劉 丹

（富利建設(shè)集團(tuán)有限公司成都分公司，四川 成都 610000）

1 數(shù)字環(huán)境與數(shù)字經(jīng)濟(jì)

我們所處的環(huán)境中，信息的存在方式越來越趨向于數(shù)字形式，并以數(shù)字技術(shù)為運(yùn)作規(guī)則。今天我們能在不同的空間、不同的地區(qū)，通過網(wǎng)絡(luò)來連接，這就是一種數(shù)字生存的方式，也是數(shù)字時(shí)代的一個(gè)非常重要的特征。作為經(jīng)濟(jì)學(xué)概念的數(shù)字經(jīng)濟(jì)，人類通過大數(shù)據(jù)（數(shù)字化的知識(shí)與信息）的識(shí)別、選擇、過濾、存儲(chǔ)和使用，引導(dǎo)、實(shí)現(xiàn)資源的快速優(yōu)化配置與再生，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的經(jīng)濟(jì)形態(tài)。這是一個(gè)數(shù)字技術(shù)由個(gè)別應(yīng)用到深化應(yīng)用的過程，從電子商務(wù)信息技術(shù)僅僅應(yīng)用于交易到數(shù)字商務(wù)信息技術(shù)從產(chǎn)品的交易環(huán)節(jié)延伸到制造等環(huán)節(jié)再到數(shù)字經(jīng)濟(jì)信息技術(shù)在整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中應(yīng)用，并由此帶來了整個(gè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的根本變化，不僅有工廠活動(dòng)的數(shù)字化，還有服務(wù)業(yè)務(wù)的數(shù)字化等。

2 數(shù)字環(huán)境下檔案工作的變化

檔案工作者是經(jīng)歷一個(gè)從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，我們管檔案到管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革的過程。

信息以01二進(jìn)制數(shù)字的形式直接記錄

信息記錄在紙質(zhì)載體等實(shí)體介質(zhì)上

在數(shù)字環(huán)境下，檔案工作從紙質(zhì)文件到電子文件檔案載體的變革，使得檔案載體數(shù)據(jù)類型繁多，數(shù)據(jù)異構(gòu)性更強(qiáng)，未來檔案館可能是數(shù)字形式的，可能就是機(jī)房?，F(xiàn)在的檔案柜架，未來可能會(huì)被服務(wù)器所替代。

3 管理思想與管理要求的變化

在傳統(tǒng)環(huán)境下檔案室業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后留下的副產(chǎn)物，而數(shù)字環(huán)境中依托信息系統(tǒng)將文檔管理嵌入到各行各業(yè)的業(yè)務(wù)流程當(dāng)中。對于檔案的“四性”（準(zhǔn)確性、完整性、可用性，安全性）檢測也更加方便快捷。傳統(tǒng)環(huán)境下的四性檢測以人工判定為主，核驗(yàn)簽字用印情況、清點(diǎn)頁數(shù)、份數(shù)，查看內(nèi)容是否清晰可辨，在數(shù)字環(huán)境下以算法輔助下的機(jī)器判定為主，通過計(jì)算機(jī)檢測電子文件的四性。檔案保管利用在傳統(tǒng)環(huán)境下采用雙套制，較為重藏輕用，重視紙張等實(shí)體介質(zhì)的長期保管，但對檔案信息的著錄和標(biāo)引還比較淺顯，內(nèi)容開發(fā)不足。數(shù)字環(huán)境下檔案保管利用向單套（軌）制轉(zhuǎn)變，更注重信息資源的開發(fā)利用，希望檔案信息可以直接轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)要素。

4 數(shù)字環(huán)境下檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

4.1 從技術(shù)層面來看，檔案信息資源應(yīng)該怎么管理

檔案信息資源通過業(yè)務(wù)前端（業(yè)務(wù)系統(tǒng)），將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)銜接，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)入預(yù)歸檔處理系統(tǒng)，打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件在線歸檔與接收，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件移交檔案資源管理系統(tǒng)此操作需遵從相關(guān)的業(yè)務(wù)和技術(shù)規(guī)范。預(yù)歸檔處理功能的實(shí)現(xiàn)，也就是如何將業(yè)務(wù)系統(tǒng)資料移交到檔案系統(tǒng)的方案，當(dāng)下仍然在根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行改造。

