董澤信

摘 要 ：對(duì)當(dāng)前我國(guó)國(guó)內(nèi)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行分析并做出綜述，促使讀者高效率了解該領(lǐng)域的研究進(jìn)展，能夠進(jìn)一步推進(jìn)理論與技術(shù)進(jìn)步。通過(guò)文獻(xiàn)分布、作者分布與關(guān)鍵詞分布對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)領(lǐng)域的相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行量化分析，并進(jìn)一步歸納各研究思路的著手點(diǎn)的相關(guān)技術(shù)與理論研究。關(guān)于我國(guó)高校檔案管理信息系統(tǒng)所存研究成果較為系統(tǒng)，提倡技術(shù)與理論相結(jié)合。但相關(guān)研究文獻(xiàn)數(shù)量較少，從事相關(guān)的理論研究科研隊(duì)伍階梯分化明顯，需加強(qiáng)國(guó)內(nèi)科研隊(duì)伍以及領(lǐng)域?qū)I(yè)化管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)工作。

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理信息系統(tǒng);文獻(xiàn)計(jì)量

引言

隨著時(shí)代進(jìn)步，在當(dāng)今社會(huì)，檔案關(guān)系也變得愈發(fā)重要。無(wú)論是工作、生活以及學(xué)習(xí)方面都設(shè)有存檔。每個(gè)人從一生下來(lái)就伴隨著各式各樣的社會(huì)關(guān)系，而馬克思也將人稱之為所有社會(huì)關(guān)系的總和。很多畢業(yè)生無(wú)論是求職、還是升學(xué)，都會(huì)伴隨著檔案關(guān)系的調(diào)動(dòng)，而紙質(zhì)檔案與電子檔案的有機(jī)結(jié)合也逐漸變?yōu)楫?dāng)前的檔案關(guān)系調(diào)動(dòng)的主要形式。信息管理系統(tǒng)與檔案的有機(jī)結(jié)合則可以提高檔案管理效率，提升檔案保管時(shí)效，本文將對(duì)高校檔案管理信息系統(tǒng)的研究進(jìn)行一系列研究綜述。

一、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

1.數(shù)據(jù)來(lái)源

使用CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)，在文獻(xiàn)的高級(jí)建鎖模塊中，將主題詞設(shè)為“檔案+管理信息系統(tǒng)”，共檢索出1956條相關(guān)文獻(xiàn);在結(jié)果中進(jìn)一步檢索，“高校檔案+管理信息系統(tǒng)”，共檢索出129條相關(guān)文獻(xiàn)，占比僅為6.59%，初步說(shuō)明在我國(guó)當(dāng)前的檔案管理信息系統(tǒng)的研究領(lǐng)域中，關(guān)于高校檔案的研究比重較低。在此我們選擇這129篇文獻(xiàn)進(jìn)行相關(guān)計(jì)量分析。

2.總體趨勢(shì)

在高校檔案管理信息系統(tǒng)的129篇文獻(xiàn)中，其總體趨勢(shì)為（見圖1）：

從圖中我們可以了解到，在高校檔案管理信息系統(tǒng)的領(lǐng)域，在時(shí)間維度上，最早的參考文獻(xiàn)可以追溯到1983年，而國(guó)內(nèi)關(guān)于該主題的昨早發(fā)表的文獻(xiàn)是1994年的，所以相比較諸多學(xué)科領(lǐng)域來(lái)講，該研究主題還是一個(gè)較為年輕的領(lǐng)域。而從引證文獻(xiàn)的角度看，該領(lǐng)域在2008年后開始驟增，并于2016年到達(dá)新高，引證文獻(xiàn)為51篇。 2019年，其印證文獻(xiàn)再創(chuàng)新高，為52篇。說(shuō)明盡管在檔案研究領(lǐng)域，高校檔案的管理信息系統(tǒng)相關(guān)研究權(quán)重較低，但是近年來(lái)的研究熱情還是保持著強(qiáng)勢(shì)的熱度。至于2020年的驟降，僅因?yàn)閿?shù)據(jù)樣本采集時(shí)2020年數(shù)據(jù)更新尚不完整。

