楊其木格

摘要：通過數(shù)字化技術的合理應用，能夠將傳統(tǒng)紙質的社保檔案信息轉化成數(shù)字化的信息，從而對參保者的參保信息進行有效管理，方便檔案管理者隨時查閱，并根據(jù)參保信息對參保者進行有效分類。在服務參保者的過程中，真正做到方便快捷，這對于推動社會的整體發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實意義。

關鍵詞：社保檔案;檔案管理;數(shù)字化技術

引言：

檔案數(shù)字化是國家信息資源的重要組成部分和國民經濟和社會信息化的重要內容。對于社保檔案數(shù)字化建設中所存在的問題，社保檔案管理部門應引起重視，及時掌握信息技術在檔案管理工作中的現(xiàn)實性意義，以此來增強數(shù)字化檔案管理的工作效率。檔案數(shù)字化是信息技術時代的必然趨勢，為社保檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機。社保檔案管理工作在整體管理工作中占據(jù)著重要地位，同時也屬于一種基礎性工作。檔案管理在活動開展中具有不可忽視的關鍵性作用，具有現(xiàn)實性價值。

1 社保檔案數(shù)字化管理中的問題

1.1 檔案數(shù)字化建設基礎設施不完善

部門的檔案信息資料在病人診斷以及相關活動開展方面都具有重要的支撐作用。然而檔案信息管理工作中的數(shù)字化建設觀念落后，造成數(shù)字化建設被忽視，相關基礎設施的引進和使用也同樣被忽視，導致檔案數(shù)字化建設的基礎設施不完善。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化必須要完善基礎設施建設，主要包括檔案數(shù)字化設備和檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，對實現(xiàn)檔案信息資源共享、交換和傳輸，發(fā)揮檔案信息化整體效益有重要作用。計算機檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲、編目、檢索、借閱利用、編研發(fā)布等等。但是由于對檔案數(shù)字化建設沒有深刻的認識，大部分企事業(yè)單位并不重視基礎設施的建設，嚴重影響了檔案數(shù)字化建設的進度。

1.2 檔案數(shù)字化建設的管理系統(tǒng)存在漏洞

檔案管理工作離不開信息管理系統(tǒng)的建設，但由于數(shù)字化管理系統(tǒng)缺乏相應的科學管理標準，信息資源混亂，再加上檔案管理軟件在信息儲存方面存在落后性，導致信息安全存在漏洞;信息技術的不斷變革在20世紀90年代中期至20世紀末形成了單機與局域網(wǎng)結合的檔案信息化人才服務信息化建設，也會直接影響檔案數(shù)字化建設管理系統(tǒng)的安全。部門的檔案管理工作不注重管理系統(tǒng)所提出的標準化要求，導致信息檢索工具的利用不充分，進一步影響檔案管理的信息化建設，造成檔案數(shù)字化建設的管理系統(tǒng)存在漏洞。

1.3 檔案數(shù)字化建設的信息安全性低

作為社會發(fā)展事業(yè)中的重要部分，檔案信息數(shù)量龐雜，再加上部門檔案管理人員的能力不足，直接影響檔案數(shù)字化的信息安全性，難免會出現(xiàn)信息泄露或者檔案信息化建設不足的現(xiàn)象。

2 社保檔案管理中數(shù)字化技術的應用

2.1 培養(yǎng)數(shù)字化管理專業(yè)人才

為保證檔案管理人員的工作質量，企事業(yè)單位應提升內部檔案管理人員的專業(yè)素質。企事業(yè)單位可以有針對性地培養(yǎng)專業(yè)人才，如為滿足檔案管理對網(wǎng)絡技術和計算機技術的需要，可組織相關工作人員學習網(wǎng)絡技術和計算機技術，并定期考核。

2.2 配備完善基礎設施

型號、規(guī)格統(tǒng)一計算機硬件設施和相關存儲設備，如：計算機、服務器、交換機、路由器、硬盤、光盤、防磁柜、掃描儀和數(shù)碼相機等，是實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理信息化的硬件保障[1]。軟件設施主要包括檔案室局域網(wǎng)和檔案管理軟件等。紙質檔案數(shù)量逐年累積，增加了檔案部門庫房壓力、人為損害檔案和檔案自然老化等難題，而大容量的檔案存儲載體，即檔案數(shù)字化，不僅能減輕檔案管理人員的工作量、提高工作效率，還能避免對檔案原件的損害，方便查閱和保存。

2.3 創(chuàng)新和完善檔案管理制度

檔案管理數(shù)字化相關標準和規(guī)范相當于馬路上的“交通規(guī)則”，能有效確保網(wǎng)絡運行和檔案信息的暢通和安全。檔案管理部門應制定和完善檔案管理制度，主要內容包括：完善檔案管理技術規(guī)范和相關業(yè)務流程，細化、具體化工作環(huán)節(jié)和步驟;統(tǒng)一檔案管理標準，制定必要的安全網(wǎng)措施。若沒有統(tǒng)一的標準，數(shù)據(jù)庫信息資源便無法建立，檔案信息網(wǎng)絡無法運轉暢通，難以實現(xiàn)資源共享。

