沙錦生 邳州市委辦公室

行政事務(wù)在現(xiàn)代企事業(yè)單位的行政管理職能發(fā)揮中起著重要作用，伴隨著企事業(yè)單位辦公信息化與日常事務(wù)的精細(xì)化變化，日常行政事務(wù)也需要在處理技術(shù)與處理方式方面進行一些轉(zhuǎn)變。尤其是在日常事務(wù)日益繁雜化的情況下，應(yīng)該運用一些有效的經(jīng)驗轉(zhuǎn)換與事務(wù)安排技巧，更好的完成信息資源處理、會議安排、事務(wù)協(xié)調(diào)、接待工作等。下面以新時期行政事務(wù)人員的職業(yè)綜合素養(yǎng)要求為出發(fā)點對主題進行闡述。

一、行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理原則

（一）行政事務(wù)人員的日常事務(wù)類型。新時期，行政事務(wù)人員的日常工作類型包括信息處理、協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系、文檔處理、日常接待等。隨著信息化辦公方式的全面實施，信息處理數(shù)量越來越多，處理方式越來越趨于標(biāo)準(zhǔn)化；而在內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)方面，也增加了信息平臺交互；尤其是文檔的處理方面，對于來文的處理，可以通過更為快速的信息通道實現(xiàn)文件的簽收、登記、呈批步驟，同時，在文件材料的處理方面與電子文檔的掃描錄入、保存、備份、更新、傳輸?shù)纫呀?jīng)變得十分便利；尤其是日常接待工作中，各類社交軟件與移動客戶端內(nèi)部應(yīng)用程序的使用，極大的提升了接待時間方面的精準(zhǔn)安排等。

（二）行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理原則。行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理應(yīng)該遵循基本的客觀與主觀原則。從客觀原則方面看，需要以職業(yè)綜合素養(yǎng)為基礎(chǔ)，按照崗位與對應(yīng)的職能，充分認(rèn)識到自身的業(yè)務(wù)內(nèi)容與對應(yīng)的責(zé)任。從主觀方面看，作為日常事務(wù)處理的實際行政事務(wù)實踐人員，既代表著企事業(yè)單位形象，也在實際的日常事務(wù)處理方式中，體現(xiàn)了相關(guān)的管理制度與運行機制，尤其是對于共同底線的認(rèn)知，要求行政事務(wù)人員能夠在行為方面做到自律，規(guī)避利益牽扯，運用專業(yè)的知識與業(yè)務(wù)技能達到對日常事務(wù)的合理處理。

二、行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理技巧

下面結(jié)合日常工作經(jīng)驗，分別從信息處理、溝通協(xié)調(diào)、事務(wù)安排、經(jīng)驗轉(zhuǎn)換四個方面對行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理技巧進行討論。

（一）信息處理技巧。首先，需要訓(xùn)練自身的計算機基本操作技能，通過操作速度提升信息處理效率；同時，應(yīng)該對信息化辦公中存在的一些常見問題進行經(jīng)驗分析，包括死機、垃圾清理、防火墻設(shè)置、常用軟件下載、日常殺毒等，當(dāng)發(fā)生常見性的故障時，就可以及時的加以處理，確保信息安全。其次，應(yīng)該按照系統(tǒng)內(nèi)的應(yīng)用軟件，對日常事務(wù)中的信息處理進行分類能力訓(xùn)練，如按照顏色標(biāo)注出信息的輕、重、緩、急；再如，經(jīng)常性的運用網(wǎng)絡(luò)渠道收集相關(guān)信息，增強信息傳遞能力等。第三，對于移動客戶端的內(nèi)部應(yīng)用程序，應(yīng)該進行熟練應(yīng)用，提升PC端與移動客戶端的信息接收、傳輸、下載、格式轉(zhuǎn)換等速度，進而增強信息處理效率。

（二）關(guān)系協(xié)調(diào)技巧。內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)方面，既需要熟悉各個部門的主管的業(yè)務(wù)，對其行政職能進行清晰理解，也需要對各方利益進行仔細(xì)權(quán)衡。一方面，應(yīng)該在常態(tài)化的現(xiàn)實場景中，運用專業(yè)知識，從機構(gòu)功能方面，增強關(guān)系協(xié)調(diào)能力；另一方面，應(yīng)該訓(xùn)練自身的社交能力，借助禮儀、姿勢、表情、語言等方面的自我訓(xùn)練與向前輩或同事請教，加強對內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)溝通，進而促進其協(xié)同效應(yīng)。尤其是應(yīng)該在信息平臺與應(yīng)用程序中，設(shè)置相關(guān)的信號提示，確保及時查收各個部門的來件信息，即時進行信息傳遞與信息反饋等。

（三）事務(wù)安排技巧。在常態(tài)化的會議安排、指示傳達、電話接聽、日常接待等方面，要梳理出日常事務(wù)清單，這樣有利于對日常事務(wù)有一個清晰、全面的理解。進一步講，應(yīng)該針對上述事務(wù)進行事務(wù)類型劃分，并針對不同的日常事務(wù)制定一些較有針對性的事務(wù)安排方案，比如，在指示傳達方面，要注重聽覺訓(xùn)練，確保注意力集中，能夠?qū)χ甘緝?nèi)容、指示意圖、指示要求達到的目標(biāo)進行明確定位。對于一些急需處理的事務(wù)，與單獨處理存在能力限定的事務(wù)，則應(yīng)該根據(jù)常規(guī)的應(yīng)急方案、處理經(jīng)驗進行合理安排；尤其是針對緊急任務(wù)，需要按照預(yù)定計劃，對日常事務(wù)做好既定安排，然后，迅速對任務(wù)進行落實等。

（四）經(jīng)驗轉(zhuǎn)換技巧。行政事務(wù)人員的日常事務(wù)紛繁復(fù)雜，需要行政事務(wù)人員具有較強的經(jīng)驗轉(zhuǎn)換技能，能夠針對不同的事務(wù)處理事件進行經(jīng)驗分析，吸收其中的處理技巧、接受其中的經(jīng)驗教訓(xùn)。并在重復(fù)性相對較高的日常事務(wù)中，將此類經(jīng)驗轉(zhuǎn)換為處理技巧。從具體的方法層面看，應(yīng)該運用舉一反三的方法，對同類型的行政事務(wù)進行一些歸納分析；對于不同類型的行政事務(wù)進行一些差異化比較，進而為自己建立“在挫折中接受教訓(xùn)，從經(jīng)驗中提煉處理技巧”的積極學(xué)習(xí)理念。同時，行政事務(wù)人員應(yīng)該養(yǎng)成記日記的良好習(xí)慣，這樣既有助于行政事務(wù)人員對日常事務(wù)處理的深入理解，也可以循序漸進的在日記記錄中分析經(jīng)驗與教訓(xùn)，并將其轉(zhuǎn)換為實際的事務(wù)處理技巧。

三、結(jié)束語

總之，新時期行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理，在內(nèi)容與處理方式方面發(fā)生了一些變化，因此，一方面，需要行政事務(wù)人員從職業(yè)綜合素養(yǎng)的角度，增強自身的業(yè)務(wù)能力；另一方面，應(yīng)該借助新的變化與發(fā)展機會，吸收傳統(tǒng)時期的日常事務(wù)處理經(jīng)驗，將其與現(xiàn)代信息化辦公形式結(jié)合起來，構(gòu)建與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的日常事務(wù)處理相一致的處理方案。尤其是在新的行政事務(wù)發(fā)展時期，要注重日常事務(wù)處理的技巧性，提升對日常事務(wù)的處理效率。