朱明國(guó)

（山東理工職業(yè)學(xué)院，山東 濟(jì)寧 272067）

高校檔案數(shù)字化管理的開(kāi)展是建設(shè)現(xiàn)代數(shù)字化校園的重要工作內(nèi)容，當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的管理模式其就是進(jìn)行信息化管理模式。信息化管理就是通過(guò)信息化設(shè)備來(lái)收集整理和保存學(xué)生的檔案。隨著信息時(shí)代的不斷深入到人們的工作生活中，使得這種管理模式成為高校檔案管理的必然選擇。它不僅有助于檔案管理人員進(jìn)一步提升工作效率，還能夠降低工作壓力，還能保障信息的安全性，從而推進(jìn)了高校檔案管理的快速發(fā)展。

1 關(guān)于大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)通常是指數(shù)據(jù)非常的龐大，不能運(yùn)用常規(guī)的數(shù)據(jù)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理。也可以這樣說(shuō)，大數(shù)據(jù)的幾個(gè)具體特征主要包含的就是在量上，大數(shù)據(jù)的量可以說(shuō)非常的大，甚至可以用海量來(lái)形容。另外就是數(shù)據(jù)的多元性，數(shù)據(jù)的類型也是非常多[1]。最后就是速度，它與其他數(shù)據(jù)的最大的區(qū)別就在于大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的速度極為快速，這就是大數(shù)據(jù)具備的幾大特征。對(duì)于當(dāng)前大數(shù)據(jù)而言還有一些官方的定義，就是隨著當(dāng)前信息時(shí)代的迅速發(fā)展沒(méi)辦法在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)運(yùn)用常規(guī)軟件來(lái)處理數(shù)據(jù)的一種集合。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)以及信息化建設(shè)不斷的深入發(fā)展，尤其是以云存儲(chǔ)與云技術(shù)為基礎(chǔ)推動(dòng)的數(shù)字信息正在以爆發(fā)式的速度增長(zhǎng)，就當(dāng)前高校檔案管理部門而言，數(shù)據(jù)用量也隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大而快速的增長(zhǎng)。檔案管理人員當(dāng)前面臨的數(shù)據(jù)量不斷增加的同時(shí)其信息的發(fā)展也逐漸趨于多元化。因此檔案管理人員還需要針對(duì)信息的多元化個(gè)性化去做具體的研究。另外高校檔案管理中傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展得趨勢(shì)。所以大數(shù)據(jù)背景下需要高校檔案管理部門能夠不斷加以創(chuàng)新完善檔案管理模式。

2 大數(shù)據(jù)對(duì)于高校檔案管理的影響

大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)也由結(jié)構(gòu)化逐漸轉(zhuǎn)變成非結(jié)構(gòu)化。非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)主要包含圖片文本，網(wǎng)頁(yè)以及報(bào)表等多種類型。當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)儲(chǔ)存的內(nèi)容大都是以圖像文本，影音等形式的文件資料[2]。大數(shù)據(jù)環(huán)境下能夠?qū)@些檔案信息進(jìn)一步的作出整合優(yōu)化，以便高效地為學(xué)校提供更加便捷的服務(wù)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展方向看，數(shù)據(jù)對(duì)于學(xué)?；蛘呤巧鐣?huì)組織都有著非常重要參考意義，能夠直接影響到學(xué)校的決策成效。傳統(tǒng)的決策主要依靠的是自身的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)以及智慧，但是一個(gè)人得經(jīng)歷以及經(jīng)驗(yàn)都不是無(wú)限的，因此管理者做的決策會(huì)相對(duì)缺乏科學(xué)依據(jù)。當(dāng)前大數(shù)據(jù)下，決策依據(jù)就是客觀的數(shù)據(jù)，所以科學(xué)的依據(jù)通常都是以客觀的數(shù)據(jù)來(lái)分析為基準(zhǔn)的。對(duì)高校檔案管理而言，其具有真實(shí)完整的特征，其記錄也是具有其他任何材料不能比的優(yōu)勢(shì)，然后再通過(guò)對(duì)龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的分析，其合理分析出的結(jié)果對(duì)做決策時(shí)能提供更加科學(xué)的依據(jù)。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨進(jìn)一步的推進(jìn)高校檔案管理從量轉(zhuǎn)變成質(zhì)的發(fā)展，然而這種質(zhì)的變化也使得高校檔案管理部門的工作模式發(fā)生了巨大的改變。高校檔案管理作為重要的管理部門，也是學(xué)校處理以及存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的重要部門，當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景的推動(dòng)下檔案管理的職能需要積極的發(fā)揮出真正的作用。其發(fā)揮出的作用不僅僅只是數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)，同時(shí)還要對(duì)數(shù)據(jù)分析出的結(jié)果做一定的處理，進(jìn)而能夠提供更加科學(xué)的決策依據(jù)，進(jìn)一步更加優(yōu)質(zhì)便捷的為學(xué)校提供服務(wù)。

