文/鄧紅春

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案作為記錄行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要財(cái)務(wù)核算依據(jù)，在加強(qiáng)財(cái)政業(yè)務(wù)管理、開展資金績(jī)效評(píng)估、實(shí)施責(zé)任審計(jì)、提供宏觀決策等方面具有不可替代的作用。當(dāng)前，《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》，以及財(cái)政部、國(guó)家檔案局制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理作了明確具體的規(guī)定。但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理還存在諸多問題，一定程度上成為了財(cái)務(wù)管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了單位及一個(gè)地區(qū)財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。需要進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理，提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用。

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是指行政事業(yè)單位在進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。主要包括以下四類：一是會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；二是會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；三是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；四是其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。單位主要負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人重視資金管理和會(huì)計(jì)核算，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理（如會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱、銷毀和移交等工作）重視不夠，導(dǎo)致存在每年度的會(huì)計(jì)檔案仍由財(cái)務(wù)人員自己保管或是保管存在雜亂無章的現(xiàn)象。

會(huì)計(jì)檔案管理投入不足。一方面，硬件基礎(chǔ)設(shè)施投入不足。表現(xiàn)在檔案存放場(chǎng)所過于簡(jiǎn)陋，防盜、防潮、防火、防蟲、防光、防溫、防塵等設(shè)施不齊全；檔案陳列架、盒等存放設(shè)施不符合要求，很多單位缺乏電子檔案和圖片檔案的管理設(shè)施。另一方面，軟件方面投入不足。沒有配備專門的會(huì)計(jì)檔案管理軟件，也沒有制定和嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度措施。此外，大部分單位沒有配備專職會(huì)計(jì)檔案保管人員，基本上都由財(cái)務(wù)部門人員兼任。

會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度低。目前，大部分單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化應(yīng)用一直處于初級(jí)階段，存在經(jīng)辦業(yè)務(wù)用電子化辦公，但檔案的收存沒有同步，還處于檔案管理的初級(jí)階段，沒有發(fā)揮出信息技術(shù)應(yīng)有的信息處理作用，致使檔案管理工作效率提升緩慢。

會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期完好保存存在一定困難。行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的活動(dòng)的重要載體，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案中的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿及財(cái)務(wù)分析報(bào)告作為重要檔案需要長(zhǎng)期保存。目前，傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案記錄方式以紙質(zhì)方式為主，而這些會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)隨著保存時(shí)限的延長(zhǎng)，以及單位工作人員調(diào)閱、單位和個(gè)人查詢很容易造成紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案破損等情況的發(fā)生，給需要查詢的人員造成了很大的困擾。同時(shí)，也給行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理帶來了很大的風(fēng)險(xiǎn)。

會(huì)計(jì)檔案應(yīng)對(duì)調(diào)閱查詢存在不便。行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門既要做好財(cái)務(wù)核算工作，又要按照歸檔范圍和歸檔要求負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。歷年形成的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，一般單位領(lǐng)導(dǎo)班子都委托財(cái)務(wù)部門長(zhǎng)期保管。如果按照傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理模式，僅是調(diào)閱行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案就會(huì)讓單位財(cái)務(wù)部門管理人員花費(fèi)大量時(shí)間和精力。而且隨著單位各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的壓縮，大量的紙張消耗也使單位壓力倍增。因此，創(chuàng)新行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。

