錄，每項(xiàng)工作都離不開(kāi)數(shù)字化辦公，如稅務(wù)票據(jù)、電子政務(wù)、電子車(chē)票等，都需要辦公軟件技術(shù)支持，其已滲透到人們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪?，很多上班族一打開(kāi)電腦就要應(yīng)用辦公軟件。辦公室要應(yīng)用其對(duì)人員進(jìn)行考勤管理或撰寫(xiě)報(bào)告、發(fā)布通知等，這些基礎(chǔ)軟件已成為人們工作必備。

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，辦公軟件WPS迅速崛起，其借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)使辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化，信息交互的同時(shí)還可實(shí)現(xiàn)信息共享，避免信息傳達(dá)失誤或出現(xiàn)歧義，使辦公模式更加現(xiàn)代化。加強(qiáng)辦公室信息化建設(shè)，提高工作人員辦公效率是計(jì)算機(jī)辦公軟件的重要作用。信息化辦公優(yōu)化了辦公流程，降低了人力成本。但值得注意的是，其應(yīng)基于每個(gè)單位實(shí)際情況具體操作，各單位管理制度不同，標(biāo)準(zhǔn)不同，需建立完善的信息化制度，讓每個(gè)員工更清晰地了解各項(xiàng)規(guī)章制度，建立更好的辦公環(huán)境。

2 計(jì)算機(jī)辦公軟件特點(diǎn)

獨(dú)立性。計(jì)算機(jī)辦公軟件具有獨(dú)立性，無(wú)論是應(yīng)用計(jì)算機(jī)程序，還是借助數(shù)據(jù)庫(kù)查詢數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)辦公軟件都可獨(dú)立完成，互不影響。

完整性。數(shù)據(jù)處理是計(jì)算機(jī)辦公軟件的主要功能，其信息具有準(zhǔn)確性、完整性和一致性，可為多個(gè)用戶共享數(shù)據(jù)。

安全性。辦公室工作內(nèi)容較復(fù)雜，保密信息文件需要妥善保管，所以計(jì)算機(jī)辦公軟件的安全性十分重要。要利用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)重要文件進(jìn)行區(qū)分，按級(jí)別進(jìn)行分類保管，并設(shè)置賬戶權(quán)限和密碼，保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的信息安全?？衫迷贫朔?wù)器對(duì)重要文件進(jìn)行有效隱藏，設(shè)置較為復(fù)雜的密碼，只有高級(jí)管理人員才有權(quán)限獲取密碼，使辦公信息系統(tǒng)更具安全性。

3 計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的應(yīng)用

3.1 文字處理

目前，各大企事業(yè)單位常用的是Office 辦公軟件，即Word、Excel、PPT等，這些軟件相當(dāng)于小型數(shù)據(jù)庫(kù)，可通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息分享。利用此系統(tǒng)可以避免發(fā)布通知時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，其具有很強(qiáng)的擴(kuò)展性、兼容性及文字處理功能，為用戶提供了免費(fèi)版本，深受市場(chǎng)青睞。

3.2 數(shù)據(jù)處理

計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用常會(huì)遇到一些問(wèn)題，如正在輸入信息時(shí)，因?yàn)闄C(jī)器故障、人為操作失誤、斷電等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失，這時(shí)可以利用計(jì)算機(jī)備份功能補(bǔ)救，避免重要數(shù)據(jù)信息意外丟失，如刪除某份文件后，可以在回收站里還原。要想使數(shù)據(jù)保存完好，日常輸入信息時(shí)要注意對(duì)其及時(shí)進(jìn)行備份，避免計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器發(fā)生故障而帶來(lái)不良影響。

3.3 圖像處理

平面設(shè)計(jì)、廣告與圖形處理等是圖像處理辦公軟件的重要應(yīng)用。人們對(duì)圖像處理的要求越來(lái)越高，PS圖像處理系統(tǒng)作為常用的辦公軟件，其功能相對(duì)成熟，可滿足用戶不同的圖像使用需求。

3.4 視頻處理

視頻處理是對(duì)視頻進(jìn)行合成處理，通過(guò)軟件技術(shù)將視頻轉(zhuǎn)換成需要的信息。某些單位對(duì)視頻處理要求較高，如調(diào)查取證會(huì)應(yīng)用視頻處理功能，需要剪輯視頻信息，方便保存。

3.5 其他方面的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)軟件可便于出差同事間的異地溝通，如VPN技術(shù)可用于視頻會(huì)議，有效傳達(dá)并保證信息安全性。新冠疫情期間，為避免人員聚集，很多企業(yè)利用云技術(shù)召開(kāi)視頻會(huì)議，如好視通等軟件深受歡迎。隨著無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，很多單位利用QQ、微信等進(jìn)行溝通，建立了工作群，將文件、通知等以電子形式在微信群中分享，極大提高了辦公效率。

4 計(jì)算機(jī)辦公軟件作用

優(yōu)化辦公流程和辦公環(huán)境。工作人員借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公實(shí)現(xiàn)了人機(jī)協(xié)作，計(jì)算機(jī)辦公軟件不但可提高單位內(nèi)部辦公效率，還可利用其與直屬部門(mén)或其他單位進(jìn)行溝通合作，在一定程度上減輕辦公人員壓力，這種辦公方式已成為一種趨勢(shì)，行政部門(mén)辦公將離不開(kāi)計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用。以新聞媒體單位為例，記者在撰寫(xiě)稿件后需發(fā)送給部室領(lǐng)導(dǎo)審閱，部室領(lǐng)導(dǎo)審閱后再發(fā)送給主管領(lǐng)導(dǎo)審閱，傳閱過(guò)程可利用辦公軟件修改，再及時(shí)將改動(dòng)內(nèi)容反饋給記者，保持流程同步。新聞最大的特點(diǎn)是時(shí)效性，很多著急播出的稿件可直接通過(guò)辦公軟件發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)審閱，節(jié)省時(shí)間，加快辦公速度。計(jì)算機(jī)辦公軟件可加速信息傳達(dá)，建立 OA 辦公系統(tǒng)，如有會(huì)議通知，可及時(shí)上傳發(fā)布，提高工作效率。

降低辦公室管理成本。目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料已基本被計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化存儲(chǔ)取代，不但減少了工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，還降低了辦公室管理成本，紙質(zhì)資料已逐步轉(zhuǎn)換為電子形式，這在一定程度上壓縮了辦公費(fèi)用支出。

創(chuàng)新工作方式，提高工作效率。在辦公自動(dòng)化管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，可以科學(xué)合理地規(guī)范辦公室工作，辦公環(huán)節(jié)不再煩瑣，還能調(diào)動(dòng)工作人員積極性，在一定程度上提高辦公效率。要想更好地優(yōu)化辦公質(zhì)量，工作人員必須轉(zhuǎn)變思想，與時(shí)俱進(jìn)，不斷充實(shí)自己，全面掌握計(jì)算機(jī)軟件操作和應(yīng)用技巧。

5 結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用優(yōu)勢(shì)很多，但也存在一些弊端。實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，要保證應(yīng)用方法的科學(xué)性。采用先進(jìn)辦公軟件展開(kāi)工作，提升計(jì)算機(jī)設(shè)備質(zhì)量。未來(lái)，計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件技術(shù)還將進(jìn)一步發(fā)展，政府部門(mén)應(yīng)不斷更新辦公軟件，發(fā)揮其優(yōu)化辦公流程、降低辦公管理成本、創(chuàng)新工作方式、提高工作效率的重要價(jià)值，實(shí)現(xiàn)智能化辦公。