3 大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案管理技術(shù)層面的更新

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)當(dāng)前學(xué)校檔案管理而言，數(shù)字檔案管理的建立已經(jīng)成為一種必然。當(dāng)前計(jì)算機(jī)科技的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了高校電子檔案管理模式。通常檔案數(shù)字化都是經(jīng)過(guò)掃描與存儲(chǔ)來(lái)完成的，經(jīng)過(guò)數(shù)字化來(lái)處理紙質(zhì)的檔案，能夠使得后期的檢索更加的方便。然而在未來(lái)高校數(shù)字檔案館的建立上一定會(huì)得到進(jìn)一步的優(yōu)化實(shí)現(xiàn)更加便捷的檢索，以及更加及時(shí)同步和更小的存儲(chǔ)空間。另外高校在數(shù)字檔案館建立的推動(dòng)下也使得數(shù)據(jù)量逐漸變得巨大，所以在備份的介質(zhì)上會(huì)有著一定的限制，當(dāng)前我們就可以利用先進(jìn)地技術(shù)云備份來(lái)對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)。但是在得到便利的同時(shí)高校也需要投入很大的人力以及財(cái)力來(lái)擴(kuò)建機(jī)房，當(dāng)然當(dāng)前社會(huì)也有一些第三方的服務(wù)機(jī)構(gòu)，高校只需要購(gòu)買就可以，但是方式的原則上，需要學(xué)校根據(jù)自身的發(fā)展情況來(lái)對(duì)檔案管理部門的發(fā)展作出正確的選擇。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式的優(yōu)化措施

4.1 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)提升管理人員業(yè)務(wù)水平

首先高校檔案管理中，最核心的關(guān)鍵就是管理人員在業(yè)務(wù)水平上是否具備一定的專業(yè)性，這也決定著高校檔案管理工作是否能夠持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。當(dāng)前檔案管理工作包含的細(xì)節(jié)非常的多，而且非常的復(fù)雜，其中檔案的收集，整理錄入，都需要工作人員非常的細(xì)心。另外學(xué)校在應(yīng)聘的條件上需要作出適當(dāng)?shù)奶嵘＞腿鐟?yīng)聘的人員需要經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)后取得相應(yīng)的資格證才能面試通過(guò)。待面試通過(guò)以后。學(xué)校可以進(jìn)行安排實(shí)習(xí)，并且實(shí)習(xí)期沒(méi)有造成重大的損失的方可正式上崗。對(duì)于學(xué)校當(dāng)前的管理人員，學(xué)校需要定期的組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，并且能夠?yàn)槠涮峁┏鋈フ{(diào)研的機(jī)會(huì)，從而提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平。再者就是對(duì)于法律意識(shí)的培養(yǎng)需要高校能夠重視，進(jìn)而促進(jìn)管理人員能夠意識(shí)到檔案管理的機(jī)密性。同時(shí)先進(jìn)的管理理念和信息化的管理方法都需要高校積極的引導(dǎo)管理人員進(jìn)行了解，將檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)進(jìn)一步的提升。