3.布拉德福定律視角下載文期刊分布

根據(jù)布拉德福定律，我們對(duì)于這129篇文獻(xiàn)進(jìn)行計(jì)量分析，可知在該樣本中，核心區(qū)期刊共計(jì)8本期刊，詳細(xì)期刊名稱以及發(fā)文量可見表1。

通過(guò)表1，我們可知《蘭臺(tái)世界》是刊載關(guān)于高校檔案管理信息系統(tǒng)文獻(xiàn)最多的期刊，為21篇。經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)整理，第二區(qū)期刊共計(jì)36本，第三區(qū)期刊共計(jì)42本，在布拉德福定律的模型下，可得圖2。

通過(guò)圖2我們可知在該文獻(xiàn)樣本中，129篇文獻(xiàn)呈現(xiàn)出指數(shù)分布，其分布公式為，且。由于樣本數(shù)量較少的關(guān)系，該模型中有明顯的格魯斯下垂。第二區(qū)期刊數(shù)共計(jì)36本，第三區(qū)共計(jì)42本。從布拉德福定律的角度來(lái)分析，我們可知在當(dāng)前學(xué)術(shù)界關(guān)于高校檔案管理信息系統(tǒng)的研究多發(fā)表的期刊均為核心期刊，說(shuō)明在普刊的范圍中對(duì)于該主題進(jìn)行研究的人群較少。高校檔案的管理也是與高校教育息息相關(guān)的，但是在第一區(qū)中并未發(fā)現(xiàn)教育學(xué)相關(guān)的期刊，因此，社會(huì)中應(yīng)加大有關(guān)概念的宣傳力度，以促進(jìn)社會(huì)輿論與目光聚焦在該領(lǐng)域，最終實(shí)現(xiàn)多層次、寬領(lǐng)域的推動(dòng)高校檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。

4.洛特卡定律視角下作者分布分析

洛特卡定律是闡釋論文寫作作者與出版發(fā)行文獻(xiàn)寫作數(shù)量之間的關(guān)系，通過(guò)洛特卡定律，可以了解到在當(dāng)前學(xué)術(shù)界所刊載不同數(shù)量的作者中，每個(gè)出版量級(jí)的作者數(shù)是多少，能夠了解到當(dāng)前對(duì)于該領(lǐng)域貢獻(xiàn)量較大的作者是誰(shuí)，在該領(lǐng)域中誰(shuí)的生產(chǎn)力較強(qiáng)，且生產(chǎn)力較強(qiáng)的寫作者在整體寫作群體中所占比重是如何的。

使用Excel通過(guò)對(duì)129篇自定義參數(shù)的“作者”選項(xiàng)進(jìn)行分列，并進(jìn)行分類匯總可以得到初步的計(jì)數(shù)，得到各頻次作者發(fā)文數(shù)統(tǒng)計(jì)。共計(jì)有參與寫作的人員177頻次，合計(jì)下來(lái)，有171個(gè)作者。

我們對(duì)各個(gè)發(fā)文數(shù)的作者進(jìn)行頻次分析，可得表2。

對(duì)表2并進(jìn)行散點(diǎn)圖繪制與趨勢(shì)線分析，可以得到其散點(diǎn)分布圖呈乘冪相關(guān)（見圖3），且其公式為，且擬合程度較高。

我們進(jìn)一步計(jì)算出F在累計(jì)頻次CF中的比值f，再計(jì)算出作者排名的對(duì)數(shù)lnr，能夠得到洛特卡定律框架下f與lnr分布情況，將所計(jì)算結(jié)果生成散點(diǎn)圖，并添加趨勢(shì)線，可以得到圖4的分布狀態(tài)。且散點(diǎn)呈現(xiàn)對(duì)數(shù)分布，其公式為，。