主要原因分析

缺乏會(huì)計(jì)檔案人員培訓(xùn)的長(zhǎng)效機(jī)制。會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔一般都由會(huì)計(jì)人員完成，會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低則取決于會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理和會(huì)計(jì)檔案管理政策法規(guī)的熟練程度。但是，不少單位基本沒有組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，財(cái)政部門和檔案管理機(jī)構(gòu)也很少進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，絕大多數(shù)的會(huì)計(jì)檔案歸檔和技術(shù)處理主要靠單位老會(huì)計(jì)人員的言傳身教。由此造成相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理人員和責(zé)任對(duì)象沒有系統(tǒng)的檔案規(guī)范規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，沒有規(guī)范的檔案管理技術(shù)可供借鑒和參考，容易和檔案事業(yè)發(fā)展技術(shù)脫節(jié)。目前，會(huì)計(jì)檔案管理工作開始從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式發(fā)展為電子信息化管理模式。不僅要重視紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保存，還要學(xué)會(huì)應(yīng)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)合理分類與整理，選擇適宜的載體，既要做到明確分類、科學(xué)保管，又要本著勤儉節(jié)約的觀念，減少管理成本，充分利用現(xiàn)有資源。

單位經(jīng)費(fèi)預(yù)算中會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)費(fèi)不足。一方面，會(huì)計(jì)檔案管理作為單位內(nèi)部管理的一部分，檔案管理行業(yè)主管部門和財(cái)政部門都沒有經(jīng)費(fèi)投入的明確規(guī)定，其管理人員、管理場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備等經(jīng)費(fèi)投入，一般是由單位負(fù)責(zé)人臨時(shí)安排，沒有例行的經(jīng)費(fèi)預(yù)算提供保障。另一方面，很多單位負(fù)責(zé)人和財(cái)會(huì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性、專業(yè)性認(rèn)識(shí)不足，會(huì)計(jì)檔案管理在時(shí)間、空間、設(shè)施、環(huán)境等方面沒有得到足夠重視，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只要不丟失就可以了，不愿意持續(xù)投入改造提升。

會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查和審計(jì)工作中，基本沒有將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理作為檢查的必備事項(xiàng)。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會(huì)計(jì)檔案管理融入到財(cái)政財(cái)務(wù)管理工作的全過程，并作為單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來對(duì)待，這就導(dǎo)致存在會(huì)計(jì)檔案管理可有可無的現(xiàn)象。

提高行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

切實(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案人員能力水平。對(duì)于行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)人而言，尤其要強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，將其列入到重要學(xué)習(xí)內(nèi)容中。要形成主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，讓會(huì)計(jì)檔案工作走上法制化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展軌道。同時(shí)，加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)與教育，提高他們的操作技能和管理水平，加強(qiáng)后續(xù)教育，提高他們的執(zhí)行力與責(zé)任心。此外，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，明確檔案的保管期限、歸檔范圍、整理方法、歸檔程序、歸檔要求；制定具體的安全保密與保管制度，明確工作人員職責(zé)，避免檔案出現(xiàn)丟失、泄密與損壞。落實(shí)工作責(zé)任制度，讓檔案的收集、保管工作都可以落到實(shí)處。

加快推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。加大對(duì)檔案信息化建設(shè)投入，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程。行政事業(yè)單位需要根據(jù)具體要求構(gòu)建符合自身發(fā)展的電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，重點(diǎn)做好電子會(huì)計(jì)檔案的備份與管理，輸出符合標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿，設(shè)置完善的經(jīng)辦、審核、審批制度，配備好必備的硬件設(shè)施。建立與電子會(huì)計(jì)檔案相關(guān)的檢索系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的完全防護(hù)質(zhì)量，定期開展維護(hù)工作，實(shí)施內(nèi)控制度，推廣電子簽名，未經(jīng)授權(quán)禁止訪問，制定完善的應(yīng)急方案。嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案查閱審批制度，未經(jīng)有權(quán)限人員批準(zhǔn)，任何人不得查閱會(huì)計(jì)檔案。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行借閱登記手續(xù)，做到借出、送還、移交各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時(shí)間清楚。制定完善的評(píng)價(jià)系統(tǒng)，針對(duì)檔案人員的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能進(jìn)行考核與評(píng)分，對(duì)檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行質(zhì)量以及不良建設(shè)、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)狀況等方面進(jìn)行考核，有效提升行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的管理。

加大會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)管力度。財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)、檔案等部門在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用。單位內(nèi)部應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴(yán)格遵循，形成長(zhǎng)效機(jī)制。