4.2 檔案管理設(shè)施建設(shè)提升檔案管理共享能力

當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下需要檔案管理人員對(duì)其信息技術(shù)進(jìn)一步的研究分析，能夠找出適合當(dāng)前檔案管理信息管理的新模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息平臺(tái)的構(gòu)建，保障學(xué)校內(nèi)的信息能得到有效的收集和整合。其次信息化設(shè)備的維護(hù)都需要管理人員定期的作相關(guān)的檢查，就如路由器以及掃描儀，如果發(fā)現(xiàn)故障問(wèn)題，都需要進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)更新，以保障信息化管理工作能夠正常的運(yùn)行。其中管理人員信息化管理中應(yīng)該配備單獨(dú)的服務(wù)器，以免因服務(wù)器壓力過(guò)大造成了系統(tǒng)崩潰，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)安全隱患。檔案管理部門中高校應(yīng)該配備專門的專業(yè)維修人員，再出現(xiàn)故障時(shí)，能夠第一時(shí)間進(jìn)行修補(bǔ)，進(jìn)而降低損失。當(dāng)前各大高校的招生規(guī)模也在迅速的增長(zhǎng)，因此學(xué)生的數(shù)據(jù)也是越來(lái)越大，這種情況下高校在管理軟件的選擇上需要購(gòu)買更加先進(jìn)的，同時(shí)能夠經(jīng)過(guò)各種渠道來(lái)進(jìn)行信息平臺(tái)的建立，從而更加便利學(xué)生進(jìn)行檔案資料的查取。

4.3 強(qiáng)化二級(jí)單位管理意識(shí)，重視檔案材料收集保存

高校教學(xué)能得以持續(xù)發(fā)展，其中主要的決定因素不僅是有優(yōu)質(zhì)的教師和輔導(dǎo)員，還需要擁有高水平的檔案管理部門以及輔助性的其他部門。所以高校檔案管理工作要想順利開(kāi)展不能僅僅依靠管理人員，還需要其他輔助部門的協(xié)調(diào)互助。在檔案管理人員的助力下，其他的各個(gè)部門工作人員和教師也應(yīng)該為檔案管理部門積極提供所需的數(shù)據(jù)資料，并且能夠進(jìn)過(guò)自身來(lái)將相關(guān)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，進(jìn)一步完善檔案資料的，冰將處理好的文件上交給檔案部門，進(jìn)而極大地降低了檔案工作人員的工作壓力。與此同時(shí)各個(gè)部門也需要高校積極的引導(dǎo)來(lái)提升相關(guān)的工作意識(shí)，進(jìn)過(guò)檔案管理各種宣傳工作，來(lái)積極地發(fā)揮出自身的主動(dòng)性，從而促進(jìn)高校檔案管理工作的有序發(fā)展。

4.4 完善檔案信息安全機(jī)制，加固信息安全保護(hù)

首先檔案管理人員對(duì)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)需要做相關(guān)加密的處理，從而提升自身的保密技術(shù)，提升數(shù)據(jù)的安全，使破解的難度加大。其次檔案管理人員需要采用電子簽字的技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行簽字，并上傳到檔案庫(kù)予以保存，然后加蓋公章，來(lái)保障信息更加的規(guī)范安全。檔案人員在檔案庫(kù)的權(quán)限上需要得到進(jìn)一步的提升，應(yīng)該只允許檔案部門專業(yè)人員才有觀看的權(quán)限，如果其他部門需要參與觀看的時(shí)候，必須要和檔案管理人員進(jìn)行溝通，在獲得相應(yīng)的密碼后，才能擁有一定的權(quán)限進(jìn)行查看。同時(shí)值得注意的是，根據(jù)不同管理層的人員，進(jìn)行設(shè)置不同的權(quán)限，如果是高層人員在管理設(shè)置上可以修改，但如果是其他部門的人員則只能對(duì)其查看，這也進(jìn)一步地提升了管理的邏輯性。

5 結(jié)束語(yǔ)

文中所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷靠近使得高效的檔案管理工作更加的便捷，但與此同時(shí)也帶來(lái)了相應(yīng)的挑戰(zhàn)。由于檔案信息數(shù)據(jù)的巨大，而且結(jié)構(gòu)也是相對(duì)的復(fù)雜，所以對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)，這是一項(xiàng)非常重大的任務(wù)。因此高校負(fù)責(zé)人必須要不斷地對(duì)自身實(shí)際水平進(jìn)行具體的分析，進(jìn)而能不斷地提升自身的工作水平，并且科學(xué)合理的的應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)實(shí)施管理工作，從而促進(jìn)高校的健康發(fā)展，同時(shí)為學(xué)生也能夠提供一個(gè)良性的學(xué)習(xí)環(huán)境。