徐玉燕 青島市市南區(qū)教育和體育局

雖然我國(guó)事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)邁入了信息化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的道路，但是仍然存在許多不足之處。因此，我們要從根源處挖掘，找出影響事業(yè)單位檔案管理信息化與規(guī)范化的主要原因，逐一擊破，讓事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)、高效優(yōu)質(zhì)的良好面貌，為事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)體制改革與發(fā)展增添助力。

一、檔案管理信息化與規(guī)范化的實(shí)施背景

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全球化發(fā)展的今天，信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)手段逐步在各個(gè)行業(yè)綻放異彩，與此同時(shí)，我國(guó)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展也從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)開(kāi)放，甩掉計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的束縛，事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理邁上了新的臺(tái)階，檔案管理工作的重要作用日益得到凸顯，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和職工都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化與規(guī)范化實(shí)施的關(guān)鍵意義。省市各級(jí)主管部門(mén)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的部署作出了指示，為檔案管理信息化與規(guī)范化的發(fā)展方向指明道路，要求事業(yè)單位在新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作，真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化。

因此，當(dāng)前及今后很長(zhǎng)一段時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理人員都要牢牢把握住發(fā)展機(jī)遇，以嶄新的面貌去建設(shè)信息化與規(guī)范化的檔案管理體系，在工作中實(shí)踐，在實(shí)踐中總結(jié)，積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，定期參加繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，努力提升自身理論水平和工作能力，掌握檔案管理信息技術(shù)的基礎(chǔ)性應(yīng)用，力求全面提升檔案管理工作效率，讓規(guī)范化與信息化的檔案管理系統(tǒng)成為事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基石。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的弊端

（一）管理流程混亂

檔案管理工作流程應(yīng)按照事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)在規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)將檔案資料報(bào)送到檔案室。目前，一些事業(yè)單位雖然建立了檔案管理流程圖，但是卻沒(méi)有執(zhí)行，檔案資料的報(bào)送時(shí)間十分隨意。還有些事業(yè)單位檔案管理人員是行政部門(mén)工作人員兼任的，崗位責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，缺乏專(zhuān)人管理，對(duì)檔案管理流程一知半解，經(jīng)常是在領(lǐng)導(dǎo)的催促之下才開(kāi)始到各個(gè)部門(mén)去收集檔案資料，檔案室隨處可見(jiàn)堆積在一起的檔案，大量業(yè)務(wù)檔案資料沒(méi)有得到及時(shí)地整理和歸檔分類(lèi)，檔案管理工作規(guī)范化得不到有力推動(dòng)，檔案管理工作流程更是一片混亂。

（二）硬件設(shè)施落后

電子檔案系統(tǒng)錄入幫助事業(yè)單位檔案管理人員擺脫了傳統(tǒng)手工記錄檔案資料的諸多不便，對(duì)檔案資源服務(wù)也有著深遠(yuǎn)影響?？墒怯捎跈n案管理專(zhuān)項(xiàng)資金撥付遲遲延后，檔案信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)施得不到及時(shí)更新，還處于落后階段。檔案管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)卡頓，文檔格式無(wú)法轉(zhuǎn)換等等問(wèn)題都有待解決，現(xiàn)代化、信息化的檔案管理手段離不開(kāi)硬件設(shè)施的支持，只有配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、多功能一體打印機(jī)等硬件設(shè)備，電子檔案才能充分體現(xiàn)其便捷性和高效性，從而有效提高事業(yè)單位檔案資源利用率。

（三）管理模式被動(dòng)

由于事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革，債務(wù)頻頻減重，呈現(xiàn)出了輕裝上陣的發(fā)展勢(shì)頭，一些盈利型事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)范圍也在逐漸擴(kuò)大，檔案管理工作量顯著增多，傳統(tǒng)的檔案信息收集方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)日益繁重的工作內(nèi)容，被動(dòng)的檔案管理模式迫切需要?jiǎng)?chuàng)新。檔案管理模式從被動(dòng)等待接收檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集檔案，由檔案管理人員依據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生檔案數(shù)量不定期的收集檔案并歸檔整理，這種全新的檔案管理模式在摸索中不斷前進(jìn)，并取得了一定成績(jī)，既緩解了業(yè)務(wù)部門(mén)報(bào)送檔案不及時(shí)的問(wèn)題，又提升了檔案管理的時(shí)效性，使得珍貴的檔案資源能夠得到精確的分類(lèi)歸檔，彰顯了檔案管理工作的真正價(jià)值，充分發(fā)揮出了檔案管理工作的重要作用。

三、檔案管理信息化與規(guī)范化建設(shè)的新思路

（一）增大宣傳力度

在事業(yè)單位檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程中，管理部門(mén)應(yīng)注重檔案管理，并通過(guò)各種渠道加強(qiáng)內(nèi)部信息保護(hù)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，使各內(nèi)部業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員能夠明確信息價(jià)值和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，并鼓勵(lì)他們積極參與檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。共同推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與進(jìn)步。