由此，我們可以得出結(jié)論，在這129篇文獻(xiàn)的樣本中，作者數(shù)量符合洛特卡定律的分布，且由計(jì)量結(jié)果得知在“高校檔案管理信息系統(tǒng)”領(lǐng)域當(dāng)中，發(fā)文量能夠達(dá)到3篇的僅一人，大多作者僅僅進(jìn)行了一篇文獻(xiàn)的寫作工作，在本領(lǐng)域中還需要有更多的研究人員去投入到本領(lǐng)域當(dāng)中，以期能夠在未來(lái)的科研工作中避免研究梯隊(duì)青黃不接的情況發(fā)生。

5.關(guān)鍵詞分布分析

使用Excel對(duì)129篇文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞進(jìn)行分詞兼分類匯總統(tǒng)計(jì)，共計(jì)關(guān)鍵詞614詞頻，共計(jì)345個(gè)獨(dú)立關(guān)鍵詞，我們將出現(xiàn)頻次≥4次的關(guān)鍵詞節(jié)選出來(lái)我們可以得到以下表格（見表3）。

通過(guò)觀察表3，我們可以觀察到由于這129篇文獻(xiàn)是通過(guò)關(guān)鍵詞“高校檔案管理信息系統(tǒng)”所檢索出來(lái)的，所以在這129篇文獻(xiàn)中頻次排名較高的關(guān)鍵詞都是與之相關(guān)的。但是，不難發(fā)現(xiàn)有關(guān)于高校檔案管理信息系統(tǒng)的研究，對(duì)于具體范疇多為“人事”“教學(xué)”等具體的領(lǐng)域;而進(jìn)行該主題研究做需要的物質(zhì)載體則為“數(shù)據(jù)庫(kù)”“計(jì)算機(jī)”等作為切入點(diǎn);同樣，我們也可知在這些文獻(xiàn)中，“信息化”“設(shè)計(jì)”與“管理”是主要對(duì)該領(lǐng)域研究的宏觀方法論。接下來(lái)本文將通過(guò)這三個(gè)方向?qū)Ξ?dāng)前高校檔案管理信息系統(tǒng)的研究成果進(jìn)行文獻(xiàn)綜述。

二、研究現(xiàn)狀綜述

1.技術(shù)發(fā)展視角

早在1994年，任志宏就提出了需要結(jié)合計(jì)算機(jī)來(lái)提升檔案管理信息系統(tǒng)的工作效率，并開發(fā)出“中國(guó)礦業(yè)大學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)”（簡(jiǎn)稱CUMT-DAMISV1.0），該研究成果是當(dāng)前所能找到的最早國(guó)內(nèi)有關(guān)于高校檔案管理信息系統(tǒng)的研究文獻(xiàn)。該文提供了檔案的銷毀、重建、系統(tǒng)可維護(hù)性以及操作邏輯和功能特性，而且采用了FOXPRO數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，運(yùn)行速度和效率相較于DBASEVI大為提升，也為高校檔案的管理信息系統(tǒng)提供了很好的邏輯框架以及研究思路。同時(shí)，該文的聯(lián)系作者陸燕在之后兩年內(nèi)接連發(fā)表了兩篇文獻(xiàn)，相比起1994年任志宏的研究，陸燕進(jìn)一步闡明FOXPRO2.0系統(tǒng)相較之前系統(tǒng)的進(jìn)步性，并可通過(guò)姓名、單位與檔案號(hào)的三通道進(jìn)行檔案信息檢索。隨著科技發(fā)展，基于計(jì)算機(jī)為載體的管理信息系統(tǒng)發(fā)展模式，也逐漸變?yōu)榕c移動(dòng)端設(shè)備相結(jié)合的模式。郭玉娟等認(rèn)為，可基于二維碼技術(shù)提升高校檔案管理服務(wù)流程，并且列舉出了二維碼成本低廉、架構(gòu)簡(jiǎn)單、信息存儲(chǔ)量大等適合高校檔案管理的諸多優(yōu)勢(shì)。周潔純則參照了OAIS（開放檔案信息系統(tǒng)）模型，建立了一個(gè)適合高校的電子文件管理系統(tǒng)，并對(duì)該系統(tǒng)從功能方面進(jìn)行了較為詳細(xì)的設(shè)計(jì)和闡述。