4.2 從業(yè)務(wù)層面來看，檔案信息資源應(yīng)該怎么管理

歸檔范圍的確定，鑒于電子文件存儲(chǔ)邊際成本急劇下降，且知識(shí)管理證明了過程文件的價(jià)值，那么大量過程文件、數(shù)據(jù)和報(bào)表等是否歸檔？各類失敗/沒有最終執(zhí)行的項(xiàng)目，其相關(guān)文件是否歸檔？電子檔案的銷毀鑒定還需要制定保管期限嗎？大量已到既定保管期限的文件是否確需銷毀？這些種種問題使得檔案鑒定工作受到?jīng)_擊。

4.3 人才方面的挑戰(zhàn)，技術(shù)能力總體欠缺，存在被陸續(xù)淘汰的風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字環(huán)境下的檔案工作，人才稀缺，檔案管理人員學(xué)什么，需要學(xué)多久，怎么學(xué)？能不能學(xué)會(huì)？是否可以學(xué)以致用？對職業(yè)發(fā)展有什么幫助？

5 檔案管理工作策略

5.1 專業(yè)視野與責(zé)任心

檔案工作通常不直接產(chǎn)生利潤，往往屬于“重要不緊急”的事項(xiàng)，檔案人員需更專業(yè)、更有擔(dān)當(dāng)。堅(jiān)守職業(yè)道德，心有底線；不輕易推托，重視移交人的建議和反饋，跟進(jìn)到底；緊抓機(jī)會(huì)，勇于承擔(dān)重任，鍛煉自己；

5.2 主動(dòng)介入、主動(dòng)協(xié)調(diào)，爭取共贏

了解公司、本單位的業(yè)務(wù)開展情況、系統(tǒng)上線情況，把握年度工作重點(diǎn)，看能不能和檔案等工作關(guān)聯(lián)上“找令箭”；積累業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)，對希望推動(dòng)的事情要主動(dòng)去催、去跟進(jìn)；不懂不清楚的多問，怕打擾別人的可以合著其他問題或工作一并去溝通，拓展人脈圈。

主動(dòng)向上級(jí)匯報(bào)進(jìn)展、遇到的難題和預(yù)期【解決方案】；定期、主動(dòng)向上級(jí)反饋亮點(diǎn)工作和遇到的重大問題。事涉多人乃至跨部門的，盡量先試著協(xié)調(diào)，主動(dòng)解決；了解對方（部門）的具體需求，澄清誤會(huì)，達(dá)成共識(shí)，共同推進(jìn)。

5.3持續(xù)學(xué)習(xí)，及時(shí)回顧復(fù)盤

學(xué)什么？學(xué)習(xí)所在行業(yè)的基礎(chǔ)術(shù)語、業(yè)務(wù)流程及其關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)；結(jié)合所在行業(yè)，學(xué)習(xí)檔案界新動(dòng)向，特別是新制度新標(biāo)準(zhǔn)；學(xué)習(xí)熱門信息技術(shù)的基礎(chǔ)原理、應(yīng)用案例，思考在檔案工作中的應(yīng)用方向。

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參照項(xiàng)目復(fù)盤AAR，即After Action Review，行動(dòng)后學(xué)習(xí)機(jī)制，又稱行動(dòng)后反思或事后回顧，是目前知識(shí)管理實(shí)踐中應(yīng)用得最為廣泛的工具之一。通過目標(biāo)-結(jié)果分析-總結(jié)四個(gè)維度分析，改進(jìn)不足。

6 結(jié)語

企業(yè)檔案管理對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展具有特殊的推動(dòng)作用，能提升企業(yè)規(guī)范化管理水平，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中存在的問題，保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展；能有效提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，將信息資產(chǎn)轉(zhuǎn)化成為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益的重要資源要素；能有效提升決策的合理性、科學(xué)性，通過對檔案信息資源的分析，審時(shí)度勢制訂出切合實(shí)際的企業(yè)發(fā)展方針和發(fā)展規(guī)劃。