李燕 王麗 常玫 王濤 王利輝 邯鄲市第一醫(yī)院

人事檔案能夠?yàn)獒t(yī)院人事管理提供重要依據(jù)，是內(nèi)部員工工作經(jīng)歷、工作業(yè)績和工作能力的詳細(xì)記錄，在醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展中能夠起到十分重要的意義。具備更加健全和完善的人事檔案制度，能夠?qū)笃谌瞬诺拈_發(fā)利用起到關(guān)鍵作用。結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理工作，能夠有效提升工作效率和工作質(zhì)量。

一、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的重要性

第一，人事檔案能夠?yàn)獒t(yī)院的管理決策制定提供重要依據(jù)。在現(xiàn)代化社會的發(fā)展形勢當(dāng)中，通過實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，能夠滿足醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。醫(yī)院目前正處于醫(yī)療體系和人力資源管理模式的創(chuàng)新改革過程中，在此階段改善人事檔案管理工作方式，能夠有效地提升檔案工作的開展效率，把人力資源充分利用起來，實(shí)現(xiàn)利益的最大化。

第二，人事檔案管理信息化建設(shè)，是通過網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用，進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的存儲、共享、傳遞和修改[1]。信息化管理模式能夠加強(qiáng)信息的共享性，避免各個(gè)工作部門重復(fù)的輸入同一個(gè)員工的信息，簡化檔案內(nèi)容，不斷提升工作效率。如果員工的人事檔案信息出現(xiàn)變動(dòng)，管理工作人員只需要在網(wǎng)絡(luò)平臺當(dāng)中進(jìn)行修改，就可以改動(dòng)其他部門的檔案信息，確保檔案信息具有時(shí)效性。

第三，通過醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)，能夠不斷地提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。傳統(tǒng)的人事檔案，查詢主要是檔案管理工作人員負(fù)責(zé)，現(xiàn)在只需要查詢?nèi)藛T通過登錄人事檔案管理系統(tǒng)，獲得相應(yīng)權(quán)限之后即可進(jìn)行檔案查詢，提升了檔案查詢效率，節(jié)省了更多的查詢時(shí)間。

二、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)存問題

（一）對信息化建設(shè)重視力度不足

大部分醫(yī)院都把醫(yī)療事業(yè)作為重要工作內(nèi)容，因此大部分資源也都投入到了醫(yī)療、護(hù)理等工作當(dāng)中，這一部分工作能夠?yàn)獒t(yī)院創(chuàng)造更加直接的經(jīng)濟(jì)利益。而人事檔案管理，無法為企業(yè)創(chuàng)造見效快的經(jīng)濟(jì)利益，因此很容易被忽視。醫(yī)院決策層沒有對人事檔案的信息化管理產(chǎn)生正確認(rèn)知，也沒有在人事檔案信息化管理中投入足夠的資金支持，導(dǎo)致當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案，信息化建設(shè)力度不足。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

由于醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療需要的資金和資源比較緊張，因此對于檔案管理信息化建設(shè)的資金投入不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施不完善[2]。除此之外，醫(yī)院內(nèi)部的空間比較緊張，無法為檔案管理提供足夠的檔案管理空間，這些都是影響檔案信息化管理建設(shè)的主要因素。

（三）人員缺少專業(yè)技能

當(dāng)前一部分負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員屬于兼職進(jìn)行，不僅不具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作能力，并且還缺少檔案管理方面的專業(yè)知識。由于屬于兼職工作，并沒有把所有的工作時(shí)間和精力投入到檔案管理工作當(dāng)中，現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行信息化管理工作模式創(chuàng)新難上加難。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的信息化管理

（一）具備優(yōu)秀的工作團(tuán)隊(duì)

醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中，工作任務(wù)比較繁重，對于人員的數(shù)量和素質(zhì)要求非常高。原有的檔案管理人員，由于受到年齡和學(xué)歷的限制，在信息化建設(shè)過程中難免力不從心[3]。只有具備更加優(yōu)秀的工作團(tuán)隊(duì)，才能夠保障醫(yī)院的長期、穩(wěn)定運(yùn)行。因此醫(yī)院需要對人才培養(yǎng)加強(qiáng)重視力度，針對醫(yī)院現(xiàn)有的人才進(jìn)行深入挖掘和利用。在人才檔案信息化建設(shè)過程中，要積極創(chuàng)新工作理念，引進(jìn)新的理念和新的技術(shù)，從檔案管理人員培養(yǎng)入手，加強(qiáng)工作團(tuán)隊(duì)對于檔案管理信息化建設(shè)的正確認(rèn)知，并形成完善的管理制度，來激發(fā)工作人員的工作積極性，這樣才能夠?yàn)榻酉聛頇n案管理的信息化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)?？梢詭ьI(lǐng)員工參與講座和培訓(xùn)活動(dòng)的方式，加強(qiáng)檔案法知識點(diǎn)學(xué)習(xí)，掌握人事檔案升級工作的一系列文件內(nèi)涵，不斷地提升檔案管理工作人員的職業(yè)責(zé)任感，確保在信息化建設(shè)過程中，人事檔案信息能夠真實(shí)和完整。醫(yī)院的人士檔案管理部門需要定期針對工作人員進(jìn)行專業(yè)知識考核，確保專業(yè)能力過關(guān)，才能夠進(jìn)入工作崗位。通過強(qiáng)化檔案管理人員的技能培訓(xùn)，打造出更加優(yōu)秀的工作團(tuán)隊(duì)，抵制檔案管理工作中出現(xiàn)非法利益賄賂的情況，減少人為風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)幾率。