2.研究對(duì)象視角

林津（2020）認(rèn)為，當(dāng)前高校人事檔案整理所面臨的問(wèn)題主要是紙質(zhì)檔案材料收集難、整理難、保管難和利用難四方面。對(duì)此，她提出可以通過(guò)建立鏡像檔案庫(kù);整合人事檔案大數(shù)據(jù);開發(fā)管理信息系統(tǒng)并加強(qiáng)系統(tǒng)可視化;提高檔案數(shù)字化比重的方式來(lái)解決以上問(wèn)題。范智新、沈牡丹（2020）則從高校老干部的檔案管理視角進(jìn)行研究，他們結(jié)合中組部所制定的《2006—2010年全國(guó)組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》提出相關(guān)的理論建議，其中包括：規(guī)范檔案實(shí)物管理、規(guī)范檔案歸檔程序，并以華中科技大學(xué)檔案建設(shè)為例做了實(shí)證剖析。高寒（2019）提出可通過(guò)B/S系統(tǒng)開發(fā)出適用于高校檔案的管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)具備運(yùn)行內(nèi)存小、擴(kuò)展性好、啟動(dòng)速度快、方便部署的優(yōu)點(diǎn)。宋鋒、劉瑞歌同樣也在2017年提出了一套B/S模式下用于高校教工檔案的管理信息系統(tǒng)。

3.發(fā)展理念的研究

沈明（1995）提出一個(gè)將人工智能、決策分析與數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合的高校檔案管理信息系統(tǒng)的模型，而且提出檔案工作的建設(shè)要為“四化”服務(wù)，從歷史視角來(lái)看，該理念是具備技術(shù)上的超前性與意識(shí)形態(tài)上的階段性。杜紅波（2003）指出檔案的價(jià)值是通過(guò)傳播來(lái)實(shí)現(xiàn)的，僅單純禁錮在壁壘森嚴(yán)的庫(kù)房?jī)?nèi)，其價(jià)值是有限的，甚至是價(jià)值低于保管成本的，所以需要建立良好的高校檔案管理信息系統(tǒng)，從技術(shù)、干部隊(duì)伍以及思想觀念上促使檔案管理機(jī)構(gòu)與時(shí)代需求相呼應(yīng)。左玉亭（2006）則提出不僅要在網(wǎng)絡(luò)設(shè)施方面防范檔案管理的安全隱患，還要加強(qiáng)國(guó)產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)，加強(qiáng)獨(dú)立自主的自研數(shù)據(jù)庫(kù)能力。除此以外，很多院校無(wú)檔案機(jī)構(gòu)、無(wú)專職人員、無(wú)檔案庫(kù)房的“三無(wú)”檔案建設(shè)現(xiàn)況也要從制度的根源上加以規(guī)范。李佳欣（2011）指出強(qiáng)化意識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo);注重收集、科學(xué)管理;提供服務(wù)、開發(fā)利用;培養(yǎng)人才、打造隊(duì)伍的四大芻議。張北建等（2019）指出要通過(guò)提升高校檔案管理信息系統(tǒng)兼容性、彌補(bǔ)高校檔案管理信息系統(tǒng)與校內(nèi)其他服務(wù)系統(tǒng)的落差、滿足校內(nèi)師生信息需求三個(gè)方面的建設(shè)來(lái)減少檔案管理過(guò)程中“信息孤島”的現(xiàn)象發(fā)生。

三、結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)學(xué)術(shù)界中關(guān)于高校檔案管理信息系統(tǒng)的研究，從時(shí)間維度上來(lái)看并不乏具備前瞻性的研究，從縱向維度來(lái)看當(dāng)前所存研究還是較為系統(tǒng)的通過(guò)技術(shù)與理論兩大方面提出了提升國(guó)內(nèi)高校檔案管理信息系統(tǒng)的途徑。不足之處就是現(xiàn)存骨干研究者數(shù)量較少，領(lǐng)域內(nèi)研究梯隊(duì)分化嚴(yán)重。

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（作者單位：黑龍江大學(xué)）