申展 單縣應(yīng)急管理局

近年來，隨著我國社會(huì)發(fā)展不斷加快，檔案管理受到各個(gè)行業(yè)的高度關(guān)注，但是檔案管理是一個(gè)比較復(fù)雜的過程，既要發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，也要做好檔案的安全防護(hù)工作，避免出現(xiàn)檔案損壞、檔案丟失等情況。通過深入分析檔案安全防護(hù)面臨的問題，探究檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理的措施，有利于提高檔案安全管理水平，為檔案的長久使用提供良好的環(huán)境。

一、檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理面臨的問題分析

（一）缺乏完善的檔案安全防護(hù)制度

制度建設(shè)是促進(jìn)檔案安全防護(hù)工作順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，但是部分工作人員對(duì)檔案安全防護(hù)制度建設(shè)的重視性不足，缺乏良好的檔案安全意識(shí)，使得檔案安全問題頻繁出現(xiàn)。在檔案安全防護(hù)工作時(shí)，未能做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作，檔案管理中的防蛀、防潮、防火、防水等知識(shí)存在缺位的情況。同時(shí)，檔案工作人員采用錯(cuò)誤的方法進(jìn)行檔案安全防護(hù)，使得檔案受到破壞，比如利用微波消毒檔案，造成了檔案被燒毀的問題[1]。

（二）缺乏專業(yè)技術(shù)人才

在檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理工作中，要求檔案工作人員具備豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，掌握有關(guān)檔案安全防護(hù)的技術(shù)技能，可以正確處理檔案管理中存在的安全隱患，進(jìn)一步提高檔案的質(zhì)量及安全性。但是就實(shí)際情況來看，參與檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理的工作人員存在能力不足的情況，未能接受專業(yè)的培訓(xùn)，普遍都是依據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理，既無法保證檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理的效率，也容易帶來更多問題，使得檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)進(jìn)一步提升[2]。

（三）缺乏充足的資金投入

在檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理工作中，需要充分考慮到各項(xiàng)工作對(duì)資金的需求，若是資金供應(yīng)存在問題，將直接影響到檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理的順利開展，使得檔案工作人員采取的措施無法得到有效實(shí)施，最終影響到檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理的整體效果。比如檔案室必須配備滅火器、防盜門窗、除濕機(jī)、溫濕度自控儀、消毒柜、防磁柜、空調(diào)等等，否則將直接影響到檔案安全防護(hù)的效果，難以保證檔案整體的安全。同時(shí)，在資金投入不足的情況下，一旦發(fā)生檔案安全問題，很難采取有效措施進(jìn)行檔案搶救，使得檔案被損壞、檔案被燒毀等問題越加嚴(yán)重。

二、檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理的措施分析

（一）建立完善的檔案安全防護(hù)制度

隨著檔案管理事業(yè)的發(fā)展，檔案安全管理體系建設(shè)受到高度重視，為提高檔案安全管理水平，檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行了合理的改進(jìn)，但是在傳統(tǒng)管理思維的影響下，檔案安全防護(hù)工作依舊存在諸多問題，使得檔案安全受到較大影響?；谶@一情況，需要加強(qiáng)檔案安全防護(hù)制度的建設(shè)，從制度上解決檔案安全管理中的問題，使檔案安全防護(hù)的整體效果得到保障。具體來講，需要對(duì)檔案安全管理的實(shí)際情況進(jìn)行充分了解，不斷完善檔案安全防護(hù)制度，禁止無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，并及時(shí)做好檔案登記工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理中檔案安全防護(hù)制度的有效落實(shí)，切實(shí)提高檔案安全防護(hù)工作的水平[3]。

（二）不斷優(yōu)化檔案管理房間環(huán)境

在檔案安全防護(hù)工作時(shí)，需要考慮到檔案管理房間環(huán)境產(chǎn)生的影響，若是檔案管理房間環(huán)境不夠理想，很容易造成檔案文件受損等情況。對(duì)于檔案存儲(chǔ)房間環(huán)境的優(yōu)化，需要將室內(nèi)的溫度及濕度控制在適合的范圍，避免檔案安全受到威脅?？梢猿浞掷每照{(diào)系統(tǒng)，將室內(nèi)濕度控制在45%-60%范圍以內(nèi)，將室內(nèi)溫度控制在14-24℃范圍以內(nèi)，以此保證檔案在儲(chǔ)存過程的安全性。同時(shí)，需要對(duì)價(jià)值較高、保密性較高的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，通過專用的恒溫裝置來優(yōu)化檔案文件的存儲(chǔ)環(huán)境，使檔案安全得到保障。只有保證檔案文件處于安全穩(wěn)定的存放環(huán)境，才能夠保證檔案的完整性，促進(jìn)檔案安全防護(hù)的順利進(jìn)行[4]。

（三）將檔案“八防”措施全面落實(shí)

在檔案安全防護(hù)工作時(shí)，要求檔案工作人員充分掌握檔案管理中的“八防”措施，將其落實(shí)到整個(gè)檔案管理中，提高檔案整體的安全性。具體來講，檔案管理中的“八防”措施包括以下幾個(gè)方面：

（1）檔案安全防護(hù)中的防火措施。防護(hù)工作是檔案安全防護(hù)中的重要部分，需要對(duì)電路運(yùn)行中可能出現(xiàn)的火災(zāi)隱患進(jìn)行處理，及時(shí)維修存在安全問題的線路，避免因線路故障造成火災(zāi)事故。其次，需要將防火裝置安裝在適合的位置，確保防火毯、消防栓、滅火器等設(shè)備的正常使用，以便能夠在發(fā)生火災(zāi)的時(shí)候，及時(shí)進(jìn)行應(yīng)急處理，將火災(zāi)造成的影響控制在最低程度，從而提高檔案文件的安全性。

