王桂燕

摘 要：企業(yè)退休人員是一個(gè)相對(duì)特殊的群體，其在職期間為社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)，這些人員在退休之后，仍然應(yīng)當(dāng)享受到一定的福利待遇?；诖?，企業(yè)的檔案管理部門就應(yīng)當(dāng)有效管理退休人員的檔案。一方面，這可以為退休人員獲取福利待遇提供保障，另一方面，也是有效推進(jìn)我國(guó)建設(shè)和諧社會(huì)進(jìn)程的重要支撐力量。本文對(duì)提升企業(yè)退休人員檔案管理質(zhì)量的對(duì)策展開了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)退休人員;檔案管理;對(duì)策

在我國(guó)社會(huì)保障機(jī)制中，企業(yè)退休人員是其中的重點(diǎn)對(duì)象。企業(yè)退休人員的檔案不僅能夠直觀展示出其在職期間的思想政治水平以及工作經(jīng)歷，還可以作為一項(xiàng)關(guān)鍵憑證，為其獲取相關(guān)的福利待遇提供保障。所以，對(duì)企業(yè)退休人員的檔案進(jìn)行有效管理應(yīng)當(dāng)是企業(yè)檔案管理部門工作的重點(diǎn)內(nèi)容，與此同時(shí)，這項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)注重從多方面入手，切實(shí)增強(qiáng)企業(yè)管理退休人員檔案的水平。

1建立健全企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)制

在建立健全企業(yè)退休人員的檔案管理機(jī)制時(shí)，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)階段工作中存在的缺陷作為依據(jù)，對(duì)欠缺的部分進(jìn)行改進(jìn)，從而有效完善檔案管理機(jī)制。不僅如此，從事檔案管理的工作人員需要對(duì)整個(gè)檔案管理流程展開系統(tǒng)的調(diào)查與研究，搜尋出其中存在的問題，并采取合理的解決措施，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理流程的優(yōu)化。一個(gè)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)是開展管理工作的必要前提，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理企業(yè)退休人員檔案管理中所包含的檔案收集、檔案整理、檔案形成、檔案存儲(chǔ)以及檔案使用等各個(gè)管理流程的目標(biāo)，促使這項(xiàng)工作開展的有序化。

除此之外，完善的檔案管理機(jī)制中還涉及到檔案管理的監(jiān)管機(jī)制。有效的監(jiān)管機(jī)制能夠?yàn)楦鱾€(gè)管理環(huán)節(jié)與既定的檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度相吻合提供保障，并且有利于短時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)管理環(huán)節(jié)中存在的問題和缺陷，并借助科學(xué)有效的方法對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化。與此同時(shí)，為了能夠客觀且公正的評(píng)估檔案管理人員開展管理工作的質(zhì)量和效率，企業(yè)需要對(duì)管理機(jī)制中所涵蓋的考核評(píng)價(jià)機(jī)制進(jìn)行完善，設(shè)計(jì)并推行有效的量化考核標(biāo)準(zhǔn)。如此一來(lái)，檔案管理人員晉升職位和薪資待遇評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)就可以與其考核結(jié)果進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，在考核機(jī)制以及自身發(fā)展的推動(dòng)下，檔案管理人員工作的主觀能動(dòng)性會(huì)得到有效的增強(qiáng)，從而提升企業(yè)退休人員檔案管理工作開展的質(zhì)量。除考核機(jī)制外，還應(yīng)當(dāng)建立合理的激勵(lì)機(jī)制，以形成良好的管理氛圍，促進(jìn)管理機(jī)制的建立健全[1]。

2提升對(duì)企業(yè)退休人員檔案管理的重視程度

企業(yè)退休人員的檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理者以及企業(yè)檔案管理部門的工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)這方面內(nèi)容有著深刻的認(rèn)知，強(qiáng)化對(duì)于這項(xiàng)工作的重視程度。首先，企業(yè)的管理層面應(yīng)當(dāng)增加投入到這項(xiàng)工作中的人力資源與物力資源，為這項(xiàng)工作的開展提供物質(zhì)上的支持，打下良好的基礎(chǔ);其次，檔案管理部門的人員配置要進(jìn)行優(yōu)化，一方面，需要加大引進(jìn)信息管理技術(shù)人才和專職管理人才的力度，積極從企業(yè)外部吸納高素質(zhì)人才，促使這些人才在退休人員檔案管理中發(fā)揮出自身的價(jià)值，提升管理質(zhì)量，另一方面，還應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行有效的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)活動(dòng)向其傳輸更加先進(jìn)的管理理論和方法，推動(dòng)現(xiàn)有管理人員服務(wù)意識(shí)的提升，并作用于檔案管理工作的進(jìn)程中。對(duì)人員配置進(jìn)行優(yōu)化有著多方面的作用，不僅可以實(shí)現(xiàn)與企業(yè)內(nèi)部其他職能部門之間的協(xié)調(diào)合作，還可以為企業(yè)退休人員能夠及時(shí)獲取應(yīng)得的權(quán)利和福利提供保障。