（二）規(guī)范立卷標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵，一些機(jī)構(gòu)檔案工作中的違規(guī)現(xiàn)象是推動(dòng)檔案管理改革的主要因素。有必要制定和完善公共設(shè)施中的samjesu歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)公共設(shè)施中歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化。關(guān)于公共機(jī)構(gòu)存款的統(tǒng)一，應(yīng)從以下方面加以討論。第一，在檔案關(guān)注的基礎(chǔ)上。提交時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的核心問(wèn)題區(qū)分各類(lèi)資源，對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)和刪除，不僅是為了確保存檔工作能夠正確進(jìn)行，而且是為了確保存檔過(guò)程中不存在重復(fù)和裁員現(xiàn)象。為了保證文件管理的質(zhì)量，必須同時(shí)提高文件管理的效率。

第二，根據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)性。入庫(kù)納管檔案時(shí)，檔案管理員必須知道檔案的最新資訊。只有在檔案入庫(kù)納管工作完成后，才能入庫(kù)納管和處理這些工作，以確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。最后，基于檔案的完整性。提交文件時(shí)，文件管理必須確保每個(gè)文件的完整性，嚴(yán)格遵守適用的存檔策略和規(guī)則，并確保文件管理標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）運(yùn)用信息技術(shù)

各機(jī)構(gòu)應(yīng)盡快確定和改進(jìn)一致和標(biāo)準(zhǔn)化的信息設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。保證事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作持續(xù)發(fā)展的必由之路。尤其是在構(gòu)建過(guò)程中，我們應(yīng)參照相關(guān)要求、標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)創(chuàng)建歸檔管理信息，結(jié)合每個(gè)歸檔管理連接的具體要求，在需要?dú)w檔管理流程的統(tǒng)一操作方法的基礎(chǔ)上建立標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔管理系統(tǒng)。將其行為標(biāo)準(zhǔn)化，然后使用標(biāo)準(zhǔn)化的處理系統(tǒng)完成歸檔的轉(zhuǎn)換。

（四）檔案數(shù)字化可提升檔案管理服務(wù)水平

采取數(shù)字化的檔案管理工作模式，能夠有效的提高檔案管理工作的服務(wù)水平。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，電子化的檔案構(gòu)成，實(shí)現(xiàn)了檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)化布局，與此同時(shí)，檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)化也更加廣泛，也由此呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)化的檔案管理模式。不同類(lèi)型的現(xiàn)代化設(shè)備也在很大程度上提升了信息儲(chǔ)存的范疇。伴隨時(shí)代不斷發(fā)展，以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)字化體系的建設(shè)，無(wú)疑為未來(lái)的實(shí)踐工作創(chuàng)造了良好的條件，并且夯實(shí)了堅(jiān)定的信息管理工作基礎(chǔ)。具備系統(tǒng)理論，可以促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的妥善進(jìn)行，并且能夠?yàn)闄n案數(shù)字化管理提供完整且有效的科學(xué)思路。應(yīng)用復(fù)制的技術(shù)，可以更加便利的收集和整理檔案信息資料。遇到相關(guān)信息比較模糊的情況，或者是組合分類(lèi)查詢(xún)等方法，也可以采取檢索的方式更為容易地收集到相關(guān)檔案。

采取微型技術(shù)和電子技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)分離檔案信息的目標(biāo)，進(jìn)而有效的解決儲(chǔ)存空間受到限制的問(wèn)題。信息技術(shù)的方案可以加視頻、音頻和文本信息，同時(shí)記錄在一個(gè)檔案當(dāng)中，并且能將更多的信息儲(chǔ)存在小空間范圍之內(nèi)。檔案數(shù)字化建設(shè)可以充分拓展檔案資源的儲(chǔ)備，與此同時(shí)還能夠提升檔案服務(wù)的工作范疇，在很大程度上可以提升檔案管理工作的服務(wù)水平。

四、結(jié)語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，進(jìn)行切實(shí)有效的分析探討和總結(jié)，能夠了解到在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下?lián)碛袛?shù)據(jù)，便是擁有中心資產(chǎn)，因此應(yīng)當(dāng)重視考量數(shù)據(jù)所有權(quán)的重要價(jià)值。檔案部門(mén)屬于數(shù)據(jù)鏈接的中心，因此無(wú)論是集中式還是分散式的數(shù)據(jù)收集模式，都能夠深入挖掘到收集數(shù)據(jù)和信息的重要價(jià)值。作為具有科研性工作性質(zhì)的單位，從事檔案管理工作的人員，不僅需要收集傳統(tǒng)的檔案資料和信息，還應(yīng)當(dāng)充分的應(yīng)用信息化文件資源，切實(shí)履行自身職能，能夠與時(shí)俱進(jìn)的構(gòu)建大數(shù)據(jù)體系，從而科學(xué)實(shí)現(xiàn)檔案管理的戰(zhàn)略作用和價(jià)值。在科學(xué)技術(shù)的支持下，整合大數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的檔案資料，基礎(chǔ)應(yīng)用數(shù)據(jù)化處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)挖掘檔案信息價(jià)值的目標(biāo)，從而促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行，不斷優(yōu)化和完善工作體系產(chǎn)生最大價(jià)值，并推動(dòng)社會(huì)創(chuàng)新與建設(shè)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)據(jù)化與標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)事業(yè)單位的創(chuàng)新與發(fā)展有著極其重要的作用。事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理，始終如一地運(yùn)用最新的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。