（二）加強(qiáng)投資力度

醫(yī)院需要對人事檔案信息化管理加強(qiáng)資源、資金投入，尤其是在硬件設(shè)施以及人才培養(yǎng)方面[4]。首先需要積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理人才，針對現(xiàn)有的人才進(jìn)行培訓(xùn)教育，打造出更加專業(yè)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。在人才培養(yǎng)過程中，還要重視檔案管理能力，以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)，讓綜合性人才不僅具備職業(yè)素養(yǎng)，也具備道德品質(zhì)。由于檔案管理工作的機(jī)密性非常強(qiáng)，跟其他工作相比，有十分明顯的性質(zhì)差異，因此需要針對性選擇政治歷史比較清白、保密意識較強(qiáng)、工作態(tài)度穩(wěn)定可靠的人員，在進(jìn)入到工作崗位之后，要重點(diǎn)針對這方面進(jìn)行教育培訓(xùn)，滿足人事檔案信息化管理要求。要加強(qiáng)硬件設(shè)施方面的投資力度，在醫(yī)院內(nèi)部形成專門的檔案管理部門，購置更加完善的硬件設(shè)施，形成檔案管理系統(tǒng)，例如掃描儀器、電腦和復(fù)印機(jī)等。要及時(shí)淘汰陳舊的檔案設(shè)備，利用網(wǎng)絡(luò)平臺來保存重要檔案，提升檔案的利用效率，讓人事檔案資料為生產(chǎn)和生活服務(wù)。只有完善的硬件設(shè)施，才能夠真正確保檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（三）形成人事檔案管理的信息化工作制度

想要保障工作效率高、效果好，離不開規(guī)章制度的要求。具備更加健全和完善的規(guī)章制度，才能夠充分激發(fā)出檔案管理工作人員的工作積極性，讓管理人員能夠?qū)ψ约涸诠ぷ髦械谋憩F(xiàn)負(fù)責(zé)[5]。同時(shí)也要不斷地健全考核機(jī)制，提升檔案管理工作人員的時(shí)效性，讓檔案管理工作團(tuán)隊(duì)能夠始終保持先進(jìn)性、積極性，在檔案管理工作當(dāng)中注入新的活力。人事檔案管理部門需要嚴(yán)格按照我國檔案法規(guī)定，制定出本單位的人事檔案，收集、歸檔和保管等工作流程，在工作中要嚴(yán)格按照程序要求完成各項(xiàng)基本工作，這樣才能夠確保檔案更加真實(shí)有效。要注意信息安全管理技術(shù)的應(yīng)用，引進(jìn)訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)和加密技術(shù)，讓檔案管理工作人員具備安全防范意識，定期進(jìn)行軟件系統(tǒng)的升級和病毒查殺，嚴(yán)格符合人事檔案管理工作制度要求，讓檔案管理系統(tǒng)更加健全和完善。

（四）進(jìn)行人事檔案信息的開發(fā)和利用

開展人事檔案管理工作的主要目標(biāo)，是為了提升人事檔案信息的利用效率。通過分析當(dāng)前人事檔案管理工作開展現(xiàn)狀來看，醫(yī)院對于人事檔案管理信息的利用效率并不高。這并不是個(gè)別醫(yī)院存在的問題，據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)大部分醫(yī)院都存在這樣的通病[6]。一部分醫(yī)院在人事檔案的信息化管理過程中，還處于電子信息檔案建立的初級階段，也就是說后期還需要不斷地進(jìn)行人事信息檔案管理和建設(shè)的工作。首先醫(yī)院需要實(shí)現(xiàn)人事管理與戶籍管理、紀(jì)檢監(jiān)察、銀行、稅收等方面的信息共享，不斷地提升人事檔案信息的利用效率。當(dāng)?shù)卣块T也需要積極推動(dòng)人事檔案信息建設(shè)，提供更加方便快捷的檔案信息查詢途徑。通過利用信息共享平臺來管理和監(jiān)督人事檔案信息，培養(yǎng)檔案管理人員，具備遵紀(jì)守法工作意識。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院屬于社會公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，醫(yī)院對于自身人力資源的開發(fā)和利用率，決定了醫(yī)療服務(wù)工作質(zhì)量，因此對人事管理工作加強(qiáng)重視很有必要。醫(yī)院要結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理模式的創(chuàng)新，提升醫(yī)院整體服務(wù)水平，把人力資源的生產(chǎn)力作用充分調(diào)動(dòng)起來，為醫(yī)院長期穩(wěn)定的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。