2.4 建設標準化的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

檔案數(shù)字化建設的實踐中應該進一步加強與完善檔案數(shù)字化建設的管理系統(tǒng)，在檔案管理體制的完善過程中需要提高對電子檔案信息的管理，并且成立數(shù)字化、信息化的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，使得信息資源在電子平臺上的歸檔流程走向精細化，以此來保障檔案數(shù)字化信息歸檔的時效性。其次，在保障檔案數(shù)字化信息歸檔時效性的基礎上，網(wǎng)絡管理流程還需要進一步完善，使得人事檔案的信息化人才服務建設得到一定程度上的優(yōu)化，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中所包含的范圍以及信息共享、資源利用等方面發(fā)揮出數(shù)字化信息管理模式的優(yōu)越性[2]。除此之外，信息化電子檔案的制度完善還需要加強，使得檔案數(shù)字化管理部門在現(xiàn)代化信息技術的應用之下得到較大程度上的資源開發(fā)與變革。在確保文件資源處理和儲存的基礎上逐漸統(tǒng)一安排電子檔案的管理形式，以此來保障檔案數(shù)字化的安全性和高效性;信息軟件系統(tǒng)還需要積極利用，以此來更好地為檔案數(shù)字化建設管理系統(tǒng)創(chuàng)造新的發(fā)展空間。

2.5 利用新技術加強檔案數(shù)字化管理工作

檔案數(shù)字化建設中存在的信息安全性低問題，社保檔案管理工作部門應引起重視，并且積極使用新技術手段來加強檔案數(shù)字化管理工作。首先，應加強對檔案數(shù)據(jù)的更新，防止信息資源的質量和傳播價值減少，造成質量惡化的現(xiàn)象[3]。相關部門應該注重對檔案管理防火技術以及病毒入侵技術的掌握，加強數(shù)字化技術在檔案管理工作中的應用，保障檔案信息資源在數(shù)字化平臺上得到相應的管理和保護;除此之外，技術、資金和人力都有優(yōu)勢，并且IT文件的構建正在迅速增長，能夠為檔案數(shù)字化管理工作的實踐以及開展定期檢查和技術維護工作創(chuàng)造條件。

2.6 實現(xiàn)檔案管理標準化水平的整體提升

我國檔案管理工作中，數(shù)字化技術的應用時間雖然還比較短，但是由于很多地區(qū)的政府都加大了對這一問題的重視程度，倡導加速進行檔案管理數(shù)字化建設，極大地推動了相關工作的開展進程。在這一過程中，由于缺乏完善的標準規(guī)范，不同地區(qū)的社保檔案管理部門對于檔案數(shù)字化的理解存在較大的差異，這也會在一定程度上導致不同地區(qū)在推進檔案管理數(shù)字化進程中，在推進標準以及推進流程方面存在差異[4]。為了使這一問題能夠得到有效解決，有關部門在實際開展工作的過程中，就需要能夠盡快建立完善的檔案管理數(shù)字化操作流程、操作規(guī)范、操作標準，使各地區(qū)以及各部門在工作開展過程中能夠真正做到有法可依。社保檔案管理要想真正實現(xiàn)標準化、規(guī)范化，檔案數(shù)字化是前提條件，通過有效推進檔案管理數(shù)字化的進程，能夠使社保檔案的管理更趨于規(guī)范化和標準化，兩者之間是相互促進的關系，缺一不可。

結束語：

綜上所述，檔案數(shù)字化建設是一份信息量大、難度大的工作，相關單位和部門需要建立統(tǒng)一的資源處理機構對信息進行整合、分類并進行合理分配。這個機構需要領導的大力支持和一個有力的指揮部門，來保證管理工作的合理安排、平穩(wěn)運行;需要各部門明確分工內容，共同合作，提高網(wǎng)絡信息傳遞效率，以滿足人們對于檔案資源的需求。在建設過程中需要充分利用檔案資源，把握好工作方向，企事業(yè)單位要根據(jù)實際發(fā)展需要，重點開發(fā)和使用某方面信息，避免造成資源浪費。由此可見穩(wěn)步推進信息化建設，實為檔案事業(yè)發(fā)展的所需與必然。

參考文獻：

[1]李清華.社保檔案數(shù)字化管理方法研究[J].蘭臺世界，2020（S1）：74-75.

[2]趙明瀅.社保檔案管理中數(shù)字化技術的應用分析[J].才智，2019（35）：233.

[3]王曉明.數(shù)字化技術在社保檔案管理中的運用及啟示[J].辦公室業(yè)務，2018（07）：78.

[4]姜楠.數(shù)字化技術在社保檔案管理中的運用及啟示[J].勞動保障世界，2017（34）：60.