在開展工作的過程中，為了能夠真正提升對(duì)于企業(yè)退休人員檔案管理工作的重視程度，就應(yīng)當(dāng)有效培養(yǎng)有關(guān)工作人員的思想政治水平，只有使其思想水平達(dá)到一定的高度，才能夠正確認(rèn)知退休人員檔案管理工作的重要性。第一，在日常的工作中，檔案管理人員要合理分析并充分利用與檔案管理工作相關(guān)的資料，充分理解其中的精華內(nèi)容;第二，要培養(yǎng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，提升其工作的責(zé)任心，并鼓勵(lì)管理人員深入學(xué)習(xí)我黨的指導(dǎo)思想，使國(guó)家層面與檔案管理工作相關(guān)的政策和方針能夠真正落到實(shí)處。

3建立健全信息化管理機(jī)制

當(dāng)前，信息化的發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)的發(fā)展中，檔案管理工作也在這樣的環(huán)境下對(duì)自身工作中的多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了優(yōu)化和改善，以便更好地適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展需求。建立健全企業(yè)檔案信息化管理機(jī)制是提升檔案管理工作信息化的關(guān)鍵舉措，首先，要深入調(diào)查并研究退休人員的檔案管理過程，從而為完善信息化管理機(jī)制創(chuàng)造良好的條件;其次，要有效規(guī)范檔案信息化管理的程序，并建立相對(duì)完善的管理制度和標(biāo)準(zhǔn);最后，搭建起一個(gè)檔案資料數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并嚴(yán)格審查并反復(fù)核算退休人員檔案信息的收集和錄入等環(huán)節(jié)，使錄入到檔案管理系統(tǒng)中的資料做到真實(shí)有效。此外，針對(duì)檔案管理過程中所涉及到的檔案交接環(huán)節(jié)，企業(yè)的管理層面應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，并科學(xué)指導(dǎo)該環(huán)節(jié)的有關(guān)工作，促使其有序開展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)退休人員檔案管理工作可以具備更好的延續(xù)性[2]。

信息化檔案管理機(jī)制與傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制一項(xiàng)最顯著的差異就在于檔案形式。信息化檔案管理中，檔案信息基本是以電子形式存在的，而傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制中，紙質(zhì)檔案是檔案信息最基本的存在形式。因此，在信息化檔案管理機(jī)制下，檔案管理人員需要對(duì)電子形式的檔案信息進(jìn)行有效的錄入，并做到無(wú)遺漏。同時(shí)， 對(duì)檔案信息進(jìn)行重新核查和比對(duì)時(shí)，也可以借助信息技術(shù)，一方面，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備就可以完成檔案的錄入，其后續(xù)查詢和使用也會(huì)更加便捷，加快了檔案管理的效率，另一方面，與傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案信息相比，電子檔案信息無(wú)需占用過多的實(shí)際空間，節(jié)約了資源，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份也更加容易。由此可見，借助信息化檔案管理手段不僅可以加快對(duì)企業(yè)退休人員檔案進(jìn)行管理的效率，還能夠在很大程度上提升這項(xiàng)工作開展的質(zhì)量。與此同時(shí)，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部原有關(guān)于退休人員的紙質(zhì)版檔案信息，檔案部門要利用合理的方法對(duì)其進(jìn)行妥善的保管，避免這些檔案遭到破壞或者是丟失，并保證每隔一段時(shí)間就對(duì)其進(jìn)行檢查，將存在的安全風(fēng)險(xiǎn)有效消除。

總結(jié)：

綜上所述，企業(yè)的退休人員是社會(huì)中的不可或缺的一個(gè)特殊群體，提升企業(yè)管理退休人員檔案的質(zhì)量是十分重要的基礎(chǔ)性工作。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全針對(duì)退休人員的檔案管理機(jī)制，并轉(zhuǎn)變?cè)械囊庾R(shí)，強(qiáng)化對(duì)于這項(xiàng)工作的重視程度。不僅如此，新的時(shí)代條件下，信息化已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，基于這樣的環(huán)境，企業(yè)退休人員檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)充分融入信息化，并完善信息化管理機(jī)制，做好企業(yè)退休人員檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]王俐.企業(yè)退休人員檔案管理淺析[N].大同日?qǐng)?bào)，2020-08-26（007）.

[2]謝延斌，楊艷，謝智強(qiáng).深入做好退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作[J].蘭臺(tái)世界，2020（07）：6-7.