（2）檔案安全防護(hù)中的防水措施。將防水措施運(yùn)用到檔案安全防護(hù)工作中，主要就是將檔案室的位置設(shè)計(jì)在適合的地方，盡量避開低洼地帶，減少供排水管道的設(shè)計(jì)，從而降低水災(zāi)對(duì)檔案室的影響，使檔案安全得到保障。

（3）檔案安全防護(hù)中的防潮措施。通過防潮措施能夠提高檔案的使用壽命，其主要就是對(duì)檔案室的通風(fēng)進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，確保室內(nèi)的通風(fēng)條件良好，調(diào)節(jié)檔案室的溫度，從而降低室內(nèi)潮濕問題的發(fā)生，避免檔案安全受到影響。

（4）檔案安全防護(hù)中的防蟲措施。在檔案安全防護(hù)工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)蟲蛀問題，使得檔案安全受到威脅，這就需要采取有效 措施進(jìn)行處理，降低蟲蛀對(duì)檔案造成的損害。可以將滅蟲藥分散在檔案房建的各個(gè)地方，使檔案安全防護(hù)中的蟲蛀問題得到有效抑制[5]。

（5）檔案安全防護(hù)中的防霉措施。隨著檔案文件的存放時(shí)間不斷增長，很容易出現(xiàn)檔案文件發(fā)霉的情況，使得檔案的完整性受到破壞，無法保證檔案的使用價(jià)值?；谶@一情況，需要嚴(yán)格做好檔案室的清潔工作，抑制霉菌的生長，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案安全的有效保護(hù)。

（6）檔案安全防護(hù)中的防光措施。部分檔案受到長期的強(qiáng)光影響，很容易造成檔案被毀的情況，需要對(duì)檔案室內(nèi)的光照比例進(jìn)行控制，降低光照對(duì)檔案產(chǎn)生的負(fù)面影響，從而延長檔案的使用壽命。

（7）檔案安全防護(hù)中的防盜措施。目前檔案文件的使用價(jià)值受到各個(gè)行業(yè)的高度關(guān)注，使得檔案文件被盜的問題頻繁出現(xiàn)，這就需要采取有效措施進(jìn)行檔案防盜，確保檔案的完整性不受影響?？梢岳梅辣I系統(tǒng)對(duì)檔案安全進(jìn)行保護(hù)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在檔案被盜竊的隱患，系統(tǒng)將發(fā)出警報(bào)信息，使得檔案工作人員能夠及時(shí)進(jìn)行有效處理。

（四）制定檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案

檔案應(yīng)急管理是指在檔案安全問題發(fā)生之后，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行搶救工作，最大程度降低檔案安全問題造成的損失。比如在自然因素或人為因素造成爆炸、地震、盜竊、火災(zāi)、水災(zāi)等問題之后，制定完善的檔案應(yīng)急預(yù)案，采取科學(xué)合理的應(yīng)急措施進(jìn)行處理，優(yōu)先搶救價(jià)值較高的檔案文件。需要做好檔案工作人員的培訓(xùn)工作，通過模擬演習(xí)對(duì)檔案工作人員的應(yīng)急工作能力進(jìn)行提升，使檔案應(yīng)急管理工作得以順利進(jìn)行。同時(shí)，可以對(duì)價(jià)值較高的檔案進(jìn)行備份保管，以便能夠在檔案受到破壞的時(shí)候，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行還原，使檔案安全得到保障。

根據(jù)以往檔案應(yīng)急管理工作情況來看，在制定檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案的時(shí)候，需要經(jīng)過相關(guān)部門的審批，之后才能夠?qū)⑵鋱?zhí)行，確保檔案應(yīng)急管理的有效性。檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案的主要內(nèi)容包括了以下幾個(gè)方面：①確定實(shí)施應(yīng)急預(yù)案的背景和具體情況。②確定實(shí)施應(yīng)急預(yù)案的主要目標(biāo)、相關(guān)要求和具體的解決方案。③建立專門的應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)，合理安排應(yīng)急管理工作人員。④加強(qiáng)應(yīng)急處理隊(duì)伍的建設(shè)，確定該隊(duì)伍的人員數(shù)量及信息溝通的方式。⑤加強(qiáng)各個(gè)機(jī)構(gòu)之間的溝通協(xié)調(diào)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。⑥確定檔案搶救工作的順序和檔案搶救的準(zhǔn)確位置。⑦檔案庫房需要使用的鑰匙，以及檔案庫房的工作人員。⑧對(duì)重點(diǎn)部門進(jìn)行勘察，獲取相關(guān)部門的聯(lián)系方式。⑨其他搶險(xiǎn)救災(zāi)和預(yù)防突發(fā)事故的工作事項(xiàng)。

三、結(jié)語

綜上所述，為提高檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理的工作水平，減少檔案安全問題的發(fā)生，需要充分了解檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理面臨的問題，采取有效措施進(jìn)行強(qiáng)化。具體來講，需要建立完善的檔案安全防護(hù)制度、不斷優(yōu)化檔案管理房間環(huán)境、將檔案“八防”措施全面落實(shí)、制定檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案，從而促進(jìn)檔案安全防護(hù)及應(yīng)急管理的有效進(jìn)行，進(jìn)一步使檔案的使用價(jià)值得以充分發(fā)揮。